【正文】 送下級(jí)。容易出錯(cuò)的情況 請(qǐng)示容易出錯(cuò)的情況包括： 第一，多事一請(qǐng)； 第二，多頭請(qǐng)示。格式通常情況下，公文格式多是一種通用的模板，由標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款構(gòu)成，根據(jù)不同文種的差異稍做調(diào)整。標(biāo)題。請(qǐng)示公文的標(biāo)題主要書寫制發(fā)單位所請(qǐng)示的事由和文種。正文。請(qǐng)示的正文包括導(dǎo)言或者前言、主體和結(jié)尾。導(dǎo)言部分主要闡述請(qǐng)示的目的、背景、緣由和動(dòng)機(jī)；主體書寫請(qǐng)示的事由事件；請(qǐng)示的結(jié)尾部分一般以“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等固定語言結(jié)束；請(qǐng)示公文的落款需要寫明制發(fā)單位的名稱和書寫時(shí)間，最后加蓋公章。概念報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問時(shí)所使用的陳述性公文，屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事務(wù)發(fā)展中。分類通常情況下，將報(bào)告劃分為三類：綜合性報(bào)告。綜合報(bào)告是將某個(gè)事件的所有情況和所有方面，向上級(jí)主管單位做的匯報(bào)。專題性報(bào)告。專題性報(bào)告是就某一個(gè)問題或問題的某一個(gè)方面單獨(dú)向上級(jí)機(jī)關(guān)做的匯報(bào)?；貜?fù)性報(bào)告。回復(fù)性報(bào)告則是針對(duì)上司或上級(jí)主管單位的某一個(gè)訊問或問題及上級(jí)的困惑，做直接回復(fù)的匯報(bào)。要求 【案例】總裁給人力資源部的便函致：人力資源部 自：總裁 主題：飲水機(jī) 時(shí)間：25／5／現(xiàn)在公司內(nèi)有諸多抱怨，抱怨上班時(shí)間內(nèi)喝水困難。我不希望員工認(rèn)為公司不關(guān)心他們的生活，實(shí)際上公司一直在致力于員工福利的提高，應(yīng)該配備既節(jié)省時(shí)間又清潔衛(wèi)生的飲水機(jī)。但我不清楚員工對(duì)安裝飲水機(jī)的反應(yīng)如何，有些其他什么不同意見，請(qǐng)向我呈交一份報(bào)告。下面是人力資源部主管遞交的一份報(bào)告：關(guān)于飲水機(jī)的報(bào)告十分有意思，辦公室內(nèi)的飲水問題引起了這么大的關(guān)注。給大家配備飲水機(jī)，似乎是一個(gè)很好的方案，既能節(jié)省員工時(shí)間，又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水。但實(shí)際上配備飲水機(jī)的效果卻是很不清楚的。在好幾個(gè)辦公室，經(jīng)常談?wù)撜l打水，公司開水供應(yīng)不足，供應(yīng)時(shí)間不夠長(zhǎng)，水質(zhì)差等問題，但實(shí)際上大家也就這樣過來了，辦公室內(nèi)都已形成了一些固定的規(guī)范。如果安裝飲水機(jī)，則會(huì)碰到費(fèi)用、送水時(shí)間、飲水機(jī)放置位置等問題，很容易造成矛盾。因此，我們認(rèn)為應(yīng)該加強(qiáng)原有開水供應(yīng)，個(gè)別辦公室如有此要求，可讓它們自行解決。由此可見，書寫報(bào)告一定要有要求。具體來說，書寫報(bào)告的要求主要有：第一，情況要屬實(shí)，報(bào)告是下級(jí)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或主管單位提供的問訊、匯報(bào)工作的一個(gè)陳述性公文，所陳述的情況必須實(shí)事求是；第二，語氣要謙和、嚴(yán)肅；第三，概括敘述，語言言簡(jiǎn)意賅，使得上級(jí)主管閱文時(shí)既能夠了解事情的經(jīng)過，又能夠知道事情的原委。格式報(bào)告的格式與請(qǐng)示的格式相似，仍然由標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款組成。標(biāo)題。