【文章內(nèi)容簡介】 按照工作的輕重緩急和邏輯順序百行數(shù)字編號標(biāo)記出任務(wù)完成的時(shí)間前后順序（4）列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息（5）明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求（6）指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人（7）從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)何時(shí)完成（8）明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報(bào)告（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理計(jì)劃的內(nèi)容和要求行動計(jì)劃是用于管理時(shí)間和工作任務(wù)的文件。通常包括：（1）每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)（2）每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求（3）每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源（4）每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人（5）在計(jì)劃的文件中定明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量制訂與實(shí)施計(jì)劃中應(yīng)注意的問題（1）不要設(shè)立不切實(shí)際的工作目標(biāo)，（2）善于授權(quán)，明確分工（3）定期檢查所需的資源是否保證和滿足（4）及時(shí)與同事溝通工作進(jìn)展和出現(xiàn)的問題（5）在實(shí)施計(jì)劃過程中，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)應(yīng)變（二）工作程序制定工作計(jì)劃的程序（1）估量機(jī)會（2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo)（3）確定計(jì)劃工作的前提條件（4）擬訂可供選擇的行動方案（5）評估各種備選方案（6）選擇方案（7）擬訂分計(jì)劃（8）編制預(yù)算編制常見的工作計(jì)劃（三）注意事項(xiàng)所有子計(jì)劃的目標(biāo)都必須與總目標(biāo)相一致短期計(jì)劃與長期計(jì)劃要結(jié)合五、確定承辦期限（一）相關(guān)知識承辦期限的內(nèi)容：承辦期限是指企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定04年11月承辦周期是指( )的時(shí)間規(guī)定。(A)企業(yè)接到供應(yīng)商反映的問題加以處理 (B)企業(yè)接到詢問者的提問加以回復(fù)(C)企業(yè)收到內(nèi)部員工的建議給予回答 (D)企業(yè)收到消費(fèi)者的投訴給予解決承辦期限制度承辦期限制度指針對時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動的標(biāo)準(zhǔn)。（二）工作程序調(diào)查本單位在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)確定同一任務(wù)的不同承辦周期確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期六、對辦公室工作地行評估（一）相關(guān)知識辦公室工作評估的意義（1）提高了管理工作效率（2）明確了組織機(jī)構(gòu)的建制（3）促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任（4）有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作工作質(zhì)量評估的要求（1）目標(biāo)會具有多樣性，要注意不要主要目標(biāo)過多（2）確定適合自己的目標(biāo)是否較容易的，注意相互支持和連接（二）工作程序辦公室工作目標(biāo)管理過程（1）建立一套完整的目標(biāo)體系（2）制定目標(biāo)（3）組織實(shí)施（4）檢查和評估辦公室工作量化管理（1）優(yōu)化勞動組合（2）定員定編（3）工作定額（4）定量考核辦公室工作評估（1）數(shù)量目標(biāo)評估（2）質(zhì)量目標(biāo)評估　　　　　　　　　　　　　　　第四節(jié) 辦公用品管理　　　　　　　　　　 　一、辦公用品與設(shè)備的采購程序（一）相關(guān)知識獲得設(shè)備使用權(quán)的方式（1）購買（2）租用政府采購概述（二） 