辦公室管理(緊密精簡(jiǎn)完整版)-20xx電大專(zhuān)科考試小抄-資料下載頁(yè)
2025-02-10 09:12本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】蚇袈蒆螃羆袇膆薆袂羆羋螂螈羅莀薄蚄羄蒃莇肂羃節(jié)薃羈蒞蒅襖蕆蟻螀羈膇蒄蚆羀艿蠆羅聿莁蒂袁肈蒃蚈螇肇膃蒀蚃肆蒞蚆蠆肆蒈蕿羇肅膇螄袃肄芀薇蝿肅莂螂蚅膂蒄薅羄膁膄莈袀膁芆薃袆膀葿莆螂腿膈螞蚈膈芁蒅羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈芅膅蚈蚄芅芇蒁羃芄荿蚇罿芃薂葿裊節(jié)芁螅螁袈莄薈蚇袈蒆螃羆袇膆薆袂羆羋螂螈羅莀薄蚄羄蒃莇肂羃節(jié)薃羈蒞蒅襖蕆蟻螀羈膇蒄蚆羀艿蠆羅聿莁蒂袁肈蒃蚈螇肇膃蒀蚃肆蒞蚆蠆肆蒈蕿羇肅膇螄袃肄芀薇蝿肅莂螂蚅膂蒄薅羄膁膄莈袀膁芆薃袆膀葿莆螂腿膈螞蚈膈芁蒅羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈芅膅蚈蚄芅芇蒁羃芄荿蚇罿芃薂葿裊節(jié)芁螅螁袈莄薈蚇袈蒆螃羆袇膆薆袂羆羋螂螈羅莀薄蚄羄蒃莇肂羃節(jié)薃羈蒞蒅襖蕆蟻螀羈膇蒄蚆羀艿蠆羅聿莁蒂袁肈蒃蚈螇肇膃蒀蚃肆蒞蚆蠆肆蒈蕿羇肅膇螄袃肄芀薇蝿肅莂螂蚅膂蒄薅羄膁膄莈袀膁芆薃袆膀葿莆螂腿膈螞蚈膈芁蒅羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈芅膅蚈蚄芅芇蒁羃芄荿蚇罿芃薂葿裊節(jié)芁螅螁袈莄薈蚇袈蒆螃羆袇膆薆袂羆羋螂螈羅莀薄蚄羄蒃莇肂羃
【正文】 （ 10）接待小結(jié) 四、設(shè)計(jì)題： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話(huà)機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話(huà)放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的 資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi)；參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P121) 答：（ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來(lái)賓；（ 3）制訂計(jì)劃 ；（ 4）預(yù)訂食宿；（ 5）迎接來(lái)賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排會(huì)議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ (P123) 答 :他應(yīng)考慮 ?1)會(huì)議名稱(chēng) 。(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱(chēng)；（ 3）日期、時(shí)間； （開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）（ 4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話(huà)號(hào)碼等。（ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱(chēng)、幾樓、電話(huà)號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話(huà)的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。對(duì)發(fā)言?xún)?nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng) 其他人意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。要求與會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。以作查證。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？ (P150) 答：（ 1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；（ 2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（ 4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做 記錄；（ 5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（ 6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（ 7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談。可使氣氛輕松。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓， 為圓滿(mǎn)結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（ 7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（ 8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門(mén)窗并上鎖；（ 10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。 7．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400 元，其他收 入 600 元，假設(shè)一個(gè)月工作 30 天、一天工作 8 小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi) 200 元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10 元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 (P161) 答：（ 1）會(huì)議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開(kāi)支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開(kāi)；（ 2） G－參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元，（ 2400247。 30247。 8）；（ 3） S－參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。（ 600247。 30247。 8）；（ 4） T－參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5 小時(shí)；（ 5） N－參加會(huì)議人數(shù)為 50 人（ 46+4）；（ 6）后勤開(kāi)支－等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為 800（ 200+100+10 50）；（ 7）會(huì)議成本＝ 6（ 10+） 5 50+800＝ 18750+800＝ 19550（元） 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) 答：（ 1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào)。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存 檔備案。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。（ 5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表示感謝。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？ (P186)履行哪些職責(zé)？ (P1182) 答： （ 1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（ 2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城 市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄?guó)外旅行，寫(xiě)明城市和國(guó)家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話(huà)號(hào)碼。（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。（ 4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（ 5）考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（ 6）安排差旅費(fèi)。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126) 答：（ 1） 客人的選擇
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