巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度-資料下載頁
2025-05-28 14:41本頁面
【導讀】文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之。使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考?！澳看巍本幪枮樵瓌t。寡及增長情形而斟酌決定。每年年度更換時，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期?！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，
【正文】 外，經辦人填具“調卷單”注明調閱期間及用途，應經調閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調卷。 (2) 保管人員接到經核準之“調卷單”，應即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留 存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于“文件傳遞記錄卡”并經調卷人簽認后一并存檔。 副本 機密文件需影、復印時，應呈經理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機密文件保管備查簿”；副本 (含復印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 文件管理 經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密文件；倘有下列情形之一者，依《人事管理規(guī)則》第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (1) 拆散原案顯有弊端者。 (2) 原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (3) 擅自將文件攜帶外出，轉借或出示于人及其他宣泄機密情事者。 (4) 調卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (5) 擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。 (6) 文件分辦傳遞時，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當日下班 (或完工 )時收回 (繳回 )妥藏者。 7 附則 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計 各收發(fā)人員根據(jù)“收 (發(fā) )文登記單”第一聯(lián)，“業(yè)務接洽便函”第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具“ 文件處理統(tǒng)計表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經理核閱后存經理室備查 (全公司的“文件處理統(tǒng)計表”應呈總經理核閱后存總經理室備查 )，一份自存。 處理日數(shù)計算標準： （ 1） .收文案件：自總收文之日起至復文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。 （ 2） .發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。 文書用紙 (1) 對關系企業(yè)外機構之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (2) 關系企業(yè)內部各部門間的行文以“業(yè)務接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (3) 電報以電報專用紙。 (4) 簽呈以簽呈專用紙。 文件處理之稽查 各公司總經理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理之。 實施與修改 本辦法經營決策委員會通過后實施，修改時亦同。 中國木業(yè)投資控股有限公司 貴州巨方木業(yè)制造有限公司 二 O 一一年四月 二十 日
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