【導讀】歡迎你加入惠芳國際集團有限公司，成為惠芳大家庭的一員。公司屬于每一位員工，員工。的行為代表惠芳的形象、員工的作為關(guān)系到惠芳的未來。芳、了解惠芳、認識惠芳。地，集科、工、貿(mào)于一體的專業(yè)化妝品集團公司，產(chǎn)品暢銷國內(nèi)外?；莘技瘓F的發(fā)展和今天。中，只有真正優(yōu)秀的企業(yè)才能獲勝。我們不能停留于昨天的成績，我們一定要盡早實現(xiàn)“做。心”為惠芳人行為標準?；莘紘H始終關(guān)注消費者、經(jīng)銷商。和員工的核心利益，希望每一位員工能與公司共成長，取得發(fā)展共贏。流芳”的惠芳精神成就自我人生價值。為一名“優(yōu)秀惠芳人”。天的惠芳因你的成功而更加輝煌！股份制企業(yè)，公司主營范圍為精細化工應用研究、美容美發(fā)護膚品等化妝品的生產(chǎn)營銷。20xx年12月，惠芳日化成功控股總部設于香港的“惠芳國際集團有限公司”。時間，惠芳國際與國外科研機構(gòu)強強聯(lián)手，引進尖端科學技術(shù)，根據(jù)研究東方人膚質(zhì)特點，二十多個系列400多種產(chǎn)品。兩大新品牌“露泊雅®”護膚和“也秀®”

　　

【正文】 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據(jù)本制度 (2)、 (3)的規(guī)定標明密級，并確保保密期限，保密期限滿，視實際情況是否解密。 二、保密措施 屬于公司秘密的文件、數(shù)據(jù)和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用計算機技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由責任部門負責保密； 對于秘密文件、數(shù)據(jù)和其它物品必須采取以下保密措施： 1）非總經(jīng)理 批準，不得復制摘抄； 2）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施； 3）在設備完善的保險裝置中保存。 屬于公司秘密的設備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運輸、使用、保存、維修和銷售，由公司專門部門執(zhí)行，并采取相應的保密措施； 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應事先經(jīng)總經(jīng)理批準； 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其它活動，主辦部門應采取下列保密措施： 1）選擇具備保密條件的會議場所； 2）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項人員予以指定，并明確本次會議密級； 3）依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議檔； 4）確定會議內(nèi)容是否傳達和傳達范圍。 不準在私人交往中泄漏公司的秘密，不準在公共場所談論公司的秘密，不準通過其它方式傳播公司的秘密。 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄漏或者可能泄漏時，應當立即采取補救措施，并及時報告人事行政部，人事行政部接到報告應立即做出處理。 本制度規(guī)定的泄密指下列行為之一： 1）使公司秘密不應被知悉者知悉的（包括無權(quán)知悉有關(guān)公司商業(yè)秘密的員工）； 2）使公司秘密超出在限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。 