【正文】 . 采購(gòu)部填寫(xiě)合同審定表，報(bào)使用部門(mén)、法律顧問(wèn)、領(lǐng)導(dǎo)班子審核簽名。4. 雙方簽定合同，一式四份。5. 在簽定合同的過(guò)程中，應(yīng)保證合同條款的真實(shí)性、完整性、合法性、并要求供貨單位提供如下資料：包括供貨單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證及加蓋公司公章的報(bào)價(jià)表等相關(guān)資料一份，只有在上述資料全部提供到位時(shí)，該商品合同書(shū)方可報(bào)批生效；6. 財(cái)務(wù)部、人事行政部正本存檔，采購(gòu)部及使用部門(mén)存復(fù)印件。附件：各類(lèi)合同牽涉部門(mén)：各部門(mén)部門(mén)管理制度索引Rules amp。 Regulations Index編號(hào)Task No.任務(wù)Task頁(yè)碼PagePUR RR－001部門(mén)內(nèi)部管理制度PUR RR－002工作任務(wù)管理制度PUR RR－003合同管理制度采購(gòu)部管理制度PURCHASING DEPT Rules amp。 Regulations制度：部門(mén)內(nèi)部管理制度 編號(hào)：PP RR－001規(guī)范部門(mén)的內(nèi)部管理，提高工作效率。流程與制度：1. 考勤管理：嚴(yán)格執(zhí)行酒店的考勤管理制度，上下班須打卡及部門(mén)簽到及簽走，中途離開(kāi)超過(guò)半小時(shí)，須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，請(qǐng)假及休假須按有關(guān)規(guī)定流程執(zhí)行。每月制作部門(mén)的排班表及考勤表。2. 儀容儀表管理：嚴(yán)格執(zhí)行酒店的儀容儀表管理制度，部門(mén)上班前須檢查，并要求隨時(shí)隨地注意個(gè)人的儀容儀表。3. 衛(wèi)生狀況管理：嚴(yán)格執(zhí)行酒店的衛(wèi)生管理制度，部門(mén)文員隨時(shí)隨地注意辦公室的衛(wèi)生狀況，并按照標(biāo)準(zhǔn)擺設(shè)的要求，保持辦公室的整齊，潔凈。4. 客戶(hù)及內(nèi)部投訴管理：高度重視客戶(hù)及內(nèi)部的投訴，嚴(yán)格按照采購(gòu)部規(guī)定的客戶(hù)及內(nèi)部投訴流程去處理。5. 設(shè)備保養(yǎng)：每月檢查部門(mén)的辦公設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，隨時(shí)報(bào)修，并跟進(jìn)維修的情況，保障正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。6. 節(jié)能管理：為了酒店節(jié)約用電，節(jié)省酒店成本，提升酒店的競(jìng)爭(zhēng)力，辦公室做到人走燈滅，關(guān)閉空調(diào)，如離開(kāi)超過(guò)半小時(shí)，還須關(guān)閉電腦。7. 會(huì)議管理：依時(shí)參加酒店的各類(lèi)工作會(huì)議及部門(mén)主辦的例會(huì)，高效溝通，協(xié)調(diào)。高效解決公作中存在的問(wèn)題。8. 檔案管理：部門(mén)文員專(zhuān)人專(zhuān)管，嚴(yán)格按照酒店總經(jīng)辦的檔案管理制度執(zhí)行，所有往來(lái)文件均須有記錄，按照文件性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)歸檔，每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積。9. 資產(chǎn)管理：嚴(yán)格執(zhí)行酒店的資產(chǎn)管理制度執(zhí)行，由部門(mén)文員負(fù)責(zé)，每月協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保障企業(yè)的財(cái)產(chǎn)。10. 獎(jiǎng)罰管理：為了促進(jìn)相互了解和加強(qiáng)員工的自律，建立員工行為標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格執(zhí)行酒店的員工獎(jiǎng)罰管理制度，對(duì)于優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于犯過(guò)失的員工給予處罰。