【文章內(nèi)容簡介】 按照工作的輕重緩急和邏輯順序百行數(shù)字編號標記出任務完成的時間前后順序（4）列出完成每一項任務所需的資源和相關信息（5）明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求（6）指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應何時完成（8）明確工作進展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告（9）明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理計劃的內(nèi)容和要求行動計劃是用于管理時間和工作任務的文件。通常包括：（1）每一項任務的具體目標（2）每一項任務的數(shù)量要求和質(zhì)量要求（3）每一項任務所需的資源（4）每一項任務所分配的負責部門或承擔人以及負責人（5）在計劃的文件中定明如何監(jiān)督工作進展和質(zhì)量制訂與實施計劃中應注意的問題（1）不要設立不切實際的工作目標，（2）善于授權，明確分工（3）定期檢查所需的資源是否保證和滿足（4）及時與同事溝通工作進展和出現(xiàn)的問題（5）在實施計劃過程中，應進行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題要及時應變（二）工作程序制定工作計劃的程序（1）估量機會（2）確定計劃工作的目標（3）確定計劃工作的前提條件（4）擬訂可供選擇的行動方案（5）評估各種備選方案（6）選擇方案（7）擬訂分計劃（8）編制預算編制常見的工作計劃（三）注意事項所有子計劃的目標都必須與總目標相一致短期計劃與長期計劃要結合五、確定承辦期限（一）相關知識承辦期限的內(nèi)容：承辦期限是指企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定04年11月承辦周期是指( )的時間規(guī)定。(A)企業(yè)接到供應商反映的問題加以處理 (B)企業(yè)接到詢問者的提問加以回復(C)企業(yè)收到內(nèi)部員工的建議給予回答 (D)企業(yè)收到消費者的投訴給予解決承辦期限制度承辦期限制度指針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指導人們行動的標準。（二）工作程序調(diào)查本單位在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定時間期限適宜標準確定同一任務的不同承辦周期確定同一任務緊急情況不同的承辦周期六、對辦公室工作地行評估（一）相關知識辦公室工作評估的意義（1）提高了管理工作效率（2）明確了組織機構的建制（3）促進了員工承擔責任（4）有助于進行控制和監(jiān)督工作工作質(zhì)量評估的要求（1）目標會具有多樣性，要注意不要主要目標過多（2）確定適合自己的目標是否較容易的，注意相互支持和連接（二）工作程序辦公室工作目標管理過程（1）建立一套完整的目標體系（2）制定目標（3）組織實施（4）檢查和評估辦公室工作量化管理（1）優(yōu)化勞動組合（2）定員定編（3）工作定額（4）定量考核辦公室工作評估（1）數(shù)量目標評估（2）質(zhì)量目標評估　　　　　　　　　　　　　　　第四節(jié) 辦公用品管理　　　　　　　　　　 　一、辦公用品與設備的采購程序（一）相關知識獲得設備使用權的方式（1）購買（2）租用政府采購概述（二） 工作程序提出購買申請審批，落實經(jīng)費招標，選擇供應商簽訂貨合同貨物入庫支付貨款（三）注意事項在自己職權范圍內(nèi)，依程序進行購置按采購程序與供應方確定購貨內(nèi)容，總費用，交貨和售后服務等，形成整套購買文件仔細檢查如發(fā)現(xiàn)不對，馬上聯(lián)系做好相關的文件與單據(jù)保管二、采購預算方案的制定（一）相關知識采購預算方案的制定原則：真實性重點性目標性經(jīng)濟合理性（二）工作程序確定預算的核算基數(shù)進行市場調(diào)研確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格編寫預算方案（三）注意事項編制預算方案一定要進行調(diào)查研究，一定要實事求是，不虛報價格不要一味的追求購買高檔的辦公用品或設備要購置的辦公用品或設備必須與當前或預期所必需的事先要安排好要購置的設備所放置的位置慎重選擇供應商，對其各方面做全面的比較要征求各方面的意見，方案要切實可行（四）相關鏈接預算的方法：傳統(tǒng)的預算方法：承襲上年度的經(jīng)費，再加上一定比例的變動。零基預算方法：以零為基數(shù)編制的預算。從零開始，以零為起點。三、調(diào)配辦公資源（一）相關知識辦公資源包括各類辦公設備，辦公家具，車輛，會議室，日常用品，圖書等辦公資源管理就是實行辦公資料統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資資，提高辦公資源的使用效率。