【導(dǎo)讀】-2020 芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂薁蕿裊莂莁螅袁羈蒃蚇螇羇薆袃肅羆芅蚆羈羆莈袁袇羅蒀蚄螃肄薂蕆肂肅節(jié)螞羈肂蒄蒅羄肁薇螁袀肀芆薃螆肀荿蝿肄聿蒁薂羀肈薃螇袆膇芃薀螂膆蒞螅蚈膅薇薈肇膄芇襖羃膄荿蚇衿膃蒂袂螅膂薄蚅肄芁芄蒈羀芀莆蚃袆艿蒈蒆螁羋膈蟻螇羋莀薄肆芇蒃螀芆薅薃袈芅芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂薁蕿裊莂莁螅袁羈蒃蚇螇羇薆袃肅羆芅蚆羈羆莈袁袇羅蒀蚄螃肄薂蕆肂肅節(jié)螞羈肂蒄蒅羄肁薇螁袀肀芆薃螆肀荿蝿肄聿蒁薂羀肈薃螇袆膇芃薀螂膆蒞螅蚈膅薇薈肇膄芇襖羃膄荿蚇衿膃蒂袂螅膂薄蚅肄芁芄蒈羀芀莆蚃袆艿蒈蒆螁羋膈蟻螇羋莀薄肆芇蒃螀芆薅薃袈芅芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂薁蕿裊莂莁螅袁羈蒃蚇螇羇薆袃肅羆芅蚆羈羆莈袁袇羅蒀蚄螃肄薂蕆肂肅節(jié)螞羈肂蒄蒅羄肁薇螁袀肀芆薃螆肀荿蝿肄聿蒁薂羀肈薃螇袆膇芃薀螂膆蒞螅蚈膅薇薈肇膄芇襖羃膄荿蚇衿膃蒂袂螅膂薄蚅肄芁芄蒈羀芀莆蚃袆艿蒈蒆螁羋膈蟻螇羋莀薄肆芇蒃螀芆薅薃袈芅芄螈螄莄莇薁肅莃葿螆罿莂

　　

【正文】 限公司采購(gòu)部備案； 港華投資有限公司采購(gòu)部收到合資公司提供的《供貨偏差報(bào)告》后，分類存檔，作為評(píng)估聯(lián)合采購(gòu)供應(yīng)商的支持文件。 第 13 章 付款申請(qǐng) 對(duì)供應(yīng)商及時(shí)的付款是維護(hù)公司信譽(yù)、促進(jìn)供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務(wù)、提升合作水平的重要保證； 正確而條理清楚的付款申請(qǐng) 可提高審核與審計(jì)效率、減少應(yīng)付款錯(cuò)誤、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)； 付款申請(qǐng)的提交： 供應(yīng)商應(yīng)定期（如每個(gè)月）提供應(yīng)付款對(duì)帳單，上面注明每批貨的送貨單（或收貨單）號(hào)、數(shù)量、公司訂單號(hào) /合同號(hào)、金額、送貨日期等必要信息； 采購(gòu)員根據(jù)對(duì)帳單、送貨單（或收貨單）確認(rèn)數(shù)量，根據(jù)使用部門(mén)或技術(shù)部門(mén)提供的報(bào)告確認(rèn)質(zhì)量，根據(jù)訂單 /合同確認(rèn)價(jià)格，審核與確認(rèn)對(duì)帳單； 對(duì)于無(wú)送貨單的特殊物料和服務(wù)，由驗(yàn)收部門(mén)提供數(shù)量或完成情況的確認(rèn)，作為對(duì)賬的依據(jù)； 同一訂單 /合同分批送貨、 分批付款的，申請(qǐng)時(shí)應(yīng)特別備注并附上相關(guān)必要的資料； 已與供應(yīng)商確認(rèn)的索賠或扣款，在付款申請(qǐng)時(shí)扣減（另有協(xié)議的除外），并作特別注明； 涉及索賠或扣款、公司同供應(yīng)商存在爭(zhēng)議時(shí)，可將爭(zhēng)議部分先行擱置而結(jié)清其它之付款；但若爭(zhēng)議部分應(yīng)付款金額小于索賠額時(shí)，采購(gòu)員會(huì)同財(cái)務(wù)人員同供應(yīng)商協(xié)調(diào)該期付款事宜； 在付款金額確認(rèn)無(wú)誤后，采購(gòu)員填寫(xiě)付款申請(qǐng)，注明應(yīng)付款日期，并將經(jīng)倉(cāng)管員及采購(gòu)員簽字的入庫(kù)單供應(yīng)商聯(lián)、采購(gòu)申請(qǐng) 、合同的復(fù)印件、發(fā)票 (預(yù)付款可不必附發(fā)票但需注明預(yù)付款）、 CEA/EA（若需要）等必要單據(jù)附在付款申請(qǐng)單后，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽核后提交財(cái)務(wù)部門(mén)。 