報(bào)告的標(biāo)題同樣是寫明制發(fā)單位、事由及文種。正文。報(bào)告的正文包括導(dǎo)言和主體兩部分：導(dǎo)言中寫明報(bào)告的目的、背景、作用和意義。主體是報(bào)告中關(guān)鍵精華的部分，使用簡(jiǎn)潔的語言陳述事情的起因、發(fā)展、經(jīng)過、產(chǎn)生的影響及針對(duì)影響提出改進(jìn)的意見和建議，主體中陳述事件的邏輯結(jié)構(gòu)要清晰、思路要非?？b密、問題要交代清楚。結(jié)尾。報(bào)告的結(jié)尾通常慣以“特此報(bào)告”之類的格式語言。落款。最后在報(bào)告的落款處簽上制發(fā)單位的名稱、書寫時(shí)間和加蓋公章。概念批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，為下行文。批復(fù)發(fā)生于事后，與請(qǐng)示公文相對(duì)應(yīng)。要求【模板】關(guān)于江蘇省撤銷南通縣設(shè)立通州市的批復(fù)江蘇省人民政府：你省一九九二年十月八日《關(guān)于撤銷南通縣設(shè)立通州市的請(qǐng)示》和一九九二年十一月二十日的補(bǔ)充請(qǐng)示收悉。經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，同意撤銷南通縣，設(shè)立通州市（縣級(jí)），由省直轄，以原南通縣的行政區(qū)域?yàn)橥ㄖ菔械男姓^(qū)域，不增加機(jī)構(gòu)和人員編制。此復(fù)民政部（蓋章）一九九三年一月八日上述是批復(fù)的一個(gè)簡(jiǎn)潔模板。批復(fù)公文的寫作要求主要包括：收到請(qǐng)示必須予以答復(fù)。源于請(qǐng)示的強(qiáng)制回復(fù)性特點(diǎn)，決定批復(fù)必須予以答復(fù)。批復(fù)內(nèi)容要有針對(duì)性。下級(jí)機(jī)關(guān)需要按照上級(jí)批復(fù)的意見和措施，進(jìn)行事情的落實(shí)和執(zhí)行，所以上級(jí)所批復(fù)的公文內(nèi)容必須具體，且針對(duì)性強(qiáng)。批復(fù)的意見要切實(shí)可行。批復(fù)的態(tài)度要慎重。格式 批復(fù)公文的格式主要包括：標(biāo)題。批復(fù)公文的標(biāo)題部分是收文單位，即請(qǐng)示和報(bào)告中的稱呼對(duì)象。正文。批復(fù)的正文部分包括導(dǎo)言和主體。導(dǎo)言中書寫清楚批復(fù)的背景；主體是批復(fù)給下級(jí)機(jī)關(guān)具體的實(shí)施辦法及意見或建議。結(jié)尾。批復(fù)通常以“此復(fù)或特此批復(fù)”結(jié)尾。落款。批復(fù)的落款部分為制發(fā)單位名稱、寫作時(shí)間、加蓋公章。作為上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)下屬單位批復(fù)時(shí)，需要注意公文編號(hào)的應(yīng)用。所謂公文編號(hào)，是針對(duì)請(qǐng)示公文編號(hào)而言，在批復(fù)公文中可以省略請(qǐng)示文件的名稱，使用請(qǐng)示相對(duì)應(yīng)的編號(hào)代替，則可以直接便于下屬機(jī)關(guān)的查閱。概念通知是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)及任免人員的公文，為下行文或平行文，具有廣泛性、曉諭性和時(shí)限性的特點(diǎn)。種類通知在企業(yè)中的應(yīng)用較多，通常分為四大種類：指示性通知。即指示下屬單位或不相隸屬機(jī)關(guān)具體實(shí)施辦法或配合工作。知照性通知。通知的目的是使得人們知道某件事情，按照通知的內(nèi)容做好相應(yīng)準(zhǔn)備。例如停電停水通知、放假通知等。事務(wù)性通知。即針對(duì)某件事務(wù)進(jìn)行的通知，例如會(huì)議通知、培訓(xùn)通知等。任免聘用通知。即對(duì)某個(gè)職位的任免、聘用，通知相關(guān)人員而書寫的公文，一般由單位的人力資源部書寫。格式通知的格式同樣包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款。標(biāo)題。