辦公資源檔案和運行記錄是進行辦公資源管理的核心（二）工作程序了解本單位所有辦公資源的基本情況對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理對辦公資源建檔，記錄應用情況（1）設備的購買信息（2）設備的保修信息（3）設備的維護合同（4）設備的操作指南（5）設備的基本信息（6）所有設備的情況列表（7）設備的日志記錄和故障登記定期進行數(shù)據(jù)分析（1）是否因管理不明而導致不必要的流失（2）使用率如何？是否達到最大收益（3）運行維護狀態(tài)如何？是否有足夠的備件（4）是否需要保養(yǎng)維護，下一次維護應是什么時候（5）資源的購置計劃如何？是否超出預算（三）注意事項必須對單位所有的辦公資源進行建檔，明確每一項資源所在的位置，在需要的時候能夠迅速找到它們要注意及時更新記錄，辦公資源的變動情況要記錄在案要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應退回領用的辦公用品辦公用品的領用，更換要依照相關規(guī)定執(zhí)行公司的員工流動影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應隨時掌握員工的信息　　　　　　　　　　　　　　　　第五節(jié) 信息管理　　　　　　　　　　　　　一、信息的開發(fā)（一）相關知識信息開發(fā)的特性信息開發(fā)是對信息進行全面挖掘，綜合分析，概括提煉，以獲得高層次信息的過程住處開發(fā)具有多次性、共享性、可存儲性等特點信息開發(fā)的類型一次信息開發(fā)：將無序信息轉(zhuǎn)化為有序信息，如剪報、外文文獻編譯等二次信息開發(fā)：對一次信息開發(fā)進行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進行概括了解三次信息開發(fā)：是在一次、二次信息基礎之上，通過分析概括而形成更深層次的信息05年5月下列屬于一次信息的是( )。(A)簡介 (B)剪報 (C)目錄 (D)文摘信息開發(fā)的主要形式（1）剪報（2）索引（3）目錄編制（4）文獻（5）信息資料冊（6）簡訊（7）調(diào)查報告信息編寫的類型（1）動態(tài)型信息（2）建議型信息（3）經(jīng)驗型信息（4）問題型信息（5）預測型信息信息開發(fā)的要求：注重調(diào)查研究，通過各種渠道全面、及時獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡開發(fā)系統(tǒng)，運用信息開發(fā)技巧，加強對信息的加工，綜合分析，提煉和根據(jù)，開發(fā)出特色，利用價值大，可信度高的信息。（二）工作程序確定主題選題的來源通常有三種：一是下達的任務，二是利用者提出的要求，三是根據(jù)工作需要自主選擇主題。分析信息材料選擇信息開發(fā)的方法（1）匯集法（2）歸納法（3）縱深法（4）連橫法（5）濃縮法（6）轉(zhuǎn)換法（7）圖表法選擇開發(fā)信息的形式形成信息產(chǎn)品二、信息的利用（一）相關知識信息利用的特點信息利用服務是通過有效的方式將信息提供給利用者，實現(xiàn)信息的價值。具有周期性，經(jīng)常征性，廣泛性和實效性的特點。信息利用的要求（1）遵守信息法則（2）維護信息安全（3）最大限度滿足信息需求（4）注意對日常信息的積累（二）工作程序熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求確定信息利用服務的途徑（1）信息檢索服務（2）信息加工服務（3）定題查詢服務（4）信息咨詢服務（5）網(wǎng)絡信息服務獲取信息提供信息（三）注意事項跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況三、信息的反饋（一）相關知識信息反饋的目的信息反饋的特點（1）針對性（2）及時性（3）連續(xù)性信息反饋的形式（1）正反饋與負反饋（2）縱向反饋和橫向反饋（3）前反饋和后反饋信息反饋的要求（1）準確真實（2）盡量縮短信息反饋時間（3）要廣泛全面，多信源，多通道反饋（二）工作程序明確目標選擇信息反饋的方法獲取反饋信息加工分析反饋信息傳遞反饋信息利用反饋信息（三）注意事項及時了解各方面的反映報喜也要報憂　第三章 文書擬寫與處理　　　　　　　　　 本章知識體系提要：第一節(jié)：文書的擬寫第二節(jié)：收發(fā)文的處理第三節(jié)：文檔管理公務文書的寫作通告一、 基本概念的了解（一） 含義是公布社會有關方面應該遵守或者應該周知的事項的公文。（二） 類型制約性通知——主要由各級權力機關、行政機關以及司法機關以通告的形式發(fā)布具有約束力的法規(guī)性文件。如《**市人民政府關于辦理建筑納稅的通告》告知性通知——以通告的形式將某項需在一定范圍內(nèi)周知的事項告訴有關群眾或組織。