現(xiàn)代秘書(shū)補(bǔ)償作用概述-資料下載頁(yè)
2025-07-28 08:02本頁(yè)面
【正文】 （一）實(shí)事求是、務(wù)實(shí)求真，不能報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過(guò)程中，如果領(lǐng)導(dǎo)的信息來(lái)源受阻，出現(xiàn)上有政策下有對(duì)策，有令不行有禁不止，或報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)，虛報(bào)、假報(bào)等消極現(xiàn)象，務(wù)實(shí)求真的秘書(shū)人員也能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，提出參謀建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善處理，避免種種消極現(xiàn)象對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生嚴(yán)重的干擾。秘處于溝通樞紐位置，必須具有實(shí)事求是、務(wù)實(shí)求真的科學(xué)態(tài)度，才能起到積極作用，提供有價(jià)值的參謀建議。若僅限于表象或零散信息的傳報(bào)，以至報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)、虛報(bào)假報(bào)，就會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)工作陷入盲目性，甚至產(chǎn)生信息誤導(dǎo)，嚴(yán)重地干擾領(lǐng)導(dǎo)工作；若以表象、不實(shí)或扭曲的信息為依據(jù)提出參謀建議，正直且有準(zhǔn)確判斷力的領(lǐng)導(dǎo)人就會(huì)對(duì)秘書(shū)失去信任；糊涂或心術(shù)不正的領(lǐng)導(dǎo)人采納了錯(cuò)誤的建議之后，就會(huì)給事業(yè)帶來(lái)重大損失。對(duì)此，領(lǐng)導(dǎo)者和秘書(shū)都應(yīng)引起高度警惕。利用信息提供參謀建議和接受采納參謀建議，都必須從事業(yè)公利出發(fā)，堅(jiān)持務(wù)實(shí)求真的科學(xué)態(tài)度。（二）注意對(duì)非正式組織的引導(dǎo)。從非正式組織溝通的引導(dǎo)上看，以人際關(guān)系、興趣愛(ài)好、個(gè)人情感、心理因素構(gòu)成非正式組織中的溝通、如果引導(dǎo)得法，可以增強(qiáng)凝聚力，有效地開(kāi)發(fā)人力資源；如果缺乏引導(dǎo)，讓可能出現(xiàn)的不良風(fēng)氣或消極因素自由泛濫，就可能產(chǎn)生離心力，渙散組織的肌體。秘書(shū)在廣泛的人際交往中，即有利于把非正式組織中有關(guān)人心向背及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和管理舉措的理解、認(rèn)知和評(píng)價(jià)等信息綜合反映給領(lǐng)導(dǎo)者，供其參考，又可及時(shí)發(fā)現(xiàn)種種不良傾向，提醒領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有針對(duì)性的引導(dǎo)和教育；即可將組織發(fā)展的形勢(shì)、前景、領(lǐng)導(dǎo)意圖等傳遞到非正式組織中去，引導(dǎo)非正式組織圍繞實(shí)現(xiàn)正式組織目標(biāo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，又可從非正式組織了解群眾的實(shí)際狀況、希望與要求，并傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者充分掌握民意。秘書(shū)在此方面的參謀咨詢(xún)，有時(shí)是以在會(huì)議、匯報(bào)中難以得到的真實(shí)具體的信息為基礎(chǔ)的，因此具有特殊的參考價(jià)值。有些隱藏很深的腐敗現(xiàn)象，有些潛在的矛盾和危機(jī)，往往從非正式組織的信息中被發(fā)現(xiàn)和揭示出來(lái)。秘書(shū)關(guān)注非正式組織的信息，對(duì)強(qiáng)化其參謀功能具有不可低估的作用。與此同時(shí)，還要看到，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)之間溝通又極為便利，既有辦文、辦會(huì)、辦事等活動(dòng)中的常規(guī)工作溝通，又有隨同出差等近身服務(wù)活動(dòng)中思想情緒的人際溝通。這就便于秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作不同時(shí)間、不同階段、不同問(wèn)題上的需要，提供及時(shí)、準(zhǔn)確和有效的信息，以及有關(guān)對(duì)策建議。要把對(duì)非正式組織的引導(dǎo)提高到一定的高度，以補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一部分群體的忽視，這樣的補(bǔ)償活動(dòng)，對(duì)提高領(lǐng)導(dǎo)工作的效率和效益，防止官僚主義和脫離實(shí)際的錯(cuò)誤傾向，具有不可低估的積極作用。④（三）注意不能利用近身之便，謀取私利。秘書(shū)在近身服務(wù)中進(jìn)行參謀活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，同時(shí)也能具體學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)人管理及決策方面的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)及膽識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取秘書(shū)的參謀建議，可以拓展思路、彌補(bǔ)缺失，加速?zèng)Q策思路的形成，吸取創(chuàng)新見(jiàn)解；同時(shí)也能對(duì)秘書(shū)的工作、思想和學(xué)習(xí)進(jìn)行指導(dǎo)。