標(biāo)題由制發(fā)單位、事由和文種組成，制發(fā)單位通常可以省略，通知中的稱呼部分指受文單位，通常也可以省略。正文。正文部分包括導(dǎo)言和主體。導(dǎo)言中闡述事件的背景、動(dòng)機(jī)和緣由，或者是通知的目的和作用；主體部分書寫清楚人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過、目的和意義，以及具體做法和要求。一般重要通知一定附有回執(zhí)部分，例如會(huì)議通知常附有回執(zhí)，或者其他一些通知會(huì)根據(jù)需要附線路圖、停車位、分布圖等。結(jié)尾。通知往往以“特此通知”為結(jié)尾標(biāo)志。落款。落款部分以制文單位、時(shí)間和加蓋公章落款。概念 通報(bào)是適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)后退、傳達(dá)重要精神或情況的公文，屬下行文。種類通報(bào)分為三種類型，即表彰性通報(bào)、批評(píng)或懲罰性通報(bào)和傳達(dá)性通報(bào)。格式通報(bào)的標(biāo)題部分包含通報(bào)的制發(fā)單位，一般可以省略，然后是事由、通報(bào)、文種、稱呼，通報(bào)的稱呼即受文單位，通常可以省略不寫。表彰性通報(bào)正文主體部分必須清晰突出表彰的內(nèi)容、事由、積極的作用和影響及具體表彰措施，以此樹立內(nèi)部標(biāo)桿和榜樣。批評(píng)性通報(bào)主體部分應(yīng)該清楚書寫批評(píng)的具體事情、產(chǎn)生的根源及導(dǎo)致的負(fù)面影響、然后具體的處罰措施，最后就處罰決定規(guī)定一個(gè)生效時(shí)間或日期。無論表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)或者傳達(dá)通報(bào)，結(jié)尾落款部分一定有“特此通報(bào)”、制發(fā)單位、通報(bào)時(shí)間和加蓋公章。寫作要求 企業(yè)通報(bào)要求包括： 第一，書寫及時(shí)快速；第二，材料新穎、典型，具有代表性； 第三，內(nèi)容屬實(shí)。如果通報(bào)所用材料不典型或不具有針對(duì)性，無論是表彰通報(bào)或是批評(píng)通報(bào)則都無任何意義。所以無論通報(bào)材料的正面性還是負(fù)面性，都必須典型才具有一定的標(biāo)桿作用。概念計(jì)劃是為完成一定時(shí)期的任務(wù)而事前對(duì)目標(biāo)、措施和步驟做出簡(jiǎn)要部署的事務(wù)性公文，產(chǎn)生于事前。制定原則 計(jì)劃制定的原則包括： 第一，對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)； 第二，切實(shí)執(zhí)行； 第三，集思廣益； 第四，突出重點(diǎn)； 第五，防患于未然。計(jì)劃需要落實(shí)和執(zhí)行，更需要踏踏實(shí)實(shí)完成。計(jì)劃的產(chǎn)生需要征求每一個(gè)人或部門的意見，而且計(jì)劃必須突出重點(diǎn)，不能夠面面俱到。最后計(jì)劃必須起到預(yù)警作用，防患于未然。計(jì)劃的別稱 計(jì)劃有許多別稱： 規(guī)劃。規(guī)劃是具有全局性的、較長(zhǎng)時(shí)期的長(zhǎng)遠(yuǎn)設(shè)想。方案。方案是從目的、要求、工作方式方法到工作。安排。安排是對(duì)短期內(nèi)工作進(jìn)行具體布置的計(jì)劃。設(shè)想。設(shè)想是初步的草案性計(jì)劃。打算。打算是短期內(nèi)工作的要點(diǎn)式計(jì)劃。要點(diǎn)。要點(diǎn)是列出工作主要目標(biāo)的計(jì)劃。特點(diǎn)計(jì)劃體現(xiàn)在內(nèi)容方面具有預(yù)見性和可行性的特點(diǎn)；體現(xiàn)在作用方面則具有指導(dǎo)性和約束性的特點(diǎn)。類型計(jì)劃公文的類型分為表格式計(jì)劃、條文式計(jì)劃和文件式計(jì)劃三種，通常各種生產(chǎn)型和制造型企業(yè)使用Excel或Word做表格計(jì)劃。格式與要求標(biāo)題。計(jì)劃公文書寫格式中的標(biāo)題部分包括制發(fā)單位、事由、計(jì)劃產(chǎn)生時(shí)間和文種。正文。