付款申請(qǐng)的跟蹤 采購(gòu)員應(yīng)有付款申請(qǐng)記錄，必要時(shí)，可查詢申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)金額及對(duì)應(yīng)訂單等信息； 財(cái)務(wù)部付款后，采購(gòu)員應(yīng)能及時(shí)分享此信息； 付款后，未收到發(fā)票的，會(huì)同財(cái)務(wù)人員跟蹤發(fā)票的送達(dá)。原則上，在付款前，要求供應(yīng)商將發(fā)票送至公司 (通常：采購(gòu)員對(duì)帳并與供應(yīng)商確認(rèn)完畢，即通知供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票，申請(qǐng)付款時(shí)將發(fā)票亦后附 )。 付款授權(quán)表 支出項(xiàng)目 金額（ RMB） 支持文件 授權(quán)批準(zhǔn)人 資本性支出 1,000,000（含） 以下 表格、合同、發(fā)票、收貨單 部門(mén)經(jīng)理 +財(cái)務(wù)經(jīng)理 /總監(jiān) +總經(jīng)理 1,000,0005,000,000（含） 表格、合同、發(fā)票、收貨單 采購(gòu)規(guī)范 15 5,000,000 以上 表格、合同、發(fā)票、收貨單 非資本性 營(yíng)業(yè) 支出 500,000（含） 以下 表格、合同、發(fā)票、收貨單 500,0005,000,000（含） 表格、合同、發(fā)票、收貨單 5,000,000 以上 表格、合同、發(fā)票、收貨單 具體步驟： 倉(cāng)管員將入庫(kù)單采購(gòu) 聯(lián) /供應(yīng)商聯(lián)轉(zhuǎn)采購(gòu)員。 采購(gòu)員填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明應(yīng)付款金額、發(fā)票號(hào)碼、對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單號(hào)碼及全部或部分付款、應(yīng)付日期等，將采購(gòu)申請(qǐng)單、合同復(fù)印件、發(fā)票復(fù)印件、入庫(kù)單供應(yīng)商聯(lián)、供應(yīng)商的付款通知（按合同預(yù)付款可無(wú) ） 附后。 采購(gòu)負(fù)責(zé)人審核付款申請(qǐng)單是否清楚、準(zhǔn)確，相關(guān)支持文件是否足夠。若無(wú)誤，則簽核后由采購(gòu)員提交財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)付款會(huì)計(jì)申請(qǐng)付款。 應(yīng)付款會(huì)計(jì)收到付款申請(qǐng)單核對(duì)簽署是否正確完整，相關(guān)文件是否足夠無(wú)誤。如無(wú)誤，則簽核確認(rèn)并提交公司相應(yīng)管理層簽批。 出納員進(jìn)行付款及記帳，并及時(shí)通知采購(gòu)員該款項(xiàng) 已付出。 第 14 章 庫(kù)存管控 庫(kù)存控制委員會(huì) 為檢討庫(kù)存水平， 公司 成立庫(kù)存控制委員會(huì)。委員會(huì)負(fù)責(zé)庫(kù)存控制和物料需求的計(jì)劃和預(yù)測(cè)； 庫(kù)存控制委員會(huì)由工程部經(jīng)理、市場(chǎng) 部經(jīng)理、 客服部經(jīng)理、 財(cái)務(wù)部采購(gòu)組全部人員和財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理組成； 委員會(huì)的功能是闡明庫(kù)存控制策略、討論當(dāng)前庫(kù)存水平、檢討策略項(xiàng)目需求、調(diào)整新舊器具的切換和確定剩余或過(guò)期物料的處理意見(jiàn)。 