【正文】 人 )姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人 (會簽人 )的姓名突出、醒目。 如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發(fā)文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面 的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關標識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果 3 行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空 1 字和簽發(fā)人．姓名居右空 l 字的要求不變。 8， 2 主體 8． 2． 1 公文標題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 本標準規(guī)定公文標題在紅色反線之下空 2 行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難 做到，按 “ 居中 ” 鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，本標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標題再 長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標準時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。 8． 2． 2 主送機關 標題下空 l 行，左側頂格用 3 專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 本標準規(guī)定主送機關在標題下空 l 行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦 法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空 1 行，道理不再贅述。 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。所謂同類型機關的統(tǒng)稱如 “ 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府 ” 。 8． 2． 3 公文正文 主送機關名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、 年份不能回行。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2字。本標準特意規(guī)定公文，中的數(shù)字、年份、 (用阿拉伯數(shù)碼標識的 )均不能回行，這是根據公文的特點而定的。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行權易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。 8． 2． 4 附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識 “ 附件 ” ，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼 (如 “ 附件： 1． ”) ；附件名稱后不加標點符號。附件應 14 與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識 “ 附件 ” ，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標 識附件 (或帶序號 )。 公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是 正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講 ，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規(guī)定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及 “ 附件 ” 二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空 l 行，左空 2 字；附件上的 “ 附件 ” 標識在左上角頂格第 l 行。 8． 2， 5 成文日期 用漢字將年、月、日標全； “ 零 ” 寫為 “O ” ；成文日期的標識位置見 8． 2． 6。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的 “ 大寫 ” ，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成 “O” ，是因為 “ 零 ” 與漢字的另一種數(shù)字寫法 “ 壹、貳、捌 ” 等是一個序列，而采用 “ 一、三、五 ” 這種寫法用 “O” 比較協(xié)調。 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在 8， 2． 6 條會分別介紹。 8． 2． 6 公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關如何標識公文生效標識。 8． 2， 6． 1 單一發(fā)文印章 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空 4 字；力 g蓋印章應上距正文 1 行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成 文日期上。 印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥?。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規(guī)定： “ 偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、 印章的，處 3 年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節(jié)嚴重的，處 3 年以上 10 年以下有期徒刑 ” 。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規(guī)定。 對只蓋一個印章的單一機關發(fā)文，本標準規(guī)定落款處 (即成 文日期之上 )不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空 4 字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文 l 行之內，也就是不到l 行的空白。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白 過大，就容易被人私自加入其他內容，即 “ 變造 ” 公文。 本標準規(guī)定印章加蓋要端正、居個 (即居成文日期之中 )。此話說來簡單，但執(zhí)行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關的印章均帶有國微，把國 15 微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態(tài)度。即使是采用 印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執(zhí)行。 本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為 “ 下套 ” 方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案 (如國徽 )和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現(xiàn)行國務院文件和本標準所附的樣式來掌握。之所以這樣規(guī)定，一是顯示印章的莊嚴性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字 (特別是國徽 )壓在成文時間上而使其難以辨認。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章 (行政機關的部門印章或專用印 章有許多是這種樣式 )。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。 8． 2． 6． 2 聯(lián)合行文印章 當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各 空 7 字；主力、機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過 3mm。 當聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱 (可用簡稱 )按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排 3個印章，兩端不得超出版心； 最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字標識成文時間。 兩個單位聯(lián)合行文，本標準規(guī)定應將成文日期拉開，左右各空 7 字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交 或相切，相距不超過 3mm。其余要求均同一個印章。 三個單位聯(lián)合行文，會出現(xiàn)至少有一個以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現(xiàn)至少有一個以上的印章是空白印章?，F(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現(xiàn)空白印章 ，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了防止出現(xiàn)空白印章，本標準做了這樣的規(guī)定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現(xiàn)空白的印章。印章每排最多排 3 個，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協(xié)辦機關的印章按照發(fā)文機關標識的順序依次排布。當最后一排剩下一個印章或兩個印章時，應居中排布。成文時間標識在最后一排印章之下空 l 行位置，右空 2 個字。同樣應保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。 本標準對兩個或兩個 以上印章的排列還規(guī)定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套， 以保證印章排列整齊、美觀。 8． 2． 6． 3 特殊情況說明 當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識 “ 此頁無正文 ” 的方法解決。 現(xiàn)行公文常出現(xiàn)一種 “ 此頁無正文 ” 的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第 l 行頂格標識 “ 此頁無正文 ” ，并用圓括號括起。 這樣做 是考慮到了防止在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個缺口，本標準作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述情況時，以采取調整行距或字距的措施加以解決。具體的調整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。本標準明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時不得采取標識 “ 此頁無正文 ” 的方法解決。因此本標準實施后，各單位要注意改掉標注 “ 此頁無正文 ” 的習慣。 8． 2． 7 附注 公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文日期下 l 行。 16 附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如 “ 此件發(fā)至縣團級 ” 、 “ 此件可見報 ” 等，不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。 附注應用圓括號括入，左空 2 字標識在成文時間的下一行。 8． 3 版記 8． 3． 1 主題詞 “ 主題詞 ” 用 3 號黑體字，居左 頂格標識，后標全角冒號；詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空 1 字。 主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機關的最高行政主管機關負責制定和發(fā)布。如國家行政機關公文主題詞是由國務院辦公廳編制的《國務院主題詞表》規(guī)定。 本標準規(guī)定主題詞居左頂格標識， “ 主題詞 ” 三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空 1 字。這里要注意 “ 主題詞 ” 三字與詞目所用的字體不同， 同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空 l 字。 8． 3． 2 抄送機關 公文如有抄送機關，在主題詞下 l 行；左右各空 1 字，用 3 號仿宋體字標識 “ 抄送 ” ，后標全角冒號 5 抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。 本標準規(guī)定抄送機關標識于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關居左空 l 字，這與主題詞頂格標識不同。二是抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊，這與標題之下的主送機關回行 時仍頂格不同。三是抄送機關間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關之后私自加 入其他的抄送機關，同樣有防止變造公文之意。 如果在抄送機關之上、主題詞之下需標識主送機關，前面所講的主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用 “ 會議紀要 ” 文種時會發(fā)生這種情