巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度-閱讀頁(yè)
2025-06-22 14:41本頁(yè)面
【正文】 (1) 隸屬性技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。 經(jīng)辦方式 (1) 經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (3) 經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管 (專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長(zhǎng) )核準(zhǔn)后為準(zhǔn)。 歸檔 (1) 外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收 (發(fā) )文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文 .件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 6． 7 檔案整理 (1) 保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更“機(jī)密文件增列表”呈總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核閱。 (2) 保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密文件增列表”及“出國(guó)計(jì)劃書(shū)”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門(mén)送交歸檔。 調(diào)卷 （ 1） 各部門(mén)需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門(mén)廠處長(zhǎng)證明并送保管部門(mén)主管同意后，始得調(diào)卷。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú)誤后，將歸還時(shí)間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依《人事管理規(guī)則》第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (1) 拆散原案顯有弊端者。 (3) 擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (5) 擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 7 附則 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) 各收發(fā)人員根據(jù)“收 (發(fā) )文登記單”第一聯(lián)，“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具“ 文件處理統(tǒng)計(jì)表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 （ 2） .發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷(xiāo)案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。對(duì)客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書(shū)函。 (3) 電報(bào)以電報(bào)專用紙。 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門(mén)之文書(shū)處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門(mén)主管處理之。 中國(guó)木業(yè)投資控股有限公司 貴州巨方木業(yè)制造有限公司 二 O 一一年四月 二十 日
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