這種相互補(bǔ)償越有效，秘書(shū)參謀越有活力。秘書(shū)要正確利用近身服務(wù)的有利條件開(kāi)展參謀活動(dòng)，必須端正參謀動(dòng)機(jī)，絕不能利用近身服務(wù)之便，謀求私利；更不能為領(lǐng)導(dǎo)謀取私利出歪點(diǎn)子。否則，一害事業(yè)，二害領(lǐng)導(dǎo)人，自己也要跌入泥坑。正直有為的領(lǐng)導(dǎo)人，對(duì)投機(jī)討好出歪點(diǎn)子的秘書(shū)是不能容忍的。忠誠(chéng)無(wú)私的秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的行為失范一定會(huì)勇于規(guī)諫。（四）要明確自己的職責(zé)，秘書(shū)沒(méi)有決策權(quán)。無(wú)論是在為決策地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策還是在具體工作中地拾遺補(bǔ)闕，秘書(shū)只能提出供領(lǐng)導(dǎo)者參考的意見(jiàn)、建議或提供選擇的方案，不能也無(wú)權(quán)作出決斷；更不能背著領(lǐng)導(dǎo)者或者以領(lǐng)導(dǎo)者的名義作出決定，不能在信息溝通、調(diào)查研究等活動(dòng)中擅自作出決定。只謀不斷體現(xiàn)在秘書(shū)參謀活動(dòng)的所有領(lǐng)域中。在對(duì)決策的參謀輔助中，秘書(shū)根據(jù)需要可充分進(jìn)行創(chuàng)新思考，盡可能多地提出各種建議方案或解決客觀(guān)問(wèn)題的謀斷；但是否采納、采納的程度如何，均由具有法定決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)者作出決定。秘書(shū)若認(rèn)為自己的意見(jiàn)或建議是正確的是應(yīng)該被采納的，但沒(méi)有被采納時(shí)，可再次甚至反復(fù)提出自己認(rèn)為正確的意見(jiàn)或建議，但不能干擾決斷，也無(wú)權(quán)介入決斷。在糾正各種錯(cuò)誤傾向或拾遺補(bǔ)闕的參謀活動(dòng)中，秘書(shū)盡職盡責(zé)地發(fā)揮參謀作用；但是否被采納仍由領(lǐng)導(dǎo)者決定。（五）盡職不越位。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)近身發(fā)揮綜合性參謀作用的工作人員。在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合中，領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地位，秘書(shū)處于輔助地位；領(lǐng)導(dǎo)具有法定的決定權(quán)，秘書(shū)具有制度規(guī)定的服從職責(zé)；領(lǐng)導(dǎo)具有決定、發(fā)起、推動(dòng)、調(diào)控某項(xiàng)職權(quán)范圍內(nèi)工作任務(wù)的只能，秘書(shū)具有服從領(lǐng)導(dǎo)需要、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)工作的職能。秘書(shū)要從參謀輔助和事務(wù)輔助這一角色出發(fā)，盡職不越位，要盡到領(lǐng)導(dǎo)近身參謀助手之責(zé)，而又不僭越其從屬和輔助的職能地位。秘書(shū)職能范圍內(nèi)的工作都要盡到自己的職責(zé)，完成任務(wù)。過(guò)于被動(dòng)等待領(lǐng)導(dǎo)的指示，就可能失職；過(guò)于主動(dòng)超越領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的工作范圍，就可能越權(quán)。因此，盡職不越位，既包含著守職、盡職、守紀(jì)、守規(guī)的規(guī)范要求；又必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，主動(dòng)地在參謀和事務(wù)方面輔助和補(bǔ)益領(lǐng)導(dǎo)工作。（六）規(guī)勸不失當(dāng)。領(lǐng)導(dǎo)者決定問(wèn)題，往往是從整體需要和系統(tǒng)發(fā)展要求出發(fā)的。有時(shí)威力全局或整體系統(tǒng)運(yùn)作上的需要，在某些局部或環(huán)節(jié)上不惜受到一定程度的損失。這對(duì)全局發(fā)展而言仍然是有利的。即使是實(shí)際存在的缺失，秘書(shū)提出參謀建議后，領(lǐng)導(dǎo)也還需要一個(gè)認(rèn)識(shí)或調(diào)整的過(guò)程。秘書(shū)可用適當(dāng)?shù)霓k法讓領(lǐng)導(dǎo)者盡快地認(rèn)識(shí)和調(diào)整，但必須不僭越從屬與輔助的定位，不能采取公開(kāi)對(duì)抗或當(dāng)眾指責(zé)的不當(dāng)方式。若在規(guī)勸缺失中秘書(shū)角色錯(cuò)位，不僅會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)者反感而影響正確意見(jiàn)的采納，而且會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)威信、組織形象、團(tuán)結(jié)等一系列問(wèn)題產(chǎn)生消極的影響。作為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的綜合輔助者，提出的建議不僅要正確有效，而且要采取一切有利于領(lǐng)導(dǎo)理解和接受的方式，才能有效的發(fā)揮參謀作用。⑤7 /
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