【正文】 原因分析 ? 不愿意拒絕別人，很想做個(gè)人人都喜歡的角色，想贏得贊許和別人的認(rèn)可與接受，不會(huì)拒絕不合理的要求，害怕因此斷送自己的事業(yè)前程。 ? 精力比較旺盛，工作能力很高，很想幫助別人的高尚情操。 ? 沒有原則的老好人，助長了別人的懶惰和其他人求你辦事的機(jī)會(huì)，逐漸形成了習(xí)慣，而不能說“不”。 改進(jìn)方法 ? 不會(huì)說“不”是你浪費(fèi)時(shí)間的一個(gè)重要方面，每個(gè)人都不會(huì)做到人見人愛，著重自己的事業(yè)和規(guī)劃你的發(fā)展，你會(huì)明白哪些是應(yīng)拒絕的。 ? 保持這份精力和能力，把它運(yùn)用到你應(yīng)該發(fā)揮作用的地方，你更應(yīng)集中精力關(guān)注你自己的工作。 ? 沒有原則的幫助別人，不僅耽誤了自己也會(huì)助長下屬的依賴性，使之失去工作和解決問題的主動(dòng)性。 學(xué)校管理學(xué) 101 ? 自我價(jià)值觀不強(qiáng)，缺乏自信，很想讓別人來認(rèn)可自己。 ? 找不到合適的借口拒絕別人，擔(dān)心別人也會(huì)從此拒絕自己和采取報(bào)復(fù)的手段。 ? 基于這種心理反而使自己更缺乏自信和降低自我價(jià)值。 ? 有時(shí)不需要任何借口，只要你的拒絕對你來說是合理的，實(shí)行公平交易，給自己找出拒絕的理由即可。 學(xué)校管理學(xué) 102 ? 由于沒有自己的優(yōu)先順序，由別人來確定工作，容易產(chǎn)生先替別人工作的行為。 ? 不拒絕別人也能完成自己的工作，為什么要得罪人呢。 ? 你的上司總是給你加壓、加任務(wù)，讓你惟命是從，你不能加以拒絕。 ? 計(jì)劃好自己的工作計(jì)劃和優(yōu)先次序就可以有理由拒絕別人，是主動(dòng)的時(shí)間管理；反之則會(huì)被動(dòng)的、由別人牽制你的行為。 ? 如果這樣當(dāng)然更好，但是遲早他會(huì)影響到你的工作的完成。 ? 上司也是看你好說話，不過對上司要有合理的、確切的解釋和說明，因?yàn)樯纤静缓萌恰? 學(xué)校管理學(xué) 103 ? 整個(gè)部門或?qū)W校已形成了這個(gè)慣例，有少數(shù)的人就是非常能干的，他們不能拒絕任何事。 ? 學(xué)校或部門其他的人可以拒絕承擔(dān)責(zé)任，而你不能；或別人輕率地承擔(dān)責(zé)任而引起不良后果，使你也不能說“不”。 ? 必須每個(gè)人承擔(dān)自己的職責(zé)，這是整個(gè)機(jī)構(gòu)或?qū)W校的大事，但是你也不能充當(dāng)犧牲品。 ? 實(shí)際和理智一些，你不是救世主，而且不要做得過分，否則會(huì)被視為理所當(dāng)然，當(dāng)你拒絕時(shí)卻引起怨恨，及早擺脫，別形成慣性。 學(xué)校管理學(xué) 104 方法之十三：克服工作擱置 原因分析 ? 工作經(jīng)常被打斷后又忙其他的事務(wù)，不認(rèn)為自己擱置了工作，覺察不到擱置任務(wù)的嚴(yán)重性。 ? 工作沒有目標(biāo)、沒有優(yōu)先次序、不做計(jì)劃等，最后不知完成了什么，還有什么沒有完成，結(jié)果是眉毛胡子一把抓，理不出頭緒。 改進(jìn)方法 ? 判別擱置的影響程度，區(qū)分工作擱置的原因、最好做一個(gè)時(shí)間記錄，認(rèn)清被擱置的工作對事業(yè)的影響和引起的不良后果。 ? 計(jì)劃、確定優(yōu)先次序、明確目標(biāo)是你工作的首要，必須對工作有一個(gè)條理化的思路，完成后就著手下一個(gè)目標(biāo)。 學(xué)校管理學(xué) 105 ? 沒有時(shí)限控制、沒有工作完成后對自己的獎(jiǎng)賞，似乎總有完不了的工作壓在頭上，每天不得喘氣的機(jī)會(huì)。 ? 