現(xiàn)代秘書補償作用概述-資料下載頁
2025-07-28 08:02本頁面
【正文】 （一）實事求是、務實求真，不能報喜不報憂。在領(lǐng)導的決策過程中，如果領(lǐng)導的信息來源受阻，出現(xiàn)上有政策下有對策，有令不行有禁不止，或報喜不報憂，虛報、假報等消極現(xiàn)象，務實求真的秘書人員也能及時地發(fā)現(xiàn)，提出參謀建議，協(xié)助領(lǐng)導妥善處理，避免種種消極現(xiàn)象對組織運轉(zhuǎn)產(chǎn)生嚴重的干擾。秘處于溝通樞紐位置，必須具有實事求是、務實求真的科學態(tài)度，才能起到積極作用，提供有價值的參謀建議。若僅限于表象或零散信息的傳報，以至報喜不報憂、虛報假報，就會是領(lǐng)導工作陷入盲目性，甚至產(chǎn)生信息誤導，嚴重地干擾領(lǐng)導工作；若以表象、不實或扭曲的信息為依據(jù)提出參謀建議，正直且有準確判斷力的領(lǐng)導人就會對秘書失去信任；糊涂或心術(shù)不正的領(lǐng)導人采納了錯誤的建議之后，就會給事業(yè)帶來重大損失。對此，領(lǐng)導者和秘書都應引起高度警惕。利用信息提供參謀建議和接受采納參謀建議，都必須從事業(yè)公利出發(fā)，堅持務實求真的科學態(tài)度。（二）注意對非正式組織的引導。從非正式組織溝通的引導上看，以人際關(guān)系、興趣愛好、個人情感、心理因素構(gòu)成非正式組織中的溝通、如果引導得法，可以增強凝聚力，有效地開發(fā)人力資源；如果缺乏引導，讓可能出現(xiàn)的不良風氣或消極因素自由泛濫，就可能產(chǎn)生離心力，渙散組織的肌體。秘書在廣泛的人際交往中，即有利于把非正式組織中有關(guān)人心向背及對領(lǐng)導意圖和管理舉措的理解、認知和評價等信息綜合反映給領(lǐng)導者，供其參考，又可及時發(fā)現(xiàn)種種不良傾向，提醒領(lǐng)導者進行有針對性的引導和教育；即可將組織發(fā)展的形勢、前景、領(lǐng)導意圖等傳遞到非正式組織中去，引導非正式組織圍繞實現(xiàn)正式組織目標獻計獻策，又可從非正式組織了解群眾的實際狀況、希望與要求，并傳遞給領(lǐng)導，協(xié)助領(lǐng)導者充分掌握民意。秘書在此方面的參謀咨詢，有時是以在會議、匯報中難以得到的真實具體的信息為基礎(chǔ)的，因此具有特殊的參考價值。有些隱藏很深的腐敗現(xiàn)象，有些潛在的矛盾和危機，往往從非正式組織的信息中被發(fā)現(xiàn)和揭示出來。秘書關(guān)注非正式組織的信息，對強化其參謀功能具有不可低估的作用。與此同時，還要看到，秘書與領(lǐng)導之間溝通又極為便利，既有辦文、辦會、辦事等活動中的常規(guī)工作溝通，又有隨同出差等近身服務活動中思想情緒的人際溝通。這就便于秘書根據(jù)領(lǐng)導工作不同時間、不同階段、不同問題上的需要，提供及時、準確和有效的信息，以及有關(guān)對策建議。要把對非正式組織的引導提高到一定的高度，以補償領(lǐng)導對這一部分群體的忽視，這樣的補償活動，對提高領(lǐng)導工作的效率和效益，防止官僚主義和脫離實際的錯誤傾向，具有不可低估的積極作用。④（三）注意不能利用近身之便，謀取私利。秘書在近身服務中進行參謀活動，為領(lǐng)導提供信息，同時也能具體學習領(lǐng)導人管理及決策方面的知識、經(jīng)驗、領(lǐng)導藝術(shù)及膽識。領(lǐng)導人聽取秘書的參謀建議，可以拓展思路、彌補缺失，加速決策思路的形成，吸取創(chuàng)新見解；同時也能對秘書的工作、思想和學習進行指導。