【正文】 好開學工作的通知；（9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結；答：立卷一：市教委關于2003年招生工作的通知；東方學院關于2003年招生工作的請示（呈市教委）；市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請求、批復 立卷二：東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；東方學院院務會議關于調整系主任的決定；東方學院關于調整系主任的通知；東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知 立卷三：東方學院2003年招生工作計劃；1東方學院2003年度工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結 立卷四：東方學院各系關于開學準備工作的報告；東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；1東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（2）市工商局關于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結。答：案卷一：利華公司2003年2月份經理會議記錄；利華公司4月份經理會議記錄；利華公司2003年6月份經理會議記錄；利華公司2003年8月份經理會議記錄；標題：利華公司2003年經理會議記錄案卷二：利華公司2003年銷售計劃；1利華公司2003年銷售工作總結；標題：利華公司2003年銷售工作計劃、總結案卷三：市工商局關于年檢工作的通知；市物價局關于物價檢查的通知；1市稅務局關于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查的通知案卷四：利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要13．皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十?！被食Q易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業(yè)的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？答：（1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（3）企業(yè)的機密包括公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內容。上司的隱私、疾病和公司內發(fā)生的事故、人事爭端、內部失竊、經濟糾紛等。（4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴密保管，自己的電腦設置密碼等14. 文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好的。但小胡一查經理的日程安排，卻并沒有發(fā)現有約會。但既然說與李總經理有約，也可能是經理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務部的錢經理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？”問題： （1）小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？（2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？（3）小胡為什么不可直言相告李總經理不能接待錢經理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？（4） 秘書對來到公司的每一個人都應該視如貴客，都應該有求必應，引見給領導嗎？參考答案：1）小胡回到辦公室應馬上與媽小姐聯系，遵守諾言。（2）正確。接待技巧符合文員要求。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。（4）不能有求必應，應區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負擔。，上司讓她處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。答案：（1）收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆。（2）應在清點后才能簽名。（3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。（4）不能呆板回信地址剪掉。（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（6）誤拆了信，應在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。（7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（8） 打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。16．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（3）市工商局關于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結。答案：案卷一：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；（5）利華公司4月份經理會議記錄；（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；標題：利華公司2003年經理會議記錄案卷二：（2）利華公司2003年銷售計劃；（12）利華公司2003年銷售工作總結。標題：利華公司2003年工作計劃、總結案卷三：（3）市工商局關于年檢工作的通知；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價檢查、稅務自查的通知；案卷四：（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要1波揚公司準備在本市市中心如開大型的新產品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨浝碜屴k公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。 問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？ （2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？ （3）從這件事中你得到了什么教訓？答案: （1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員； （2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯報，請示該如何辦？ （3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程； （4）得到總經理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）； （6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，包括噪音問題、停車場等。（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案） 。辦公室管理復習提要 第一章辦公室實務概述 一、辦公室的含義 辦公室，一個常用的很普通的名詞，卻有著多種含義： 1．廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學的教室，用于生產的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。 2．狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所。譬如：教師辦公室、護士辦公室、廠長辦公室、院長辦公室等。 3，特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位內的綜合辦事機構。級別高的又稱“辦公廳”。如：中共中央辦公廳、上海市人民政府辦公廳，中級的或基層的稱辦公室，江蘇省昆山市人民政府辦公室、三星公司辦公室等。 4．專指的：某種專門的獨立的工作機構。如：國務院臺灣事務辦公室、上海市浦東新區(qū)征兵辦公室。 二、辦公室事務管理特征：服務性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性. 三、我國文秘工作、國際文秘人員工作、我國外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實務內容。 1．我國文秘工作：主要包括：文書撰寫；文書制作；文書處理；檔案管理；會議組織；調查研究；信息資料；信訪工作；接待工作；協調工作；督查工作；日程安排；日常事務；辦公事鈴刪；其他臨時交辦的事項。 2．國際文秘人員工作：主要包括：以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐；檔案管理；閱讀并分類信件；以電話往來維持和外界的良好公共關系；替上司定約會并做好記錄；按上司的口頭或書面指示完成信函；在權限內按自己的意思發(fā)出信函；接待狀訪賓客；替上司接洽外界人士；自動處理例行的事務；為上司安排旅行或考察；替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話等；準備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報告的資料；協助上司準備書面的財務報告、研究報告等；整理并組織好粗略的資料；替上司保管私人的、財務的或其他的記錄；協助上司中報所得稅及退稅；督導一般職員或速記員；安排會議事務，并做會議記錄或綱要：復印資料。 3．我國外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實務內容：辦公室環(huán)境的布置和整理；通訊事務、電話、信函和郵件處理；執(zhí)行上司交辦事項；照料上司身邊的瑣事；接待賓客和員工的來訪；記錄上司指令及會談、會議內容；打印文稿及表格；收集及整理各種信息；保管辦公室設備及用品；外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。 、 四、辦公室環(huán)境布髓 目的：創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。 第二章文員實務 一、文員的工作順序 計劃的步驟、實施的步驟、檢查的步驟。 二、“優(yōu)先順序”處理工作 第一階段，先將自己想做的工作以重要程度為標準分類；第二階段，其次以緊急程度和重要程度為標準分類；第三階段：同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現在該做的重要且緊急的事情決定優(yōu)先順序。 三、文員管理時間的方法 四、文員的工作方法 1．請示方法與報告方法 請示內容：必須是自己難以處理或無權處理的事，請求上司給予指示或授權辦理。 請示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。重大、政策方面、需授權批準的事，書面請示，上司書面批復，以示慎重，也可備日后查證。一般的事，事務性：工作．只需解決一些疑難的事，町用口頭請示，上司只作口頭答復或指示。緊急的事，文員可先作口頭請示，及時辦理，事后再補寫書面請示，留檔備查。 報告內容：一是定期報告工作情況和進程，讓上司及時了解下情，隨時作出指導；二足工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時作出處理；三是合理化建議，供上司改進工作時參考；四是應上司的要求匯報情況。文員主動匯報情況，要區(qū)分輕重緩急，適時、適地、適度地進行，以免干擾上司的工作