【正文】 送下級。容易出錯的情況 請示容易出錯的情況包括： 第一，多事一請； 第二，多頭請示。格式通常情況下，公文格式多是一種通用的模板，由標題、正文、結尾和落款構成，根據不同文種的差異稍做調整。標題。請示公文的標題主要書寫制發(fā)單位所請示的事由和文種。正文。請示的正文包括導言或者前言、主體和結尾。導言部分主要闡述請示的目的、背景、緣由和動機；主體書寫請示的事由事件；請示的結尾部分一般以“特此請示，請批復”等固定語言結束；請示公文的落款需要寫明制發(fā)單位的名稱和書寫時間，最后加蓋公章。概念報告是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問時所使用的陳述性公文，屬上行文，一般產生于事后和事務發(fā)展中。分類通常情況下，將報告劃分為三類：綜合性報告。綜合報告是將某個事件的所有情況和所有方面，向上級主管單位做的匯報。專題性報告。專題性報告是就某一個問題或問題的某一個方面單獨向上級機關做的匯報?；貜托詧蟾??；貜托詧蟾鎰t是針對上司或上級主管單位的某一個訊問或問題及上級的困惑，做直接回復的匯報。要求 【案例】總裁給人力資源部的便函致：人力資源部 自：總裁 主題：飲水機 時間：25／5／現在公司內有諸多抱怨，抱怨上班時間內喝水困難。我不希望員工認為公司不關心他們的生活，實際上公司一直在致力于員工福利的提高，應該配備既節(jié)省時間又清潔衛(wèi)生的飲水機。但我不清楚員工對安裝飲水機的反應如何，有些其他什么不同意見，請向我呈交一份報告。下面是人力資源部主管遞交的一份報告：關于飲水機的報告十分有意思，辦公室內的飲水問題引起了這么大的關注。給大家配備飲水機，似乎是一個很好的方案，既能節(jié)省員工時間，又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水。但實際上配備飲水機的效果卻是很不清楚的。在好幾個辦公室，經常談論誰打水，公司開水供應不足，供應時間不夠長，水質差等問題，但實際上大家也就這樣過來了，辦公室內都已形成了一些固定的規(guī)范。如果安裝飲水機，則會碰到費用、送水時間、飲水機放置位置等問題，很容易造成矛盾。因此，我們認為應該加強原有開水供應，個別辦公室如有此要求，可讓它們自行解決。由此可見，書寫報告一定要有要求。具體來說，書寫報告的要求主要有：第一，情況要屬實，報告是下級對上級機關或主管單位提供的問訊、匯報工作的一個陳述性公文，所陳述的情況必須實事求是；第二，語氣要謙和、嚴肅；第三，概括敘述，語言言簡意賅，使得上級主管閱文時既能夠了解事情的經過，又能夠知道事情的原委。格式報告的格式與請示的格式相似，仍然由標題、正文、結尾和落款組成。標題。報告的標題同樣是寫明制發(fā)單位、事由及文種。正文。報告的正文包括導言和主體兩部分：導言中寫明報告的目的、背景、作用和意義。主體是報告中關鍵精華的部分，使用簡潔的語言陳述事情的起因、發(fā)展、經過、產生的影響及針對影響提出改進的意見和建議，主體中陳述事件的邏輯結構要清晰、思路要非常縝密、問題要交代清楚。結尾。報告的結尾通常慣以“特此報告”之類的格式語言。落款。最后在報告的落款處簽上制發(fā)單位的名稱、書寫時間和加蓋公章。概念批復是用于答復下級機關的請示事項的公文，為下行文。批復發(fā)生于事后，與請示公文相對應。要求【模板】關于江蘇省撤銷南通縣設立通州市的批復江蘇省人民政府：你省一九九二年十月八日《關于撤銷南通縣設立通州市的請示》和一九九二年十一月二十日的補充請示收悉。經國務院批準，同意撤銷南通縣，設立通州市（縣級），由省直轄，以原南通縣的行政區(qū)域為通州市的行政區(qū)域，不增加機構和人員編制。此復民政部（蓋章）一九九三年一月八日上述是批復的一個簡潔模板。批復公文的寫作要求主要包括：收到請示必須予以答復。源于請示的強制回復性特點，決定批復必須予以答復。批復內容要有針對性。下級機關需要按照上級批復的意見和措施，進行事情的落實和執(zhí)行，所以上級所批復的公文內容必須具體，且針對性強。批復的意見要切實可行。批復的態(tài)度要慎重。格式 批復公文的格式主要包括：標題。批復公文的標題部分是收文單位，即請示和報告中的稱呼對象。正文。批復的正文部分包括導言和主體。導言中書寫清楚批復的背景；主體是批復給下級機關具體的實施辦法及意見或建議。結尾。批復通常以“此復或特此批復”結尾。落款。批復的落款部分為制發(fā)單位名稱、寫作時間、加蓋公章。作為上級機關回復下屬單位批復時，需要注意公文編號的應用。