存量控制 適當(dāng)?shù)拇媪靠刂撇呗院蛶?kù)存水平對(duì)于提高客戶（內(nèi)部客戶及外部客戶）服務(wù)水平、提高庫(kù)存周 轉(zhuǎn)率、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有著重要的意義； 在保證生產(chǎn)需求和客戶服務(wù)需要的前提下，應(yīng)盡量提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率； 庫(kù)存項(xiàng)目通常設(shè)定最高庫(kù)存量、安全庫(kù)存量；庫(kù)存量低于安全庫(kù)存時(shí)，考慮在途量、訂貨周期和訂購(gòu)批量等因素，在最高庫(kù)存量范圍內(nèi)進(jìn)行適量的采購(gòu)申請(qǐng)，提交審核與訂購(gòu)； 庫(kù)存控制委員會(huì)定期檢討最高庫(kù)存量、安全庫(kù)存量設(shè)定的合理性；采購(gòu)員或倉(cāng)庫(kù)管理員可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)向庫(kù)存控制委員會(huì)提出相關(guān)改善建議； 非庫(kù)存項(xiàng)目中部分物料，如打印紙、飲用水、墨盒 /硒鼓等，由行政部進(jìn)行庫(kù)存量 控制 ； 采購(gòu)規(guī)范 16 在考慮綜合成本、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及供應(yīng)商合作的情況下，可根據(jù)實(shí)際情況，采用一定的存量管控策略來(lái)降低庫(kù)存，如： ?小批量、多頻次 訂購(gòu)； ?提高需求預(yù)測(cè)水平或增加預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)； ?采用“延后”訂貨策略，即收到客戶訂單后開(kāi)始訂貨，如在特定區(qū)域的特定爐具的采購(gòu)； ?實(shí)施“ VMI 供應(yīng)商管理庫(kù)存 （參見(jiàn)《 *****倉(cāng)庫(kù)管理手冊(cè)》第 10 章） ”， 即公司提供儲(chǔ)位、存量標(biāo)準(zhǔn)，存貨所有權(quán)屬于供應(yīng)商，由供應(yīng)商對(duì)庫(kù)存進(jìn)行管理，公司根據(jù)用量進(jìn)行付款； 物料盤(pán)點(diǎn) 對(duì)庫(kù)存物料（包括公司倉(cāng)庫(kù)及運(yùn)行、客服、施工單位虛擬庫(kù)） ，應(yīng)定期 進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。根據(jù)物料種類，采購(gòu) 物流 部門(mén)確定其盤(pán)點(diǎn)周期、盤(pán)點(diǎn)方式并主持定期盤(pán)點(diǎn)；年度盤(pán)點(diǎn)通常由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)主持，采購(gòu) 物流 部門(mén)協(xié)助； 物料的處理 因工程結(jié)束、產(chǎn)品淘汰、庫(kù)存過(guò)高或銷售不暢等原因，可能會(huì)產(chǎn)生公司不能使用的余料、過(guò)剩物料、已經(jīng)或?qū)⒁^(guò)期的物料等，需要及時(shí)處理； 在定期盤(pán)點(diǎn)中所列出的過(guò)期物料、工程尾料，庫(kù)存控制委員會(huì)提出處理建議，報(bào)經(jīng) 《財(cái)務(wù)授權(quán)手冊(cè)》 規(guī)定的授權(quán)人批準(zhǔn)后，盡快依相關(guān)程序處理； 對(duì)于過(guò)剩物料或?qū)⒁^(guò)期之物料，由采購(gòu)員或倉(cāng)管員向庫(kù)存控制委員會(huì)提 出，庫(kù)存控制委員會(huì)審核并確定處理數(shù)量、處理意見(jiàn)、估價(jià)（如必要）等，報(bào)經(jīng) 《財(cái)務(wù)授權(quán)手冊(cè)》 規(guī)定的授權(quán)人批準(zhǔn)后，盡快依程序處理； 通常物料的處理途徑有出售、轉(zhuǎn)撥、報(bào)廢等，依據(jù)估價(jià)，根據(jù)《財(cái)務(wù)授權(quán)手冊(cè)》，進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)撥 /報(bào)廢批準(zhǔn)、議價(jià)出售、招標(biāo)出售等。 