【正文】 根據(jù)物料種類，采購 物流 部門確定其盤點周期、盤點方式并主持定期盤點；年度盤點通常由財務(wù)部負(fù)責(zé)主持，采購 物流 部門協(xié)助； 物料的處理 因工程結(jié)束、產(chǎn)品淘汰、庫存過高或銷售不暢等原因，可能會產(chǎn)生公司不能使用的余料、過剩物料、已經(jīng)或?qū)⒁^期的物料等，需要及時處理； 在定期盤點中所列出的過期物料、工程尾料，庫存控制委員會提出處理建議，報經(jīng) 《財務(wù)授權(quán)手冊》 規(guī)定的授權(quán)人批準(zhǔn)后，盡快依相關(guān)程序處理； 對于過剩物料或?qū)⒁^期之物料，由采購員或倉管員向庫存控制委員會提 出，庫存控制委員會審核并確定處理數(shù)量、處理意見、估價（如必要）等，報經(jīng) 《財務(wù)授權(quán)手冊》 規(guī)定的授權(quán)人批準(zhǔn)后，盡快依程序處理； 通常物料的處理途徑有出售、轉(zhuǎn)撥、報廢等，依據(jù)估價，根據(jù)《財務(wù)授權(quán)手冊》，進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)撥 /報廢批準(zhǔn)、議價出售、招標(biāo)出售等。 出納員進(jìn)行付款及記帳，并及時通知采購員該款項 已付出。 采購負(fù)責(zé)人審核付款申請單是否清楚、準(zhǔn)確，相關(guān)支持文件是否足夠。 付款申請的跟蹤 采購員應(yīng)有付款申請記錄，必要時，可查詢申請時間、申請金額及對應(yīng)訂單等信息； 財務(wù)部付款后，采購員應(yīng)能及時分享此信息； 付款后，未收到發(fā)票的，會同財務(wù)人員跟蹤發(fā)票的送達(dá)。 職責(zé) ： ******有限公司采購部負(fù)責(zé)推動本程序在 ******集團(tuán)中實施； 公司采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)程序在本公司的實施，若是聯(lián)合采購供應(yīng)商的，另將填好的《供貨偏差報告》（ 附件七 ）復(fù)印件及時提供給港華投資有限公司采購部備案。 根據(jù)采購申請單的要求檢查物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和物料外觀（或外包裝）狀況； 在接受貨物前，在運輸商代表在場的情況下，仔細(xì)檢查并記錄外 包裝的缺陷狀況或?qū)θ毕萏幚淼淖C據(jù)等； 檢查所有物料以確保同裝箱單和 /或送貨單相一致； 記錄收貨狀況，注明部分收貨或全部收貨及收貨時間； 當(dāng) 供應(yīng)商交貨出現(xiàn)溢短裝、遲交、毀損和錯誤物料等情況 時，適用 “供貨偏差報告程序” ；若需要索賠時，可向供應(yīng)商發(fā)出 來料不符索償表（ 附件八）； 如必要，對設(shè)備、器械、工具等安排詳細(xì)的檢查和測試。公司已有對新供應(yīng)商的評估制度和對供應(yīng)商的定期表現(xiàn)評估制度，申請 /采購部門應(yīng)能識別那些優(yōu)先選擇的供應(yīng)商以縮短選擇供應(yīng)商的時間。不過，在緊急采購過程中，所有的權(quán)宜行動須有相應(yīng)的文件證明其必要性，并在事后要獲取批準(zhǔn)并發(fā)出正式的采購單。 第 10 章 聯(lián)合采購 聯(lián)合采購的目的： 增強(qiáng)采購勢力，在保證質(zhì)量的前提下獲得優(yōu)惠的價格和服務(wù)； 將物料規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化，提高采購批量； 提高物料在合資公司間的通用性，降低物料呆滯的風(fēng)險； 港華投資采購部的職責(zé) ： 在日常工作中，港華投資 采購部同聯(lián)合采購委員會成員保持及時溝通，并有如下職責(zé)： ?