【導(dǎo)讀】文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具”。公文有廣義與狹義之分，廣義的。料、記錄、登記表冊等，它們都是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動中所形成和使用的，具有法定效力和規(guī)范的體式。狹義的公文包括通用公文與專用公文，通用公文即。因為行政公文普遍適用于各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，“行政公文”常常簡化表述為“公文”。通知在不同情況下屬于平行文或下行文。會議紀(jì)要在不同場合分屬下行文和。函一般屬平行文，但有時也屬上行文，有時也屬。關(guān)實施行政指揮的職能；平行文則體現(xiàn)了機(jī)關(guān)之間相互平等的商洽與協(xié)作關(guān)系。由此可見我國現(xiàn)行的黨政機(jī)關(guān)公文總數(shù)為18種，其中黨政機(jī)關(guān)“共有。文種”有“決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”9種，黨的機(jī)關(guān)獨有而行政機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)所沒有。行政公文的行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實效，堅持少而精。同時，注意遵守下列規(guī)則。按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系行文是一條基本的行文規(guī)則。

　　

【正文】 的具體問題仍按《四川省最低工資保障規(guī)定》辦理。 附件 :1.…… 《調(diào)整四川省最低工資標(biāo)準(zhǔn)的報告》的說明（略） 一九九七年六月十二日 （六） 請 示 請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。請示的用途比較廣泛，凡有不太明確的問題或工作中遇到新情況，需要上級機(jī)關(guān)表態(tài)的事項，都可以向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)遞交“請示”。如對現(xiàn)行方針政策、法規(guī)制度不甚了解，需要上級機(jī)關(guān)明確答復(fù)；下級機(jī)關(guān)遇到重大或疑難問題，請求上級給予指示；下級機(jī)關(guān)要辦某一件事或上級機(jī)關(guān)指示辦一件事，需要一定的財力、物力、人力，自己無力解決，需要請示上級機(jī)關(guān)審核批復(fù)；對某個問題的解決的辦法，不知可否；對問題有處理的有效方 25 法，但因權(quán)限關(guān)系需要由上級機(jī)關(guān)決定；對上級機(jī)關(guān)某一決定有不同看法，需要申訴自己的意 見，請求上級機(jī)關(guān)重新研究等，都可以用請示行文。 1．請示的特點 （ 1） 請求性 。 請示一般涉及的是本機(jī)關(guān)、本部門打算辦理或迫切需要辦理的某種事情，而自己卻無權(quán)自行決定，或者無力去做，或者不知應(yīng)不應(yīng)該去辦，必須請求上級主管部門批準(zhǔn)、同意之后才可以去辦。 （ 2） 單一性 。 請示都是一文一事行文簡短，著重寫需要解決的問題和自己的意見、要求，不涉及其他內(nèi)容，以便上級盡快答復(fù)。 2． 請示的種類 按照內(nèi)容性質(zhì)分，請示有 3 種。 （ 1） 求示性請示 。 求示性請示就是請求上級給予指示、裁決的請示。其內(nèi)容如工作中遇到的難以解決的關(guān)鍵問題， 無章可循的新問題或意見分歧而無法統(tǒng)一執(zhí)行的問題等。 （ 2） 求助性請示 。 求助性請示即請求上級機(jī)關(guān)予以支持、幫助的請示。其內(nèi)容如請求增補(bǔ)經(jīng)費，增加設(shè)備，為某事情撥款、撥指標(biāo)等。 （ 3） 求準(zhǔn)性請示 。 求準(zhǔn)性請示即請求上級批準(zhǔn)、允許的請示。其內(nèi)容如超出本機(jī)關(guān)本單位無權(quán)處理的問題，因情況特殊需要變通處理的事項及按照上級機(jī)關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)請示的事項等。 3． 請示的一般寫法 （ 1） 標(biāo)題 。 請示的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三項構(gòu)成。也有的省略發(fā)文機(jī)關(guān)只寫事由、文種。報告的標(biāo)題與請示的標(biāo)題寫法相似。 （ 2） 主送機(jī)關(guān) 。 即有權(quán)接受、批 準(zhǔn)請示事項的上級機(jī)關(guān)。一般寫在標(biāo)題與正文之間，單獨一行，頂格書寫。 （ 3） 正文 。 請示的正文包括請示的緣由、請示的事項、請示的要求三部分。① 請示的緣由。