【正文】 (4) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 (2) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 檔號(hào)編定 (1) 案件如系新案，應(yīng)就 “檔案分類編號(hào)表 ”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 外來機(jī)密文件處理 (1) 外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收 (發(fā) )文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。 (2) 保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密文件增列表”及“出國(guó)計(jì)劃書”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。對(duì)客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 7 附則 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) 各收發(fā)人員根據(jù)“收 (發(fā) )文登記單”第一聯(lián)，“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具“ 文件處理統(tǒng)計(jì)表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 歸檔 (1) 外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收 (發(fā) )文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文 .件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 保管部門 (1) 外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 (2) 各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。 (3) 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。 (3) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 (2) 案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (3) 于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填“調(diào)卷單”。惟其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (3) 機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 (2) 關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (6) 文件分辦傳遞時(shí)，未以“文件傳遞記