【正文】 書的重要部分，也是體現(xiàn)投標者是否具有竟爭實力的具體表現(xiàn)。倘若，投標者對這些“重要部分”不重視，不進行認真、詳盡、完美的表述，就會使投標者在商務標、技術標、信譽標等方面失分，以至于最后落榜。例如，投標者不重視寫好“標函”，則就會在“標函”中不能全面反映本公司的“身價”，不能充分表述本公司的業(yè)績，甚至將獲得的重要獎項（省優(yōu)、市優(yōu)、魯班獎等），承建的大型重要項目等在“標函”中沒有詳細說明，從而不能完全表達本公司對此招標項目的重視程度和誠意。四、“細小項目”莫大意。在制作投標書的時候，有一些項目很細小，也很容易做，但稍一粗心大意，就會影響全局，導致全盤皆輸?！　　　　　　　　　　　　　　　　〉诙?jié) 收發(fā)文處理　　　　　　　　　　　　文書的審核→ 文書的擬辦→ 文書的承辦 →文書的催辦一、 文書的審核（一） 含義是對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查合修正工作。（二） 要求 逐一糾正 一般性問題可以直接修改 需做大的改動，可附上具體修改意見，退回擬稿人或與承辦部門共同協(xié)商。（三） 工作程序 明確審核范圍 確定是否需要行文 審核文書內(nèi)容 檢查文字表達 檢查文件體式 檢查文書在處理程序上是否妥善完備二、 文書的擬辦（一） 含義是對文件的辦理提出初步意見，以供領導批閱時參考。（二） 要求熟悉有關的政策合規(guī)定；熟悉本單位各部門的職責范圍及業(yè)務情況熟悉辦文程序和有關規(guī)定擬辦意見要符合政策規(guī)定和實際情況擬辦意見力求準確、及時、簡潔（三） 工作程序明確擬辦范圍閱讀文書內(nèi)容提出擬辦意見（四） 注意事項擬辦意見要明確具體應寫明對文書進行閱示的領導或文書承辦部門寫清楚承辦的時限和要求寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍三、 文書的承辦（一） 含義是指按照文件要求或領導批示、結合工作的實際情況，具體處理文件的工作。（二） 要求認真領會擬辦、批辦意見；文書的承辦要區(qū)分輕重緩急來文內(nèi)容涉及以前的收文，要查找或調(diào)閱有關文件作為承辦復文的參考對于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，要及時清理，并將有關情況及時說明要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存（三） 工作程序了解文書內(nèi)容研究批辦意見進行具體辦理（四） 注意事項四、 文書的催辦（一） 含義對文書辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書的時限要求及時辦理。（二） 要求催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報要填寫催辦記錄單（三） 工作程序確定催辦的范圍確定催辦方法進行催辦（四） 注意事項對領導特別關注的、緊急文書要重點催辦　　　　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 文檔管理 　　　　　　　　　　　 ●檔案利用●檔案參考材料的編寫●電子檔案的管理一、 檔案利用（一） 含義檔案利用是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。檔案利用工作可以去分為：提供檔案利用 AND 利用檔案提供檔案利用——針對管理人員而言，指檔案管理部門和人員以所藏檔案信息資源為基礎，向前來咨詢的人提供服務利用檔案——針對利用者，利用者以借閱、復制、摘錄等形式使用檔案的活動（二） 工作程序 熟悉庫藏包括：檔案內(nèi)容、成分及存放位置，明確單位檔案的形成、整理狀況及利用價值。 分析利用需求夠針對不同工作人員提供服務1) 滿足計劃決策人員對檔案的需求——主要服務對象性質(zhì)與范圍概括性、綜合性強的高層次信息；可信度高內(nèi)容政策性文件和分析論證材料。史上處理類似問題所形成的材料，包括決策方案、決策依據(jù)、反饋意見等時間和方式有特殊要求。最好主動上門。2) 滿足基層管理者對檔案的需求 性質(zhì)具體、詳盡、實用的信息內(nèi)容信息的專業(yè)性較強范圍單位內(nèi)部信息3) 滿足科研人員對檔案的需求單位內(nèi)部科研人員，一般從事的是應用技術的研究，也有少數(shù)開展基礎研究。 范圍 利用需求穩(wěn)定，表現(xiàn)為對某一個或多個主題的檔案信息的需求形式更傾向于原始材料，要求提供關于某一專題的完整、準確、系統(tǒng)的信息時間相對寬松4) 滿足工程科技人員對檔案的需求 性質(zhì)提供針對性強和內(nèi)容具體的信息。