【導讀】和寫作范例。-1-. 目錄

　　

【正文】 件 ” 二字。 發(fā)文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執(zhí)法職能的國家行政機關的公文。 發(fā)文機關標識的字號，本標準以 22mm15mm 為高限，現(xiàn)行 “ 國務院文件 ” 的字號即是22mm15mm 。本標準以此為高限，就是要求除 “ 國務院文件 ” 以外，其他各級行政機關標識的字號要小于 “ 國務院文件 ” ，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據(jù)機關名稱的字數(shù)多少來定。 關于發(fā)文機關標識的位 置，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述 3 項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發(fā)文機關位置應自上頁邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝ 62mm 的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關標識上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關標識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。 各行政機關在設計文件 “ 紅頭 ” 時，兩種形式均應具備，即 平行文或下行文發(fā)文機關標識距上頁邊為 62mm，上行文發(fā)文機關標識距上頁邊為 117mm。 關于聯(lián)合行文，本標準規(guī)定 “ 文件 ” 兩字居于發(fā)文機關名稱 右側上下居中。本標準還特別提出 “ 文件首頁必須顯示正文 ” 這 一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關過多 (我們曾發(fā)現(xiàn)過有 14 家聯(lián) 合行文 )，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文 首頁必須顯示正文，發(fā)文機關過多只能擠發(fā)文機關，不能擠正文，可將發(fā)文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止 (還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置 )。 8， 1． 5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識 下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號 “ 〔 ]” 括入；序號不編虛 位 (即 1 不編為 O01)，不加 “ 第 ” 字。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 發(fā)文字號由發(fā)文機關 代字、年份和發(fā)文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關代字，第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有 “ 鐵 10 辦 ” 、 “ 鐵財 ” 等， “ 鐵 ” 代鐵道部， “ 辦 ” 、 “ 財 ” 代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發(fā)文的機關代字有 “ 國發(fā) ” 、 “ 國函 ” ， “ 國 ” 代國務院，而 “ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國務院文件 ” 和 “ 國務院函 ” 這兩種發(fā)文形式。有的文件 機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 年份要用全稱，不應簡化，如 “87” 、 “93” 等均屬標識不正確。年份應用六角括號 “ 〔 〕 ”括起。注意六角括號不是數(shù)學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“( )” 括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為 “ 六角括號 ” 是基于與數(shù)學的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規(guī)定使用六角括號。 序號是發(fā)文的流水號。一般都是 按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規(guī)定序號不編虛位，不加 “ 第 ” ( 有的單位加 “ 字 ”) 等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。 發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關標識下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關標識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號應標在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離 (實際掌握只要不貼紅色反線即可 )。發(fā) 文字號應居中。 8， 1． 6 簽發(fā)人 上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要 目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發(fā)人。本標準規(guī)定應平行排列于發(fā)文字號右側，也就是要和發(fā)文字號同處在第 3 行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空 1 字，簽發(fā)人則右空 1 字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意 “ 簽發(fā)人 (會簽人 )” 三字用仿宋體，簽發(fā)人 (會簽人 )姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人 (會簽人 )的姓名突出、醒目。 如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發(fā)文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最 上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關標識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果 3 行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空 1 字和簽發(fā)人．姓名居右空 l 字的要求不變。 8， 2 主體 8． 2． 1 公文標題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 本標準規(guī)定公文標題在紅色反線之下空 2 行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列 不難做到，按 “ 居中 ” 鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，本標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標 題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標準時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務的，是為公文的辦理服務的。 8． 2． 2 主送機關 標題下空 l 行，左側頂格用 3 專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 本標準規(guī)定主送機關在標題下空 l 行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變 通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空 1 行，道理不再贅述。 11 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。所謂同類型機關的統(tǒng)稱如 “ 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府 ” 。 8． 2． 3 公文正文 主送機關名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、 年份不能回行。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2字。本標準特意規(guī)定公文，中的數(shù)字、年份、 (用阿拉伯數(shù)碼標識 的 )均不能回行，這是根據(jù)公文的特點而定的。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行權易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。 8． 2． 4 附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識 “ 附件 ” ，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼 (如 “ 附件： 1． ”) ；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識 “ 附件 ” ，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其 后標識附件 (或帶序號 )。 公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是 正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義 上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規(guī)定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及 “ 附件 ” 二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空 l行，左空 2 字；附件上的 “ 附件 ” 標識在左上角頂格第 l 行。 8． 2， 5 成文日期 用漢字將年、月、日標全； “ 零 ” 寫為 “O” ；成文日期的標識位置見 8． 2． 6。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的 “ 大寫 ” ，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成 “O” ，是因為 “ 零 ” 與漢字的另一種數(shù)字寫法 “ 壹、貳、捌 ” 等是一個序列，而采用 “ 一、三、五 ” 這種寫法用 “O” 比較協(xié)調(diào)。 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在 8， 2． 6 條會分別介紹。 8． 2． 6 公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關如何標識公文生效標識。 8． 2， 6． 1 單一發(fā)文印章 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空 4 字；力 g蓋印章應上距正文 1 行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓 在成文日期上。 印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥?。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規(guī)定： “ 偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、 印章的，處 3 年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節(jié)嚴重的，處 3 年以上 10 年以下有期徒刑 ” 。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規(guī)定。 對只蓋一個印章的單一機關發(fā)文，本標準規(guī)定落款 處 (即成 文日期之上 )不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空 4 字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文 l 行之內(nèi)，也就是不到 l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白 過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即 “ 變造 ” 公文。 本標準規(guī)定印章加蓋要端正、居個 (即居成文日期之中 )。此話說來簡單，但執(zhí)行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關的印章均帶有國微，把國 12 微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態(tài)度。即使是 采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執(zhí)行。 本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為 “ 下套 ” 方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案 (如國徽 )和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現(xiàn)行