每天都在處理緊急事件和忙于處理危機(jī)，負(fù)擔(dān)過重，又想干太多的事，經(jīng)常是干了這個(gè)忘了那個(gè)。 ? 對工作進(jìn)行的時(shí)間控制，要給自己留有余地，完成后對自己來一個(gè)小小的獎(jiǎng)賞，輕松一下，使自己總是精力充沛地投入工作。 ? 預(yù)留出救火的時(shí)間不要太多，你不是消防員。抓住重要的事優(yōu)先處理，不要設(shè)想自己什么都行，要分派下屬和助手。 學(xué)校管理學(xué) 106 ? 缺乏自律、懶惰、經(jīng)常拖拉、不敢授權(quán)下屬、猶豫不決等行為習(xí)慣。 ? 經(jīng)常推遲自己不喜歡或不熟悉、不合意的工作，沒有躲避干擾的計(jì)劃，工作單調(diào)、沒有激情和自我激勵(lì)。 ? 上司經(jīng)常變換工作重點(diǎn)、朝令夕改，你不得不適應(yīng)他的變化，擱置你手下的工作已是常事。 ? 下定決心、嚴(yán)格自己的行為習(xí)慣、不要猶豫而拖延重要的工作，實(shí)行有效授權(quán)，委派給能承擔(dān)任務(wù)的人。 ? 要看工作是否重要，不然寧可不做，消除干擾制訂抗干擾計(jì)劃讓下屬配合，自我變換、調(diào)動(dòng)激情、適當(dāng)激勵(lì)、調(diào)節(jié)工作，不要產(chǎn)生厭煩擱置工作。 ? 與上司溝通；或?qū)λ拿钌酝硪恍﹫?zhí)行等他最后的決定；與上司簽署一些書面協(xié)議，避免其反悔和追究責(zé)任。 學(xué)校管理學(xué) 107 ? 對下屬和同級不會(huì)說“不”，經(jīng)常幫助別人救火，迫不得已擱置了自己的工作，結(jié)果自己的工作只能靠夜里加班。 ? 信息收集不完整、不及時(shí)，準(zhǔn)備工作做得不好，相應(yīng)的工作不配套，影響和擱置任務(wù)的完成。 ? 確定自己工作的優(yōu)先次序，拒絕不合理要求和幫助，別人也可以救火。首先要完成你這一天的重要工作。 ? 做好完成工作的基礎(chǔ)工作，要求下屬提供及時(shí)可靠的信息資料，對相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)以避免認(rèn)為的工作擱置。 學(xué)校管理學(xué) 108 方法之十四：克服文件雜陳 原因分析 ? 每天先大量的讀文件、做批示，以為這樣才是領(lǐng)導(dǎo)的工作。 ? 處理文件猶豫不決、拖拉，導(dǎo)致文件大量積壓。 ? 文件處理過程中經(jīng)常被打擾，或一邊處理文件一邊做其他的工作，諸如提交報(bào)告、給下屬分派工作、與別人溝通事等。 改進(jìn)方法 ? 每天在一個(gè)特定的時(shí)間內(nèi)處理文件，做到定時(shí)定量，只處理你應(yīng)該處理的文件才是你的職責(zé)。 ? 快速瀏覽文件不擱置、不拖拉、讓文件流動(dòng)，牢記 80%的文件只有 20%的意義，集中處理具有80%意義的 20%文件。 ? 每天選擇在特定的時(shí)間內(nèi)處理文件，形成規(guī)律，避免打擾和同時(shí)做別的事情，使下屬和有關(guān)人員了解你的規(guī)律和遵守。 學(xué)校管理學(xué) 109 ? 閱讀文件速度慢、工作節(jié)奏也慢半拍，致使文件流通過于停滯。 ? 工作要求盡善盡美，處理文件也同樣，對每一份文件都力求體現(xiàn)自己的風(fēng)格和美感。 ? 快速處理文件，把不屬于你處理的文件要快速分散出去，不滯留文件，但同時(shí)要加快工作的節(jié)奏。 ? 處理文件等事務(wù)性工作要示快速、簡潔、規(guī)范化等，要求指示內(nèi)容和日期等明確，不猶豫、不擱置、不模糊。 學(xué)校管理學(xué) 110 ? 不會(huì)使用現(xiàn)代化的文件處理工具，使用手工操作，對來往文件處理不當(dāng)，致使文件經(jīng)常被擱置。 ? 