【導(dǎo)讀】-2020 芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂薁蕿裊莂莁螅袁羈蒃蚇螇羇薆袃肅羆芅蚆羈羆莈袁袇羅蒀蚄螃肄薂蕆肂肅節(jié)螞羈肂蒄蒅羄肁薇螁袀肀芆薃螆肀荿蝿肄聿蒁薂羀肈薃螇袆膇芃薀螂膆蒞螅蚈膅薇薈肇膄芇襖羃膄荿蚇衿膃蒂袂螅膂薄蚅肄芁芄蒈羀芀莆蚃袆艿蒈蒆螁羋膈蟻螇羋莀薄肆芇蒃螀芆薅薃袈芅芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂薁蕿裊莂莁螅袁羈蒃蚇螇羇薆袃肅羆芅蚆羈羆莈袁袇羅蒀蚄螃肄薂蕆肂肅節(jié)螞羈肂蒄蒅羄肁薇螁袀肀芆薃螆肀荿蝿肄聿蒁薂羀肈薃螇袆膇芃薀螂膆蒞螅蚈膅薇薈肇膄芇襖羃膄荿蚇衿膃蒂袂螅膂薄蚅肄芁芄蒈羀芀莆蚃袆艿蒈蒆螁羋膈蟻螇羋莀薄肆芇蒃螀芆薅薃袈芅芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂薁蕿裊莂莁螅袁羈蒃蚇螇羇薆袃肅羆芅蚆羈羆莈袁袇羅蒀蚄螃肄薂蕆肂肅節(jié)螞羈肂蒄蒅羄肁薇螁袀肀芆薃螆肀荿蝿肄聿蒁薂羀肈薃螇袆膇芃薀螂膆蒞螅蚈膅薇薈肇膄芇襖羃膄荿蚇衿膃蒂袂螅膂薄蚅肄芁芄蒈羀芀莆蚃袆艿蒈蒆螁羋膈蟻螇羋莀薄肆芇蒃螀芆薅薃袈芅芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂

　　

【正文】 限公司采購部備案； 港華投資有限公司采購部收到合資公司提供的《供貨偏差報告》后，分類存檔，作為評估聯(lián)合采購供應(yīng)商的支持文件。 第 13 章 付款申請 對供應(yīng)商及時的付款是維護(hù)公司信譽(yù)、促進(jìn)供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務(wù)、提升合作水平的重要保證； 正確而條理清楚的付款申請 可提高審核與審計效率、減少應(yīng)付款錯誤、降低財務(wù)風(fēng)險； 付款申請的提交： 供應(yīng)商應(yīng)定期（如每個月）提供應(yīng)付款對帳單，上面注明每批貨的送貨單（或收貨單）號、數(shù)量、公司訂單號 /合同號、金額、送貨日期等必要信息； 采購員根據(jù)對帳單、送貨單（或收貨單）確認(rèn)數(shù)量，根據(jù)使用部門或技術(shù)部門提供的報告確認(rèn)質(zhì)量，根據(jù)訂單 /合同確認(rèn)價格，審核與確認(rèn)對帳單； 對于無送貨單的特殊物料和服務(wù)，由驗收部門提供數(shù)量或完成情況的確認(rèn)，作為對賬的依據(jù)； 同一訂單 /合同分批送貨、 分批付款的，申請時應(yīng)特別備注并附上相關(guān)必要的資料； 已與供應(yīng)商確認(rèn)的索賠或扣款，在付款申請時扣減（另有協(xié)議的除外），并作特別注明； 涉及索賠或扣款、公司同供應(yīng)商存在爭議時，可將爭議部分先行擱置而結(jié)清其它之付款；但若爭議部分應(yīng)付款金額小于索賠額時，采購員會同財務(wù)人員同供應(yīng)商協(xié)調(diào)該期付款事宜； 在付款金額確認(rèn)無誤后，采購員填寫付款申請，注明應(yīng)付款日期，并將經(jīng)倉管員及采購員簽字的入庫單供應(yīng)商聯(lián)、采購申請 、合同的復(fù)印件、發(fā)票 (預(yù)付款可不必附發(fā)票但需注明預(yù)付款）、 CEA/EA（若需要）等必要單據(jù)附在付款申請單后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽核后提交財務(wù)部門。 付款申請的跟蹤 采購員應(yīng)有付款申請記錄，必要時，可查詢申請時間、申請金額及對應(yīng)訂單等信息； 財務(wù)部付款后，采購員應(yīng)能及時分享此信息； 付款后，未收到發(fā)票的，會同財務(wù)人員跟蹤發(fā)票的送達(dá)。原則上，在付款前，要求供應(yīng)商將發(fā)票送至公司 (通常：采購員對帳并與供應(yīng)商確認(rèn)完畢，即通知供應(yīng)商開發(fā)票，申請付款時將發(fā)票亦后附 )。 