某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施教材(文件)
【正文】 分類(lèi)方案 劃分全宗 劃分大類(lèi) 劃分屬類(lèi) 給定編號(hào) 企業(yè)檔案分類(lèi)方案 (示意圖 ) 一類(lèi) 二類(lèi) 三類(lèi) 四類(lèi) 其他類(lèi) A B C D 1 2 3 4 類(lèi)列 類(lèi)系 常用的分類(lèi)方法 : 1. 職能分類(lèi) 2. 時(shí)間分類(lèi) 3. 作者分類(lèi) 4. 專(zhuān)題分類(lèi) 5. 項(xiàng)目分類(lèi) 6. 型號(hào)分類(lèi) 7. 區(qū)域分類(lèi) 8. 外形分類(lèi) 職能分類(lèi)方法適用于一級(jí)類(lèi)目的區(qū)分 ?；蚴痉缎?。 三、驗(yàn)收檢查過(guò)程控制 ? 介紹情況和工作場(chǎng)所瀏覽最好控制在 1020分鐘之內(nèi)，要求介紹語(yǔ)言簡(jiǎn)明 ,場(chǎng)所指示明確。 ? 設(shè)備、系統(tǒng)演示根據(jù)具體內(nèi)容 ,選擇最為簡(jiǎn)單的事例，需要事先準(zhǔn)備好簡(jiǎn)練的演示案例。當(dāng)出現(xiàn)對(duì)同一個(gè)問(wèn)題回答不一致的時(shí)候，現(xiàn)場(chǎng)要求職位低的服從職位高的 ,本單位人員盡量避免自己爭(zhēng)論。 ? 對(duì)于提問(wèn)，回答時(shí)應(yīng)熱情簡(jiǎn)要，需要解釋的問(wèn)題也應(yīng)簡(jiǎn)單回答，言多必失。要求主要檢查點(diǎn)明確并引導(dǎo)主動(dòng) ,主答與輔答默契。 崗位 接待崗位應(yīng)有主有次 ,同時(shí)也要做到主次配合 ,及時(shí)補(bǔ)臺(tái)： 檔案主管明確，掌握整體情況； 業(yè)務(wù)分管人員對(duì)所分管的業(yè)務(wù)內(nèi)容熟悉，解答問(wèn)題和演示工作狀況無(wú)誤； 庫(kù)房、機(jī)房、設(shè)備管理人員提前等待檢查 ,演示工作熟練。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷(xiāo)毀 .(有長(zhǎng)期參考價(jià)值的圖書(shū)期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn) :有法律依據(jù)性 。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來(lái)源部門(mén)或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門(mén)或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門(mén)（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是： 您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見(jiàn)？ 公司外部 各部門(mén) 總 經(jīng) 辦 部門(mén)報(bào)告、各部門(mén)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 書(shū)刊資料、獎(jiǎng)狀 /證書(shū)、 總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件 涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關(guān)通知類(lèi)文件 工作計(jì)劃、通知、授權(quán)書(shū)、會(huì)議通知、 反饋各部門(mén)文件 總經(jīng)辦辦理的文件： 通知、會(huì)議記錄、人事任命、工作計(jì)劃、外部管理文件、會(huì)議通知、企業(yè)建設(shè)文件、 授權(quán)書(shū)、例會(huì)的會(huì)議記錄、部門(mén)文件 數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖 三、業(yè)務(wù)要點(diǎn) 文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門(mén)、各崗位的基本職責(zé) ,也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 .檔案部門(mén)有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度 : 收發(fā)文登記制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 序號(hào) 文件名稱 來(lái)源 時(shí)間 簽收人 辦理注釋 收文登記表 序號(hào) 文件名稱 去向 時(shí)間 發(fā)送者 備注 發(fā)文登記表 開(kāi) 始收 文 登 記 發(fā) 文 登 記編 號(hào) ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫(xiě) 文 件 題 名填 寫(xiě) 文 件 來(lái) 源填 寫(xiě) 簽 收 文 件 時(shí) 間填 寫(xiě) 簽 收 人填 寫(xiě) 辦 理 注 釋編 號(hào) ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫(xiě) 文 件 題 名填 寫(xiě) 文 件 去 向填 寫(xiě) 發(fā) 出 文 件 時(shí) 間填 寫(xiě) 發(fā) 出 人填 寫(xiě) 備 注結(jié) 束 員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時(shí)時(shí)有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件積累制度 (針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件 ) 開(kāi) 始按 照 年 度 、 項(xiàng) 目 、 專(zhuān) 題 、 會(huì) 議 、專(zhuān) 業(yè) 、 工 序 等 有 機(jī) 聯(lián) 系 的 線 索 ，分 別 集 中 存 放 在 積 累 袋 中準(zhǔn) 備 若 干 整 理 袋每 袋 須 填 寫(xiě) 積 累 袋 名 稱 、 責(zé) 任 者、 時(shí) 間 范 圍 、 目 錄 紙 、 密 級(jí) 等 規(guī)定 項(xiàng) 目補(bǔ) 充 袋 中 材 料交 由 兼 職 檔 案 人 員 整 理 ，挑 選 出 歸 檔 文 件組 卷 返 回 ， 自 行 處 置如 在 歸 檔 期 前 離 崗 ， 進(jìn) 行 文 件 材料 交 接結(jié) 束屬 于 歸 檔 范
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