巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度(編輯修改稿)
2025-07-12 14:41 本頁面
【文章內容簡介】 員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期，將檔案交與調卷人員?！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (3) 于檔案室當場借閱者，得免填“調卷單”。 (4) 檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤? 調卷管理 (1) “調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。 (2) 調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。 (3) 調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。 (4) 調閱案件限與經辦業(yè)務有關者，如調閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。 6 機密文件 范圍 （ 1）生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖。 （ 2）技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品配方，產品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。 (3) 業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。 (4) 其他經廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。 保管部門 (1) 外來機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經理室、研究所所長室、駐廠經 (副 )理室或總經理指定之部門為保管部門。 (2) 屬技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應以各事業(yè)部經理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (3) 總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。 (4) 各保管部門應指定專人經各公司總經理核定 (總管理處由總經理核定 )，負責機密文件收發(fā)、登 記及歸檔等事務。 外來機密文件處理 (1) 外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經理室機密文件保管人員，以“收 (發(fā) )文登記單”一式五聯登記，呈請總經理核派經辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經辦、復文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。惟其遞送均應親自為之，不得假手他人。 (2) 若文件內容影響公司權益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。 (3) 主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則
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