建設(shè)項目檔案管理實務(wù)(文件)
【正文】 項目施工階段：由各承包單位或分包單位負責收集各自承包項目形成的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集積累項目監(jiān)理文件，并受建設(shè)單位委托監(jiān)督檢查項目建設(shè)中的文件收集積累任務(wù)，而且向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料等文件。 復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和 影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標定的質(zhì)量要求。 圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。如在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點建設(shè)項目，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定編制一份 主要建筑物及綜合管線竣工圖 給城建檔案館 ⑧ 所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章 ? 竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm） 編制單位 竣 工 圖 編制人 技術(shù)負責人 編制日期 監(jiān)理單位名稱 監(jiān)理人 六、項目文件的整理歸檔 ? 項目文件整理的原則 ? 項目文件組卷的方法 ? 項目文件組卷的流程 ? 案卷的分類排列 ? 項目檔案的編號 ? 項目檔案案卷目錄的編制 整理原則 根據(jù) 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》（ GB/T 118222023）規(guī)定： ? 遵循科技文件的形成規(guī)律 ? 保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和 案卷的成套、系統(tǒng) ? 便于檔案的保管和利用 尊重形成規(guī)律 ? 科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。 ? 請示與批復(fù) ? 一組會議材料 ? 就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復(fù)、洽商材料、會議紀要等 ? 系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單、材料報驗、實驗報告等有時間或文號聯(lián)系。 ? 階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法 ? 問題組卷法 ? 時間組卷法 ? 文件名稱組卷法 ? 來源組卷法 項目或單位、分項工程組卷法 ? 將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。 適用于管理性文件。 例如： 海南東線高速公路工程 1標段 1993年 8月份計量支付 報表； ?？诃h(huán)城高速公路工程 3標段 2023年 1— 3月份施工日記； 名稱組卷法 就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。如文書文件、普發(fā)性文件、重份文件、事務(wù)性文件等 合理分卷 ? 案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。卷盒厚度以不超過 4公分為宜；卷夾厚度以 2公分左右為宜；不超過６公分。 ? 管理性文件一般正本在前底稿在后，批復(fù)在前請示在后，結(jié)果在前過程在后， 幾種卷內(nèi)文件的排列方法 ? 圖樣文件：按隸屬關(guān)系；按總體和局部的關(guān)系；按圖號順序；按地區(qū)特征；按時間順序 ? 文字型文件：按重要程度；按時間；按地區(qū)；按內(nèi)在聯(lián)系（復(fù)文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后） ? 圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補充說明作用的，圖樣在前，文字在后。 ? 已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。注意無名稱、或名稱不能揭示內(nèi)容的應(yīng)自擬并加 【】 。 卷內(nèi)目錄 檔號： 序號 文件編號 責任者 文件題名 日期 頁數(shù) 備注 1 瓊投資[2023] 729號 海南省 發(fā)改委 海南省發(fā)改委關(guān)于海南省檔案館建設(shè)項目可行性研究報告批復(fù) 2023 0910 2 2 海南省設(shè)計院 海南省檔案館建設(shè)項目可行性研究報告（報告篇） 2023 0601 119 3 海南省設(shè)計院 海海南省檔案館建設(shè)項目可行性研究報告補充資料 2023 0803 14 4 24— — 001— 1（文件級檔號， 08年版科檔案卷要求，第四部分應(yīng)為序號） 24— — 001 卷內(nèi)目錄 序號 文件編號 責任者 文件題名 日期 頁號 備注 1 中天集團公司 溫州大橋下部結(jié)構(gòu) 1號承臺 89號樁基檢測報告 19990224 001 2 浙江地球物理研究所 溫州大橋下部結(jié)構(gòu) 1號承臺 89號 3類樁基超聲波檢測報告 19990306 005 3 中天集團公司 溫州大橋下部結(jié)構(gòu) 1號承臺 1120號樁檢驗申請批復(fù)單 19990510 010022 檔號 :24— — 001（案卷級檔號） 檔號 :24— — 001— 010（文件級檔號，第四部分為所在卷大流水編號的第 10頁） 卷 內(nèi) 備 考 表 的 編 制 案卷封面填寫 案卷封面內(nèi)容填寫： ? 案卷題名：揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容 ? 立卷單位：案卷的形成單位。并在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。 設(shè)備類（ E ） 1 、船舶 2 、吊車 .. .. .. . .. . 按設(shè)備購置材料、隨機文件、安裝調(diào)試或使用維護順序組卷。如先立項文件到設(shè)計文件再到施工、監(jiān)理文件最后是竣工驗收文件。執(zhí)行《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 如基建檔案 案卷級 檔號是 15 — B . 2 — 001 表示全宗號為 15 的某 公司培訓(xùn) 樓 基建 檔案 的 1 號案卷。將經(jīng)整理、編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求．向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交歸檔；工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后建設(shè)單位移交，項目各參建單位在完成項目檔案編制后，用鉛筆編寫臨時檔案號。有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔． 八、項目檔案的匯總整理與移交 （一）項目檔案的匯總整理 （全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括： ） ? a)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目實際情況，設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系．小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類 。（ 1）項目的構(gòu)成，項目的用途，項目的批準單位和文號、批準日期；（ 2）項目的總投資、占地面積和走向；（ 3）項目的籌建、動工、試生產(chǎn)日期和正式竣工投產(chǎn)、交付使用日期；（ 4）項目的工藝、設(shè)備產(chǎn)品情況；（ 5）項目的設(shè)計、施工、安裝、監(jiān)理單位；（ 6）項目的單位工程總數(shù)；（ 7）其他。 ? 建設(shè)
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