11. 信息管理：由部門(mén)文員負(fù)責(zé)每天通過(guò)網(wǎng)站等途徑，收集與采購(gòu)部有關(guān)的各類(lèi)信息，存檔。為部門(mén)的工作開(kāi)展提供有效的參考。：所有上報(bào)的文件均有最遲的審批時(shí)間，由直接負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)及落實(shí)，以免影響經(jīng)營(yíng)部門(mén)的正常經(jīng)營(yíng)。13. 保密管理：嚴(yán)格執(zhí)行酒店的保密管理制度，在采購(gòu)行為的過(guò)程中，維護(hù)酒店的利益，嚴(yán)禁把內(nèi)部的情況透露給供應(yīng)商。14. 職業(yè)操守：樹(shù)立良好的職業(yè)操守精神，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平，與企業(yè)共同發(fā)展。15. 行為管理：嚴(yán)格執(zhí)行酒店的員工手冊(cè)管理制度，為酒店的規(guī)范化管理建設(shè)及酒店品牌的建立出一分力。16. 鑰匙管理：辦公室大門(mén)鑰匙由部門(mén)經(jīng)理管理，各辦公桌均設(shè)有備用鑰匙由專(zhuān)人專(zhuān)管。17. 管理原則：以人為本，真誠(chéng)相待，嚴(yán)格要求，善待員工。每一個(gè)人只有一位直屬上司：我們每一位員工所承擔(dān)的崗位責(zé)任均只對(duì)其直屬上司負(fù)完全責(zé)任。一般的來(lái)說(shuō)，管理者只能越級(jí)檢查，但是不能越級(jí)指揮，反之，其員工有權(quán)拒絕執(zhí)行其指令。18. 大事記管理制度：為及時(shí)地記錄本部的發(fā)展歷程和其中的重大事件，保留本部的珍貴歷史。大事記為本部機(jī)密文件，其編寫(xiě)與管理應(yīng)按酒店保密制度有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。牽涉部門(mén)：采購(gòu)部 采購(gòu)部管理制度PURCHASING DEPT Rules amp。 Regulations制度：工作任務(wù)管理制度 編號(hào)：PP RR－002根據(jù)采購(gòu)部員工每天承接的工作任務(wù)管理，細(xì)化或量化的質(zhì)量管理流程與制度：1. 采購(gòu)部每天承接的采購(gòu)任務(wù)（各部門(mén)統(tǒng)一報(bào)至采購(gòu)員處）。2. 在12小時(shí)內(nèi)確認(rèn)是否可以按時(shí)，按質(zhì)，按量去完成。3. 部門(mén)經(jīng)理每天上午安排工作，下班前檢查是否完成（文員協(xié)助跟進(jìn)）。4. 及時(shí)與使用部門(mén)溝通具體的情況。5. 完成采購(gòu)任務(wù)。6. 文件及時(shí)存檔。牽涉部門(mén)：各部門(mén)采購(gòu)部管理制度PURCHASING DEPT Rules amp。 Regulations制度：合同管理制度 編號(hào)：PP RR－003執(zhí)行合同的過(guò)程管理，嚴(yán)格按酒店制度及合同條款執(zhí)行。流程與制度：1． 合同的特征：（1）合同的法律行為；（2）合同的合法行為；（3）合同的平等地位。2．合同的種類(lèi)：根據(jù)酒店業(yè)務(wù)范圍和性質(zhì)，合同的種類(lèi)有如下分類(lèi)：（1）按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)來(lái)分：① 購(gòu)銷(xiāo)合同；②供應(yīng)合同；③承包合同；④基建合同；⑤信貸合同；⑥租賃合同（2）按業(yè)務(wù)特點(diǎn)來(lái)分：① 雙務(wù)合同（購(gòu)買(mǎi)、租賃等等）；②單務(wù)合同（贈(zèng)與）；③有償合同；④無(wú)償合同；⑤承諾合同和實(shí)踐合同以及保管合同（通常這三種合同是同時(shí)具備的）。3． 合同的內(nèi)容：（1）標(biāo)定：雙方或多方意向的對(duì)象和實(shí)物、行為、智力創(chuàng)作；同時(shí)要注意把貨物的品種、花樣、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和提供服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，做法等寫(xiě)在合同上；購(gòu)買(mǎi)關(guān)系的合同，還必須強(qiáng)調(diào)留樣，以作留樣品核對(duì)不貨作為驗(yàn)收依據(jù)。