第 15 章 合同及訂單管理 訂單及合同的生效 訂單及合同的簽核：根據(jù)采購(gòu)金額，依據(jù)《財(cái)務(wù)授權(quán)手冊(cè)》，所有的訂單 /合同須經(jīng)相應(yīng)的授權(quán)人簽署后才能發(fā)出、生效； 需要訂立采購(gòu)合同的，合同須供應(yīng)商先在合同上簽字、蓋章后遞交公 司簽字、蓋章生效，或雙方當(dāng)場(chǎng)簽字、蓋章后交換文本生效； 對(duì)于同供應(yīng)商訂立框架性協(xié)議、實(shí)際采購(gòu)量以訂單進(jìn)行的，或只以訂單向供應(yīng)商采購(gòu)的，通常以雙方認(rèn)可傳真件生效的方式進(jìn)行；訂單應(yīng)預(yù)留供應(yīng)商 蓋章欄，以便供應(yīng)商蓋章確認(rèn) 回傳后生效； 采購(gòu)員必須要求供應(yīng)商將蓋章確認(rèn)后的訂單及時(shí)回傳并存檔，作為采購(gòu)行為生效的依據(jù)； 訂單 /合 同生效后，倉(cāng)庫(kù) /使用部門(mén)依據(jù)訂單 /合同相關(guān)條款收貨； 訂單及合同的保管 任何采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單應(yīng)有專門(mén)文件柜分類存檔； 采購(gòu)規(guī)范 17 在 訂單 /合同規(guī)定條款全部完成以后，訂單 /合同至少要保存三年； 任何時(shí)候，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)或特別許可的人員才能獲取合同和訂單的相關(guān)信息； 保存期滿的、需要銷毀的訂單或合同，須用碎紙機(jī)或其它方式完全銷毀，以保證其保密性； 第 16 章 采購(gòu)績(jī)效評(píng)估 采購(gòu)績(jī)效評(píng)估是考量采購(gòu)職能執(zhí)行的有效性的主要依據(jù)，是協(xié)助完成公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的重要措施； 采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的主要指標(biāo)有及時(shí)供貨率（或缺貨次數(shù)）、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、成本節(jié)約、物料損失等；其它有 庫(kù)存成本管理 、采購(gòu)成本 管理 等； 目標(biāo)的提出 ：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及采購(gòu)部的預(yù)期 ， 在每財(cái)務(wù)年度前，采購(gòu)負(fù)責(zé)人組織制訂出年度績(jī)效評(píng)估相關(guān)指標(biāo)的目標(biāo)值及實(shí)施計(jì)劃； 績(jī)效評(píng)估的確認(rèn)：通常，成本節(jié)約額、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、物料損失需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)，及時(shí)供貨率（或缺貨次數(shù)）需經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)；其它指標(biāo)需要獲得相關(guān)部門(mén)的確認(rèn)； 績(jī)效評(píng)估的計(jì)算方法：采購(gòu)部與相關(guān)認(rèn)可部門(mén)制定出相關(guān)指標(biāo)的計(jì)算方法和在計(jì)算時(shí)需要的支持文件。如計(jì)算成本節(jié)約額時(shí)需要?dú)v史數(shù)據(jù)支持及消除市場(chǎng)波動(dòng)帶來(lái)的影響等，即在可比性基礎(chǔ)上，考量因采購(gòu)部的努力（如新技術(shù) /新材料的應(yīng)用、新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)等） 而帶來(lái)的成本節(jié)約，這需要同財(cái)務(wù)部門(mén)達(dá)成一致； 物料損失是考量因采購(gòu)部門(mén)原因引起物料過(guò)期、降價(jià)處理、物料采購(gòu)錯(cuò)誤等導(dǎo)致的損失，這需要相關(guān)文件的支持和財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)最終結(jié)果的確認(rèn)，等等