三、責任與處罰 出現(xiàn)下列情況之一者，給以警告或記過處分，并扣罰工資 100 元以上 500 元以下： 1）泄漏公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的； 2）違反本制度第二條第 6 規(guī)定的秘密內(nèi)容的； 3）已泄漏公司秘密但采取補救措施的； 4）其它違反本制度尚未給公司造成嚴重損失的。 出現(xiàn)下列情況之一，予以開除并酌情賠償公司經(jīng)濟損失，或送司法部門處理： 1）故意或過失泄漏公司秘密，造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的； 2）違反秘密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買和違章提供公司秘密的； 3）利用職權(quán)強制他人違反秘密規(guī)定的； 4）其 它違反本制度給公司造成嚴重損失的。 第 五 章 辦公 設施 管理規(guī)定 為規(guī)范辦公用品 設施 （辦公 設備、 辦公 用品 、 辦公 電話、 辦公 網(wǎng)絡 的統(tǒng)稱）的申購、保管、 使用、 維護等管理，從而提高其利用率，延長其使用壽命，降低辦公費用，特制定本制度。 第一節(jié) 辦公設備管理 一、 辦公設備定義 公司所有價值在 200 元以上、使用年限在一年以上的可移動的供辦公使用的固定資產(chǎn)及其配件，具體包括： 電腦硬件主機、顯示器等； 電子媒體載體（含硬盤、軟盤、移動硬盤、光盤、 u 盤等）； 復印機、打印機、傳真機、掃 描儀、碎紙機、點鈔機、裝訂機等專用辦公設備； 攝像機、攝影機、數(shù)碼相機、投影儀、影碟機、音箱等音像設備； 微波爐、分體空調(diào)等員工福利設備； 其它用于辦公的耐用設施，如辦公卡位、椅子、柜子等。 二 、辦公設備的申購流程 申請人在申請購買該設備前應先口頭與人事行政部溝通，當公司無該設備存貨或雖有存貨但不能滿足該崗位使用時，再行申購。 申請人至行政部取《辦公設備采購申請單》并填寫 部門負責人審核 200元以下辦事處或辦公室主任審批 200 元以上報總 經(jīng)理審批 總部由采購部購買，地區(qū)由行政部購買 驗收入庫并登記造冊 通知申請人辦理領(lǐng)用 三 、辦公設備的造冊登記 人事行政部對具備上述條件的所有固定資產(chǎn)登記造冊，建立《辦公設備管理臺帳》； 價值在 200 元以下，但屬大件設備的配件如鍵盤、鼠標、 U 盤、數(shù)碼相機和攝影機的電池和 SD 卡等，也在造冊登記之列。 三、辦公設備的領(lǐng)用、借用 、 收回 與移交 使用保管人或責任人在領(lǐng)用（或交回）辦公設備時需在《辦公設備領(lǐng)用交回登記表》中簽名并簽注日期，領(lǐng)用或交回時，交接雙方均應對 設備進行檢查，檢驗是否正常，非正常時應當面提出或拒領(lǐng)（拒交），并告之行政部負責人； 便攜式公用辦公設備如數(shù)碼相機、攝像機、投影儀、手提電腦等，因工作原因需借出辦公區(qū)域使用時，應填寫《辦公設備借用申請單》，經(jīng)部門負責人及行政部 負責人 審批后到保管人處辦理借用手續(xù) ； 在辦公區(qū)域內(nèi)使用投影儀可不辦理借用手續(xù)，但應由人事行政部負責安裝調(diào)試 ； 當部門與部門之間辦公設備需要調(diào)配時，應填寫《辦公設備移交清單》，做為移交憑證。 四、辦公設備的保管、維修與報廢 使用人（或責任人）對所保管的辦公設備在保管期間負保 管責任，如有遺失或人為損壞，應按設備的使用年限，折舊賠償； 行政部負責公用辦公設備的定期查驗及維護等的管理工作，使用人負責所使用辦公設備的保管、日常維護工作，個人使用的辦公設備如出現(xiàn)異常，應及時報行政部聯(lián)系專業(yè)維修，切勿自行維修或拆裝； 辦公設備外，公司其他固定資產(chǎn)（如辦公卡位、文件柜、會議桌椅等）由行政部直接管理； 按產(chǎn)品“使用說明書”的規(guī)定使用該設備，任何人在沒弄懂該設備的操作程序前不得操作 該設備，否則造成損失照價賠償； 設備因使用年限過長或本身質(zhì)量問題等原因造成返修率極高，且嚴重影響辦 公時，行政部可直接申請設備報廢，填寫《物品報廢申請單》，在得到總經(jīng)理批準后予以添置新設備。 