是請示事項的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。請示的緣由一定要寫得有理有據(jù)，實事求是具體明白。否則就很難達(dá)到請示的目的。 ② 請示的事項，是請求上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、幫助、解答的具體事項。闡述要實事求是，引用的數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，提出的看法或處理的意見要具體明確切實可行，符合國家的法律，法規(guī)和方針政策，讓上級機(jī)關(guān)看后一目了然，能迅速決斷。如涉及其它單位的問題，應(yīng)當(dāng)預(yù)先征詢意見，并將商洽的有關(guān)情況在 文中予以說明，以供上級機(jī)關(guān)作出正確判斷和指示。 26 ③ 請示的要求。在請求的結(jié)尾，明確提出要求，請求上級批準(zhǔn)、指示。一般都以請示的慣用語作結(jié)尾語，如“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否，請批復(fù)”等。語氣中肯、果斷，能夠令人接受。 4． 請示的寫作要求 （ 1） 請示應(yīng)堅持一文一事，不能多頭請示。寫請示必須嚴(yán)格遵循一文一事的原則，不能把幾件事寫到一份請示中去，以免在公文的處理中產(chǎn)生麻煩。在行文關(guān)系方面，請示應(yīng)明確一個主送單位，不能搞多頭請示，盡量避免越級請示。多頭請示有時難免造成上級機(jī)關(guān)之間不好答復(fù)或互相推諉，貽誤工作。因 特殊情況，必須越級行文時，應(yīng)抄報越過的機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機(jī)關(guān)。 （ 2） 分清請示與報告的區(qū)別。 “請示”和“報告”是兩種不同的公文，應(yīng)分開使用。有人把“請示”寫成“請示報告”，這是混淆了兩種公文的用法。因此，明確請示與報告的區(qū)別，把二者嚴(yán)格區(qū)分開來是十分必要的 ,請示與報告主要區(qū)別是： ① 行文的目的不同。請示是為了解決工作中的具體問題，要求上級指示和批準(zhǔn)而寫的；報告是為了讓上級了解下情，溝通和加強(qiáng)上下級之間的聯(lián)系而寫的。請示必須要求上級表明態(tài)度，作出明 確答復(fù)，而報告則只是“告知”，大多數(shù)報告是不要求上級表態(tài)和答復(fù)的。② 行文的時間不同。請示必須在事前行文，在得到上級機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)、指示、批復(fù)以后方能行事，不允許“ 先斬后奏”；而報告則可根據(jù)實際情況，事前、事中、事后行文皆可。 ③ 行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切性的，并需要上級機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)的事項；報告只著眼于匯報工作，反映情況。 （ 3） 請示的正文最后要寫明行文單位的聯(lián)系人和聯(lián)系方式。 正確使用報告與請示這兩個文種，關(guān)鍵的問題是要抓住行文目的這一點，需上級機(jī)關(guān)答復(fù)的，用請示；只需上級機(jī)關(guān)了解情況或批轉(zhuǎn)而無須答復(fù)的， 則用報告。掌握了這一點，就不致于將報告和請示混淆使用了。 5．請示的寫作范例 廣元市人民政府 關(guān)于解決水利建設(shè)資金的請示 四川省人民政府 : 27 廣元是一個以農(nóng)業(yè)為主的山區(qū)市 ,自然條件較差 ,農(nóng)業(yè)生產(chǎn)仍是以 靠天吃飯 為主。近年來在省政府及省級有關(guān)部門的大力支持下 ,全市水利設(shè)施得到較大改善 ,八五 期間 ,全市累計新建、整治中型水庫 3 座、小型水利工程 47 座、微型水利工程 2 萬余個 (處 )。但由于歷史原因和自然條件的限制 ,水利設(shè)施基礎(chǔ)差 ,病害工程多。截止 1995 年底 ,全市僅有小型以上骨干工程 60 余座 ,其中中型水庫僅 6 座 ,在 4 縣 3區(qū)中尚有 4 個縣 (區(qū) )沒有中型水利工程 ,其中 2 個縣 (區(qū) )甚至連小型水利工程都沒有。連續(xù) 3 年的大旱 ,加之去冬今春冬旱、春旱低溫的影響 ,使全市農(nóng)業(yè)生產(chǎn)面臨著十分嚴(yán)峻的形勢 ,4 縣 3 區(qū)都有返貧的可能。市委、市政府高度重視水利基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè) ,在市財力十分有限的情況下 ,1996 年市財政已撥款 100 萬元用于水利建設(shè) ,但是有限的資金不能有效地改善全市農(nóng)田水利基礎(chǔ)條件 ,因此特請求省政府幫助解決水利建設(shè)資金 ,以支持我市水利設(shè)施建設(shè)。 