（2）價(jià)金：即分期履行的合同，事先沒(méi)有預(yù)付價(jià)金，貨物也沒(méi)有交出，在履行合同前，價(jià)格調(diào)整了，就應(yīng)該按履行時(shí)的市場(chǎng)價(jià)格計(jì)算。在履行合同后，出現(xiàn)的延期交貨，如市場(chǎng)價(jià)格上升，則應(yīng)按原合同訂價(jià)結(jié)算，如市場(chǎng)價(jià)格下降，則應(yīng)按市場(chǎng)現(xiàn)價(jià)結(jié)算；（3）數(shù)量：數(shù)量應(yīng)在合同中注明；（4）期限：在合同上應(yīng)寫(xiě)明和空出準(zhǔn)確的期限；（5）經(jīng)濟(jì)責(zé)任：應(yīng)注明雙方承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，對(duì)違約的處理有①違約金若干；②罰金若干；③賠償損失。4． 簽訂合同的前提：（1）簽約雙方的代表必須是法定代表人或授權(quán)委托人；（2）內(nèi)容合法：簽訂合同的內(nèi)容，絕對(duì)不容許利用合同的簽訂搞違法內(nèi)容的條款；（3）充分協(xié)商、平等互利：簽訂合同必須經(jīng)過(guò)雙方或多方的充分協(xié)商，要做到平等互利；（4）堅(jiān)守合同，等價(jià)有償：簽訂合同，必須堅(jiān)決守約，以保證對(duì)外資信，相互必須等價(jià)。5． 訂合同的程序：（1）訂約的提議：要辦理某事項(xiàng)，需要以合同作約束，雙方或提議方均可、提出初議，訂約提議應(yīng)包括以下特點(diǎn)：①表示決心；②充分磋商，并寫(xiě)出協(xié)議書(shū)；③不得以同樣內(nèi)容和時(shí)間與第三者洽談；（2）接受提議：接受方對(duì)提議方的各點(diǎn)表示可以商談，就必須具備如下內(nèi)容：①完全接受；②不附帶任何條件；③具有法律效力。6． 要注意招待合同過(guò)程中的存在問(wèn)題：（1）根據(jù)法律，屬主觀原因不履行合同者，要負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任；（2）屬客觀原因不履行合同者，則不經(jīng)濟(jì)責(zé)任；（3）主觀原因：①?gòu)男袨榭矗行袆?dòng)；②從動(dòng)機(jī)看，要有過(guò)錯(cuò)，其過(guò)錯(cuò)還要?jiǎng)澐譃橐皇枪室?，二是過(guò)失；③從效果看，要有損害的事實(shí)；（4）客觀原因：①不可抗拒的自然災(zāi)害；②因戰(zhàn)爭(zhēng)原因或搶險(xiǎn)救災(zāi)造成；③國(guó)民經(jīng)濟(jì)調(diào)整；④當(dāng)事人未在合同上訂明的內(nèi)容而導(dǎo)致的原因。7．各部門(mén)對(duì)外簽訂各種合同，必須經(jīng)過(guò)草簽階級(jí)，并經(jīng)與有關(guān)部門(mén)和財(cái)務(wù)部共同研究，報(bào)呈總經(jīng)理審批后，才予以正式簽訂。8． 合同的正副本份數(shù)，視所訂簽約事項(xiàng)確定，原則上正本兩份或多份，副本若干份。正本為簽約各方持有，送財(cái)務(wù)部一份，重要合同送公證監(jiān)督機(jī)關(guān)或銀行一份；9． 重要合同的監(jiān)證：重要的合同必須由公證處監(jiān)證，以取得法律保障；10． 合同簽約后要注意跟辦：（1）要經(jīng)常檢查合同執(zhí)行情況和執(zhí)行中的存在問(wèn)題。（2）要研究可行性問(wèn)題和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。（3）要注意不可抗拒的因素和隨時(shí)找出法律根據(jù)。（4）對(duì)于索賠事項(xiàng)，及時(shí)依法追索經(jīng)濟(jì)賠償，并采取措施。（5）協(xié)商條款時(shí)，訂明擔(dān)保條件和解決糾紛的方式。（6）解決糾紛的仲裁機(jī)構(gòu)，應(yīng)在合同中明確訂出。11． 必須指定專(zhuān)人保管合同，由于各種合同均存在經(jīng)濟(jì)上的競(jìng)爭(zhēng)，應(yīng)作密件保管。牽涉部門(mén)：各部門(mén)采購(gòu)部表格索引 Forms Index編號(hào)Task No.任務(wù)Task頁(yè)碼PagePUR FM－001采購(gòu)申請(qǐng)單PUR FM－002采購(gòu)訂單