【正文】 采 購 部 運(yùn) 作 手 冊Pruchasing DepartmentOperation Mannual匯編: Prepared by:二O一二年十二月十六日目 錄INDEX目錄…………………………………………………………采購部門職能說明書………………………………………采購部架構(gòu)圖及編制說明…………………………………采購部崗位職責(zé)說明書索引………………………………采購部崗位職責(zé)說明書……………………………………采購部部門各運(yùn)作流程索引………………………………采購部部門各運(yùn)作流程……………………………………采購部部門管理制度索引…………………………………采購部部門管理制度 ……………………………………采購部門運(yùn)作表格索引……………………………………采購部門運(yùn)作表格…………………………………………采購部部門職能說明書PERSONNEL amp。 ADMINISTRATION DEPERTMENT JOB DESCRIPTION一、行政關(guān)系采購部是酒店經(jīng)營活動所需物資的采購供應(yīng)部門，是酒店主要后勤保障部門之一。部門工作向總經(jīng)理負(fù)責(zé)，部分工作同時(shí)向酒管集團(tuán)公司負(fù)責(zé)。二、中心任務(wù)依照酒店招投標(biāo)采購流程及酒店采購流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、按質(zhì)、按量、按時(shí)、適價(jià)地組織和實(shí)施酒店經(jīng)營所需物資的采購工作，以確保和滿足酒店經(jīng)營活動所需物資的供應(yīng)與需求。三、工作職責(zé)1. 了解各部門物資需求及各種物資的市場供應(yīng)情況，掌握財(cái)務(wù)部對各種物資采購成本及采購資金控制要求，熟悉各種物資采購計(jì)劃；2. 熟練掌握酒店招投標(biāo)采購流程，嚴(yán)格按照流程規(guī)定組織各項(xiàng)招投標(biāo)工作，確保招標(biāo)工作公平公正并完善各招標(biāo)項(xiàng)目的資料存檔。3. 采購物品應(yīng)做到價(jià)廉物美、擇優(yōu)錄取。進(jìn)行三家比價(jià)，在盡量節(jié)約成本的原則下?lián)駜?yōu)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。4. 急用的物品要優(yōu)先采購，要做到按計(jì)劃采購，認(rèn)真核實(shí)各部的申購計(jì)劃，根據(jù)倉庫存貨情況，定出采購計(jì)劃，對定型、常用物資按庫存規(guī)定及時(shí)辦理，與倉管員經(jīng)常溝通，防止物資積壓，做好物資使用的周期性計(jì)劃工作；5. 采購物品應(yīng)做到價(jià)廉物美、擇優(yōu)錄取。時(shí)鮮、季節(jié)性物資如部門尚未提出申購計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)提供樣板、信息供經(jīng)營部門參考選用；6. 采購物資應(yīng)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的要堅(jiān)決拒收，根據(jù)銷售動向和市場信息積極爭取定購貨源，根據(jù)“暢銷多進(jìn)、滯銷不進(jìn)”原則，保證貨源充足；7. 認(rèn)真貫徹執(zhí)行合同法，嚴(yán)格審核合同款項(xiàng)，訂購業(yè)務(wù)，必須上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，研究后方可實(shí)施；8. 按計(jì)劃完成各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支；9. 調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保酒店物資的正常采購量；10. 要熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對酒店的物資和質(zhì)量要求負(fù)有責(zé)任；11. 在從事采購業(yè)務(wù)活動中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)往來；12. 嚴(yán)格遵守酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，達(dá)至各項(xiàng)預(yù)期的管理目標(biāo)；13. 建立系統(tǒng)的酒店經(jīng)營采購清單、供應(yīng)商名錄表、部門的流程與政策及系統(tǒng)的培訓(xùn)教材。14. 完成領(lǐng)導(dǎo)班子交代的其他工作任務(wù)。四、工作權(quán)限1. 對物資采購的價(jià)格有建議權(quán)。2. 對供應(yīng)商的選定有建議權(quán)。3. 對采購合同有草擬及建議權(quán)。4. 對招標(biāo)工作有行使權(quán)。五、工作關(guān)系1. 直接對總經(jīng)理匯報(bào)工作或接受指示。2. 同酒店各部門為提供服務(wù)的協(xié)作關(guān)系。3. 同集團(tuán)采購部為接收指導(dǎo)監(jiān)控的關(guān)系。七、考評與獎罰由總經(jīng)理對本部門直接進(jìn)行監(jiān)控與獎罰八、部門崗位設(shè)置采購部編制共3人部門經(jīng)理：1人 采購主管：1 人 采購員：1人 詳見架構(gòu)采購部架構(gòu)圖PERSONNEL amp。 ADMINISTRATION DEPARTMENT STRUCTURE 采購部崗位架構(gòu)圖PURCHASING DEPARTMENT ORGANIZATION CHARTGRADE////. Head B B級經(jīng)理1人/領(lǐng)班級2人///采購部經(jīng)理1人采購員2人崗位職責(zé)索引Job Description Index編號Ref No.