【正文】 會(huì)議開幕前，辦公室。會(huì)議的召開時(shí)間是 8 月 9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。而公司沒有放映機(jī)。 8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心 召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來越少。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與 我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；（ 2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（ 3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（ 4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（ 5）小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。 正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好?? 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)？ 答：（ 1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（ 2）接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；（ 3）對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄匯報(bào) 上司；（ 4）應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；（ 5）對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（ 6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打 110。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小林就滔滔不絕地講了起來。（ 4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；（ 5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；（ 6）沒有訂購的東西不能簽收；（ 7）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好； 5．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林 走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。心想，是供?yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。拆開第二 封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于 3月 12 日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)， 12 日他正好回來，一定會(huì)參加的。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。 4．某年 3 月 5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從 3 月 5 日至 3月 12 日，預(yù)定 12 日上午回來。（ 2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（ 3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（ 4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；（ 5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。 請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 答：（ 1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。 3．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。（ 6）拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向?qū)Ψ降狼浮?P73) 答：（ 1）收郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；（ 2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（ 3）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（ 4）不能把回信地址剪掉；（ 5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右 下角。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著： “ 親愛的紅： ??” ，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。打完電話，心不在 焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。 2． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件?！? 陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？ 答 :(1)該問的沒有問 (指對(duì)方情況 ,手套的需要量 )。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問 1． 6 美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是 ，就說不行的。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司?！? 來電者：“ 美元一打行 不行？” 陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套 的嗎？” 陳小姐：“是。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì)話如下： 來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。 五、案例分析題 ： 1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公 司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公 司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ 答案 :（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng) ； （ 3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場有無物品遺漏； （ 5）要為參加會(huì)議的人員送行； （ 6）文秘人員離去前。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答案 : （ 1）會(huì)議的名稱： （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻 ）；（ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248) 答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖 vk 因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（ 10）歡送來賓、接待小結(jié)。（ 8）陪同參觀游覽。（ 6）正式會(huì)談。（ 4）歡迎來賓、商議日程。（ 2）了解來賓、制訂計(jì)劃。德國代表團(tuán)一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。（ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（ 7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣 氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。確定名單， 再請(qǐng)上司核定。（ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（ 5）考慮行李問題。（ 4）決定旅行用品。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市和國家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（ 5）對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。 30247。 8）；（ 3） S－參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。 (P161) 答：（ 1）會(huì)議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開；（ 2）G－參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元，（ 2400247。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10元。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品， 室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅?？墒箽夥蛰p松。以作查證。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點(diǎn)。(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時(shí)間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）（ 4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到12： 00 召開 全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。 2021院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報(bào)； （ 5）議案； （ 6）報(bào)告； （ 7）請(qǐng)示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會(huì)議紀(jì)要。