付款授權(quán)表 支出項目 金額（ RMB） 支持文件 授權(quán)批準(zhǔn)人 資本性支出 1,000,000（含） 以下 表格、合同、發(fā)票、收貨單 部門經(jīng)理 +財務(wù)經(jīng)理 /總監(jiān) +總經(jīng)理 1,000,0005,000,000（含） 表格、合同、發(fā)票、收貨單 采購規(guī)范 15 5,000,000 以上 表格、合同、發(fā)票、收貨單 非資本性 營業(yè) 支出 500,000（含） 以下 表格、合同、發(fā)票、收貨單 500,0005,000,000（含） 表格、合同、發(fā)票、收貨單 5,000,000 以上 表格、合同、發(fā)票、收貨單 具體步驟： 倉管員將入庫單采購 聯(lián) /供應(yīng)商聯(lián)轉(zhuǎn)采購員。 采購員填寫付款申請單，注明應(yīng)付款金額、發(fā)票號碼、對應(yīng)的采購訂單號碼及全部或部分付款、應(yīng)付日期等，將采購申請單、合同復(fù)印件、發(fā)票復(fù)印件、入庫單供應(yīng)商聯(lián)、供應(yīng)商的付款通知（按合同預(yù)付款可無 ） 附后。 采購負(fù)責(zé)人審核付款申請單是否清楚、準(zhǔn)確，相關(guān)支持文件是否足夠。若無誤，則簽核后由采購員提交財務(wù)部門應(yīng)付款會計申請付款。 應(yīng)付款會計收到付款申請單核對簽署是否正確完整，相關(guān)文件是否足夠無誤。如無誤，則簽核確認(rèn)并提交公司相應(yīng)管理層簽批。 出納員進(jìn)行付款及記帳，并及時通知采購員該款項 已付出。 第 14 章 庫存管控 庫存控制委員會 為檢討庫存水平， 公司 成立庫存控制委員會。委員會負(fù)責(zé)庫存控制和物料需求的計劃和預(yù)測； 庫存控制委員會由工程部經(jīng)理、市場 部經(jīng)理、 客服部經(jīng)理、 財務(wù)部采購組全部人員和財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理組成； 委員會的功能是闡明庫存控制策略、討論當(dāng)前庫存水平、檢討策略項目需求、調(diào)整新舊器具的切換和確定剩余或過期物料的處理意見。 存量控制 適當(dāng)?shù)拇媪靠刂撇呗院蛶齑嫠綄τ谔岣呖蛻簦▋?nèi)部客戶及外部客戶）服務(wù)水平、提高庫存周 轉(zhuǎn)率、降低財務(wù)風(fēng)險有著重要的意義； 在保證生產(chǎn)需求和客戶服務(wù)需要的前提下，應(yīng)盡量提高庫存周轉(zhuǎn)率； 庫存項目通常設(shè)定最高庫存量、安全庫存量；庫存量低于安全庫存時，考慮在途量、訂貨周期和訂購批量等因素，在最高庫存量范圍內(nèi)進(jìn)行適量的采購申請，提交審核與訂購； 庫存控制委員會定期檢討最高庫存量、安全庫存量設(shè)定的合理性；采購員或倉庫管理員可根據(jù)實際情況隨時向庫存控制委員會提出相關(guān)改善建議； 非庫存項目中部分物料，如打印紙、飲用水、墨盒 /硒鼓等，由行政部進(jìn)行庫存量 控制 ； 采購規(guī)范 16 在考慮綜合成本、財務(wù)風(fēng)險及供應(yīng)商合作的情況下，可根據(jù)實際情況，采用一定的存量管控策略來降低庫存，如： ?小批量、多頻次 訂購； ?提高需求預(yù)測水平或增加預(yù)測風(fēng)險； ?采用“延后”訂貨策略，即收到客戶訂單后開始訂貨，如在特定區(qū)域的特定爐具的采購； ?實施“ VMI 供應(yīng)商管理庫存 （參見《 *****倉庫管理手冊》第 10 章） ”， 即公司提供儲位、存量標(biāo)準(zhǔn)，存貨所有權(quán)屬于供應(yīng)商，由供應(yīng)商對庫存進(jìn)行管理，公司根據(jù)用量進(jìn)行付款； 物料盤點 對庫存物料（包括公司倉庫及運(yùn)行、客服、施工單位虛擬庫） ，應(yīng)定期 進(jìn)行盤點。