所謂公文編號，是針對請示公文編號而言，在批復公文中可以省略請示文件的名稱，使用請示相對應的編號代替，則可以直接便于下屬機關的查閱。概念通知是批轉下級機關、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項及任免人員的公文，為下行文或平行文，具有廣泛性、曉諭性和時限性的特點。種類通知在企業(yè)中的應用較多，通常分為四大種類：指示性通知。即指示下屬單位或不相隸屬機關具體實施辦法或配合工作。知照性通知。通知的目的是使得人們知道某件事情，按照通知的內容做好相應準備。例如停電停水通知、放假通知等。事務性通知。即針對某件事務進行的通知，例如會議通知、培訓通知等。任免聘用通知。即對某個職位的任免、聘用，通知相關人員而書寫的公文，一般由單位的人力資源部書寫。格式通知的格式同樣包括標題、正文、結尾和落款。標題。標題由制發(fā)單位、事由和文種組成，制發(fā)單位通?？梢允÷?，通知中的稱呼部分指受文單位，通常也可以省略。正文。正文部分包括導言和主體。導言中闡述事件的背景、動機和緣由，或者是通知的目的和作用；主體部分書寫清楚人物、時間、地點、事情經過、目的和意義，以及具體做法和要求。一般重要通知一定附有回執(zhí)部分，例如會議通知常附有回執(zhí)，或者其他一些通知會根據需要附線路圖、停車位、分布圖等。結尾。通知往往以“特此通知”為結尾標志。落款。落款部分以制文單位、時間和加蓋公章落款。概念 通報是適用于表彰先進、批評后退、傳達重要精神或情況的公文，屬下行文。種類通報分為三種類型，即表彰性通報、批評或懲罰性通報和傳達性通報。格式通報的標題部分包含通報的制發(fā)單位，一般可以省略，然后是事由、通報、文種、稱呼，通報的稱呼即受文單位，通常可以省略不寫。表彰性通報正文主體部分必須清晰突出表彰的內容、事由、積極的作用和影響及具體表彰措施，以此樹立內部標桿和榜樣。批評性通報主體部分應該清楚書寫批評的具體事情、產生的根源及導致的負面影響、然后具體的處罰措施，最后就處罰決定規(guī)定一個生效時間或日期。無論表彰通報、批評通報或者傳達通報，結尾落款部分一定有“特此通報”、制發(fā)單位、通報時間和加蓋公章。寫作要求 企業(yè)通報要求包括： 第一，書寫及時快速；第二，材料新穎、典型，具有代表性； 第三，內容屬實。如果通報所用材料不典型或不具有針對性，無論是表彰通報或是批評通報則都無任何意義。所以無論通報材料的正面性還是負面性，都必須典型才具有一定的標桿作用。概念計劃是為完成一定時期的任務而事前對目標、措施和步驟做出簡要部署的事務性公文，產生于事前。制定原則 計劃制定的原則包括： 第一，對上級負責； 第二，切實執(zhí)行； 第三，集思廣益； 第四，突出重點； 第五，防患于未然。計劃需要落實和執(zhí)行，更需要踏踏實實完成。計劃的產生需要征求每一個人或部門的意見，而且計劃必須突出重點，不能夠面面俱到。最后計劃必須起到預警作用，防患于未然。計劃的別稱 計劃有許多別稱： 規(guī)劃。規(guī)劃是具有全局性的、較長時期的長遠設想。方案。方案是從目的、要求、工作方式方法到工作。安排。安排是對短期內工作進行具體布置的計劃。設想。設想是初步的草案性計劃。打算。打算是短期內工作的要點式計劃。要點。要點是列出工作主要目標的計劃。特點計劃體現在內容方面具有預見性和可行性的特點；體現在作用方面則具有指導性和約束性的特點。類型計劃公文的類型分為表格式計劃、條文式計劃和文件式計劃三種，通常各種生產型和制造型企業(yè)使用Excel或Word做表格計劃。格式與要求標題。計劃公文書寫格式中的標題部分包括制發(fā)單位、事由、計劃產生時間和文種。正文。企業(yè)書寫計劃時導言部分應該記錄計劃的目的、背景、作用、意義和影響；任何計劃在主體書寫中應該清晰和清楚地涵蓋三項內容，正所謂三段論式計劃，即計劃的目的和依據；計劃的目標和措施；計劃的任務和步驟。除三段論外，有時根據計劃的內容，計劃公文主體部分還會涉及計劃可能出現的一些問題，為解決這些問題而尋求上司或上級主管單位的幫助，或者一些事務活動的預算，以及針對這些問題可供參考的預警方案。落款。計劃公文的結尾一般可以省略“特此計劃”，如果標題中有制發(fā)單位，落款中則不寫制發(fā)單位，直接書寫時間、加蓋公章。寫作須知計劃公文的書寫要求圍繞三個重點： 第一，從實際出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧； 第二，突出重點，主次分明； 第三，目標明確，步驟具體。概念總結是對自我進行回顧性的分析研究探索有關規(guī)律，用于指導今后工作的文書，產生于事后。