工作程序提出購買申請審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)招標(biāo)，選擇供應(yīng)商簽訂貨合同貨物入庫支付貨款（三）注意事項(xiàng)在自己職權(quán)范圍內(nèi)，依程序進(jìn)行購置按采購程序與供應(yīng)方確定購貨內(nèi)容，總費(fèi)用，交貨和售后服務(wù)等，形成整套購買文件仔細(xì)檢查如發(fā)現(xiàn)不對，馬上聯(lián)系做好相關(guān)的文件與單據(jù)保管二、采購預(yù)算方案的制定（一）相關(guān)知識采購預(yù)算方案的制定原則：真實(shí)性重點(diǎn)性目標(biāo)性經(jīng)濟(jì)合理性（二）工作程序確定預(yù)算的核算基數(shù)進(jìn)行市場調(diào)研確定采購產(chǎn)品的種類及型號價(jià)格編寫預(yù)算方案（三）注意事項(xiàng)編制預(yù)算方案一定要進(jìn)行調(diào)查研究，一定要實(shí)事求是，不虛報(bào)價(jià)格不要一味的追求購買高檔的辦公用品或設(shè)備要購置的辦公用品或設(shè)備必須與當(dāng)前或預(yù)期所必需的事先要安排好要購置的設(shè)備所放置的位置慎重選擇供應(yīng)商，對其各方面做全面的比較要征求各方面的意見，方案要切實(shí)可行（四）相關(guān)鏈接預(yù)算的方法：傳統(tǒng)的預(yù)算方法：承襲上年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動。零基預(yù)算方法：以零為基數(shù)編制的預(yù)算。從零開始，以零為起點(diǎn)。三、調(diào)配辦公資源（一）相關(guān)知識辦公資源包括各類辦公設(shè)備，辦公家具，車輛，會議室，日常用品，圖書等辦公資源管理就是實(shí)行辦公資料統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資資，提高辦公資源的使用效率。辦公資源檔案和運(yùn)行記錄是進(jìn)行辦公資源管理的核心（二）工作程序了解本單位所有辦公資源的基本情況對單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對不同資源進(jìn)行分類管理對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況（1）設(shè)備的購買信息（2）設(shè)備的保修信息（3）設(shè)備的維護(hù)合同（4）設(shè)備的操作指南（5）設(shè)備的基本信息（6）所有設(shè)備的情況列表（7）設(shè)備的日志記錄和故障登記定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析（1）是否因管理不明而導(dǎo)致不必要的流失（2）使用率如何？是否達(dá)到最大收益（3）運(yùn)行維護(hù)狀態(tài)如何？是否有足夠的備件（4）是否需要保養(yǎng)維護(hù)，下一次維護(hù)應(yīng)是什么時(shí)候（5）資源的購置計(jì)劃如何？是否超出預(yù)算（三）注意事項(xiàng)必須對單位所有的辦公資源進(jìn)行建檔，明確每一項(xiàng)資源所在的位置，在需要的時(shí)候能夠迅速找到它們要注意及時(shí)更新記錄，辦公資源的變動情況要記錄在案要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品辦公用品的領(lǐng)用，更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行公司的員工流動影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應(yīng)隨時(shí)掌握員工的信息　　　　　　　　　　　　　　　　第五節(jié) 信息管理　　　　　　　　　　　　　一、信息的開發(fā)（一）相關(guān)知識信息開發(fā)的特性信息開發(fā)是對信息進(jìn)行全面挖掘，綜合分析，概括提煉，以獲得高層次信息的過程住處開發(fā)具有多次性、共享性、可存儲性等特點(diǎn)信息開發(fā)的類型一次信息開發(fā)：將無序信息轉(zhuǎn)化為有序信息，如剪報(bào)、外文文獻(xiàn)編譯等二次信息開發(fā)：對一次信息開發(fā)進(jìn)行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進(jìn)行概括了解三次信息開發(fā)：是在一次、二次信息基礎(chǔ)之上，通過分析概括而形成更深層次的信息05年5月下列屬于一次信息的是( )。(A)簡介 (B)剪報(bào) (C)目錄 (D)文摘信息開發(fā)的主要形式（1）剪報(bào)（2）索引（3）目錄編制（4）文獻(xiàn)（5）信息資料冊（6）簡訊（7）調(diào)查報(bào)告信息編寫的類型（1）動態(tài)型信息（2）建議型信息（3）經(jīng)驗(yàn)型信息（4）問題型信息（5）預(yù)測型信息信息開發(fā)的要求：注重調(diào)查研究，通過各種渠道全面、及時(shí)獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開發(fā)技巧，加強(qiáng)對信息的加工，綜合分析，提煉和根據(jù)，開發(fā)出特色，利用價(jià)值大，可信度高的信息。