根據(jù)物料種類，采購 物流 部門確定其盤點周期、盤點方式并主持定期盤點；年度盤點通常由財務(wù)部負(fù)責(zé)主持，采購 物流 部門協(xié)助； 物料的處理 因工程結(jié)束、產(chǎn)品淘汰、庫存過高或銷售不暢等原因，可能會產(chǎn)生公司不能使用的余料、過剩物料、已經(jīng)或?qū)⒁^期的物料等，需要及時處理； 在定期盤點中所列出的過期物料、工程尾料，庫存控制委員會提出處理建議，報經(jīng) 《財務(wù)授權(quán)手冊》 規(guī)定的授權(quán)人批準(zhǔn)后，盡快依相關(guān)程序處理； 對于過剩物料或?qū)⒁^期之物料，由采購員或倉管員向庫存控制委員會提 出，庫存控制委員會審核并確定處理數(shù)量、處理意見、估價（如必要）等，報經(jīng) 《財務(wù)授權(quán)手冊》 規(guī)定的授權(quán)人批準(zhǔn)后，盡快依程序處理； 通常物料的處理途徑有出售、轉(zhuǎn)撥、報廢等，依據(jù)估價，根據(jù)《財務(wù)授權(quán)手冊》，進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)撥 /報廢批準(zhǔn)、議價出售、招標(biāo)出售等。 第 15 章 合同及訂單管理 訂單及合同的生效 訂單及合同的簽核：根據(jù)采購金額，依據(jù)《財務(wù)授權(quán)手冊》，所有的訂單 /合同須經(jīng)相應(yīng)的授權(quán)人簽署后才能發(fā)出、生效； 需要訂立采購合同的，合同須供應(yīng)商先在合同上簽字、蓋章后遞交公 司簽字、蓋章生效，或雙方當(dāng)場簽字、蓋章后交換文本生效； 對于同供應(yīng)商訂立框架性協(xié)議、實際采購量以訂單進(jìn)行的，或只以訂單向供應(yīng)商采購的，通常以雙方認(rèn)可傳真件生效的方式進(jìn)行；訂單應(yīng)預(yù)留供應(yīng)商 蓋章欄，以便供應(yīng)商蓋章確認(rèn) 回傳后生效； 采購員必須要求供應(yīng)商將蓋章確認(rèn)后的訂單及時回傳并存檔，作為采購行為生效的依據(jù)； 訂單 /合 同生效后，倉庫 /使用部門依據(jù)訂單 /合同相關(guān)條款收貨； 訂單及合同的保管 任何采購合同和采購訂單應(yīng)有專門文件柜分類存檔； 采購規(guī)范 17 在 訂單 /合同規(guī)定條款全部完成以后，訂單 /合同至少要保存三年； 任何時候，只有經(jīng)過授權(quán)或特別許可的人員才能獲取合同和訂單的相關(guān)信息； 保存期滿的、需要銷毀的訂單或合同，須用碎紙機(jī)或其它方式完全銷毀，以保證其保密性； 第 16 章 采購績效評估 采購績效評估是考量采購職能執(zhí)行的有效性的主要依據(jù)，是協(xié)助完成公司經(jīng)營目標(biāo)的重要措施； 采購績效評估的主要指標(biāo)有及時供貨率（或缺貨次數(shù)）、庫存周轉(zhuǎn)率、成本節(jié)約、物料損失等；其它有 庫存成本管理 、采購成本 管理 等； 目標(biāo)的提出 ：根據(jù)公司經(jīng)營目標(biāo)及采購部的預(yù)期 ， 在每財務(wù)年度前，采購負(fù)責(zé)人組織制訂出年度績效評估相關(guān)指標(biāo)的目標(biāo)值及實施計劃； 績效評估的確認(rèn)：通常，成本節(jié)約額、庫存周轉(zhuǎn)率、物料損失需經(jīng)財務(wù)部門確認(rèn)，及時供貨率（或缺貨次數(shù)）需經(jīng)使用部門確認(rèn)；其它指標(biāo)需要獲得相關(guān)部門的確認(rèn)； 績效評估的計算方法：采購部與相關(guān)認(rèn)可部門制定出相關(guān)指標(biāo)的計算方法和在計算時需要的支持文件。如計算成本節(jié)約額時需要歷史數(shù)據(jù)支持及消除市場波動帶來的影響等，即在可比性基礎(chǔ)上，考量因采購部的努力（如新技術(shù) /新材料的應(yīng)用、新供應(yīng)商的開發(fā)等） 而帶來的成本節(jié)約，這需要同財務(wù)部門達(dá)成一致； 物料損失是考量因采購部門原因引起物料過期、降價處理、物料采購錯誤等導(dǎo)致的損失，這需要相關(guān)文件的支持和財務(wù)部門對最終結(jié)果的確認(rèn)，等等