【正文】 第一章　會議管理　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　第一節(jié) 會前籌備學習目標：了解各種會議籌備方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬定要求和基本程序，了解會務(wù)籌備情況檢查的方式和程序，具備與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的基本能力。學習內(nèi)容：擬定各種會議的籌備方案、檢查會務(wù)的籌備情況、審核會議文件、與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜和擬定會議的應(yīng)急方案。一、 會議籌備方案的擬訂(一) 、會議籌備方案的內(nèi)容 確定會議的主題與議題 確定會議的名稱 確定會議的議程 確定會議的時間和地點 確定會議所需設(shè)備和工具能滿足會議的需要 確定會議文件的范圍并做好文件的印制或復(fù)印工作 確定會議與會代表的組成 確定會議經(jīng)費預(yù)算 確定會議住宿和餐飲安排 確定會議的籌備機構(gòu)(二) 、會議籌備方案的作用 確保會議的周密組織 確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位 確保領(lǐng)導的意圖得以貫徹執(zhí)行(三) 、電話會議及視頻會議的知識 電話會議1) 電話會議交流信息的特點A. 方便靈活，準備時間短，回復(fù)迅速，電子通信會議中花費最少的B. 缺少身體語言，難以進行互動交流，缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)2) 電話會議信息工作的要求A. 準確發(fā)出開會信息B. 認真分發(fā)會議書面信息材料C. 合理安排會場信息傳輸設(shè)備D. 按時接通電話E. 通報出席情況F. 做好會議記錄 視頻會議1) 視頻會議的特點A. 實現(xiàn)聲音和圖像同時傳送B. 打破空間的限制C. 節(jié)省時間、費用D. 交流效果較好E. 局限：初始準備時間較長、初始投入成本較高，互動效果差，交流不夠廣泛2) 視頻會議信息工作的要求A. 發(fā)出開會信息B. 分發(fā)文件信息資料C. 布置會場D. 設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備E. 做好會議信息準備F. 采用先集中后分散的形式G. 匯總情況信息(四) 、遠程會議籌備方案的特點 節(jié)省時間和金錢、可以做永久記錄、交流更加直接與簡短 籌備會議方案時與先與電信公司溝通，包括會議的日期、起止時間、參會人數(shù)等 會議資料寄給與會人員，以便使他們有時間準備會議討論 專人負責遠程會議設(shè)備(五) 、會務(wù)機構(gòu)分工的要求 根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍 會務(wù)機構(gòu)要分工明確、責任到人 加強協(xié)調(diào)、定期溝通(六) 、工作程序 組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導審核方案二、 檢查會務(wù)的籌備情況(一) 、會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容 會議準備是否充分 會議期間能否排除各種干擾 環(huán)境條件與用品準備 文件材料的準備情況 會場布置情況的檢查 會議保衛(wèi)工作的檢查1) 確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠2) 確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效3) 確保會場的防竊聽裝置靈敏高效4) 確保會場的防盜設(shè)施處于運行狀態(tài)5) 檢查進出會場人員的身份，盡量不須與會議無關(guān)人士進入會場 檢查的其他內(nèi)容1) 頒獎大會——獎品、頒獎順序2) 選舉會議——票箱、投票、計票3) 現(xiàn)場會——參觀現(xiàn)場、參觀順序、線路4) 攝影座次(二) 、會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式 書面形式 口頭形式 協(xié)調(diào)會形式(三) 、會務(wù)籌備情況檢查的方法 聽取會議籌備人員的匯報 會前現(xiàn)場檢查1) 確保所有事項都條理清晰2) 注意氣味3) 設(shè)立入場登記臺4) 佩戴徽章、名牌5) 準備接待休息室6) 安排接待、服務(wù)人員(四) 、工作程序 開會檢查的程序1) 自我檢查，將檢查結(jié)果上報領(lǐng)導小組2) 領(lǐng)導小組經(jīng)過協(xié)調(diào)確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知3) 召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報，現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)的問題4) 匯報會后以電話、現(xiàn)場指導等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實 現(xiàn)場檢查的程序1) 制定現(xiàn)場檢查路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門2) 將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總3) 按既定的檢查路線和項目注意現(xiàn)場核對，對達到和未達到預(yù)期要求的準備項目要有明確記錄4) 對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會議等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正(五) 、注意事項 會務(wù)籌備情況檢查的匯報材料1) 