收集各合資公司的需求，組織招標(biāo)或同供應(yīng)商就價格、服務(wù)等進(jìn)行談判； ?組織對供應(yīng)商的表現(xiàn)評估、新供應(yīng)商供應(yīng)資格評估、確定或取消供應(yīng)商的供應(yīng)資格； 采購規(guī)范 12 ?確定進(jìn)行聯(lián)合采購物料的招標(biāo)或詢價采購的金額范圍； ?確定聯(lián)合采購物料清單，定期檢討現(xiàn)有物料應(yīng)用、物料需求，對增加或變更的物料進(jìn)行規(guī)格、質(zhì)量要求等方面的標(biāo)準(zhǔn)化； ?協(xié)調(diào)合資公司與供應(yīng)商的關(guān)系，促進(jìn)合作水平的提高； ?定期評估聯(lián)合采購的績效； 物料需求 公司定期提交物料需求量，作為港華投資采購部與供應(yīng) 商談判的依據(jù)； 對于交貨期較長或供應(yīng)商有特別要求的物料，公司應(yīng)提供合理的需求預(yù)測，以便供應(yīng)商生產(chǎn)準(zhǔn)備和及時交貨。 評標(biāo)由評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)?？陬^ 的任何投標(biāo)信息不能作為有效信息接受； 所有在截止時間前收到的投標(biāo)文件須由投標(biāo)人放入一個由兩個鎖鎖上的收集箱中，鑰匙由不同部門 /組別的授權(quán)職員分別保管。 采購 招標(biāo)書 根據(jù) 采購 招標(biāo)內(nèi)容及公司要求， 由采購評 標(biāo)委員會制作 采購 招標(biāo)書 ； 潛在投標(biāo)人領(lǐng)取招標(biāo)書時，應(yīng)在登記簿上簽收并注明領(lǐng)取的時間； 如果潛在投標(biāo)人對招標(biāo)書有疑問或需要澄清的須以書面詢問， 評 標(biāo)委員會負(fù)責(zé)及時進(jìn)行書面答復(fù)，并 將書面答復(fù)送達(dá)所有的潛在投標(biāo)人。 采購 評標(biāo)委員會 采購規(guī)范 10 按照 公司招投標(biāo)管理辦法的規(guī)定，采購 評 標(biāo)委員會 由采購部門、使用部門和相關(guān)技術(shù)部門的授權(quán)人員組成。 招標(biāo)采購的范圍 招標(biāo)項目的總費用預(yù)估僅限于招標(biāo)項目中由投標(biāo)商提供的物料和 /或服務(wù)。 合適授權(quán)人同供應(yīng)商簽訂采購訂單 /采購合同。供應(yīng)商報價應(yīng)滿足《采購手冊》對報價單數(shù)量的要求。 采購員根據(jù)庫存情況及使用計劃，確定是否需要采購。 庫存項目 詢價采購 對于新增的采購項目或沒有最新價格的 采購項目，除執(zhí)行 條 之程序外，在采購單提交管理層批準(zhǔn)之前，應(yīng)遵循以下程序： 對于新項目采購，采購員應(yīng)書面或口頭向潛在供應(yīng)商進(jìn)行詢價，詢價內(nèi)容包括規(guī)格、價格、交貨能力等必要信息； 如果不是新項目采購，采購員應(yīng)通過電腦系統(tǒng)、根據(jù)歷史交易及現(xiàn)有供應(yīng)商的合同期限確定能供應(yīng)物料的供應(yīng)商和最低價的合同商。根據(jù)本公司的《財務(wù)授權(quán)手冊》之規(guī)定 公司的報價單指引如下： ? 所有的報價或詢價結(jié)果均需要有書面文件支持； ? 單項采購金額在人民幣 1， 000 元以下（含 1,000 元）， 不需多家選擇； 單價 500 元以下（不含 500 元）的辦公用品由行政部負(fù)責(zé)采購； ? 單項采購金額在人民幣 1,000 元至 5,000 元（含 5,000 元），需有 2 家供應(yīng)商選擇最佳者； ? 