【正文】 一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。 四、妙用“Ctrl+Z”，取消自動項目編號 在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項目自動編號形式，并在下一行添加了“二、”字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的“一、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的“自動項目編號”就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除？用“Ctrl+Z”就可發(fā)揮作用了。我們在輸入“一、基本情況”敲回車后，順手按一下“Ctrl+Z”，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。其原因是Word系統(tǒng)中有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“計算機的實際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问??！癈trl+Z”的作用是撤消上一個操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下“Ctrl+Z”，剛好取消了第二個動作，系統(tǒng)只做一個動作，而沒有做自動編號，所以在此以后的動作中，系統(tǒng)不再使用自動編號功能下的“自動更正” （即“自動更正”為自動編號形式），你可以按你的需要編制段落標題號了。 五、運用“編輯——選擇性粘貼”功能，方便編輯復(fù)制文本資料 我們有時在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用“粘貼”，往往會將原有的格式復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中“粘貼”，則會將表格格式復(fù)制過來，而不是純文本形式；在瀏覽網(wǎng)頁時選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用“粘貼”，則會將網(wǎng)頁形式復(fù)制下來，使你無法進行文字編輯。如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無格式文本”，則一切問題可以解決了，復(fù)制過來的是純文本格式，你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了。 六、巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行 有時候需要刪除Word文檔中有許多空行（如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件），一行一行的刪除費時費力，這時我們可用“替換”功能來輕松解決（在WPS中刪除空是很方便的），主要方法：打開“編輯——替換”，把光標定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標記（P）”兩次，在輸入框中會顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記（P）”(一個“^P”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時還會出現(xiàn)段落標記后有一些空格，那你就試一下在查找中的“^P”加個空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了?！保?，還是手動換行（頁面行末顯示的符號是“↓”），前面去空行的是自動換行符。對文件中手動換行符(“Shift+回車”)形成的空行，在替換時需要選擇“特殊字符”中的“人工換行（L）”兩次，即用“^l^l”替換成“^l”，空行便可去除。總之用替換的方法來刪除空行時，要靈活對待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。191。此時如果上面的方法去不了空行，那你需要細心看一下?lián)Q行段落標記，是自動換行（頁面行末顯示的符號是“ 七、用“表格——標題行重復(fù)”功能，實現(xiàn)在每一頁上都能打印行標題、且做到自動滿頁顯示的 在Word中文字編排時難以實現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個行標題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標題，不能實現(xiàn)滿頁打印。如果你用一下Word中的“表格——標題行重復(fù)”，就可以實現(xiàn)這個功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設(shè)為標題行的部分，點擊“表格”——“重復(fù)標題行”就完成了。試一下，在標題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁，是不是自動滿頁顯示？此功能在處理進行工程決算審計表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了。 八、利用“插入對齊方式頁碼內(nèi)側(cè)”功能，讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印 在打印審計報告或其他文件需要正反打印時，我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側(cè)，先打這幾頁，然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側(cè)，再進行打印，這樣打印后頁碼就自然對映，如果搞錯了，那就要浪費紙張了。不過你采用“插入對齊方式頁碼內(nèi)側(cè)”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁，然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁，這樣處理后頁碼自然對齊了。 九、解決文字輸入中的首行縮進兩個字符問題 在你正常輸入文本時首先確定首行縮進兩個字符，你在“段落——縮進與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進兩個字符，“段落——縮進與間距——度量值”有時會顯示厘米，這樣就無法精確計算兩個字是多少。如何處理？先選擇區(qū)域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進與間距——特殊格式——首行縮進”，再選擇“度量值”便會出現(xiàn)縮進兩個字符了，點擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進多少厘米了。 十、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機的取證材料 我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機進行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時，往往不為被審計單位察覺（過去發(fā)現(xiàn)問題時對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時間學(xué)習(xí)的。其實Office2000中就有很實用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結(jié)合Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進行安全安裝，即在進入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機運行全部程序”——“開始更新”，這以后你機器上就安裝了Microsoft Photo Editor；第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計證據(jù)的電子文檔。 十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計文件資料查找與匯集 我們在用Word編輯文件時，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計報告或其他報告所需要的審計調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了。方法：光標移至己打開的Word文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標”上打勾就行了。這時文檔中出現(xiàn)了一個圖標，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。考慮打印Word文件時會將Excel文件圖標打印出來，此時可先刪除這個圖標，進行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤銷剛才動作，即可恢復(fù)Excel文件圖標。 十二、利用郵件合并功能，實現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料 我們在處理信函、通知、詢證函、審計日記、審計工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。 十三、用好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮 我們在安裝Word2000時，格式欄中文字對齊方式只有“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”一般不顯示出“左對齊”格式，而我們在編制文章時有時需要用“左對齊”，從那里找出來？在“工具”——“自定義”——“格式”，找到“左對齊”后左擊不放，拖至格式欄中你確定的位置、放手，這時“左對齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動換行中因標點符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)上下行不對齊的問題進行修正，做到在自動換行的各行能保持上下行左右側(cè)對齊。因此你在排版時要考慮“左對齊”與“兩端對齊”功能進行選擇，這樣處理后，你的文檔界面就會清楚漂亮。16