企業(yè)書寫計(jì)劃時(shí)導(dǎo)言部分應(yīng)該記錄計(jì)劃的目的、背景、作用、意義和影響；任何計(jì)劃在主體書寫中應(yīng)該清晰和清楚地涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，正所謂三段論式計(jì)劃，即計(jì)劃的目的和依據(jù)；計(jì)劃的目標(biāo)和措施；計(jì)劃的任務(wù)和步驟。除三段論外，有時(shí)根據(jù)計(jì)劃的內(nèi)容，計(jì)劃公文主體部分還會(huì)涉及計(jì)劃可能出現(xiàn)的一些問題，為解決這些問題而尋求上司或上級(jí)主管單位的幫助，或者一些事務(wù)活動(dòng)的預(yù)算，以及針對(duì)這些問題可供參考的預(yù)警方案。落款。計(jì)劃公文的結(jié)尾一般可以省略“特此計(jì)劃”，如果標(biāo)題中有制發(fā)單位，落款中則不寫制發(fā)單位，直接書寫時(shí)間、加蓋公章。寫作須知計(jì)劃公文的書寫要求圍繞三個(gè)重點(diǎn)： 第一，從實(shí)際出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧； 第二，突出重點(diǎn)，主次分明； 第三，目標(biāo)明確，步驟具體。概念總結(jié)是對(duì)自我進(jìn)行回顧性的分析研究探索有關(guān)規(guī)律，用于指導(dǎo)今后工作的文書，產(chǎn)生于事后。類型總結(jié)的分類有許多種：按性質(zhì)分。從性質(zhì)角度，將總結(jié)分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。按內(nèi)容分。按照內(nèi)容，將總結(jié)分為工作總結(jié)、思想總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)和生產(chǎn)總結(jié)。按范圍分。根據(jù)總結(jié)的范圍，分為地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、班組總結(jié)和個(gè)人總結(jié)。按功能分。按照總結(jié)公文功能的不同，分為匯報(bào)性總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)。特點(diǎn)與要求總結(jié)的特點(diǎn)包括客觀性、規(guī)律性、典型性和概括性。總結(jié)能夠揭示事物發(fā)生之間的一些客觀存在的基本規(guī)律，總結(jié)出特點(diǎn)可以為今后應(yīng)用和借鑒，所以決定總結(jié)具有客觀性和規(guī)律性的特點(diǎn)；總結(jié)的內(nèi)容往往可以提升到一定的高度，而且使用的語言精煉和概括性強(qiáng)，所以總結(jié)又具有典型性和概括性的特點(diǎn)?？偨Y(jié)是對(duì)計(jì)劃的總結(jié)，企業(yè)書寫總結(jié)時(shí)要求內(nèi)容或材料一定對(duì)照計(jì)劃進(jìn)行。格式與原則總結(jié)的書寫格式與計(jì)劃格式完全相符，標(biāo)題仍然包括制發(fā)單位、事由、時(shí)間和文種。總結(jié)正文中的導(dǎo)言主要描述清楚總結(jié)的目的、背景、意義和作用；依照三段論式計(jì)劃，總結(jié)的主體同樣涵蓋三部分，首先對(duì)照計(jì)劃所做的工作，過程如何，其次突出獲得的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、問題和教訓(xùn)，最后突出對(duì)未來工作的打算和改進(jìn)及努力的方向?？偨Y(jié)的結(jié)尾部分主要是號(hào)召和預(yù)警，落款部分與計(jì)劃公文格式相同，如果標(biāo)題部分寫清楚了制發(fā)單位，則落款部分可以省略這個(gè)制發(fā)單位，直接寫入時(shí)間和加蓋公章。原則企業(yè)總結(jié)的書寫需要遵循六原則： 第一，總結(jié)材料要充足； 第二，總結(jié)內(nèi)容和對(duì)象要全面； 第三，亮點(diǎn)成績(jī)要突出；第四，問題的認(rèn)識(shí)要客觀深刻到位； 第五，改進(jìn)意見要落實(shí)；第六，觀點(diǎn)論述要有理有據(jù)，依據(jù)各種數(shù)據(jù)或圖表提升觀點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄僅一字之差，其實(shí)卻是兩種不同的文種。