崗位/職務(wù)Department / Position頁碼PagePUR JD－001采購部經(jīng)理PUR JD－002采購主管PUR JD－003采購員崗位職責(zé)說明JOB DESCRIPTION職位名稱采購部經(jīng)理職位代碼PUR JD001所屬部門采購部薪金標(biāo)準(zhǔn)職等職級由人事部填直屬上級總經(jīng)理輪轉(zhuǎn)崗位晉升方向直屬下級采購主管職位概要:在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，組織、實(shí)施酒店物品招標(biāo)、采購工作，為酒店節(jié)約成本，控制預(yù)算，確保物資物美價(jià)廉，負(fù)責(zé)部門的全面工作，為酒店各部門的經(jīng)營活動提供物資供應(yīng)的后勤保障。 工作內(nèi)容:1．執(zhí)行國家的有關(guān)法律規(guī)定，執(zhí)行酒店及上級公司的采購制度，全面負(fù)責(zé)酒店內(nèi)的采購工作。擬定采購部工作方針與目標(biāo)；采購制度的建立與完善。2．嚴(yán)格執(zhí)行公開招標(biāo)、貨比三家的采購原則，控制采購成本。擇優(yōu)、擇廉、及時(shí)地采購物料，確保工作效率。3．嚴(yán)格按酒店招標(biāo)管理辦法做好大宗物品采購的招標(biāo)工作。4．認(rèn)真核實(shí)各部門申購計(jì)劃，負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的制定和組織實(shí)施。5．熟悉和掌握酒店所需各類物質(zhì)的名稱、單價(jià)和用途。檢查購進(jìn)物質(zhì)的質(zhì)量、規(guī)格、型號、數(shù)量和使用情況，確保酒店的物質(zhì)供應(yīng)正常。6．協(xié)調(diào)采購部內(nèi)外關(guān)系，確保各項(xiàng)采購任務(wù)的順利完成。7．與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)活動。8．掌握市場行情，跟進(jìn)價(jià)格升降，選定價(jià)格合理、質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，并從嚴(yán)監(jiān)控供應(yīng)商。9．督導(dǎo)采購部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核。加強(qiáng)對屬下采購人員的督導(dǎo)及考察，使之在從事采購業(yè)務(wù)活動中遵紀(jì)守法、講信譽(yù)、不索賄、不受賄，強(qiáng)化職業(yè)道德操守，提高專業(yè)知識，培養(yǎng)高效廉潔的采購隊(duì)伍。10．主持采購人員的教育和訓(xùn)練。對下屬的工作業(yè)績進(jìn)行考核，根據(jù)下屬的工作表現(xiàn)對其實(shí)施獎懲。11．撰寫部門月報(bào)和總結(jié)。12．主持或參與采購相關(guān)業(yè)務(wù)的會議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。13．負(fù)責(zé)采購部所屬轄區(qū)的消防、治安、安全、衛(wèi)生等管理工作。14．嚴(yán)格遵守酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度。15．部門的日常管理工作，達(dá)至各項(xiàng)預(yù)期的管理目標(biāo)。16．接受領(lǐng)導(dǎo)布置的專項(xiàng)任務(wù)和臨時(shí)性任務(wù)。職務(wù)權(quán)限：業(yè) 務(wù) 事 項(xiàng)職 務(wù) 權(quán) 限備 注提案權(quán)（□）審核權(quán)（△）審定權(quán)（☉）部門月度工作計(jì)劃及工作總結(jié)☉文件和材料的草擬、把關(guān)、收發(fā)、過濾及處理☉檔案文書管理☉辦公用品管理與發(fā)放、辦公費(fèi)用控制☉文字材料打字、復(fù)印☉部門資金的支配☉部門會議召開及工作落實(shí)情況檢查☉各部門采購計(jì)劃及整個(gè)采購過程、物品質(zhì)量△部門預(yù)算化的管理□制定本部政策與管理制度架構(gòu)☉1采購價(jià)格的管理□1供貨合同的草擬□任職資格:基本要求：◆ 男女不限，年齡30—45歲?！?良好的思想道德品質(zhì)、心理素質(zhì)和健康體能，能承受處理繁瑣事務(wù)的工作壓力?！?自覺遵守《廣東粵港投資控股有限公司董事會十八條禁令》，接受粵海管理理念和廣控企業(yè)文化的熏陶。教育背景:◆ 大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷。職業(yè)資格：◆ 具有良好職業(yè)操守，熟悉粵海文化。經(jīng) 驗(yàn):◆ 3年以上星級酒店該崗位的管理經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)熟練技能技巧:◆ 執(zhí)行國家的有關(guān)法律規(guī)定，執(zhí)行酒店及上級公司的采購制度，全面負(fù)責(zé)酒店內(nèi)的采購工作。擬定采購部工作方針與目標(biāo)；采購制度的建立與完善?！?能較好的協(xié)調(diào)采購部內(nèi)外關(guān)系，確保各項(xiàng)采購任務(wù)的順利完成?！?督導(dǎo)采購部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核。加強(qiáng)對屬下采購人員的督導(dǎo)及考察，使之在從事采購業(yè)務(wù)活動中遵紀(jì)守法、講信譽(yù)、不索賄、不受賄，強(qiáng)化職業(yè)道德操守，提高專業(yè)知識，培養(yǎng)高效廉潔的采購隊(duì)伍?！?熟練使用辦公軟件及相關(guān)的人事管理軟件。