匯報材料實現(xiàn)要認真核實，根據(jù)會議籌備方案的預(yù)先設(shè)計進行比較和檢查2) 突出問題，提出對策，注重實效3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng) 對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正1) 先對問題的性質(zhì)和范圍進行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程度2) 找出問題產(chǎn)生的原因，尋找解決問題的方法3) 在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準備4) 責任到人，抓緊落實，并及時將糾偏的結(jié)果進行通報三、 審核會議文件(一) 、會議文件的類型 有關(guān)會議立項方面的文件 有關(guān)會議籌備工作的文件 有關(guān)會議內(nèi)容的文件 有關(guān)會議宣傳報道的文件 有關(guān)會議管理與服務(wù)方面的文件 不同載體的信息材料 各種形式的文件材料1) 指導文書2) 主題文書3) 程序文書4) 參考文書5) 管理文書6) 成果文書7) 宣傳、傳達文書(二) 、會議文件審核的內(nèi)容 準確性和完整性 具體內(nèi)容1) 審核會議文件與會議主題的關(guān)系2) 審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容3) 審核會議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否與實際相符4) 提交會議討論的文件設(shè)計有關(guān)單位和部門事先是否進行了會商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。5) 審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確 會議文件審核的方法1) 對校法——定稿改動較多的文件2) 折校法——整潔、改動不多的文件3) 讀校法——定稿內(nèi)容淺顯，生僻字較少的定稿(三) 、工作程序 秘書自審 主管秘書進行初審 多部門會審 主管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導終審四、 與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜(一) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的意義 使會議籌備工作更加提高效率 與領(lǐng)導及時溝通，為會議準時、成功舉辦打下基礎(chǔ) 可以使領(lǐng)導做好會議的相關(guān)準備，有利于會議目標的實現(xiàn)，提高會議效率 使小組成員更好了解自己的工作意義，發(fā)揮更大作用，達到理想的整體表現(xiàn)(二) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的原則 時間性原則 及時性原則 全面性原則(三) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的方法 定期向領(lǐng)導提交書面報告 會議負責人定期向領(lǐng)導口頭匯報會議情況 領(lǐng)導親自參加有關(guān)會議 其他途徑(四) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的時機 會議籌備階段 會中階段 會后階段(五) 、工作程序 明確會議目標 明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑 確定溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員 檢查溝通過程中所需要的各類文件、音響等資料 向領(lǐng)導匯報會議的籌備情況及進展，同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題 聽取領(lǐng)導指示，或與領(lǐng)導進行雙向討論，并完成會議記錄 將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(六) 、注意事項 對領(lǐng)導的指示和雙方討論的結(jié)果要盡快進行部署和落實 堅持與會議的主管領(lǐng)導保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領(lǐng)導反饋 會前、會中、會后不同時期的溝通中要突出各自的重點五、 擬定會議的應(yīng)急方案(一) 、會議應(yīng)急方案的內(nèi)容 會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題1) 人員問題2) 場地問題3) 設(shè)備問題4) 資料問題5) 健康與安全問題6) 行為問題 出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員(二) 、會議應(yīng)急方案的作用 使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆 有效緩解危機，提高會議管理的效率 使會議工作人員統(tǒng)一步調(diào)，問題出現(xiàn)時能夠有回旋余地(三) 、處理會議突發(fā)事件的方法 處理人員問題——不同的備用人選 處理場地問題——替換場所 處理設(shè)備問題——備用文具和設(shè)備供應(yīng)商，備有維修工程師的聯(lián)系方式 處理資料問題——備份，隨時打印 處理健康與安全問題——組成專門的安全小組 處理行為問題——加強審核與溝通，提前做好準備(四) 、工作程序 預(yù)測不可預(yù)知的情況 提前準備應(yīng)對各種問題的備選方案，考慮好備選的人員，準備好備選的場地、備用的設(shè)備和資料等，并在會議籌備階段不斷對各種突發(fā)情況進行復(fù)查和調(diào)整 會議正式召開前組織專題性的籌備檢查會 應(yīng)急方案的制定過程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風暴會(五) 、注意事項 住宿安排要妥善 餐飲服務(wù)要周到 醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患 交通保障應(yīng)落實到位 會議通訊服務(wù)力求標準、穩(wěn)定、可靠、迅速 娛樂生活上需豐富多彩 會議值班要制度健全，人員要堅守崗位 　　　　　　　　　　　　　　　　　　第二節(jié) 會中服務(wù)　　　　　　　　　　　學習目標：了解推進會議進程的原則和方法，會議經(jīng)費構(gòu)成及合理監(jiān)督、會中突發(fā)事件的類型和處理方式等，具備合理安排會中服務(wù)工作的基本能力。