一、遵照省委、省政府主要領(lǐng)導(dǎo)在廣元視察時的指示精神 ,從我市具體情況出發(fā) ,根據(jù)山區(qū)特 點 ,以小型水利建設(shè)為重點 ,全市在 九五 期間 ,計劃新建、改建、整治、配套小型水庫 50 座 ,微型水利工程 40 萬個 ,實現(xiàn)新增蓄水量 5000 萬立方米 ,旱澇保收農(nóng)田 20 萬畝的目標(biāo) ,請求省政府每年解決我市小型水利建設(shè)補(bǔ)助資金 300 萬元。 二、 九五 期間 ,新建、改建、整治、配套中型工程 3 處。其中新建 1 座蓄水量為 1500 萬立方米的中型水庫 ,整治、配套 2 座 ,使我市中型水利工程有效蓄水量達(dá)到1 億立方米。為此 ,請求省政府解決中型水利工程建設(shè)資金 5000 萬元。 特此請示。 聯(lián)系人：，聯(lián)系電話： 一九 九六年四月二十六日 （七） 批 復(fù) 批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。批復(fù)與請示，是彼此相互對應(yīng)的兩種 28 公文。請示，是上行文；批復(fù)，是下行文，沒有下級機(jī)關(guān)的請示，也就沒有上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。請示與批復(fù)，是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一種文種。這一特點，決定了在批復(fù)的撰寫中，應(yīng)該充分體現(xiàn)出批復(fù)對于請示的針對性。因此，可以說批復(fù)是一種針對請求的批答公文。它是一種專門解決請示問題的專用公文，其行文受著請示機(jī)關(guān)和請示內(nèi)容的制約，行文關(guān)系和行文內(nèi)容都是特定的。 1． 批復(fù)的特點 （ 1） 針對性 。 批復(fù)的針對性是被動的，它以下級 的請示為條件，先有請示，然后針對請示的問題，表明態(tài)度，提出意見和辦法。這一點和其他公文的針對性有所不同。 （ 2） 權(quán)威性 。 批復(fù)是上級對下級的指示，所以具有權(quán)威性。下級機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格按批復(fù)精神貫徹執(zhí)行，而不能自行其事。 2． 批復(fù)的種類 批復(fù)按其內(nèi)容大致分為兩類。 （ 1） 指示性批復(fù) 。 這是針對下級機(jī)關(guān)請求指示的請示而發(fā)的，為下級機(jī)關(guān)在方針、政策等方面釋疑解難的批復(fù)，以指示性為其突出特點。 （ 2） 決定性批復(fù) 。 這是針對下級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)的請示而發(fā)的，就下級機(jī)關(guān)的請求批準(zhǔn)事項作出決斷的批復(fù)，以決定性為其突出特點。 3． 批復(fù)的 寫法 批復(fù)的結(jié)構(gòu)形式與其它公文相同，有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、批復(fù)機(jī)關(guān)和成文日期等。下面主要介紹批復(fù)正文的寫法： 批復(fù)的正文一般包括三部分內(nèi)容，即引語、主體和結(jié)語。 （ 1） 引語。即批復(fù)的開頭，一般先引下級來文（請示）的發(fā)文字號，以及來文的標(biāo)題或文件的事由，來文的日期，使受文單位閱后明確批復(fù)的針對性。引語一般有這樣幾種寫法：“你局 *月 *日 **〔 ***〕 *號《關(guān)于??的請示》收悉”、“你市 **〔 ***〕 *號收悉”、“你單位 **號文收悉”等。寫引語較規(guī)范的要求是寫明發(fā)文字號和標(biāo)題。 （ 2） 主體。引語之后，即正文的主 體部分。這是批復(fù)的核心內(nèi)容。批復(fù)中的指示、決定、意見、要求等，都寫在這一部分。一般有兩種寫法： ① 簡明扼要 的批復(fù)。主要是提出原則性的意見，不作具體的指示。 ② 較為具體的批復(fù)。對請示的具體事項，要表示其明確的態(tài)度。如果同意請示的內(nèi)容，則在表示同意之后， 29 再進(jìn)一步闡明之所以同意的理由，以及如何執(zhí)行等指示性的意見。如果不同意請示的事項，那么在表示不同意之后，還要說明理由，進(jìn)行必要解釋。如果批復(fù)的意見不成熟，亦可寫上“將另行研究”字樣。 （ 3） 結(jié)語。結(jié)尾語常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”，可寫在正文后面，也可單獨占一行，后面加 句號。也可視行文需要，不加結(jié)尾語，自然終結(jié)。 4． 批復(fù)的寫作要求 （ 1） 針對性強(qiáng)。必須針對下級來文（請示）中所提事項逐一答復(fù)，既不能答非所問，也不能對某一請示事項避而不答或漏答。 （ 2） 具有指導(dǎo)性。批復(fù)一般具有指導(dǎo)性，對受文機(jī)關(guān)講明方針政策，工作方法、處理程序，行動要點及注意事項等。 （ 3） 答復(fù)要明確具體。