【正文】 ，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適的生日禮物是有 國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。（9）互贈(zèng)禮品。（7）簽訂協(xié)議書。（5）禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)。（3）預(yù)訂食宿。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P152)答：（1）接受任務(wù)。12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)答：在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。（5）寄發(fā)請(qǐng)柬。（4）擬訂菜單。（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。（2）確定時(shí)間。10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)答：（1） 客人的選擇。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（6）安排差旅費(fèi)。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（2）制定約會(huì)計(jì)劃。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182)答：（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。8）；（4）T－參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；（5）N－參加會(huì)議人數(shù)為50人（46+4）；（6）后勤開支－等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800（200+100+1050）；（7）會(huì)議成本＝6（10+）550+800＝18750+800＝19550（元）8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（600247。30247。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。（7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？(P150)答：（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談。要求與會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。會(huì)議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)答:他應(yīng)考慮L1)會(huì)議名稱。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121)答：（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3）制訂計(jì)劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會(huì)議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121)參考答案：（1）接受任務(wù) （2）了解來賓 （3）制訂計(jì)劃 （4）預(yù)訂宿食（5）迎接來賓 （6）商議日程 （7）安排會(huì)議 （8）陪同參觀 （9）送別客人 （10）接待小結(jié)四、設(shè)計(jì)題：1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩?8．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。？答案：（1）會(huì)議名稱； （2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）； （4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （9）相關(guān)的資料； （10）下次會(huì)議預(yù)定日期。答：（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：?jiǎn)挝挥≌轮饕校?）單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（4）另一種是由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記?！啊＃?）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)作期中報(bào)告。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。（6）及時(shí)復(fù)信。（5）認(rèn)真處理。（4）逐項(xiàng)登記。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。要一并裝訂。對(duì)急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。（2）及時(shí)拆封。（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時(shí)間特征立卷；（6）按地區(qū)特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。要注意掌握分寸?？紤]時(shí)機(jī)；（7）適地。 文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）參謀作用；（3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（5）適事。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、所需要的時(shí)間等。指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。請(qǐng)說明這一過程。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標(biāo)題；（5）主送機(jī)關(guān)；（6）正文、附件；（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范圍。答：（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。必要時(shí)可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點(diǎn)。（3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)該怎樣運(yùn)用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說明；（5）主動(dòng)發(fā)問，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞。（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。 辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：（1）清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。（ ）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。 （ ∨ ）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（ ）60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ）53．口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ）50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ）48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ）46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（ ）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ∨ ）42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ ∨ ）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ）38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ）35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ∨ ）33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（ ）31．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。 （ ）29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。 （ ∨ ）27．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ∨ ）25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ）23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ∨ ）21．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（ ）19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ）17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ）15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（ ∨ ）13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（ ）11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（ ）10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。（ ）8．文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ）6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（ ∨ ）2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。B．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求69．文書立