【導(dǎo)讀】和寫作范例。-1-. 目錄

　　

【正文】 裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和 裝訂的要求規(guī)定下來(lái)，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。 (1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁(yè)時(shí)，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對(duì)特殊情況而言的。 (2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程 中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。 (3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認(rèn)真對(duì)待是很容易實(shí)現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來(lái)印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對(duì)一致。 (4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊 作用和為保證公文的長(zhǎng)期保存，對(duì)公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時(shí)不規(guī)范，散頁(yè)明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁(yè)現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對(duì)形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。 8 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置于公文首頁(yè)紅色反線 (寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線 (不含 )以下至主題詞 (不含 )之間 的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中 “ 眉首 ” 、 “ 版記 ” 兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用， “ 主體 ” 是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的 “ 紅頭 ” 部分 (具體設(shè)計(jì)方法后文介紹 )。 主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長(zhǎng)短而定。 由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為 “ 主體 ” 有其道理。 版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。 用一個(gè)形象的比喻，眉首可稱之為公文的 “ 頭 ” ，主體稱之為公文的 “ 身 ” ，版記稱之為公文的 “ 腳 ” 。把公文各要素分為 “ 頭 ” 、 “ 身 ” 、 “ 腳 ” 三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對(duì)其進(jìn)行 “ 解剖 ” ，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出 的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。 8． 1 眉首 8． 1． 1 公文份數(shù)序號(hào) 公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第 l 行。 并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。《辦法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。 編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān) 根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí)，都要登記份數(shù)序號(hào)。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位未作規(guī)定。 一般來(lái)說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來(lái)決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即 “1” 編為 “01” ，如果單編 “l(fā)” ，會(huì)使人不知其意，以為是誤印上去的。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號(hào)的位置在版心左上角頂格第 1 行。 8． 1． 2 秘密等級(jí)和保密期限 如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 l 行，兩字之間空 l 字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 l 行，秘密等級(jí)和保密期限之間用 “★”隔開。 秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明 “ 絕密 ” 、 “ 機(jī)密 ” 和 “ 秘密 ” 。 “ 絕密 ” 是最重要的國(guó)家秘 7 密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； “ 機(jī)密 ” 是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害； “ 秘密 ” 是一般 的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。 保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用 “★” 隔開。如：絕 密 ★3 個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為 3 個(gè)月， 過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等 級(jí)兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí) 字距離，以使該字段不致過長(zhǎng)。 8． 1． 3 緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 2 行。 緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊 急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” 。具體 “ 特急 ” 和 “ 急件 ” 的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識(shí)位置是居于版心右上角頂格第 l 行。 如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí) 在上 、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 8． 1． 4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加 “ 文件 ” 組成；對(duì)一些特 定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。友文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上 邊緣至版心上邊緣為 25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為 80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空 2 行向下依次標(biāo)識(shí) (見圖三 )。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm15mm( 高 寬 )。 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前， “ 文件 ” 二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的 “ 紅頭 ” 。它是由發(fā)文機(jī)關(guān) 全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加 “ 文件 ” 二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。 有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加 “ 文件 ” 二字， 如國(guó)務(wù)院就有 “ 國(guó)務(wù)院任免通知 ” 紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類 “ 紅頭 ” 留了余地，未規(guī)定一律要加 “ 文件 ” 二字，但只限于特定的 公文。一般來(lái)說，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報(bào)的公文均應(yīng)加 “ 文件 ” 二字。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識(shí)具有執(zhí)法職能的國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)，本標(biāo)準(zhǔn)以 22mm15mm 為高限，現(xiàn)行 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” 的字號(hào)即是 22mm15mm 。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” 以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” ，以顯示國(guó)務(wù)院作為最高國(guó)家行政機(jī)關(guān)的地位，具 體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來(lái)定。 關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標(biāo)識(shí)上述的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度。要注意，即使上述 3 項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識(shí)，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝ 62mm 的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。 各行政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)文件 “ 紅頭 ” 時(shí)，兩種形式均應(yīng)具備，即 平行文或下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為 62mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為 117mm。 關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 “ 文件 ” 兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出 “ 文件首頁(yè)必須顯示正文 ” 這 一明確要求。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過多 (我們?cè)l(fā)現(xiàn)過有 14 家聯(lián) 合行文 )，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，而公文如果首頁(yè)沒有正文，使 人一看首頁(yè)還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁(yè)必須顯示正文，發(fā)文機(jī)關(guān)過多只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)縮小，行距縮小，直至保證公文首頁(yè)顯示正文為止 (還要考慮留出發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置 )。 8， 1． 5 發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 下空 2 行，用 3 號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào) “ 〔 ]”括入；序號(hào)不編虛 位 (即 1 不編為 O01)，不加 “ 第 ” 字。 發(fā)文字號(hào)之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 8 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有 “ 鐵辦 ” 、 “ 鐵財(cái) ”等， “ 鐵 ” 代鐵道部， “ 辦 ” 、 “ 財(cái) ” 代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。讀懂機(jī)關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰(shuí)，可以比較準(zhǔn)確地對(duì)文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。有的機(jī)關(guān)代字還包合其他的層次，如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有 “ 國(guó)發(fā) ” 、 “ 國(guó)函 ” ， “ 國(guó) ” 代國(guó)務(wù) 院，而“ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” 和 “ 國(guó)務(wù)院函 ” 這兩種發(fā)文形式。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡(jiǎn)化為好。 年份要用全稱，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如 “87” 、 “93” 等均屬標(biāo)識(shí)不正確。年份應(yīng)用六角括號(hào) “ 〔 〕 ” 括起。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào) “( )” 括起，如果年份用中括號(hào)括起，就違反了低級(jí)符號(hào)中不得包合高級(jí)符號(hào)的原則。 因此稱之為 “ 六角括號(hào) ” 是基于與數(shù)學(xué)的中括號(hào)相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓 括號(hào)括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號(hào)。 序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號(hào)不編虛位，不加 “ 第 ” ( 有的單位加 “ 字 ”) 等虛字，主要是講究實(shí)用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。 發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離 (實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可 )。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中。 8， 1． 6 簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空1 字；簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3 號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。因此上報(bào)的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，也