如《**市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照年檢的通告》（三） 與公告的區(qū)別 比較項目公告通告相異發(fā)文機關國家權力機關、行政系統(tǒng)的領導機關，級別較高各級行政機關、有關部門，不受級別的限制內(nèi)容的重要性重要事項或法定事項應當遵守或周知的事項告知范圍向國內(nèi)外公布在一定范圍內(nèi)針對某一方面的問題寫作要求一般采用篇段合一語氣平和，采用條文式相同行政機關特有的文種；都可以通過新聞媒介或廣為張貼的方法加以公布二、 示例分析與寫作提示例文一結構：標題＋正文＋落款＋成文日期　　　　　　　　　　北京市公安局公安交通管理局①關于對108國道部分路段采取交通管理措施的通告二○○四年第16號?、跒榱吮Ｕ?08國道的交通安全暢通，根據(jù)《中華人民共和國交通安全法》的有關規(guī)定，決定從2004年9月29日起，對108國道部分路段采取以下交通管理措施：一、108國道進京方向晝夜禁止20噸（含）以上貨運機動車通行；二、108國道出京方向晝夜禁止5噸（含）以上貨運機動車通行。特此通知。③北京市公安局公安交通管理局二○○四年九月二十三日分析：“①”表示　標題： 發(fā)文機關＋事由＋文種對外界發(fā)布或公文系統(tǒng)下發(fā)的通告，一般采用此形式 發(fā)文機關＋文種 事由＋文種 文種“②”表示 正文發(fā)文緣由——意義、根據(jù)、背景通告事項——尾語——常用四種形式“③”表示　落款——用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱發(fā)布日期——用漢字書寫，要年月日寫全。通報一、 相關基礎知識（一） 概念通報——是表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況的公文。（二） 性質(zhì) 通報屬于獎勵與告誡性公文這不同于通知 屬于傳達和知曉性公文通知——告知，但是傳達“要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項”，通報則是傳達“重要精神或者情況” 發(fā)布范圍，往往是在一個機關或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用。這也不同于公告、通知（三）類型表彰通報——表彰先進集體和個人批評通報——用以批評錯誤、以示警戒的通報傳達通報——用以傳達重要精神或情況二、 示例分析與寫作提要例文一 　　　　　?、倬┏枪娟P于表彰2001年度業(yè)績突出部門的通報②各分公司、中心、部：③2001年是進入新世紀、實施“十五”計劃的起始之年。我公司各部門深入學習貫徹黨的十五大及十五屆五中、六中全會精神，團結奮斗，爭創(chuàng)一流，順利實現(xiàn)了“十五”計劃的良好開局，為公司的進一步發(fā)展點定了基礎?！?002年是公司發(fā)展史上具有重大意義的一年，各部門要與時俱進，扎實工作，以優(yōu)異成績完成2002年的工作計劃。附件：培訓中心先進事跡企劃部先進事跡銷售部先進事跡第四分公司先進事跡 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　京城公司二○○二年一月十日分析：“①”表示　標題：發(fā)文機關＋事由＋文種例文一事由＋文種如例文二“②”表示主送機關應寫主送機關，且應為下級機關。可以是一個，也可是多個?！阿邸北硎尽≌陌l(fā)文緣由＋通報事項＋分析＋（決定）＋號召要求病文分析　　　　　　　　　　　　　　?、俦碚猛▓笫谢S，采取有力措施，切實貫徹《安全生產(chǎn)條例》，建立安全生產(chǎn)崗位責任制，實現(xiàn)全年生產(chǎn)無事故②。③成為市第一個安全生產(chǎn)年企業(yè)，為此，④政府決定對化工廠通報表彰。⑤市政府⑥1999年1月17日分析：“①”表示　標題不規(guī)范：應由事由＋文種構成“②”表示 標點不對，改為逗號?！阿邸北硎?未標明年是安全生產(chǎn)年。影響了本文的嚴肅性河真實性“④”表示 表彰事項不具體，具體獎也未寫明“⑤”表示 發(fā)文機關應寫全稱并表明印章“⑥”表示 應用漢字缺主題詞正文內(nèi)容殘缺。應補上號召和要求改寫稿為：　　　　　　關于對市化工廠實現(xiàn)安全生產(chǎn)年的表彰通報市化工廠采取有力措施，切實貫徹《安全生產(chǎn)條例》，建立安全生產(chǎn)崗位責任制，1998年實現(xiàn)全年生產(chǎn)無事故，成為我市第一個安全生產(chǎn)年優(yōu)秀企業(yè)。為此，市政府決定對化工廠給予通報表揚，并獎給錦旗一面，獎金元。市政府號召全市各企業(yè)以化工廠為榜樣，層層建立健全安全生產(chǎn)崗位責任制，扎扎實實抓好安全生產(chǎn)，爭取安全生產(chǎn)年企業(yè)，把我市安全生產(chǎn)腿上一個新臺階。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　市人民政府一九九九年一月十七日主題詞：表彰通報通報練習題：下列事項是否可以用通報行文縣工會擬表彰奮不顧身搶救落水兒童的青年工人廠擬向市工業(yè)局匯報該廠遭受火災的情況市安全辦公室擬向各有關單位知照全