如具體的圖形、數(shù)據(jù)、報表內(nèi)容專利文獻和標準化材料，需要同類客體、同類項目或同行業(yè)的最新信息時間迅速和及時 選擇檔案利用方式1) 開設閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱2) 檔案外借3) 制發(fā)檔案復制本4) 出具檔案證明5) 提供咨詢服務6) 印發(fā)目錄7) 舉辦檔案展覽 獲取檔案 提供檔案（三） 要求依法主動積極完善服務方式和手段掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據(jù)此開展檔案利用二、 檔案參考材料的編寫（一） 含義是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案材料加工品。它改變了檔案原來的形式，屬于三次文獻。（二） 要求 在獲取豐富的檔案材料的基礎上，選擇準確、典型的材料； 編寫要真實、準確、實用，注意其保密性 問題集中，內(nèi)容準確，文字凝練，概括性強（三） 工作程序 確定編寫檔案參考資料的種類幾種常見的檔案參考資料的編寫 大事記 組織機構沿革 統(tǒng)計數(shù)字匯集 會議簡介 科技成果簡介 企業(yè)年鑒 企業(yè)史志 科技圖冊 科技手冊 科技簡報收集檔案材料進行編寫（四）優(yōu)點利用者不必翻閱大批檔案，就可以簡明的得到所需的材料。三、 電子檔案的管理(一) 含義在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。(二) 特點1) 非人工識讀性2) 對電子技術和設備的依賴性3) 信息的可變性4) 信息與載體的可分離性5) 信息的可共享性6) 多種信息載體的集成性(三) 種類按照電子檔案的存在形式劃分按照電子檔案的功能劃分(四) 要求真實性完整性可讀性（五）工作程序電子檔案的收集累積電子檔案的歸檔電子檔案的保管電子檔案的利用a) 電子閱覽室b) 復制c) 出借d) 在線利用11公司銷售人員到辦公室借閱上一年度產(chǎn)品銷售統(tǒng)計表，其活動屬于（　?。?。2003年11月（A）利用檔案 （B）檔案提供利用 （C）檔案咨詢 （D）檔案辦理10為妥善保護檔案，并緩解供需矛盾，在開展檔案利用工作時間可采用（　　）的形式。2003年8月（A）直接提供檔案原件　　　　　　　　（B）制發(fā)檔案自制件（C）印發(fā)目錄　　　　　　　　　　　?。―）檔案展覽1開展檔案利用的方式有（　　）。2003/11（A）出具檔案證明 （B）檔案檢索（C）制發(fā)檔案復制本 （D）印發(fā)目錄]1檔案借出使用時，（　?。?。2004/6（A）要履行審批手續(xù)　　　　　　　　?。˙）要及時摘錄（C）復制份數(shù)不能過多　　　　　　　?。―）應要求按期歸還9信息利用中通常使用( )記錄信息借閱狀況。2005/6(A)跟蹤卡 (B)問卷(C)文檔日志 (D)文摘11公司檔案室在進行檔案服務時，應考慮到（　　）對檔案資料的需求。2003年8月（A）決策者　　　　　　　　　　　　　?。˙）基層管理人員（C）工程技術人員　　　　　　　　　　　（D）科研人員9企業(yè)年鑒的特點有( )。2005/5(A)利用某一年度的各種文字總結、數(shù)字報表、照片等資料(B)記述和反映一個企業(yè)一年的綜合發(fā)展狀況(D) 每年編制一個卷冊(D)年年記錄匯集，又保持前后連貫11為了記錄和匯集企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營等大事情況，可以利用檔案編制（　?。?003年8月（A）信息簡報　　　　　　　　　　　　?。˙）企業(yè)手冊（C）文件匯集　　　　　　　　　　　　　（D）企業(yè)年鑒1編寫大事記時，選擇和確定大事要注意的因素是（　?。?003年8月（A） 突出一定時期的中心工作，重大事件和要事（B） 根據(jù)領導的意圖來確定（C） 突出活動本身（D） 立足本企業(yè)性質(zhì)、任務和職能　11依據(jù)一定題目和所存檔案來編寫檔案參考資料的種類有（　　）。2004/6（A）全宗指南　　　　　　　　　　　?。˙）組織機構沿革（C）企業(yè)史志　　　　　　　　　　　　（D）會議簡介第一章　文書基礎　　　　　　　　　　點擊打印內(nèi)容提要（四大塊）：應用文書的概念與制發(fā)程序；應用文書的格式；應用文書的要素；應用文書的表達方式　　　　　　　　　　　　　第一節(jié) 應用文書的概念與制發(fā)程序一、 應用文書的含義與分類（一） 含義應用文書——各級機關、企事業(yè)單位、社會團體以及個人處理事務中經(jīng)常應用的具有一定格式的文體總稱。（二）分類主要分為三類：行政公文——在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。又稱“通用公文”。主要有13種公文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、事務文書——處理日常事務所使用的文書。主要包括：傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、簡報、會議紀要、計劃、總結、述職報告、講話稿等。