第二節(jié) 辦公用品管理 公司所有價值在 200 元以下的辦公設備及各類辦公消耗品統(tǒng)稱為辦公用品，按其價值和使用時間，將辦公用品分為兩類： 易耗品 和管制品。 一、辦公用品的申購流程： 每月 25 號前各部門向行政部遞交下月《辦公用品申請表》 部門經(jīng)理審核 200元以下辦事處或辦公室主任審批 200 元以上報總經(jīng)理審批 行政部前臺或文員負責采購 驗收入庫并登帳 每月 3 日發(fā)放文具 二、 辦公用品的登帳和盤點 行政部前臺或文員負責對采購回來的辦公用品進行登帳，建立《辦公用品管理臺帳》； 每月 26 日 對現(xiàn)有辦公用品的庫存進行盤點，由財務部監(jiān)督執(zhí)行。 三、 辦公用品的發(fā)放 發(fā)放時依照批準的申請數(shù)量發(fā)放，發(fā)放到人并需登記簽名； 正常情況下行政部每月只受理一次申請，當月不再補充，各位員工應節(jié)約使用妥善保管； 新進員工根據(jù)崗位需要不同，按辦公用品的通用配額標準進行發(fā)放，如因特殊工作需要，再另行申請及配置。 四、辦公用品的保管與報廢 員 工領(lǐng)用的管制品損壞，能修復的盡量修復使用，不能修復的應將損壞的管制品交回行政部，行政部登記后在下個月采購辦公用品時補回， 如屬 員工不慎丟失，須按貨品進價賠償； 提倡節(jié)約，對于簽字筆，膠水，涂改液（帶），熒光筆、墨盒等 易 耗品，應以舊換新； 管制品類辦公用品，如電話機、計算器、文件裝訂器、釘書機、打孔機、插座板等超過使用期限非人為性損壞，行政部可直接申請報廢，填寫《物品報廢申請單》，報總經(jīng)理審批。 第 三節(jié) 辦公電話管理 一、辦公電話開通區(qū)域及費用限制 公司電話全部開通國內(nèi)長途，直接撥打區(qū)號＋長途號 碼； 采取各地區(qū)獨立結(jié)算的辦法，依地區(qū)不同給予不同額度上限，超出部分自負。 二、電話使用管理規(guī)定 公司電話的號碼開通、安裝、線路維護、調(diào)整管理協(xié)調(diào)工作由行政部負責，電話的使用、管理由使用部門負責； 職員要愛護辦公電話，不得蓄意損壞，如發(fā)現(xiàn)話機、線路故障要及時通知行政部保修，確保線路暢通； 辦公電話只用于辦理公務，嚴禁撥打與工作無關(guān)的信息臺，嚴禁占用公司電話聊天，工作期間，不應使用公司電話撥打私人電話，接聽私人電話應自行掌控在 2 分鐘以內(nèi)收線； 電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，使用規(guī)范電話用語“您好 ，惠芳國際！” ； 電話溝通過程中，應仔細聆聽對方言語，未聽清內(nèi)容應主動詢問對方，確認對方意圖，如遇無法回答之問題，應禮貌告之對方，并將相關(guān)負責人電話給予對方； 對于需留言電話，應清楚、完整的做好來電記錄，使用 5W1H 技巧，即“何人（ WHO）”“何地（ WHERE）”、“何時（ WHEN）”、“何事（ WHAT）”、“原因（ WHY）”、“如何（ HOW）”等內(nèi)容； 禮貌收線，先切斷電話、再掛機，以免對方聽到“啪”之掛機聲； 如臨時需離開座位，應知會同仁，請其接聽電話，聽到鄰座電話鈴響，同仁應主動起身 或搶線接聽電話，杜絕電話無人接聽現(xiàn)象，并了解清楚來電意圖及時轉(zhuǎn)告當事人； 電話溝通時應放低音量，以免影響他人工作，他人打電話時，周圍人也應注意保持安靜； 因公使用電話時，應事先組織好語言，說話須簡潔明快，不要言辭不清長時間占用電話。 第 四節(jié) 辦公網(wǎng)絡管理 一、電腦配置規(guī)定 每個崗位電腦配置由部門申請，經(jīng)總經(jīng)理審批后行政部門根據(jù)崗位工作需要進行配置； 合理調(diào)配資源，相關(guān)崗位因工作性質(zhì)原因可共用電腦。 