學習內(nèi)容：提示會議按計劃進行；監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；處理會中突發(fā)事件一、 提示會議按計劃進行(一) 、推進會議進程應(yīng)遵循的原則 認真傾聽，最少限度地打斷談話。 樹立自信心，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響 消除交流障礙 強調(diào)問題 使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極的批評和建議(二) 、工作程序 了解議題和議程 準時宣布開會 有效引導議題二、 監(jiān)督會議經(jīng)費的使用(一) 、會議經(jīng)費的類型 與會人員交費1) 會員及非會員交費2) 陪同人員交費與會人員交費=預(yù)期的與會人員人數(shù)*交費額+預(yù)期陪同人數(shù)*交費額交費折扣額 參展商交費 聯(lián)合主辦者交費 廣告、贊助和捐助 公司分配 其他收入項目1) 錄音、錄像帶和出版物2) 旅行、餐飲(二) 、會議經(jīng)費使用的主要方面 文件資料費 郵電通訊費 會議設(shè)備和用品費 會議場所租用費 會議辦公費 會議宣傳交際費 會議住宿補貼費 會議伙食補貼 會議交通費 其他開支(三) 、會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法 報告和會議 授權(quán)與自我控制 質(zhì)量 損益平衡表 比率分析 審核時要逐項細審(四) 、工作程序 申請經(jīng)費 主管領(lǐng)導審批 財務(wù)部審批 財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票 經(jīng)費支出 審核會議經(jīng)費支出三、 處理會中突發(fā)事件(一) 、會中突發(fā)事件的類型 人員問題 健康與安全問題 行為問題(二) 、處理會中突發(fā)事件的方法 處理人員問題——替代者，修改議程 處理健康與安全問題——專門的安全小組 處理行為問題——加強審核與溝通，提前做好準備(三) 、工作程序 向領(lǐng)導報告 啟動會議應(yīng)急方案 實施應(yīng)急方案 必要事項公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援 善后工作(四) 、注意事項 處理會議突發(fā)事件的責任分工1) 有綜合管理、統(tǒng)籌安排的意識2) 增強責任意識，做到有備無患，事先做好應(yīng)對突發(fā)事件的備用方案3) 加強崗位責任制建立嚴格值班制度 突發(fā)事件與規(guī)章制度1) 應(yīng)急方案的定期檢查制度2) 突發(fā)事件的第一時間報告制度3) 各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護制度4) 值班工作責任到人制度　　　　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 會后落實 　　　　　　　　　　　 學習目標：了解及時總結(jié)會議籌備、組織及服務(wù)工作；評估會議工作效率和質(zhì)量等項工作；掌握會議總結(jié)的方式、內(nèi)容，建立會議評估體系的意義和方法等項基本要求，實現(xiàn)有效的會晤管理學習內(nèi)容：會后會議總結(jié)及評估一、 會議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求(一) 、會議總結(jié)的目的 檢查會議目標的實現(xiàn)情況 檢查各個小組的分工執(zhí)行情況 將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，找出不足，明確未來工作的借鑒之處，改進會議的組織服務(wù)工作 獎懲相關(guān)人員，妥善解決會議的遺留問題(二) 、會議總結(jié)的方法與要求 會議總結(jié)的方法1) 座談會2) 表彰會3) 書面總結(jié) 會議總結(jié)的要求1) 根據(jù)崗位責任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查2) 切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題，認真總結(jié)經(jīng)驗教訓3) 有理有據(jù)，實事求是，突出重點，有所側(cè)重4) 總結(jié)一分為二，以激勵為主5) 總結(jié)出簡單易行的辦會程序和制度，使會議工作科學化、程序化和制度化(三) 、工作程序 對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿 向領(lǐng)導報告會議結(jié)論 總結(jié)定稿 印發(fā) 歸檔 組織全體工作人員進行總結(jié)二、 會議評估工作的內(nèi)容和要求(一) 、會議評估工作的內(nèi)容 有效會議的要素 清晰的目標 適當?shù)臅r間 合適的地點 恰當?shù)男问?緊湊的議程 準確的信息傳遞 周密的前期準備 精心挑選的參會人員 參會人員得當?shù)谋憩F(xiàn) 領(lǐng)導人員良好的控制能力1 合理的內(nèi)容安排 影響會議效率的主要因素1) 會議的必要性2) 會議前期準備工作的質(zhì)量3) 會議責任分工4) 其他原因A. 會議多、長、大