（二）工作程序確定主題選題的來源通常有三種：一是下達(dá)的任務(wù)，二是利用者提出的要求，三是根據(jù)工作需要自主選擇主題。分析信息材料選擇信息開發(fā)的方法（1）匯集法（2）歸納法（3）縱深法（4）連橫法（5）濃縮法（6）轉(zhuǎn)換法（7）圖表法選擇開發(fā)信息的形式形成信息產(chǎn)品二、信息的利用（一）相關(guān)知識信息利用的特點(diǎn)信息利用服務(wù)是通過有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。具有周期性，經(jīng)常征性，廣泛性和實(shí)效性的特點(diǎn)。信息利用的要求（1）遵守信息法則（2）維護(hù)信息安全（3）最大限度滿足信息需求（4）注意對日常信息的積累（二）工作程序熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求確定信息利用服務(wù)的途徑（1）信息檢索服務(wù)（2）信息加工服務(wù)（3）定題查詢服務(wù)（4）信息咨詢服務(wù)（5）網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)獲取信息提供信息（三）注意事項(xiàng)跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況三、信息的反饋（一）相關(guān)知識信息反饋的目的信息反饋的特點(diǎn)（1）針對性（2）及時(shí)性（3）連續(xù)性信息反饋的形式（1）正反饋與負(fù)反饋（2）縱向反饋和橫向反饋（3）前反饋和后反饋信息反饋的要求（1）準(zhǔn)確真實(shí)（2）盡量縮短信息反饋時(shí)間（3）要廣泛全面，多信源，多通道反饋（二）工作程序明確目標(biāo)選擇信息反饋的方法獲取反饋信息加工分析反饋信息傳遞反饋信息利用反饋信息（三）注意事項(xiàng)及時(shí)了解各方面的反映報(bào)喜也要報(bào)憂　第三章 文書擬寫與處理　　　　　　　　　 本章知識體系提要：第一節(jié)：文書的擬寫第二節(jié)：收發(fā)文的處理第三節(jié)：文檔管理公務(wù)文書的寫作通告一、 基本概念的了解（一） 含義是公布社會有關(guān)方面應(yīng)該遵守或者應(yīng)該周知的事項(xiàng)的公文。（二） 類型制約性通知——主要由各級權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)以及司法機(jī)關(guān)以通告的形式發(fā)布具有約束力的法規(guī)性文件。如《**市人民政府關(guān)于辦理建筑納稅的通告》告知性通知——以通告的形式將某項(xiàng)需在一定范圍內(nèi)周知的事項(xiàng)告訴有關(guān)群眾或組織。如《**市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照年檢的通告》（三） 與公告的區(qū)別 比較項(xiàng)目公告通告相異發(fā)文機(jī)關(guān)國家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，級別較高各級行政機(jī)關(guān)、有關(guān)部門，不受級別的限制內(nèi)容的重要性重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)告知范圍向國內(nèi)外公布在一定范圍內(nèi)針對某一方面的問題寫作要求一般采用篇段合一語氣平和，采用條文式相同行政機(jī)關(guān)特有的文種；都可以通過新聞媒介或廣為張貼的方法加以公布二、 示例分析與寫作提示例文一結(jié)構(gòu)：標(biāo)題＋正文＋落款＋成文日期　　　　　　　　　　北京市公安局公安交通管理局①關(guān)于對108國道部分路段采取交通管理措施的通告二○○四年第16號　②為了保障108國道的交通安全暢通，根據(jù)《中華人民共和國交通安全法》的有關(guān)規(guī)定，決定從2004年9月29日起，對108國道部分路段采取以下交通管理措施：一、108國道進(jìn)京方向晝夜禁止20噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動車通行；二、108國道出京方向晝夜禁止5噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動車通行。特此通知。③北京市公安局公安交通管理局二○○四年九月二十三日分析：“①”表示　標(biāo)題： 發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種對外界發(fā)布或公文系統(tǒng)下發(fā)的通告，一般采用此形式 發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種 事由＋文種 文種“②”表示 正文發(fā)文緣由——意義、根據(jù)、背景通告事項(xiàng)——尾語——常用四種形式“③”表示　落款——用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱發(fā)布日期——用漢字書寫，要年月日寫全。