商務文書——處理商務業(yè)務所使用的文書。主要包括：意想書、定貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。二、文書的制發(fā)過程（一）通用公文的制發(fā)程序草擬——審核——簽發(fā)——復核——繕印——用印——發(fā)文登記——分發(fā)（二）事務文書、商務文書的制度發(fā)程序事務文書、商務文書各有多種下屬文書，其內(nèi)容、體式、功能各不相同，因此，沒有行政文書那么嚴格的、縝密的制發(fā)程序。但都具有草擬、審核、定稿、公布及操作的制發(fā)程序?！居柧氼}】：一、 填空 應用文書分為_____、_______、________三大類。 行政公文有____種。二、簡答通用公文發(fā)文辦理的一般程序。草擬公文的注意事項有哪些？三、選擇題（真題）2決定公文文稿能否生效的環(huán)節(jié)是( )。2005/5(A)擬辦 (B)審核(C)簽發(fā) (D)批辦答案：一、填空 行政公文、商務文書、事務文書 13二、簡答：草擬——審核——簽發(fā)——復核——繕印——用印——發(fā)文登記——分發(fā)見書P2三、選擇2C　　　　　　　　　　　　　　　　第二節(jié) 應用文書的格式　　　　　　　　　　　一、 通用公文的格式指公文的外觀樣式，即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標識的各要素所構成的外部形態(tài)。（一）通用公文用紙和印裝規(guī)格（ 要求字目閃動） 采用國際標準A4型紙 公文頁面與版心尺寸 文字符號從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。 公文左側騎馬訂或平訂，不掉頁；后背平整、不空。（二）通用公文中各要素標識規(guī)則眉首1) 公文份數(shù)序號2) 秘密等級和保密期限3) 緊急程度4) 發(fā)文機關標識5) 發(fā)文字號6) 簽發(fā)人（會簽人）7) 紅色反線 　?、?0001　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　?、跈C密★一年　③ 特 急?、芪募?⑤〔2006〕號 眉首分析：“①”表示　公文份數(shù)序號行政公文要求“絕密”“機密”公文應當標明份號，黨的機關公文要求凡秘密公文都要標明份號。 每一份公文的份號都不一樣，這在秘密公文的管理過程中有重要意義。 份號的位置在公文首頁版心的左上角第1行。用阿拉伯數(shù)字標注。如001至999“②”表示　秘密等級和保密期限秘密公文的秘密等級共有三級：“絕密”、“機密”、“秘密”。 如無保密內(nèi)容，不得標注此項，以免給工作增添麻煩。密級標注在公文首頁版心右上角第一行。兩字間空一格。如“機 密”“③”表示 不是事關重大、需要緊急辦理的公文，不得標注此項。 緊急程度的標注一般也在首頁右上角第2行，跟秘密等級上下排列，居秘密等級下方?！阿堋北硎尽“l(fā)文機關標識一般由發(fā)文機關名稱加“文件”兩字組成，也可以只有機關名稱不加“文件”二字。 版頭用套紅大字居中印在公文首頁上部。 版頭這一格式項目需要特別注意的問題還有： **發(fā)文機關名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡稱，不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況。 **幾個機關聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機關都排上，主辦機關排列在前，其它機關依次在下方整齊對應排列。機關名稱后的“文件”二字居縱向中央。幾個同級機關（如安徽省人事廳、安徽省科學技術委員會、安徽省財政廳）聯(lián)合發(fā)文，例 ：安徽省人事廳安徽省 科 委 文件安徽省財政廳** 在民族自治地方，發(fā)文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷?！阿荨北硎尽“l(fā)文字號有固定的模式：由發(fā)文機關代字＋年份(發(fā)文年度)＋序號(發(fā)文順序號) 機關代字是發(fā)文機關名稱的極度簡縮，但還能識別出是哪一個機關。如：“國發(fā)”是國務院的機關代字；“中發(fā)”是中共中央的機關代字；“國辦發(fā)”是國務院辦公廳的機關代字。陜西省人民政府的機關代字是“陜政字”，四川省人民政府的機關代字是“川府”，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機關。 年份就是發(fā)文當年的年度，用阿拉伯數(shù)字寫全，不得縮寫，如把1999年減縮為“99”。年份加六角括號，例如：〔1999〕。不得用圓括號或別的括號。 序號是機關發(fā)文的流水號，當年所發(fā)的第一份公文是1號，以后依次順排即可。除命令(令)外，其它公文的序號前不加“第”字，數(shù)字前面也不加“0”。 發(fā)文字號之下4MM處