信息服務的組織結(jié)構-資料下載頁
2025-06-25 15:59本頁面
【正文】 適的人選來擔任主席。⑥主席的職位應該輪換嗎?如果主席是選舉產(chǎn)生的，則該職位應該在全體委員中輪換。如果是指派的，只有當占據(jù)該主席職位的人被提升，或者是調(diào)任時才能更換。⑦委員會應該多長時間碰頭一次?委員會應經(jīng)常碰頭以保持與項目進展同步，并履行信息系統(tǒng)政策委員會的職責。信息服務的使用和發(fā)展是隨公司的不同而不同的。一般建議：委員會的碰頭每兩個月至少一次，而每個月不超過一次。這個碰頭次數(shù)的限度已被證明是有效的。在信息服務活動的非常時期，應安排專門的會議。⑧應該有一個鼓勵出席會議的政策嗎?為使信息系統(tǒng)政策委員會成為一個有效的工作團體，每個有投票權的成員必須積極地參加其活動。建議由總裁制定鼓勵出席會議的政策。舉一個例子，政策可以要求一個投票成員保持至少75%的出席次數(shù)，而指定為代表的成員保持至少90%的出席次數(shù)。如果參加次數(shù)不足，就失去委員會的席位?？梢灾贫ㄟ@樣的政策，當一個成員累計出席次數(shù)低于最低要求限度時，就自動地任命新的委員會成員。信息系統(tǒng)政策委員會會員職務應該由具有特殊興趣的愿接受此職位的高水平的人擔任。任何關于出席政策的建議都不完全是可取的，但是過去的經(jīng)驗表明：這個不積極的成員必然造成委員會的惰性，所以，必須不惜代價來避免這樣的成員參加委員會。另一個與信息服務有關的公司委員會是用戶委員會，這個委員會的目的就是促進在信息服務和用戶團體之間不斷地積極聯(lián)絡。這個委員會是由專業(yè)領域的管理人員所組成的，他們與以計算機為基礎的信息系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。這個委員會定期碰頭以便能提供關于信息系統(tǒng)的運行的口頭和書面反饋。常設或特設委員會在公司信息服務部門的暫時性日常工作中起主要的作用。在某些機構中，非正式聯(lián)系網(wǎng)是獲得集中意見和請求外部輸入的唯一工具。相比之下，而其它部門則可自由地利用這種委員會。下面介紹信息服務中典型的常設或特設委員會。(1)硬件選擇委員會負責評價和挑選所有計算機硬件。在挑選過程中常常邀請有經(jīng)驗的用戶參加，尤其是當用戶要付款時，更應該邀請他們參加。(2)軟件選擇委員會負責評價和挑選所有的軟件產(chǎn)品(系統(tǒng)軟件和應用軟件)。專業(yè)領域的代表參加應用軟件包(專用軟件)的選擇。(3)項目指導和審查委員會負責監(jiān)督和審查主要的、正在進行中的信息服務項目進展情況。這項任務與信息系統(tǒng)政策委員會的職責有些重疊，但項目指導和審查委員會能更詳細地審查項目。這個委員會并不負責項目的管理；但是，該委員會主要任務之一是為了項目經(jīng)理提供有意義的反饋信息。(4)信息服務遠景規(guī)劃委員會可以由信息服務管理組、一名懂技術的職工(也許是一個高級系統(tǒng)分析員兼信息服務遠景規(guī)劃員)、一個或兩個有經(jīng)驗的用戶(不一定要管理人員)組成。該委員會的目的是提供關于信息服務戰(zhàn)略規(guī)劃的價值和可行性以及一般規(guī)劃進程的反饋信息。本章將介紹在一個公司或信息服務部門內(nèi)信息服務的組織方式和結(jié)構，另外還討論信息服務人員和與信息服務有關的委員會職責和作用。那些信息密集、處理復雜、時間性強的應用領域通常首先實現(xiàn)自動化。因此，最初使用計算機的三、四種嘗試都涉及到會計系統(tǒng)。在大多數(shù)公司中，數(shù)據(jù)處理業(yè)務在組織上都可以安排成一條流水線，即從公司財務總管開始下設一級或多級機構。