【正文】 簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。發(fā)文機關(guān)標識 下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號 “ 〔 ]”括入；序號不編虛 位 (即 1 不編為 O01)，不加 “ 第 ” 字。要注意，即使上述 3 項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝ 62mm 的距離。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。 8． 1． 3 緊急程度 如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。 秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。把公文各要素分為 “ 頭 ” 、 “ 身 ” 、 “ 腳 ” 三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行 “ 解剖 ” ，掌握其區(qū)別。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。 (4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。平訂釘鋸與書脊間的 6 距離為 3mm 一 5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。 7． 3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以 A4 型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進行了更新，可以印制 A4 型公文?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。國際會議也無 一不是采用 A4 型紙作為會議文件用紙。 5． 2 公文頁邊與版心足寸 公文用紙?zhí)祛^ (上白邊 )為： 37mm177。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。 由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標必須作出相應(yīng)的規(guī)定。 在本標準中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。由于該標準是根據(jù)國際標準 ISO 218 等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。 本章規(guī)定了標準的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。 會議紀要格式 會議紀要標識由 “會議紀要 ”組成。每行居中排 28 個字。 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 特殊情況說明 當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識 “此頁無正文 ”的方法解決。 公文生效標識 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 2 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，秘密等級和保密期限之間用 “★ ”隔開。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。 4 公文用紙主要技術(shù)指標 公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m2~80g/m2 的膠版印刷紙或復印紙。 2 引用標準 下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。 本標準為第一次修訂。 本標準由國務(wù)院辦公廳提出。本標準出版時，所示版本均為有效。紙張白度為 85％ ~90％，橫向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85％， pH 值為 ~。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標 BL100%，紅色沒墨應(yīng)達到色譜所標 Y80％， M80％。裁切成品尺寸誤差 177。 緊急程度 如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右 上角第 1 行，兩字之間空 1 行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。發(fā)文機關(guān)標識下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號 “〔〕 ”括入；序號不編虛位（即 1 不編為 001），不加 “第 ”字。 公文正文 主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空 2 字，回行頂格。成文時間右空 4 字；加蓋印章應(yīng)上距正文 2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 3 附注 公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 號字加圓括號標識在成文時間下一行。 版記的位置 版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。其標識位置同 ，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。 (1)內(nèi)容范圍 內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機關(guān)公文（以下簡稱 “ 公文 ” ）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。在 A 系列紙型中，公文用紙的紙型為 A4 型，即幅面尺寸為 210mm297mm ，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。為此，對于公文的橫向描述形式就是 “ 字 ” ，縱向描述就是 “ 行 ” 。 公文用 紙的質(zhì)量為 60g／ M2— 80g／ m2 的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。 不透明度 ≥85 ％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。lmm 公文用紙訂口 (左白邊 )為： 28mm177。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用 A4 型紙作為公文用紙。 用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行 公文交往。 目前，淘汰 16 開型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標 BLl00％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標 Y80％， M80％。裁切成品尺寸誤差 177。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字數(shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。由于公文的特殊 作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的 “ 紅頭 ” 部分 (具體設(shè)計方法后文介紹 )。這是本標準對公文結(jié)構(gòu)劃分提出 的新觀點，也是本標準在結(jié)構(gòu)上的最大特點。發(fā)文機關(guān) 根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標明 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 和 “ 秘密 ” 。 緊急程度是對公文送達時限的要求。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標識上空 2 行向下依次標識 (見圖三 )。 有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加 “ 文件 ” 二字， 如國務(wù)院就有 “ 國務(wù)院任免通知 ” 紅頭形式，本標準給這類 “ 紅頭 ” 留了余地，未規(guī)定一律要加 “ 文件 ” 二字，但只限于特定的 公文。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如 “87” 、 “93” 等均屬標識不正確。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導人了解下級單位誰對上報事項負責。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 序號是發(fā)文的流水號。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有 “ 國發(fā) ” 、 “ 國函 ” ， “ 國 ” 代國務(wù) 院，而“ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國務(wù)院文件 ” 和 “ 國務(wù)院函 ” 這兩種發(fā)文形式。 8， 1． 5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。友文機關(guān)標識上 邊緣至版心上邊緣為 25mm。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等 級兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l 字距離，以使該字段不致過長。 8． 1． 2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 l 行，兩字之間空 l 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 l 行，秘密等級和保密期限之間用 “★”隔開。 編份數(shù)序號的目的是準確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。 用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的 “ 頭 ” ，主體稱之為公文的 “ 身 ” ，版記稱之為公文的 “ 腳 ” 。其中 “ 眉首 ” 、 “ 版記 ” 兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用， “ 主體 ” 是本標準提出的新概念。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。4mm。 7． 2 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過 lmm。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標準 A 系 列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。這種紙型標準實際是日本早期用的標準。 鑒于 A4 型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用 A4型紙。 5 5 公文用紙幅面及版面尺寸 5． 1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB／ T 148中規(guī)定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm297mm ，尺寸的允許偏差見 GB／ T 148。 橫向耐折度 ≥15 次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。紙張白度為 85％一 90％，橫向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85 ％， pH 值為 7． 5— 9． 5。本標準以 3 號字高度加 3 號字高度 7／ 8 倍的距離為一基準行；公文標題以 2 號字高度加 2 號字高度 7／ 8 倍的距離為一基準行。 2 引用標準 GB／ T 148— 1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 在本標準中引用的國家標準 GB／ T 148— 1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。 使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。其他要素從本標準相關(guān)要素說明。 11 公文的特定格式 信函式格式 發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為 30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下 4mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊 20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排 3 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字標識成文時間。 成文時間 用漢字將年、月、日標全； “零 ”寫為 “○”；成文時間的標識位置見 。 主送機關(guān) 標題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號 。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前， “文件 ”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文著頁顯示正文。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第 1 行。4mm。 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過 1mm。本標準以 3