文件過多，未經(jīng)秘書過濾和篩選。 ? 文件處理沒有規(guī)范化。 ? 處理文件的設(shè)施陳舊、使用者有待提高技術(shù)水平和更新設(shè)備。 ? 盡快學(xué)習(xí)和使用現(xiàn)代化的文件處理工具，對文件處理達(dá)到準(zhǔn)確、及時(shí)和恰當(dāng)。 ? 訓(xùn)練秘書和下屬過濾和篩選往來文件，只交給你應(yīng)該處理的部分文件。 ? 在部門或?qū)W校形成良好的文件制度，諸如簡化文件系統(tǒng)、減少副本、標(biāo)準(zhǔn)格式、規(guī)定文件過濾、存檔等相應(yīng)制度。 ? 全面提高文檔設(shè)立、使用、處理者的業(yè)務(wù)水平，淘汰舊設(shè)備，購入相應(yīng)的儀器和設(shè)備提高辦公效率。 學(xué)校管理學(xué) 111 方法之十五：克服辦公桌雜亂和個(gè)人混亂 原因分析 ? 缺乏個(gè)人管理，不知道個(gè)人混亂會(huì)造成極大的時(shí)間損失，每天若總是找東找西會(huì)耽誤大事等的后果。 ? 處理往來文檔等缺乏系統(tǒng)化管理，沒有時(shí)間進(jìn)行辦公桌的整理。 ? 愿意表現(xiàn)出辦公桌的多而亂和個(gè)人混亂，認(rèn)為這是自己重要和不可缺少的象征。 改進(jìn)方法 ? 文件雜亂或丟失是自我干擾的原因，加強(qiáng)自我管理，使辦公桌有條理，常用的、重要的、緊急的分類管理。 ? 對往來文檔等實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，移交出 80%的文檔給相應(yīng)的秘書或助手，建立歸檔和備忘。 ? 只能表示你的混亂、拖延、工作不嚴(yán)謹(jǐn)、不可靠等工作作風(fēng)，并使別人對你不尊重，下屬和同事更會(huì)給你添亂。 學(xué)校管理學(xué) 112 ? 沒有計(jì)劃和工作日志，害怕自己忘記一些事情都把他們擺在桌面上。 ? 大事小事都插手、允許各種打擾、擱置未完的工作、猶豫不決、辦事效率低等。 ? 實(shí)施計(jì)劃和工作日志，確定時(shí)限和優(yōu)先次序等才能有效控制和安排工作。 ? 有效授權(quán)、不許和實(shí)施躲避干擾、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作不擱置、提高工作效率。 學(xué)校管理學(xué) 113 ? 沒有工作計(jì)劃、優(yōu)先次序、任務(wù)安排不恰當(dāng)?shù)取? ? 沒有適當(dāng)放權(quán)，下屬總是請示、過問細(xì)節(jié)和過程、應(yīng)付緊急事件。 ? 工作量大而多，沒有秘書或缺助手。 ? 必須在工作之后進(jìn)行工作總結(jié)、工作開始前制訂計(jì)劃、確定重點(diǎn)和優(yōu)先次序，合理恰當(dāng)?shù)毓ぷ鳌? ? 不要總是接受下屬的請示和匯報(bào)、不替下屬出主意等，既已授權(quán)應(yīng)關(guān)注結(jié)果和工作追蹤，預(yù)留出處理緊急事件的時(shí)間和估算影響等。 ? 秘書或助手的工作必須由專門人來干，中層經(jīng)理要明確自己的職責(zé) 。 學(xué)校管理學(xué) 114 ? 秘書或助手工作不得力，事務(wù)性或例行性工作安排不妥。 ? 下屬能力不高或缺乏工作積極性，部門工作氣氛不佳、互相扯皮、推諉等延誤工作。 ? 部門工作量過大，下屬知識技能缺乏或人手嚴(yán)重不足。 ? 培養(yǎng)和訓(xùn)練秘書或助手，許多工作他們都可以處理和安排。 ? 提高下屬工作能力給與鍛煉、制訂相關(guān)激勵(lì)政策等活躍工作氣氛，建立良好的工作機(jī)制和工作作風(fēng)。 ? 實(shí)施培訓(xùn)提高知識和技能水平，增加部門人員擴(kuò)大員工隊(duì)伍。 學(xué)校管理學(xué) 115 方法之十六：自律 原因分析 ? 