【正文】 也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有 “ 國發(fā) ” 、 “ 國函 ” ， “ 國 ” 代國務(wù) 院，而“ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國務(wù)院文件 ” 和 “ 國務(wù)院函 ” 這兩種發(fā)文形式。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加 “ 文件 ” 二字， 如國務(wù)院就有 “ 國務(wù)院任免通知 ” 紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類 “ 紅頭 ” 留了余地，未規(guī)定一律要加 “ 文件 ” 二字，但只限于特定的 公文。 緊急程度是對公文送達時限的要求。發(fā)文機關(guān) 根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的 “ 紅頭 ” 部分 (具體設(shè)計方法后文介紹 )。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) BLl00％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) Y80％， M80％。 用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行 公文交往。lmm 公文用紙訂口 (左白邊 )為： 28mm177。 公文用 紙的質(zhì)量為 60g／ M2— 80g／ m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。在 A 系列紙型中，公文用紙的紙型為 A4 型，即幅面尺寸為 210mm297mm ，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。其標(biāo)識位置同 ，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。 版記的位置 版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。成文時間右空 4 字；加蓋印章應(yīng)上距正文 2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號 “〔〕 ”括入；序號不編虛位（即 1 不編為 001），不加 “第 ”字。裁切成品尺寸誤差 177。紙張白度為 85％ ~90％，橫向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85％， pH 值為 ~。 本標(biāo)準(zhǔn)由國務(wù)院辦公廳提出。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。 秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，秘密等級和保密期限之間用 “★ ”隔開。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。 特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識 “此頁無正文 ”的方法解決。每行居中排 28 個字。 本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。 在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。國際會議也無 一不是采用 A4 型紙作為會議文件用紙。而且目前使用中的復(fù)印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以 A4 型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進行了更新，可以印制 A4 型公文。平訂釘鋸與書脊間的 6 距離為 3mm 一 5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。 (4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。把公文各要素分為 “ 頭 ” 、 “ 身 ” 、 “ 腳 ” 三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行 “ 解剖 ” ，掌握其區(qū)別。 秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。要注意，即使上述 3 項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝ 62mm 的距離。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號 “ 〔 ]”括入；序號不編虛 位 (即 1 不編為 O01)，不加 “ 第 ” 字。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。 8． 1． 3 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第 2 行。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。 7． 3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。 5． 2 公文頁邊與版心足寸 公文用紙?zhí)祛^ (上白邊 )為： 37mm177。 由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn) ISO 218 等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。 會議紀(jì)要格式 會議紀(jì)要標(biāo)識由 “會議紀(jì)要 ”組成。 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 公文生效標(biāo)識 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。 2 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。 4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) 公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m2~80g/m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。 本標(biāo)準(zhǔn)為第一次修訂。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) BL100%，紅色沒墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) Y80％， M80％。 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右 上角第 1 行，兩字之間空 1 行；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第 2 行。 公文正文 主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空 2 字，回行頂格。 3 附注 公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。 (1)內(nèi)容范圍 內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機關(guān)公文（以下簡稱 “ 公文 ” ）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。為此，對于公文的橫向描述形式就是 “ 字 ” ，縱向描述就是 “ 行 ” 。 不透明度 ≥85 ％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用 A4 型紙作為公文用紙。 目前，淘汰 16 開型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。裁切成品尺寸誤差 177。由于公文的特殊 作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出 的新觀點，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 和 “ 秘密 ” 。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空 2 行向下依次標(biāo)識 (見圖三 )。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。 年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如 “87” 、 “93” 等均屬標(biāo)識不正確。在上報的公文中標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負(fù)責(zé)。 序號是發(fā)文的流水號。 8， 1． 5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等 級兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l 字距離，以使該字段不致過長。 編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。其中 “ 眉首 ” 、 “ 版記 ” 兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用， “ 主體 ” 是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。 7． 2 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過 lmm。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。 5 5 公文用紙幅面及版面尺寸 5． 1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB／ T 148中規(guī)定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm297mm ，尺寸的允許偏差見 GB／ T 148。紙張白度為 85％一 90％，橫向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85 ％， pH 值為 7． 5— 9． 5。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 148— 1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 148— 1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 成文時間 用漢字將年、月、日標(biāo)全； “零 ”寫為 “○”；成文時間的標(biāo)識位置見 。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前， “文件 ”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文著頁顯示正文。4mm。本標(biāo)準(zhǔn)以 3 號字高度加 3 號字高度 7/8 倍的距離為一基準(zhǔn)行。 本標(biāo)準(zhǔn)中所用公文用語與《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中的用語一致。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加 “文件 ”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。數(shù)字、年份不能回行。 版記 主題詞 主題詞 ”用 3 號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號詞目用 3 號小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1 字。兩線之間各要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。對公文格式的完整 要求應(yīng)是把《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。在這兩項定義中， “ 字 ” 指的就是漢字的橫向距離。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn) 相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。 (2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型公文用紙的條件 我國在 1987 年和 1988 年分別等效 ISO 6716 和 ISO 216 制定了我國國家標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 788 和 GB／ T 148。所以在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型。lmm，四角成 90 度，無毛茬或缺損。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。 8． 1 眉首 8． 1． 1 公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。 “ 絕密 ” 是最重要的國家秘 7 密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； “ 機密 ” 是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害； “ 秘密 ” 是一般 的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。 各行政機關(guān)在設(shè)計文件 “ 紅頭 ” 時，兩種形式均應(yīng)具備，即 平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為 62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上