類型總結的分類有許多種：按性質分。從性質角度，將總結分為綜合性總結和專題性總結。按內容分。按照內容，將總結分為工作總結、思想總結、學習總結和生產總結。按范圍分。根據總結的范圍，分為地區(qū)總結、部門總結、班組總結和個人總結。按功能分。按照總結公文功能的不同，分為匯報性總結和經驗性總結。特點與要求總結的特點包括客觀性、規(guī)律性、典型性和概括性?？偨Y能夠揭示事物發(fā)生之間的一些客觀存在的基本規(guī)律，總結出特點可以為今后應用和借鑒，所以決定總結具有客觀性和規(guī)律性的特點；總結的內容往往可以提升到一定的高度，而且使用的語言精煉和概括性強，所以總結又具有典型性和概括性的特點。總結是對計劃的總結，企業(yè)書寫總結時要求內容或材料一定對照計劃進行。格式與原則總結的書寫格式與計劃格式完全相符，標題仍然包括制發(fā)單位、事由、時間和文種。總結正文中的導言主要描述清楚總結的目的、背景、意義和作用；依照三段論式計劃，總結的主體同樣涵蓋三部分，首先對照計劃所做的工作，過程如何，其次突出獲得的成績和經驗、問題和教訓，最后突出對未來工作的打算和改進及努力的方向?？偨Y的結尾部分主要是號召和預警，落款部分與計劃公文格式相同，如果標題部分寫清楚了制發(fā)單位，則落款部分可以省略這個制發(fā)單位，直接寫入時間和加蓋公章。原則企業(yè)總結的書寫需要遵循六原則： 第一，總結材料要充足； 第二，總結內容和對象要全面； 第三，亮點成績要突出；第四，問題的認識要客觀深刻到位； 第五，改進意見要落實；第六，觀點論述要有理有據，依據各種數據或圖表提升觀點。會議紀要和會議記錄僅一字之差，其實卻是兩種不同的文種。從文字含義角度解釋，“錄”是一字不差全盤皆錄；“要”是記要點，將要點言簡意賅地表示出來。會議紀要會議紀要是用于記載傳達會議情況和議定事項的會務公文。會議紀要的標題一般省略制發(fā)單位，直接書寫會議主題、文種和議題；紀要的主體部分經常使用一些固定的詞語，比如“會議一致通過”、“會議就某些問題做了如下決策”等；會議紀要一般均由行政部門書寫，所以在落款處標明行政部門名稱和時間，最后加蓋公章。會議記錄會議記錄是在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來而形成的書面材料。首先會議紀錄的標題為會議的名稱和文種；正文則記錄會議的時間、地點、出席列席人員、主持人、缺席人、記錄人、記錄時間、發(fā)言人名字及發(fā)言內容，甚至記錄散會、休息情況，會議記錄必須真實全面。（函）公函在企業(yè)中的應用比較少，是指適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題的文書，屬平行文。公函的格式基本與其他公文格式相同，標題內容為制發(fā)單位、事由和文種，公函的稱呼即受發(fā)單位與其他公文有所不同必須保留；公函的導言部分寫明函的背景、目的、意義和作用，主體部分主要闡述公函具體的事由、措施和方法；一般在公函結尾部分使用一些專業(yè)術語，例如“轉此函達請答復”或者“特此函請回復”，落款是制文單位直接加蓋公章。要點提示企業(yè)常用的公文包括： ① 請示和報告； ② 批復； ③ 通知和通報； ④ 計劃和總結； ⑤ 會議紀要和會議記錄； ⑥ 公函（函）。八、公文的管理公文編碼是用來管理公司各種各樣由不同公司不同部門不同時間收發(fā)的公文。例如，公司的紅頭文件和藍頭文件的區(qū)分；行政部、生產部、銷售部等各部門文件的區(qū)分。公文的編碼依照系統(tǒng)性和反映公文的一定性質兩個原則進行管理。通過公文編碼可以了解公司信息、收文、發(fā)文及公文時間。例如，撫順罕王集團的一個公文編碼為“撫罕發(fā)【2011】011”，表示撫順罕王集團2011年第11號發(fā)文；“撫罕發(fā)/2011年/0”可以表示集團2011年發(fā)的公司藍頭文件；“撫罕/生/2011年/005”可以看出是生產部的文件。公文包括收文的管理程序和發(fā)文的管理程序，發(fā)文一般依照擬寫、發(fā)送、標注、保存四個程序進行管理；收文程序則按照收文、催辦或督辦、注明、保存進行管理。企業(yè)對發(fā)文管理程序應用較廣泛。企業(yè)需要對公司收發(fā)的公文做公文保存，保存時注意區(qū)分內部文和外部文編碼和分類問題，一般以漢語拼音的第一個字母做編碼，內部文件編碼以“N”編寫，外部文件編碼以“W”編寫。內外部文件兩大類編碼后，企業(yè)各部門可以根據自身情況分小類立卷保存。例如“部門代號N案卷編號”；“部門代號W案卷編號”。