某建設(shè)項目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施教材(文件)
【正文】 分類方案 劃分全宗 劃分大類 劃分屬類 給定編號 企業(yè)檔案分類方案 (示意圖 ) 一類 二類 三類 四類 其他類 A B C D 1 2 3 4 類列 類系 常用的分類方法 : 1. 職能分類 2. 時間分類 3. 作者分類 4. 專題分類 5. 項目分類 6. 型號分類 7. 區(qū)域分類 8. 外形分類 職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分 ?；蚴痉缎?。 三、驗收檢查過程控制 ? 介紹情況和工作場所瀏覽最好控制在 1020分鐘之內(nèi)，要求介紹語言簡明 ,場所指示明確。 ? 設(shè)備、系統(tǒng)演示根據(jù)具體內(nèi)容 ,選擇最為簡單的事例，需要事先準(zhǔn)備好簡練的演示案例。當(dāng)出現(xiàn)對同一個問題回答不一致的時候，現(xiàn)場要求職位低的服從職位高的 ,本單位人員盡量避免自己爭論。 ? 對于提問，回答時應(yīng)熱情簡要，需要解釋的問題也應(yīng)簡單回答，言多必失。要求主要檢查點(diǎn)明確并引導(dǎo)主動 ,主答與輔答默契。 崗位 接待崗位應(yīng)有主有次 ,同時也要做到主次配合 ,及時補(bǔ)臺： 檔案主管明確，掌握整體情況； 業(yè)務(wù)分管人員對所分管的業(yè)務(wù)內(nèi)容熟悉，解答問題和演示工作狀況無誤； 庫房、機(jī)房、設(shè)備管理人員提前等待檢查 ,演示工作熟練。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷毀 .(有長期參考價值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅持以下幾個標(biāo)準(zhǔn) :有法律依據(jù)性 。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是： 您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？ 公司外部 各部門 總 經(jīng) 辦 部門報告、各部門的統(tǒng)計報表、 書刊資料、獎狀 /證書、 總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件 涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關(guān)通知類文件 工作計劃、通知、授權(quán)書、會議通知、 反饋各部門文件 總經(jīng)辦辦理的文件： 通知、會議記錄、人事任命、工作計劃、外部管理文件、會議通知、企業(yè)建設(shè)文件、 授權(quán)書、例會的會議記錄、部門文件 數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖 三、業(yè)務(wù)要點(diǎn) 文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé) ,也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 .檔案部門有權(quán)對這項工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實(shí)三項制度 : 收發(fā)文登記制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 序號 文件名稱 來源 時間 簽收人 辦理注釋 收文登記表 序號 文件名稱 去向 時間 發(fā)送者 備注 發(fā)文登記表 開 始收 文 登 記 發(fā) 文 登 記編 號 ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫 文 件 題 名填 寫 文 件 來 源填 寫 簽 收 文 件 時 間填 寫 簽 收 人填 寫 辦 理 注 釋編 號 ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫 文 件 題 名填 寫 文 件 去 向填 寫 發(fā) 出 文 件 時 間填 寫 發(fā) 出 人填 寫 備 注結(jié) 束 員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時時有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件積累制度 (針對自身所產(chǎn)生的文件 ) 開 始按 照 年 度 、 項 目 、 專 題 、 會 議 、專 業(yè) 、 工 序 等 有 機(jī) 聯(lián) 系 的 線 索 ，分 別 集 中 存 放 在 積 累 袋 中準(zhǔn) 備 若 干 整 理 袋每 袋 須 填 寫 積 累 袋 名 稱 、 責(zé) 任 者、 時 間 范 圍 、 目 錄 紙 、 密 級 等 規(guī)定 項 目補(bǔ) 充 袋 中 材 料交 由 兼 職 檔 案 人 員 整 理 ，挑 選 出 歸 檔 文 件組 卷 返 回 ， 自 行 處 置如 在 歸 檔 期 前 離 崗 ， 進(jìn) 行 文 件 材料 交 接結(jié) 束屬 于 歸 檔 范
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