【正文】 16。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動換行中因標點符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)上下行不對齊的問題進行修正，做到在自動換行的各行能保持上下行左右側(cè)對齊。 十三、用好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮 我們在處理信函、通知、詢證函、審計日記、審計工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復勞動變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Word的幫助文件學習。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。方法：光標移至己打開的Word文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標”上打勾就行了。 十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計文件資料查找與匯集方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進行安全安裝，即在進入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機運行全部程序”——“開始更新”，這以后你機器上就安裝了Microsoft Photo Editor；第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復制”——打開Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計證據(jù)的電子文檔。 我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機進行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時，往往不為被審計單位察覺（過去發(fā)現(xiàn)問題時對原始資料折疊復印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時間學習的。 在你正常輸入文本時首先確定首行縮進兩個字符，你在“段落——縮進與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進兩個字符，“段落——縮進與間距——度量值”有時會顯示厘米，這樣就無法精確計算兩個字是多少。 在打印審計報告或其他文件需要正反打印時，我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側(cè)，先打這幾頁，然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側(cè)，再進行打印，這樣打印后頁碼就自然對映，如果搞錯了，那就要浪費紙張了。方法：先復制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設(shè)為標題行的部分，點擊“表格”——“重復標題行”就完成了。 在Word中文字編排時難以實現(xiàn)每一頁上都重復打印一個行標題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標題，不能實現(xiàn)滿頁打印。此時如果上面的方法去不了空行，那你需要細心看一下?lián)Q行段落標記，是自動換行（頁面行末顯示的符號是“總之用替換的方法來刪除空行時，要靈活對待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊?！保€是手動換行（頁面行末顯示的符號是“↓”），前面去空行的是自動換行符。 有時候需要刪除Word文檔中有許多空行（如從網(wǎng)站查找到復制過來的純文本形式的法規(guī)文件），一行一行的刪除費時費力，這時我們可用“替換”功能來輕松解決（在WPS中刪除空是很方便的），主要方法：打開“編輯——替換”，把光標定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標記（P）”兩次，在輸入框中會顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記（P）”(一個“^P”)，再按下“全部替換”按鈕。 六、巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無格式文本”，則一切問題可以解決了，復制過來的是純文本格式，你可對復制過來的文本自主編輯了。 我們有時在有關(guān)軟件界面中復制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用“粘貼”，往往會將原有的格式復制過來。“Ctrl+Z”的作用是撤消上一個操作，恢復到以前的某一步。其原因是Word系統(tǒng)中有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。如何去除？用“Ctrl+Z”就可發(fā)揮作用了。 在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項目自動編號形式，并在下一行添加了“二、”字樣。在Word中“版本”功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目此法可用于文字材料中的序號更正、如將“”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號”的更正、如將“（”“[”改為“〔”?！?，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點時需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了?！保佥斎霐?shù)據(jù)，看看“.”是不是變成了小數(shù)點“.”。方法：打開“工具”——“自動更正”——“自動更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。 審計人員在結(jié)束現(xiàn)場審計工作，編制審計報告時，需要輸入大量的審計數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點）。有時審計人員會認為是計算機固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花。 一、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法 審計人員在運用Word時常遇到一些小問題不得解決，筆者在實踐基礎(chǔ)上掌握了一些技法，現(xiàn)提供給審計人員，只望共同提高業(yè)務工作水平。任何個人均不得私自銷毀公文。1公文銷毀的方式和范圍銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。將分裝完畢的公文以適當?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導簽名。制作供對外發(fā)出的公文。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體化、技術(shù)化。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。簽發(fā)。核稿。會商。1發(fā)文處理程序與方法（1）文稿形成擬稿。由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行的核查協(xié)辦工作。由公文處理管理機構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。機關(guān)領(lǐng)導者或部門負責人提出處置意見。由部門負責人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導審核定奪。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導親啟。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準則與法規(guī)化、制度化。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。（9）函。（8）請示。（7）通告。（6）批復。（5）通報。（4）通知。（3）決議。（2）決定。1各種文種的撰寫（1）規(guī)范性公文。公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。公文寫作的基本要求合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。（7）修訂本。（6）副本。（5）暫行本。（4）試行本。（3）正本。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據(jù)。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。標題：標題由作事、事由、文種組成（可?。謹?shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中附件：附件應標明標題、件數(shù)、份數(shù)。發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。公文格式排版規(guī)定保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。公文屬于特殊應用文，其區(qū)別于一般應用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。用于記載會議主要精神和議定事項。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情