【正文】 單位和個(gè)人未經(jīng)上級(jí)主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內(nèi)容。第四條 行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負(fù)責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準(zhǔn)確、安全、完整 第二章 歸檔范圍第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有參考利用價(jià)值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍第六條 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項(xiàng)目批文、合同第九條 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）第十條 各分公司及各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價(jià)值的文件第十三條 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料第十六條 其他有必要?dú)w檔管理的資料。第七章 電腦檔案的管理第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責(zé)任人。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條 公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司文書(shū)、科技和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。國(guó)家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案，由同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)驗(yàn)收。如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工作例會(huì)及各種重要專業(yè)會(huì)議的記錄和相關(guān)材料。第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號(hào))的規(guī)定執(zhí)行。第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見(jiàn)附表4)。第六章 檔案的分類第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。第三十一條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實(shí)施辦法》嚴(yán)肅處理。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)等； ? 人事任命、勞動(dòng)糾紛等；? 各類固定資產(chǎn)資料。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不 全的檔案，要做好記錄。第十二條 檔案專用章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以2001000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：組織實(shí)施黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：nhkc312。三、檔案歸檔范圍公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門檔案類別。人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔。（二）其他檔案的移交及管理檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。項(xiàng)目名稱以拼音首字母縮寫代替?！啊睘楹贤a(chǎn)生，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生，則編號(hào)時(shí)直接以“部門合同號(hào)”作為編號(hào)。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車類合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。（二）公司檔案管理員職責(zé)督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗(yàn)收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：（三）檔案編號(hào)方法以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。(二)由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；? 各類公文。(八)(九)供應(yīng)商檔案。第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳?。（四）科技研究檔案在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書(shū)，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書(shū)，研制計(jì)劃、測(cè)試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評(píng)議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、?？?。7．其他重要的文件材料，如上級(jí)單位對(duì)本單位請(qǐng)示的批復(fù)，對(duì)本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問(wèn)題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會(huì)議紀(jì)要等。第十七條 保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密，按國(guó)家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。第二條 各部門、各分公司在工作活動(dòng)中形成的，具有參考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性 第三條 行政人事部負(fù)責(zé)檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對(duì)各分公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。安全、公安部門查閱有關(guān)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)。第五條 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。、修改，自總裁批準(zhǔn)之日?生效實(shí)施。，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說(shuō)明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。法律性文件手續(xù)齊備。(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集、整理。(3)保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記，并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸類存放。，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規(guī)定?！鰬?yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全?！霰緲?biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等?！鲇?jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集?！鲇梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。 聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查?！龃鎯?chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開(kāi)始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。按先后順序整齊存放,并填寫《竣工檔案登記明細(xì)表》,檔案號(hào)一竣工時(shí)間一工程名稱一專業(yè)一順序號(hào)。: 工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi),項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報(bào)各相關(guān)主管部門審核合格后,裝訂成冊(cè),上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。 歸檔要求:■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔。: 檔號(hào)編制原則:檔號(hào)是存取檔案的代號(hào),排架的依據(jù),它反映公司檔案分類體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。發(fā)生。,以方便財(cái)務(wù)核對(duì)和審批工作。 堅(jiān)持平時(shí)整理。對(duì)存放的照片要定期檢查?！鲂枰L(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上?！鲭娮游募怯洷砣绻瞥呻娮颖砀瘢瑧?yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)必須保證收集其壓縮方法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。 電子文檔的管理： 收集、積累要求：■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。 檔案一律存放在柜內(nèi)，檔案按工程竣工時(shí)間分區(qū)，按工程分類，按專業(yè)分號(hào)?！鰵w檔的文件資料，必須是原件，原件出于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的，綜合部保存復(fù)印件。 檔號(hào)編制方法■檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類號(hào)、（一級(jí)分類、二級(jí)分類）年度號(hào)和案卷號(hào)組成。 歸檔文件的密級(jí)，按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定，絕密類檔案應(yīng)單獨(dú)入柜保管，嚴(yán)防丟失和泄密事件的發(fā)生；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點(diǎn)保管。 檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，綜合部部長(zhǎng)要對(duì)檔案交接負(fù)有監(jiān)交責(zé)任，且應(yīng)該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認(rèn)。 各部門應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部的檔案管理工作收集、整理、保管本部門的檔案資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時(shí)能夠及時(shí)、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。 本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項(xiàng)建筑施工；經(jīng)營(yíng)運(yùn)行和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。其中：一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門對(duì)本部門檔案資料的整合管理。 負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。借閱人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。 檔案的歸檔 歸檔范圍：可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行歸檔，具體應(yīng)由公司各部門的負(fù)責(zé)人確定編制。 檔案借閱時(shí)填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借閱。 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理?！鲈凇盁o(wú)紙化”計(jì)