二、電腦及辦公網(wǎng)絡使用規(guī)定 不得將外來的光盤 或軟盤帶到公司電腦中使用，也不得將公 司的光盤和軟盤擅自帶出公司，如確有需要，帶入者須經(jīng)過網(wǎng)絡管理人員殺毒后方可使用，帶出者需經(jīng)部門管理人員的同意，并到網(wǎng)絡管理員處登記； 任何人不得擅自下載或安裝與工作無關(guān)的軟件，或?qū)τ嬎銠C的硬件或者軟件系統(tǒng)進行設置； 使用者必須對自己的電腦經(jīng)常殺毒，清理不必要的文件，保證硬盤的容量與運行速度； 員工應確保電子文件在公司局域網(wǎng)中的安全性，如要把自己的文件共享給他人，須進行共享加密，或者只添加共享人的用戶名，其他人不得擅自在網(wǎng)絡中拷貝別人的文件； 不要隨意打開陌生人的電子郵件，遇到此類文件必須立即 將其刪除； 開機時必須先開顯示器，再開主機，關(guān)機時必須先關(guān)閉主機，再關(guān)閉顯示器； 必須不定期的對電腦中的文檔進行備份； 若離開計算機較長時間，請設置屏幕保護程序，防止長期不動的屏幕灼傷顯示器和保密需要； 各辦事處設立工作 ，以辦事處和部門名字命名，做為各辦事處和總部之間日常工作聯(lián)絡工具，節(jié)約 公司長途 電話費用； 不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁，開個人 私聊，收發(fā)個人郵件，利用公司電腦打游戲及處理私人事務，違者按公司有關(guān)規(guī)定處理。 第 六 章 辦公 文檔管理規(guī)定 為規(guī)范公司文檔管理 ，提高工作效率，特制定本制度。 一、書面文檔管理 公共文件 1）按大類別設立文件夾，文件夾標簽格式統(tǒng)一帶公司 LOGO，文件夾內(nèi)需有存放文件目錄頁和分隔頁，方便查找； 2）根據(jù)文件細類別存放于指定文件夾內(nèi)； 3）同類別文件根據(jù)發(fā)生時間順序或更新時間排列，時間最近文件存放在最前面； 4）書面版文件資料以年度為單位打包，按類別、年度順序存放在指定位置，整理工作于每年1 月 15 日前完成； 5）管理制度類、資產(chǎn)類、客戶信息類文件保存年限為 10 年，其它文件保存年限為 3 年； 6）書面版文件銷毀需填寫《物品報廢申請單》， 經(jīng)部門主管、人資部門主管審核，總經(jīng)理批準方可執(zhí)行，執(zhí)行時需申請部門主任級以上職員、人資部門人員、當事人至少三人在場，最后需簽名確認。 個人處理文件 個人處理文件指當日待處理或處理中文件，分開文件夾存放，處理完畢之文件存入公共檔相關(guān)類別文件夾內(nèi)。 二、電子文檔 個人電腦（公司電腦）上，建立一個“惠芳國際”文件夾，創(chuàng)建快捷方式存桌面一份； “惠芳國際”文件夾及內(nèi)設子文件夾路徑參照依下圖表述： 惠芳國際 辦事處 工廠 總部 長春辦 杭州辦 成都辦 西安辦 沈陽辦 各部門名稱 各部門名稱 根據(jù)文件屬性、性質(zhì)、類別放入各子目 錄下相關(guān)文件夾內(nèi)。 三、光碟 根據(jù)光碟屬性分類管理，使用目錄和編號管理； 光碟按自然數(shù)字順序編號，格式為“ 000”，和《文件目錄》一致，光碟擺放照此排序； 如光碟數(shù)目多（超過 20 張）時，為方便查找，應再次細分光碟類別，分區(qū)管理，按 26 個英文大寫字母順序排序；格式為“ A000”、“ B000”等之格式； 每年定期對光碟進行盤點，檢查，確保光碟完整性、正常使用性； 光碟損壞需報廢的，應填寫《物品報廢申請單》，經(jīng)審查、批準后方可報廢。 第 七 章 會議管理制度 為提高會議的計劃 性及效益，加強會議之規(guī)范管理，特制定本制度。 一、公司會議類型及時間安排 會議類型 會議說明 召開時間 參加人員 早會 點名、惠芳口號 宣達當日重要事項 工作日 08： 30 全體人員 夕會 日工作總結(jié)（未完成事項） 需