巨方木業(yè)制造(木制品)公司檔案管理制度(已修改)
2025-06-17 14:41 本頁面
【正文】 目 的 ： 為了規(guī)范檔案管理，保證檔案的保密性、時效性和規(guī)范性，特制訂本制度 范 圍 ： 適用與全公司所有的檔案管理 3 、管理部門 管理部門 (1) 文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。 (2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各 部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 .整理與分類 文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收： (1) 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 (2) 文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認。 (3) 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。 (4) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 (5) 有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文 件送歸檔。 文件整理 點收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (1) 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 (2) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 (3) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 檔案分類 （ 1） 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類 中依序分為若干小類。 (2) 檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級 “細類 ”。如案件不多，亦可僅使用 “部門 ”及 “大類 ”或 “小類 ”二級。 (3) 同一 “小類 ”(或細類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細類 )之后增設(shè) “卷次 ”編號，以便查考。 (4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè) “目次表 ”，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個“目次 ”編號為原則。 (5) 檔號之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2為經(jīng)辦部門代號， B 1B 2為大類號， C 1C 2為小類號。 D 1為檔卷卷次， E1E 2為檔案目次。 檔案名稱及編號
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1