【導讀】-1- 荿薀螆肅芅蕿袈袆膁薈薈肁肇薇蝕襖莆蚇螂肀節(jié)蚆裊袂膈蚅薄肈膄芁螇袁肀芁衿膆荿芀蕿罿芄艿蟻膄膀羋螃羇肆莇袆螀蒞莆薅羆芁蒞蚇螈芇蒞袀羄膃莄蕿袇聿莃螞肂莈莂螄裊芄莁袆肀膀蒀薆袃肆葿蚈聿葿螁袂莀蒈薀膇芆蕆蚃羀膂蒆螅膅肈蒅袇羈莇蒄薇螁芃薃蠆羆腿薃螁蝿肅薂蒁羅羈薁蚃螈荿薀螆肅芅蕿袈袆膁薈薈肁肇薇蝕襖莆蚇螂肀節(jié)蚆裊袂膈蚅薄肈膄芁螇袁肀芁衿膆荿芀蕿罿芄艿蟻膄膀羋螃羇肆莇袆螀蒞莆薅羆芁蒞蚇螈芇蒞袀羄膃莄蕿袇聿莃螞肂莈莂螄裊芄莁袆肀膀蒀薆袃肆葿蚈聿葿螁袂莀蒈薀膇芆蕆蚃羀膂蒆螅膅肈蒅袇羈莇蒄薇螁芃薃蠆羆腿薃螁蝿肅薂蒁羅羈薁蚃螈荿薀螆肅芅蕿袈袆膁薈薈肁肇薇蝕襖莆蚇螂肀節(jié)蚆裊袂膈蚅薄肈膄芁螇袁肀芁衿膆荿芀蕿罿芄艿蟻膄膀羋螃羇肆莇袆螀蒞莆薅羆芁蒞蚇螈芇蒞袀羄膃莄蕿袇聿莃螞肂莈莂螄裊芄莁袆肀膀蒀薆袃肆葿蚈聿葿螁袂莀蒈薀膇芆蕆蚃羀膂蒆螅膅肈蒅袇羈莇蒄薇螁芃薃蠆羆腿薃螁蝿肅薂蒁羅羈薁蚃螈荿薀螆肅芅蕿袈袆膁薈薈肁肇薇

　　

【正文】 、年份和發(fā)文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機 關代字，第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有 “ 鐵辦 ” 、 “ 鐵財 ” 等， “ 鐵 ” 代鐵道部， “ 辦 ” 、 “ 財 ” 代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發(fā)文的機關代字有“ 國發(fā) ” 、 “ 國函 ” ， “ 國 ” 代國務院，而 “ 發(fā) ” 和 “ 函 ” 則代 “ 國 19 務院文件 ” 和 “ 國務院函 ” 這兩種發(fā)文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 年份要用全稱，不應簡化，如 “87” 、 “93” 等均屬標識不正確。年份應用六角括號 “ 〔 〕 ” 括起。注意六角括號不是數(shù)學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號 “( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為 “ 六角括號 ” 是基于與數(shù)學的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規(guī)定使用六角括號。 序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順 序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規(guī)定序號不編虛位，不加 “ 第 ” ( 有的單位加 “ 字 ”) 等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。 發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關標識下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關標識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號應標在第 3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離 (實際掌握只要不貼紅色反線即可 )。發(fā)文字號應居中。 8， 1． 6 簽發(fā)人 上報的公文需標識簽發(fā)人姓名 ，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要 標注簽發(fā)人。本標準規(guī)定應平行排列于發(fā)文字號右側，也就是要和發(fā)文字號同處在第 3 行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空 1 字，簽發(fā)人則右空 1 字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意 “ 簽發(fā)人 (會簽人 )” 三字用仿宋體，簽發(fā)人 (會簽人 )姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人 (會簽人 )的姓名突出、醒目。 如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發(fā)文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關標識的順序排 列，最后的簽發(fā)人或 20 會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果 3 行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空 1字和簽發(fā)人．姓名居右空 l 字的要求不變。 8， 2 主體 8． 2． 1 公文標題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 本標準規(guī)定公文標題在紅色反線之下空 2 行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按 “ 居中 ” 鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞 拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，本標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標準時便不會出 現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。 8． 2． 2 主送機關 標題下空 l 行，左側頂格用 3 專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 本標準規(guī)定主送機關在標題下空 l 行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正 文時，主送機關在標題下也可以不空 1 行，道理不再贅述。 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。所謂同類型機關的統(tǒng)稱如 “ 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府 ” 。 8． 2． 3 公文正文 主送機關名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、 年份不能回行。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2 字。本標準特意規(guī)定公文，中的數(shù)字、年份、 (用阿拉伯數(shù)碼標識的 )均不能回行，這是根據(jù)公文的特點而定 21 的。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半 點紙漏，數(shù)字、年份回行權易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。 8． 2． 4 附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3號仿宋體字標識 “ 附件 ” ，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼 (如 “ 附件：1． 179。179。179。179。179?！? ；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識 “ 附件 ” ，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件 (或帶序號 )。 公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規(guī) 定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是 正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效 力。因此，本標準對此做了較詳細的規(guī)定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及 “ 附件 ” 二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空 l 行，左空 2 字；附件上的 “ 附件 ” 標識在左上角頂格第 l 行。 8． 2， 5 成文日期 用漢字將年、月、日標全； “ 零 ” 寫為 “O” ；成文日期的標識位置見 8． 2． 6。 成文日期是公文生效的時 間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的 “ 大寫 ” ，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成 “O” ，是因為 “ 零 ” 與漢字的