沒有計(jì)劃、沒有目標(biāo)、沒有標(biāo)準(zhǔn)、沒有期限，放任自我。 ? 自己有一套固定的習(xí)慣、行事方式，由秘書安排、應(yīng)付緊急事項(xiàng)等。 ? 隨自己的好惡做事，先做喜歡的、熟悉的、愉快的，后做不熟悉的、困難的事項(xiàng)等。 改進(jìn)方法 ? 生活、工作、事業(yè)必須有目標(biāo)，人生必須有所規(guī)劃，對自己嚴(yán)一些，成功就大一些。 ? 改變固有的思維模式，在這個(gè)需要變化的年代你會(huì)更高、更強(qiáng)、更快地實(shí)現(xiàn)你的宏偉目標(biāo)。 ? 審視你的好惡，根據(jù)你的人生目標(biāo)，事業(yè)發(fā)展、工作需要等重新安排活動(dòng)規(guī)律，優(yōu)先做好重要的、關(guān)鍵的、具有挑戰(zhàn)的事項(xiàng)。 學(xué)校管理學(xué) 116 ? 即使有計(jì)劃也沒有貫徹執(zhí)行，沒有監(jiān)督、沒有檢測、沒有獎(jiǎng)勵(lì)。 ? 任由別人打擾和擱置工作，懶散，不會(huì)利用可利用的工具，不做時(shí)間預(yù)測和期限規(guī)定。 ? 不要把計(jì)劃作為一種形式，實(shí)施它、檢查其進(jìn)度、適時(shí)調(diào)整、給與獎(jiǎng)懲和恰當(dāng)激勵(lì)，作為人生的一些小小插曲。 ? 妥善安排自己的工作和生活，凡事爭取主動(dòng)、不妥協(xié)、遵守自己的約定，做好時(shí)間預(yù)算 學(xué)校管理學(xué) 117 ? 認(rèn)為沒有嚴(yán)格的自律行為也一樣取得成功，我沒有浪費(fèi)時(shí)間。 ? 對工作和周圍的環(huán)境、下屬等缺乏興趣，工作提不起精神來。 ? 辦公桌雜亂、粗心大意、大大咧咧、經(jīng)常陷入空想和瑣事中不能自拔。 ? 缺乏自律的確大量地浪費(fèi)了時(shí)間和耗費(fèi)精力，效果不突出；如果改變則會(huì)飛躍超出同級一大節(jié)，何樂不為呢。 ? 檢查現(xiàn)象的深層原因，是你內(nèi)心不是環(huán)境使然，或改變你、或改變它、或去找合適的地方。 ? 個(gè)人的不良習(xí)慣如果確實(shí)得到變化，工作作風(fēng)也能加以變化，你會(huì)是一個(gè)全新的你、還有全新的事業(yè)。 學(xué)校管理學(xué) 118 ? 常感疲勞，有許多壞習(xí)慣，擱置工作、拖延到成為緊急事項(xiàng)。 ? 不愿說“不”，受制于下屬和上司、外在打擾等。 ? 檢查身心的健康，調(diào)理工作與休閑、生活與事業(yè)、家庭與公司之間的關(guān)系。 ? 不受制于他人，主動(dòng)決定自己的工作和時(shí)間，你是一個(gè)有理性、有智慧、自律的個(gè)體。 學(xué)校管理學(xué) 119 ? 整個(gè)組織和部門、上司等都缺乏紀(jì)律性、組織性。 ? 客觀環(huán)境、工作任務(wù)等易變，自律缺乏周圍氣氛配合。 ? 與部門、級織、上司商討這個(gè)問題，加強(qiáng)組織性紀(jì)律性。 ? 找到根源，調(diào)動(dòng)周圍的環(huán)境，主動(dòng)改變它，否則該怎么辦就怎么辦。 學(xué)校管理學(xué) 120 (六 )配角三要 要找準(zhǔn)坐標(biāo)，明確角色意識 （ 1）整體意識 （ 2）維護(hù)核心意識 （ 3）有限權(quán)力意識 （ 4）敢于負(fù)責(zé)意識 學(xué)校管理學(xué) 121 要練好內(nèi)功，勝任配角 （ 1）勤于學(xué)習(xí) （ 2）善于思考 ①善于與一把手形成互補(bǔ)性思考 ②善于主動(dòng)性思考 ③善于超前性思考 ④善于換位性思考 學(xué)校管理學(xué) 122 要把握好度當(dāng)好 “ 配角