從文字含義角度解釋，“錄”是一字不差全盤皆錄；“要”是記要點(diǎn)，將要點(diǎn)言簡(jiǎn)意賅地表示出來。會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是用于記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的會(huì)務(wù)公文。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題一般省略制發(fā)單位，直接書寫會(huì)議主題、文種和議題；紀(jì)要的主體部分經(jīng)常使用一些固定的詞語，比如“會(huì)議一致通過”、“會(huì)議就某些問題做了如下決策”等；會(huì)議紀(jì)要一般均由行政部門書寫，所以在落款處標(biāo)明行政部門名稱和時(shí)間，最后加蓋公章。會(huì)議記錄會(huì)議記錄是在會(huì)議過程中，由專門記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來而形成的書面材料。首先會(huì)議紀(jì)錄的標(biāo)題為會(huì)議的名稱和文種；正文則記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席列席人員、主持人、缺席人、記錄人、記錄時(shí)間、發(fā)言人名字及發(fā)言內(nèi)容，甚至記錄散會(huì)、休息情況，會(huì)議記錄必須真實(shí)全面。（函）公函在企業(yè)中的應(yīng)用比較少，是指適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題的文書，屬平行文。公函的格式基本與其他公文格式相同，標(biāo)題內(nèi)容為制發(fā)單位、事由和文種，公函的稱呼即受發(fā)單位與其他公文有所不同必須保留；公函的導(dǎo)言部分寫明函的背景、目的、意義和作用，主體部分主要闡述公函具體的事由、措施和方法；一般在公函結(jié)尾部分使用一些專業(yè)術(shù)語，例如“轉(zhuǎn)此函達(dá)請(qǐng)答復(fù)”或者“特此函請(qǐng)回復(fù)”，落款是制文單位直接加蓋公章。要點(diǎn)提示企業(yè)常用的公文包括： ① 請(qǐng)示和報(bào)告； ② 批復(fù)； ③ 通知和通報(bào)； ④ 計(jì)劃和總結(jié)； ⑤ 會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄； ⑥ 公函（函）。八、公文的管理公文編碼是用來管理公司各種各樣由不同公司不同部門不同時(shí)間收發(fā)的公文。例如，公司的紅頭文件和藍(lán)頭文件的區(qū)分；行政部、生產(chǎn)部、銷售部等各部門文件的區(qū)分。公文的編碼依照系統(tǒng)性和反映公文的一定性質(zhì)兩個(gè)原則進(jìn)行管理。通過公文編碼可以了解公司信息、收文、發(fā)文及公文時(shí)間。例如，撫順罕王集團(tuán)的一個(gè)公文編碼為“撫罕發(fā)【2011】011”，表示撫順罕王集團(tuán)2011年第11號(hào)發(fā)文；“撫罕發(fā)/2011年/0”可以表示集團(tuán)2011年發(fā)的公司藍(lán)頭文件；“撫罕/生/2011年/005”可以看出是生產(chǎn)部的文件。公文包括收文的管理程序和發(fā)文的管理程序，發(fā)文一般依照擬寫、發(fā)送、標(biāo)注、保存四個(gè)程序進(jìn)行管理；收文程序則按照收文、催辦或督辦、注明、保存進(jìn)行管理。企業(yè)對(duì)發(fā)文管理程序應(yīng)用較廣泛。企業(yè)需要對(duì)公司收發(fā)的公文做公文保存，保存時(shí)注意區(qū)分內(nèi)部文和外部文編碼和分類問題，一般以漢語拼音的第一個(gè)字母做編碼，內(nèi)部文件編碼以“N”編寫，外部文件編碼以“W”編寫。內(nèi)外部文件兩大類編碼后，企業(yè)各部門可以根據(jù)自身情況分小類立卷保存。例如“部門代號(hào)N案卷編號(hào)”；“部門代號(hào)W案卷編號(hào)”。