巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度-資料下載頁
2025-05-28 14:41本頁面
【導(dǎo)讀】文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之。使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考?！澳看巍本幪枮樵瓌t。寡及增長情形而斟酌決定。每年年度更換時，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，
【正文】 外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (2) 保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之“調(diào)卷單”，應(yīng)即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留 存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機(jī)密文件保管備查簿”；副本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依《人事管理規(guī)則》第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (1) 拆散原案顯有弊端者。 (2) 原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (3) 擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (4) 調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (5) 擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (6) 文件分辦傳遞時，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時收回 (繳回 )妥藏者。 7 附則 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計 各收發(fā)人員根據(jù)“收 (發(fā) )文登記單”第一聯(lián)，“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具“ 文件處理統(tǒng)計表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的“文件處理統(tǒng)計表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 處理日數(shù)計算標(biāo)準(zhǔn)： （ 1） .收文案件：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。 （ 2） .發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。 文書用紙 (1) 對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (2) 關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (3) 電報以電報專用紙。 (4) 簽呈以簽呈專用紙。 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。 實(shí)施與修改 本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實(shí)施，修改時亦同。 中國木業(yè)投資控股有限公司 貴州巨方木業(yè)制造有限公司 二 O 一一年四月 二十 日
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