水務(wù)公司檔案管理制度(已修改)
2025-05-29 19:34 本頁(yè)面
【正文】 檔案管理制度 第一章 總則 第一條 為保障公司檔案的收集、整理、利用工作順利進(jìn)行，不斷提高公司檔 案管理水平，更好地為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制定本制度。 第二條 公司檔案是指黑龍江國(guó)中水務(wù)股份有限公司在從事建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的真實(shí)記錄。是公司管理工作的組成部分。 第三條 公司的檔案管理工作實(shí)行以行政部檔案室為中心，下設(shè)專(zhuān)職檔案員的網(wǎng)絡(luò)化管理原則。行政部負(fù)責(zé)對(duì)下屬檔案員實(shí)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)。 第二章 文件材料的形成與歸檔 第四條 公司行政部負(fù)責(zé)制定 檔案管理制度及歸檔類(lèi)別、標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)技術(shù)文件。 第五條 各類(lèi)文件材料的流轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、營(yíng)運(yùn)等各項(xiàng)工作和文件處理的程 序。 第六條 公司的注冊(cè)資料檔案、基建檔案由負(fù)責(zé)注冊(cè)工作的指定代理人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)收集整理，辦理完畢后立即歸檔。 第七條 公司人員外出參加會(huì)議、學(xué)習(xí)、考察帶回的文件、資料、獲獎(jiǎng)證書(shū)和各種聲像檔案須交到行政部，由其部門(mén)進(jìn)行登記造冊(cè)，屬于歸檔范圍的要進(jìn)行分類(lèi)、歸檔。 第八條 公司文件材料的歸檔要求 歸檔的文件材料必須保持系統(tǒng)性和完整性。 歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 歸檔的文件材料應(yīng)符合規(guī)定，文件齊全、附件完整。 沒(méi)有處理完畢的文件、請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件、臨時(shí)性文件、重復(fù)文件均不歸檔。 第九條 公司檔案的歸檔范圍： 從調(diào)研報(bào)告到所形成的合同、文件。包括租賃合同、裝修合同、定貨合同等 設(shè)備檔案：包括設(shè)備的圖樣和技術(shù)文件；設(shè)備安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、 憑證性文件材料；設(shè)備運(yùn)行、維修記錄；設(shè)備改造、改裝和報(bào)廢的文件材料。 文書(shū)檔案：指在置業(yè)、營(yíng)運(yùn)、行政事務(wù)、法律、信息管理、人事勞資培訓(xùn)、財(cái) 務(wù)、審計(jì)等方面形成的合同、協(xié)議、請(qǐng)示、報(bào)告、制度、流程等文 件的總和。 會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及會(huì)計(jì)檔案的保管、移交、銷(xiāo)毀 清冊(cè)。 聲像檔案：包括反映公司經(jīng)營(yíng)管理重大活動(dòng)的錄象、照片等。 人事檔案：公司員工的人事任命、工作調(diào)動(dòng)、工資標(biāo)準(zhǔn)、年終工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表、福利待遇、保險(xiǎn)等有關(guān)資料。 第十條 各種檔案歸檔時(shí)間 文書(shū)檔案由行政部檔案員隨時(shí)收集、整理，于次年三月底向檔案室移交。 注冊(cè)資料檔案由負(fù)責(zé)注冊(cè)工作的指定代理人隨時(shí)收集整理，辦理完畢后立即歸檔。 基建檔案中的竣工檔案在工程竣工交付驗(yàn)收后立即歸檔。 設(shè)備檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后 歸檔。 聲像檔案在各種活動(dòng)結(jié)束后，將錄音、錄象、照片、底片整理后歸檔。 會(huì)計(jì)檔案在年度終了后暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年，期滿(mǎn)后移交歸檔。 第十一條 移交檔案 :移交時(shí)，移交方填寫(xiě)移交目錄一式兩份。驗(yàn)收后，經(jīng)交接雙方簽字備案。 第三章 檔案的管理 第十二條 檔案的分類(lèi) 檔案的分類(lèi)以各部門(mén)的職能為基礎(chǔ)，是對(duì)立檔部門(mén)所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容，分成若干層次和類(lèi)別，使其保持各自的有機(jī)聯(lián)系并反映真實(shí)的歷史。 公司在其工作活動(dòng)中形成各門(mén)類(lèi)和載體的檔案均為一個(gè)全宗，并按其內(nèi)容不同， 制定統(tǒng)一的 分類(lèi)方案。 公司檔案共分三大類(lèi)。即：文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、專(zhuān)項(xiàng)檔案。文書(shū)檔案包括行政事務(wù)、法律事務(wù)、財(cái)務(wù)管理等幾項(xiàng)內(nèi)容；技術(shù)檔案包括基建檔案、設(shè)備檔案；專(zhuān)項(xiàng)檔案包括注冊(cè)資料檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、人事檔案、人物全宗、電子檔案。 第十三條 檔案的保管 檔案室必須配備專(zhuān)用柜架。排架方法從左至右，從上到下排列。 要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作。做到帳物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的 檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)房檔案因移交、作廢、遺失等注銷(xiāo)帳卡時(shí)， 要查明原因，保存依據(jù)。 檔案庫(kù)房的一般要求： 保 存檔案必須有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房。并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防火、防光、防潮、 防塵、防有害氣體、有害生物和防污染等安全措施。 第十四條 檔案鑒定與銷(xiāo)毀 根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期（ 16～ 50年）、短期 （ 15年以下）三種。 檔案的鑒定工作 ,應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定 ,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定 ,準(zhǔn)確判斷 檔案的存毀。 鑒定工作，由主管檔案工作的部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)職檔案管理員共同組成鑒定小組 按規(guī)定認(rèn)真進(jìn)行鑒定工作。 銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握，謹(jǐn)慎從事。銷(xiāo)毀前造具清冊(cè)。提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo) 逐級(jí) 審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要求有 2人以上在場(chǎng)，銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 經(jīng)鑒定，仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長(zhǎng)保管時(shí)間。 第十五條 檔案的統(tǒng)計(jì) 公司檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)
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