這種相互補償越有效，秘書參謀越有活力。秘書要正確利用近身服務的有利條件開展參謀活動，必須端正參謀動機，絕不能利用近身服務之便，謀求私利；更不能為領(lǐng)導謀取私利出歪點子。否則，一害事業(yè)，二害領(lǐng)導人，自己也要跌入泥坑。正直有為的領(lǐng)導人，對投機討好出歪點子的秘書是不能容忍的。忠誠無私的秘書對領(lǐng)導人的行為失范一定會勇于規(guī)諫。（四）要明確自己的職責，秘書沒有決策權(quán)。無論是在為決策地獻計獻策還是在具體工作中地拾遺補闕，秘書只能提出供領(lǐng)導者參考的意見、建議或提供選擇的方案，不能也無權(quán)作出決斷；更不能背著領(lǐng)導者或者以領(lǐng)導者的名義作出決定，不能在信息溝通、調(diào)查研究等活動中擅自作出決定。只謀不斷體現(xiàn)在秘書參謀活動的所有領(lǐng)域中。在對決策的參謀輔助中，秘書根據(jù)需要可充分進行創(chuàng)新思考，盡可能多地提出各種建議方案或解決客觀問題的謀斷；但是否采納、采納的程度如何，均由具有法定決策權(quán)的領(lǐng)導者作出決定。秘書若認為自己的意見或建議是正確的是應該被采納的，但沒有被采納時，可再次甚至反復提出自己認為正確的意見或建議，但不能干擾決斷，也無權(quán)介入決斷。在糾正各種錯誤傾向或拾遺補闕的參謀活動中，秘書盡職盡責地發(fā)揮參謀作用；但是否被采納仍由領(lǐng)導者決定。（五）盡職不越位。秘書是領(lǐng)導近身發(fā)揮綜合性參謀作用的工作人員。在與領(lǐng)導主輔配合中，領(lǐng)導處于主導地位，秘書處于輔助地位；領(lǐng)導具有法定的決定權(quán)，秘書具有制度規(guī)定的服從職責；領(lǐng)導具有決定、發(fā)起、推動、調(diào)控某項職權(quán)范圍內(nèi)工作任務的只能，秘書具有服從領(lǐng)導需要、協(xié)助領(lǐng)導推動工作的職能。秘書要從參謀輔助和事務輔助這一角色出發(fā)，盡職不越位，要盡到領(lǐng)導近身參謀助手之責，而又不僭越其從屬和輔助的職能地位。秘書職能范圍內(nèi)的工作都要盡到自己的職責，完成任務。過于被動等待領(lǐng)導的指示，就可能失職；過于主動超越領(lǐng)導認可的工作范圍，就可能越權(quán)。因此，盡職不越位，既包含著守職、盡職、守紀、守規(guī)的規(guī)范要求；又必須根據(jù)領(lǐng)導工作的需要，主動地在參謀和事務方面輔助和補益領(lǐng)導工作。（六）規(guī)勸不失當。領(lǐng)導者決定問題，往往是從整體需要和系統(tǒng)發(fā)展要求出發(fā)的。有時威力全局或整體系統(tǒng)運作上的需要，在某些局部或環(huán)節(jié)上不惜受到一定程度的損失。這對全局發(fā)展而言仍然是有利的。即使是實際存在的缺失，秘書提出參謀建議后，領(lǐng)導也還需要一個認識或調(diào)整的過程。秘書可用適當?shù)霓k法讓領(lǐng)導者盡快地認識和調(diào)整，但必須不僭越從屬與輔助的定位，不能采取公開對抗或當眾指責的不當方式。若在規(guī)勸缺失中秘書角色錯位，不僅會使領(lǐng)導者反感而影響正確意見的采納，而且會對領(lǐng)導威信、組織形象、團結(jié)等一系列問題產(chǎn)生消極的影響。作為領(lǐng)導者身邊的綜合輔助者，提出的建議不僅要正確有效，而且要采取一切有利于領(lǐng)導理解和接受的方式，才能有效的發(fā)揮參謀作用。⑤7 /
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