盡管計算機系統(tǒng)的使用已擴大到其它組織部門，但在大多數(shù)公司中，財務和會計仍是最主要的用戶。大部分集中式計算機系統(tǒng)，或者在財務總管的直接管轄之下，或者由專設的組織負責。管理人員將本部門的利益放在其它部門的利益之前是符合人的本性的。當信息服務部門作為業(yè)務領域組織的一部分時，本位主義的現(xiàn)象一定會發(fā)生，結(jié)果，各個業(yè)務領域要求的信息服務優(yōu)先權會與整個公司利益相沖突。有幾種組織方面的政策已成功地防止這種現(xiàn)象的發(fā)生。 信息服務特有的性質(zhì)和在公司中的地位大多數(shù)公司的領導都感到他們的組織問題是獨特的。實際上，這些問題是非常類似的，就像人一樣既相似又各有其特性。由于信息服務必須在組織上固定。以便向公司各個部門提供服務，所以組織機構的方案選擇一定要反映公司領導的情緒、嗜好、看法以及公司的現(xiàn)實狀態(tài)和傳統(tǒng)習慣。□ 信息服務的特性信息服務具有下列一些異常特性，這些特性是其它組織機構所沒有的。，信息服務部門應隨時準備滿足公司中的任何人、任何部門的服務請求。，帶有神秘的色彩。。□ 信息服務在公司中的地位在公司的結(jié)構中，信息服務部門的設立并沒有固定、傳統(tǒng)的方法，這在任何工業(yè)部門中 都是如此。確立信息服務在公司體系結(jié)構中的地位有三種方法：。。，一般由總裁來負責。其它的方法是上述方法的變更和合并。在實踐中，上述第二種方法與第一、第三種方法密切有關。第一種方法實際上對最大的用戶是不利的；第二種方法體現(xiàn)了分散的優(yōu)點；第三種方法有集中和中立的優(yōu)點。□ 在最大用戶管轄下的信息服務如前所述，最大的用戶通常是指最高財務官員或?qū)徲媶T。這樣的組織方法實現(xiàn)了集中的優(yōu)點，并能為他的上級部門提供優(yōu)質(zhì)的服務。然而不利的方面超過了有利的方面，這種結(jié)構會在公司信息服務的優(yōu)先權方面引起沖突，這樣做只能為較小用戶提供低水平的服務，而且?guī)缀醪豢赡苤朴喰畔⒎盏膽?zhàn)略遠景規(guī)劃。這種組織方案仍然是最流行的，這不是因為它具有有效性，而是因為數(shù)十年來的傳統(tǒng)所形成的這種可怕的習慣勢力。□ 各業(yè)務領域擁有自己的信息服務機構從理論上講，分散的信息服務方式能為業(yè)務領域提供更快、更周到的信息服務。實際上卻不可能這樣。選擇這種方案的公司會喪失開發(fā)專門技術的靈活性，因而也就喪失了更高水平的信息服務技術。全部分散的信息服務業(yè)務對于公司級服務請求的響應，其靈活性也是很差的。如果沒有中央控制，系統(tǒng)綜合是極端困難的。□ 在高級中立辦公室之下的信息服務這種結(jié)構比上述兩種結(jié)構有更多的優(yōu)越性，因為信息服務的唯一義務是負責并承擔公司所有部門的服務。然而，它與考慮周到的三種方法的結(jié)合相比仍然算是比較差的。在理論上，這種組織結(jié)構能滿足公司的需要，這是因為優(yōu)先考慮了公司的利益。信息服務的管理人員與業(yè)務領域的管理人員相結(jié)合，在高級中立辦公室領導下，就有可能統(tǒng)一考慮信息服務當前的和遠景和規(guī)劃。該組織結(jié)構的缺點是不能忽視的。在計算機系統(tǒng)出故障時，集中工作(無論是中立的還是屬于最大用戶的信息服務)都會大大地影響公司的工作。最大用戶將會抱怨缺少具有重點的服務。集中式系統(tǒng)在技術上更復雜，這就要求信息服務管理人員和技術人員具有更高的專門技術水平。如果沒有這種專門水平，要想成功地安裝系統(tǒng)幾乎不可能。
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