【導(dǎo)讀】和寫作范例。-1-. 目錄

　　

【正文】 裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印制和 裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標準的。 (1)在標準中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字數(shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字數(shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。 (2)在標準中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程 中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。 (3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標；這些指標只要認真對待是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。 (4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊 作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。 8 公文中各要素標識規(guī)則 本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置于公文首頁紅色反線 (寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線 (不含 )以下至主題詞 (不含 )之間 的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而確定的。其中 “ 眉首 ” 、 “ 版記 ” 兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用， “ 主體 ” 是本標準提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的 “ 紅頭 ” 部分 (具體設(shè)計方法后文介紹 )。 主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。 由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為 “ 主體 ” 有其道理。 版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標準的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。 用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的 “ 頭 ” ，主體稱之為公文的 “ 身 ” ，版記稱之為公文的 “ 腳 ” 。把公文各要素分為 “ 頭 ” 、 “ 身 ” 、 “ 腳 ” 三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行 “ 解剖 ” ，掌握其區(qū)別。這是本標準對公文結(jié)構(gòu)劃分提出 的新觀點，也是本標準在結(jié)構(gòu)上的最大特點。 8． 1 眉首 8． 1． 1 公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第 l 行。 并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號?！掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。 編份數(shù)序號的目的是準確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān) 根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。 本標準規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。 一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即 “1” 編為 “01” ，如果單編 “l(fā)” ，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本標準規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第 1 行。 8． 1． 2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 l 行，兩字之間空 l 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 l 行，秘密等級和保密期限之間用 “★”隔開。 秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標明 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 和 “ 秘密 ” 。 “ 絕密 ” 是最重要的國家秘 7 密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害； “ 機密 ” 是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害； “ 秘密 ” 是一般 的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。 保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用 “★” 隔開。如：絕 密 ★3 個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為 3 個月， 過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等 級兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l 字距離，以使該字段不致過長。 8． 1． 3 緊急程度 如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。 緊急程度是對公文送達時限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊 急公文應(yīng)當分別標明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” 。具體 “ 特急 ” 和 “ 急件 ” 的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在標準中只規(guī)定緊急程度的標識位置是居于版心右上角頂格第 l 行。 如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級 在上 、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。 8． 1． 4 發(fā)文機關(guān)標識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加 “ 文件 ” 組成；對一些特 定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機關(guān)標識上 邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標識上空 2 行向下依次標識 (見圖三 )。 發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm15mm( 高 寬 )。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前， “ 文件 ” 二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 發(fā)文機關(guān)標識即人們通常所稱的 “ 紅頭 ” 。它是由發(fā)文機關(guān) 全稱或規(guī)范化簡稱加 “ 文件 ” 二字組成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。 有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加 “ 文件 ” 二字， 如國務(wù)院就有 “ 國務(wù)院任免通知 ” 紅頭形式，本標準給這類 “ 紅頭 ” 留了余地，未規(guī)定一律要加 “ 文件 ” 二字，但只限于特定的 公文。一般來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加 “ 文件 ” 二字。 發(fā)文機關(guān)標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。 發(fā)文機關(guān)標識的字號，本標準以 22mm15mm 為高限，現(xiàn)行 “ 國務(wù)院文件 ” 的字號即是 22mm15mm 。本標準以此為高限，就是要求除 “ 國務(wù)院文件 ” 以外，其他各級行政機關(guān)標識的字號要小于 “ 國務(wù)院文件 ” ，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具 體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定。 關(guān)于發(fā)文機關(guān)標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述 3 項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝ 62mm 的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。 各行政機關(guān)在設(shè)計文件 “ 紅頭 ” 時，兩種形式均應(yīng)具備，即 平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為 62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為 117mm。 關(guān)于聯(lián)合行文，本標準規(guī)定 “ 文件 ” 兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱 右側(cè)上下居中。本標準還特別提出 “ 文件首頁必須顯示正文 ” 這 一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多 (我們曾發(fā)現(xiàn)過有 14 家聯(lián) 合行文 )，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使 人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止 (還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標題以及最少一行正文的位置 )。 8， 1． 5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識 下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號 “ 〔 ]”括入；序號不編虛 位 (即 1 不編為 O01)，不加 “ 第 ” 字。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 8 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有 “ 鐵辦 ” 、 “ 鐵財 ”等， “ 鐵 ” 代鐵道部， “ 辦 ” 、 “ 財 ” 代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有 “ 國發(fā) ” 、 “ 國函 ” ， “ 國 ” 代國務(wù) 院，而“ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國務(wù)院文件 ” 和 “ 國務(wù)院函 ” 這兩種發(fā)文形式。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如 “87” 、 “93” 等均屬標識不正確。年份應(yīng)用六角括號 “ 〔 〕 ” 括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號 “( )” 括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為 “ 六角括號 ” 是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓 括號括起，今后也要按本標準的規(guī)定使用六角括號。 序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規(guī)定序號不編虛位，不加 “ 第 ” ( 有的單位加 “ 字 ”) 等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。 發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標識下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號應(yīng)標在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離 (實際掌握只要不貼紅色反線即可 )。發(fā)文字號應(yīng)居中。 8， 1． 6 簽發(fā)人 上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發(fā)人。本標準規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也