【正文】 是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國(guó)和各國(guó)際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用 A4型紙。但考慮到我國(guó)的實(shí)際情況，在這兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國(guó)自己的標(biāo)準(zhǔn) 16 開(kāi)型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁(yè)大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。從目前了解到的情況看，我國(guó)的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A 系 列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。 6 公文中圖文的顏色 未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。 7． 2 制版要求 版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò) lmm。 7． 4 裝訂 要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。4mm。 長(zhǎng)期以來(lái)，我們的公文缺乏一個(gè)較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題而采取的必要措施。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對(duì)特殊情況而言的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來(lái)印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對(duì)一致。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對(duì)形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。其中 “ 眉首 ” 、 “ 版記 ” 兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用， “ 主體 ” 是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。 由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為 “ 主體 ” 有其道理。 用一個(gè)形象的比喻，眉首可稱之為公文的 “ 頭 ” ，主體稱之為公文的 “ 身 ” ，版記稱之為公文的 “ 腳 ” 。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第 l 行。 編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位未作規(guī)定。 8． 1． 2 秘密等級(jí)和保密期限 如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 l 行，兩字之間空 l 字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 l 行，秘密等級(jí)和保密期限之間用 “★”隔開(kāi)。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。在此需要說(shuō)明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等 級(jí)兩字之間應(yīng)空 l 字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí) 字距離，以使該字段不致過(guò)長(zhǎng)。具體 “ 特急 ” 和 “ 急件 ” 的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。友文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上 邊緣至版心上邊緣為 25mm。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm15mm( 高 寬 )。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說(shuō)不適于標(biāo)識(shí)具有執(zhí)法職能的國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行 )位置用于標(biāo)識(shí)上述的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度。 關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 “ 文件 ” 兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 右側(cè)上下居中。 8， 1． 5 發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。有的機(jī)關(guān)代字還包合其他的層次，如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有 “ 國(guó)發(fā) ” 、 “ 國(guó)函 ” ， “ 國(guó) ” 代國(guó)務(wù) 院，而“ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” 和 “ 國(guó)務(wù)院函 ” 這兩種發(fā)文形式。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào) “( )” 括起，如果年份用中括號(hào)括起，就違反了低級(jí)符號(hào)中不得包合高級(jí)符號(hào)的原則。 序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。 發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離 (實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可 )。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，也就。在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。 8， 1． 6 簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。另外，二者形狀也略有不同。 年份要用全稱，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如 “87” 、 “93” 等均屬標(biāo)識(shí)不正確。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有 “ 鐵辦 ” 、 “ 鐵財(cái) ”等， “ 鐵 ” 代鐵道部， “ 辦 ” 、 “ 財(cái) ” 代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。 發(fā)文字號(hào)之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多 (我們?cè)l(fā)現(xiàn)過(guò)有 14 家聯(lián) 合行文 )，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，而公文如果首頁(yè)沒(méi)有正文，使 人一看首頁(yè)還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說(shuō)是很滑稽的事。 第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝ 55mm 的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說(shuō)上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝ 117mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” 以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于 “ 國(guó)務(wù)院文件 ” ，以顯示國(guó)務(wù)院作為最高國(guó)家行政機(jī)關(guān)的地位，具 體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來(lái)定。 有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加 “ 文件 ” 二字， 如國(guó)務(wù)院就有 “ 國(guó)務(wù)院任免通知 ” 紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類 “ 紅頭 ” 留了余地，未規(guī)定一律要加 “ 文件 ” 二字，但只限于特定的 公文。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的 “ 紅頭 ” 。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空 2 行向下依次標(biāo)識(shí) (見(jiàn)圖三 )。 如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí) 在上 、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用 “★” 隔開(kāi)。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明 “ 絕密 ” 、 “ 機(jī)密 ” 和 “ 秘密 ” 。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。發(fā)文機(jī)關(guān) 根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向?！掇k法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出 的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問(wèn)題； 如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問(wèn)題。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的 “ 紅頭 ” 部分 (具體設(shè)計(jì)方法后文介紹 )。 置于公文首頁(yè)紅色反線 (寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線 (不含 )以下至主題詞 (不含 )之間 的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。由于公文的特殊 作用和為保證公文的長(zhǎng)期保存，對(duì)公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。 (3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過(guò)程中的質(zhì)量控制。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁(yè)時(shí)，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和 裝訂的要求規(guī)定下來(lái)，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。裁切成品尺寸誤差 177。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80％， M80％。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。 目前，淘汰 16 開(kāi)型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時(shí)機(jī)已經(jīng)基本成熟。因此淘汰 l 6 開(kāi)型公文用紙紙型，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型作為公文用紙是十分必要的。 用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國(guó)政府或國(guó)際組織進(jìn)行 公文交往。為此 GB／ T 148 和 GB／ T 788 已作了修訂，明確規(guī)定國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A 系列作為書寫紙和圖書雜志開(kāi)本尺寸，這也為我國(guó)公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，使我國(guó)公文用紙與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，修訂工作小組專門對(duì)許多國(guó)家和國(guó)際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無(wú)一不是采用 A4 型紙作為公文用紙。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺(jué)比較舒適。lmm 公文用紙訂口 (左白邊 )為： 28mm177。 這項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時(shí)間在 200 年以上的一般耐久紙，其用紙的 pH 值應(yīng)為 7． 5— 9． 5。 不透明度 ≥85 ％是為了保證公文不使用透明度過(guò)高的紙張。 公文用紙紙張白度是根據(jù)與 A 等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指 標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來(lái)的。 公文用 紙的質(zhì)量為 60g／ M2— 80g／ m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟(jì)性和美觀性。由這兩個(gè)定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個(gè)要素加以定位。為此，對(duì)于公文的橫向描述形式就是 “ 字 ” ，縱向描述就是 “ 行 ” 。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。在 A 系列紙型中，公文用紙的紙型為 A4 型，即幅面尺寸為 210mm297mm ，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。 (3)特定范圍 《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時(shí)使用少數(shù)民 族文字。 (1)內(nèi)容范圍 內(nèi)容范圍只涵蓋國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文（以下簡(jiǎn)稱 “ 公文 ” ）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。 4 本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其標(biāo)識(shí)位置同 ，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。在簽發(fā)人簽名章下一行右空 2 字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。 10 公文中表格 公文如需附表，對(duì)橫排 A4 紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。 版記的位置 版記應(yīng)置于公文最的一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間 位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1 行位置；用 3 號(hào)仿宋體字。 3 附注 公文如有附注，用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò) 3mm。成文時(shí)間右空 4 字；加蓋印章應(yīng)上距正文 2mm~4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí) “附件 ”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。 公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空 2 字，回行頂格。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2 行，用 3 號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào) “〔〕 ”括入；序號(hào)不編虛位（即 1 不編為 001），不加 “第 ”字。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。 緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右 上角第 1 行，兩字之間空 1 行；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 2 行。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即 156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（ 不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。裁切成品尺寸誤差 177。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò) 4mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BL100%，紅色沒(méi)墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80％， M80％。1mm 版心尺寸為： 156mm225mm（不含頁(yè)碼） 6 公文中圖文 的顏色 未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。紙張白度為 85％ ~90％，橫向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85％， pH 值為 ~。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。 本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)務(wù)院辦公廳提出。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)各類公文格式 和寫作范例 1 目 錄 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 ............