【正文】 1提高會(huì)議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。 1 按照 2021 年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（ 4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（ 5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（ 3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。 1 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求 、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（ 3）認(rèn)真閱讀。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。 1 來(lái)信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、 主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 什么是文書的立卷特征？通常可以按照哪幾種特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問(wèn)題特征立卷 。看場(chǎng)合；（ 8）適度。緊急的事，重要的事，上司需要 知道的事；（ 6）適時(shí)。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。約定好以后， 一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。（ 7）用印。（ 6）校對(duì)。（ 5）繕印。（ 4）編號(hào)。（ 3）簽發(fā)。 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文過(guò)程。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。（ 2）密級(jí)、緊急程度。 公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。如有 不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 7）讓對(duì)方打開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對(duì)方的自尊心。（ 4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。（ 2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。（ ） 三、簡(jiǎn)答題： 文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答：（ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。（ ） 67．文書部門立好 的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 54．要發(fā)問(wèn)或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 41． 即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān) 資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以 免干擾其他事情。（ ∨ ） 26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ） 24． 文員作介紹，若年齡、地位都相同 ， 應(yīng) 從 較 親 近 的 人 開 始 介 紹 。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ） 20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ） 18．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ∨ ） 14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ∨ ） 12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（ ） 9．文員傳 達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（ ） 7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（ ） 3．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。 A ． 歸 檔 時(shí) 間 B．歸檔憑證 C ． 歸 檔 模 式 D．歸檔歷史 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 A. 按 通 訊 者 特 征 立 卷 B．按地區(qū)特征立卷 C ．按文種特征立卷 D．按作者特征立卷 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。 A． 下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 B． 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內(nèi)部互相抄 送的文件材料 D． 本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文 書為 標(biāo)準(zhǔn)立 卷。 A. 騎 邊 章 B．封存章 C. 騎 縫 章 D．證見章 65． 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 ？（ A ）。 A ． 以煩躁的傾聽 B． 盡量把責(zé)任推給別人 C． 應(yīng)辯解說(shuō)： “ 那是因?yàn)???” D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A．通知上司家人把衣服送達(dá) B．自己到上司家里去拿 C．讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 61．以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（ B ）。 A． 中途 離座 ， 把餐 巾放 在椅 子上 B．用來(lái)擦刀叉 C ．用來(lái)擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領(lǐng)口里 ,寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（ B ） A、右下角 B、左上角 C、右上角 D、左下角 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好 B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C．工作餐是非正式 宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可 D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交 56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（ D ）。 A ． 向 上 司 報(bào) 告 B．送禮 C ．寫信 D．查證消息的可靠性 54．文 員協(xié)助 舉行宴 會(huì)時(shí) ，不用 考慮（ D ）。 A．用后跟著地走路 B．正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手 D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰 52．社 交場(chǎng)合 很講究 次序 禮儀， 一般（ B ）。 A． 文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片 B． 向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ? C． 如果對(duì) 方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意 D． 各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ D ）。 A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊 C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人 D．不 必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn) 48．照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的？（ D ）。 A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 B．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 C．為商務(wù)洽談收集資料 D．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A ． 社 交 的 能 力 B．說(shuō)話的技巧 C ． 聽 話 的 能 力 D．聽寫的能力 44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ A ）。 A． 如果用寫信的方式， 在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn) B． 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知 C． 對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò) D． 如果上司出