通報(bào)一、 相關(guān)基礎(chǔ)知識（一） 概念通報(bào)——是表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文。（二） 性質(zhì) 通報(bào)屬于獎勵與告誡性公文這不同于通知 屬于傳達(dá)和知曉性公文通知——告知，但是傳達(dá)“要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)”，通報(bào)則是傳達(dá)“重要精神或者情況” 發(fā)布范圍，往往是在一個機(jī)關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用。這也不同于公告、通知（三）類型表彰通報(bào)——表彰先進(jìn)集體和個人批評通報(bào)——用以批評錯誤、以示警戒的通報(bào)傳達(dá)通報(bào)——用以傳達(dá)重要精神或情況二、 示例分析與寫作提要例文一 　　　　　?、倬┏枪娟P(guān)于表彰2001年度業(yè)績突出部門的通報(bào)②各分公司、中心、部：③2001年是進(jìn)入新世紀(jì)、實(shí)施“十五”計(jì)劃的起始之年。我公司各部門深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十五大及十五屆五中、六中全會精神，團(tuán)結(jié)奮斗，爭創(chuàng)一流，順利實(shí)現(xiàn)了“十五”計(jì)劃的良好開局，為公司的進(jìn)一步發(fā)展點(diǎn)定了基礎(chǔ)?！?002年是公司發(fā)展史上具有重大意義的一年，各部門要與時(shí)俱進(jìn)，扎實(shí)工作，以優(yōu)異成績完成2002年的工作計(jì)劃。附件：培訓(xùn)中心先進(jìn)事跡企劃部先進(jìn)事跡銷售部先進(jìn)事跡第四分公司先進(jìn)事跡 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　京城公司二○○二年一月十日分析：“①”表示　標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種例文一事由＋文種如例文二“②”表示主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫主送機(jī)關(guān)，且應(yīng)為下級機(jī)關(guān)?？梢允且粋€，也可是多個。“③”表示　正文發(fā)文緣由＋通報(bào)事項(xiàng)＋分析＋（決定）＋號召要求病文分析　　　　　　　　　　　　　　?、俦碚猛▓?bào)市化工廠，采取有力措施，切實(shí)貫徹《安全生產(chǎn)條例》，建立安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)全年生產(chǎn)無事故②。③成為市第一個安全生產(chǎn)年企業(yè)，為此，④政府決定對化工廠通報(bào)表彰。⑤市政府⑥1999年1月17日分析：“①”表示　標(biāo)題不規(guī)范：應(yīng)由事由＋文種構(gòu)成“②”表示 標(biāo)點(diǎn)不對，改為逗號。“③”表示 未標(biāo)明年是安全生產(chǎn)年。影響了本文的嚴(yán)肅性河真實(shí)性“④”表示 表彰事項(xiàng)不具體，具體獎也未寫明“⑤”表示 發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫全稱并表明印章“⑥”表示 應(yīng)用漢字缺主題詞正文內(nèi)容殘缺。應(yīng)補(bǔ)上號召和要求改寫稿為：　　　　　　關(guān)于對市化工廠實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)年的表彰通報(bào)市化工廠采取有力措施，切實(shí)貫徹《安全生產(chǎn)條例》，建立安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制，1998年實(shí)現(xiàn)全年生產(chǎn)無事故，成為我市第一個安全生產(chǎn)年優(yōu)秀企業(yè)。為此，市政府決定對化工廠給予通報(bào)表揚(yáng)，并獎給錦旗一面，獎金元。市政府號召全市各企業(yè)以化工廠為榜樣，層層建立健全安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制，扎扎實(shí)實(shí)抓好安全生產(chǎn)，爭取安全生產(chǎn)年企業(yè)，把我市安全生產(chǎn)腿上一個新臺階。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　市人民政府一九九九年一月十七日主題詞：表彰通報(bào)通報(bào)練習(xí)題：下列事項(xiàng)是否可以用通報(bào)行文縣工會擬表彰奮不顧身搶救落水兒童的青年工人廠擬向市工業(yè)局匯報(bào)該廠遭受火災(zāi)的情況市安全辦公室擬向各有關(guān)單位知照全