巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度-wenkub
2023-06-04 14:41:48 本頁(yè)面
【正文】 (3) 年保存： ； 5年的文書。 4 .歸檔與檔案清理 4． 1 保存期限 (1) 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 檔號(hào)編定 (1) 案件如系新案，應(yīng)就 “檔案分類編號(hào)表 ”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。 (2) 各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。 (4) 每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè) “目次表 ”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè)“目次 ”編號(hào)為原則。 (2) 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。 (2) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 (3) 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。 (2) 各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各 部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 (4) 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 (3) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí) “細(xì)類 ”。 (5) 檔號(hào)之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2為經(jīng)辦部門代號(hào)， B 1B 2為大類號(hào)， C 1C 2為小類號(hào)。 (3) 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所 有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 (2) 案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (2) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 (4) 1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存 必要者。 (2) 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收 (發(fā) )文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 (3) 于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填“調(diào)卷單”。 (2) 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。 （ 2）技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1