同意就明確表示肯定意見，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就簡要說明情況和原因，以便下級機(jī)關(guān)或單位重新考慮其它解決辦法。批復(fù)切忌模棱兩可，含糊其辭。 （ 4） 行文要簡潔準(zhǔn)確。批復(fù)的篇幅一般不長，行文要求 簡潔、概括、集中、文字簡短、準(zhǔn)確。 5. 批復(fù)的寫作范例 關(guān)于重型汽車制造廠與 工程機(jī)械鍛件廠合并的批復(fù) 重型汽車制造廠、工程機(jī)械鍛件廠： 重汽字 [19 ]5 號文、工機(jī)字 [19 ]18 號文收悉。根據(jù)兩廠請示，經(jīng)局研究，同意工程機(jī)械鍛件廠整建并入重型汽車制造廠?，F(xiàn)將有關(guān)事項批復(fù)如下： 一、工程機(jī)械鍛件廠并入重型汽車制造廠后，撤銷工程機(jī)械鍛件廠的法人資格?？紤]工程機(jī)械鍛件產(chǎn)品生產(chǎn)和經(jīng)營業(yè)務(wù)的需要，可保留工程機(jī)械鍛件廠的廠名，領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。 二、工程 機(jī)械鍛件廠的所有債權(quán)債務(wù)由重型汽車制造廠承擔(dān)。 三、 19年月日起，工程機(jī)械鍛件廠各種報表由重型汽車制造廠統(tǒng)一上報。 30 此復(fù) 一九年月日 （八） 意 見 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見這一文種是新增加的。 1996年中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》已正式列入這個文種，在新形勢下黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文中“意見”的使用頻率比較 高，因此，新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》增加了這一文種?！耙庖姟辈煌谝话愫x的意見，它是黨和政府頒布方針政策的一種形式?！耙庖姟钡倪m用范圍較寬，就其主體而言，可以適用于黨政各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，就其內(nèi)容而言，涉及黨和政府以及企事業(yè)單位的方方面面。 1．意見的特點 （ 1） 內(nèi)容的針對性 。 意見的制發(fā)往往是針對工作中急需解決的問題或必須克服的傾向，因此它提出問題及時，分析問題結(jié)合實際，提出見解、辦法針對性強(qiáng)，目的明確。 （ 2） 形式的靈活性 。 意見既可獨立行文，也可與其它文種搭配行文。此外，意見既可以用于上行文、也可以 用于下行文和平行文。作為上行文，用于下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)上報建議性意見，由上級機(jī)關(guān)作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，用于上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性意見，文中貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。它的行文方向比較靈活。 2． 意見的種類 （ 1） 指示性意見 。 指示性意見是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就某一問題或某項工作闡述、說明指導(dǎo)思想，提出原則要求的意見。 （ 2） 計劃性意見 。 計劃性意見是上級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門就某項工作活動作出部署、安排，要求有關(guān)單位貫徹執(zhí)行 的意見。其內(nèi)容具備計劃的基本要素，但 31 和一般計劃相比，它對工作的指導(dǎo)思想和基本原則和方法、措施、步驟等闡述得較為具體、明確，對任務(wù)、目標(biāo)的闡述側(cè)重于宏觀的定性分析而較少提出具體的量化指標(biāo)。 （ 3） 建議性意見 。 建議性意見是下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)管理部門就解決有關(guān)問題或推動、改進(jìn)某項工作向上級機(jī)關(guān)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，提出自己設(shè)想、看法和建議的意見。 3． 意見的一般寫法 意見一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四部分組成。 （ 1） 標(biāo)題 。 意見的標(biāo)題有二種構(gòu)成形式： ① 發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。② 發(fā)文事由和文種組成。 （ 2） 主送機(jī)關(guān) 。 上行 文的意見一般有主送機(jī)關(guān)，下行文