巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度(存儲版)
【正文】 文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時收回 (繳回 )妥藏者。 (4) 簽呈以簽呈專用紙。 (2) 關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (4) 調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (3) 機密文件應(yīng)單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 (2) 經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，亦不得 擅自復(fù)制。惟其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 （ 2）技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機密性之資料。 (3) 于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填“調(diào)卷單”。 (4) 1年保存：結(jié)案后無長期保存 必要者。 (2) 案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。 (5) 檔號之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2為經(jīng)辦部門代號， B 1B 2為大類號， C 1C 2為小類號。 (3) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 (2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各 部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 (3) 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。 (2) 檔案分類應(yīng)力求切合實用。 (2) 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。 4 .歸檔與檔案清理 4． 1 保存期限 (1) 歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 調(diào)卷管理 (1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 保管部門 (1) 外來機密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。于當(dāng)日下班 (或完工 )時主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收 (發(fā) )文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸
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