單項采購金額在人民幣 5,000 至 500,000 元 (含 500,000 元 )，需有至少 3 家供應(yīng)商，選擇最佳者； ? 單項采 購金額在人民幣 500,000 以上，需進(jìn)行招標(biāo)，適用招標(biāo)程序； 采購規(guī)范 8 ? 運輸或辦公用交通工具及辦公設(shè)備的采購，可采用向多家供應(yīng)商詢價的方式來確定而不需采用招標(biāo)程序； ? 實行聯(lián)合采購的產(chǎn)品或服務(wù)，可以直接依據(jù)港華投資與供應(yīng)商簽署的合作協(xié)議向有關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行采購； 港華投資實行聯(lián)合采購的，公司可以根據(jù)港華投資與供應(yīng)商簽署的合作協(xié)議直接向供應(yīng)商采購，而不需要另外進(jìn)行招標(biāo)或比價程序。 詢價單通常應(yīng)包括以下欄目：產(chǎn)品名稱及要求、需求數(shù)量、需求日期、價格、付款條款、交貨期、報價有效期、最小訂購批量（若有）、結(jié)算方式、發(fā)票類型（境內(nèi)供應(yīng)商）。 采購規(guī)范 7 /材料計劃單相關(guān)是否準(zhǔn)確，相關(guān)支持文件是否足夠，確認(rèn)后簽核采購申請表 /材料計劃單。根據(jù)庫存和需求狀況，相關(guān)職責(zé)的采購員決定采購量，開立采購申請； 為保證最低庫存量，當(dāng)實際庫存低于最低庫存量時，采購員可自行提出采購申請； 針對特別需求或新庫存項目使用時，使用部門可以向采購部門提出材料計劃單，采購員根據(jù)材料計劃單開立采購申請； 非庫存項目采購申請通常由使用部門負(fù)責(zé)提出。 第 6 章 供應(yīng)商開發(fā)與管理 目的 為了公正、合理地管理供應(yīng)商，從而保證最好的供應(yīng)商為公司提供最優(yōu)質(zhì)的商品和服務(wù)，以達(dá)穩(wěn)定供應(yīng)、成本合理、服務(wù)客戶之目的。這些資料的機(jī)密性必須自始至終獲得重視，因此，只有那些指定的、經(jīng)授權(quán)的職員才能獲知相關(guān)機(jī)密信息。 第 5 章 職業(yè)道德規(guī)范和職業(yè)素養(yǎng) 采購員和相關(guān)采購作業(yè)人員應(yīng)熟悉那些已經(jīng)行業(yè)驗證和公司管理層的支持的公共采購哲學(xué)，關(guān)注公司和供應(yīng)商間良好關(guān)系的重要性，并不得有下列的以及其它為法律法規(guī)所禁止的行為：要求或接受個人利益；行賄；受賄；同代理商的不正當(dāng)交易；與其它公司同謀造成不正當(dāng)競爭，等等； 采購規(guī)范 5 公司每年 7 月向供應(yīng)商發(fā)出公函 （ 附件二 ）提醒他們無論何時不要提供或接受任何招待、贈品或禮物，即使在春節(jié)或中秋節(jié)之時；但符合《公司商業(yè)道德政策》的除外； 采購員應(yīng)盡全力為公 司爭取利益，不得因工作或其在公司的影響力而從供應(yīng)商或其它方面獲取或謀求獲取私利或以任何方式損壞公司的利益；必須保護(hù)在工作中獲得的公司的專有或秘密信息，不得將這些信息用于未經(jīng)公司批準(zhǔn)的商業(yè)及個人用途； 采購員必須在所有事情上公正公平地對待供應(yīng)商。 第 4 章 采購部門 職責(zé) 采購部門主要負(fù)責(zé)推動聯(lián)合采購的實施、商品供應(yīng)渠道搜尋、與供應(yīng)商談判及訂立訂單 /合同并跟進(jìn)其完成、評審供應(yīng)商的表現(xiàn)和維持合適庫存水平。 環(huán)保采購指引 在可選擇的情況下，應(yīng)該采購能安