【正文】 成為二十五個(gè)小時(shí)。有人每天接到許多信，有些是要回的，但多數(shù)信件都用十分鐘就能回復(fù)，應(yīng)言簡(jiǎn)意賅把對(duì)方詢問(wèn)的做解答。有人每天讀各種資料，有些部分是珍貴而重要的，花十分鐘去消化吸收，增加了見(jiàn)聞?dòng)殖鋵?shí)了自我。生活中有話多是十分鐘就可以處理的事，若常想到要多創(chuàng)造幾段時(shí)間去做十分鐘的小活動(dòng)，就容易省下十分鐘的時(shí)間，目標(biāo)在哪，需要在那，一定要積極找出好幾個(gè)十分鐘去滿足需要，達(dá)成目標(biāo)。學(xué)校中各節(jié)課的休息時(shí)間都是“十分種”，此種設(shè)計(jì)一定有道理，也符合經(jīng)驗(yàn)法則。下課十分鐘雖短，卻是各種活動(dòng)熱鬧進(jìn)行的時(shí)段。經(jīng)理應(yīng)拿出求學(xué)階段用十分鐘的精神，在零碎時(shí)段多做幾件小事。如回復(fù)簡(jiǎn)單的電話、閱讀一篇短文、和身邊的人閑聊幾句……與個(gè)人有關(guān)的活動(dòng)，如喝水、入廁、打扮，也濃縮到這寶貴的時(shí)間中。細(xì)節(jié)41在上下班時(shí)間養(yǎng)成看筆記本的習(xí)慣/P p早晨檢查當(dāng)天的工作時(shí)間表，是經(jīng)理人的必要功課。確定一下商洽談、會(huì)議、跟某人面談的事，是否記載于工作時(shí)間表里，再劃公當(dāng)天工作的次序，考慮應(yīng)該如何指揮下屬。為了使一天的業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，這些作業(yè)是不能缺少的。在上下班的車?yán)?，一定要檢查筆記的時(shí)間表欄。早晨，檢查當(dāng)天的預(yù)定工作表。夜晚，則檢查當(dāng)天有否沒(méi)有做完的工作，然后再計(jì)劃明日的事。細(xì)節(jié)42把午鈑的時(shí)間延緩一小時(shí)有些經(jīng)理人身兼三職，而且又有在不同職務(wù)中，干得有聲有色，以致有不少人認(rèn)為他們一定是在廢寢忘食地工作。其實(shí)，這是一種誤解。因?yàn)槿讨囸I及困倦，面對(duì)著桌上工作，絕對(duì)不會(huì)有好成績(jī)。因此，不管工作如何地忙，都不應(yīng)不吃飯。不過(guò)，對(duì)于中午一個(gè)小時(shí)的休息時(shí)間，卻可想盡辦法把它有效地地利用起來(lái)。利用中午一個(gè)小時(shí)的原則，是把中午的休息時(shí)間延后一個(gè)小時(shí)罷了。即把午后1點(diǎn)到2點(diǎn)，劃定為休息時(shí)間。因?yàn)橹形?2點(diǎn)以后，每一家餐飲店都是人滿為患。想坐下來(lái)吃飯，有時(shí)還得等待。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題，只要把中午的休息時(shí)間延后一個(gè)小時(shí)，就可以獲得圓滿地解決。到了下午1點(diǎn)以后，飲食店再也看不到人滿為患的現(xiàn)象，不會(huì)在慌張的氣氛下用餐，也不必找有空位的餐飲店，或者等著占位置。正因?yàn)槿绱?，進(jìn)食后將有一段時(shí)間可自行支配。/P p這種“時(shí)差”的活用，對(duì)于規(guī)定中午12點(diǎn)為休息時(shí)間的公司來(lái)說(shuō)，或許很難照辦。不過(guò)，根據(jù)各人的情況，可以稍為提早時(shí)間休息，或者利用午休時(shí)間會(huì)客，以達(dá)到活用時(shí)間的目標(biāo)。細(xì)節(jié)43再忙不能消減睡眠時(shí)間有些經(jīng)理人時(shí)常自豪地說(shuō)：“熬一兩夜對(duì)我來(lái)說(shuō)，完全沒(méi)有影響?！睂?duì)于這種說(shuō)法，專家一向表示懷疑。當(dāng)然，關(guān)非懷疑這些人是否真的能夠熬夜，而是對(duì)他們所說(shuō)的“完全沒(méi)有影響”表示懷疑。熬過(guò)夜的經(jīng)理人不在少數(shù)，但是在第二天能夠以平常的進(jìn)度的人，又有幾個(gè)呢？毫無(wú)疑問(wèn)，效率一定降低了很多。以經(jīng)理人每天進(jìn)行的工作來(lái)說(shuō)，很少在近距離內(nèi)，有著眼睛能看到的目標(biāo)。最重要的以自己的速度進(jìn)行下去，如果因?yàn)榻箲]而加快的話，反而會(huì)損及健康，到頭來(lái)只能后退。因而，不管碰到什么事情，你都不應(yīng)消減睡眠時(shí)間，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看，這才是最有效率的方法。細(xì)節(jié)44長(zhǎng)期休假應(yīng)發(fā)游樂(lè)為主如果平常的工作非常忙碌，到長(zhǎng)期休假時(shí)，總是會(huì)想到“趁此將不能做完工作解決掉”，或者“不如把拖延的研究工作提早進(jìn)行”等等。這種心情能夠體會(huì)出來(lái)，但這并不是真正有效地度假方法。所謂的休假，是要脫離平常的心，使疲憊的身心放松下來(lái)，為此，不宜躲在家里繼續(xù)書或者工作，應(yīng)該到各處旅行，借此充分地享受休假。以經(jīng)理人的生活來(lái)說(shuō)，精神的緊張會(huì)不斷地累積起來(lái)，因此，最好找一個(gè)合適之地消除它。否則的話，膨脹的氣球總有破裂的一天。如果自己不察覺(jué)到緊張已經(jīng)到了某種極其限，而把休假日當(dāng)成平常日子使用的語(yǔ)，縱然拼命地做，效率也無(wú)法提高，休假后也不能很愉快地恢復(fù)工作。如果無(wú)論如何你也放不下工作，那就把工作集中于休假的一天完成，再一心一意地去享受剩下來(lái)的休假日。因?yàn)槟阋呀?jīng)為自己準(zhǔn)備了“成功報(bào)酬”，待做完了這些事情，就可以一心一意地享受假，工作效率自然就能夠提高。細(xì)節(jié)45前往陌生地時(shí)須先確認(rèn)其方位初次前往的地點(diǎn)，你一定要先從地圖上確認(rèn)其所在位置，在打電話向?qū)Ψ絾?wèn)路時(shí)，也先預(yù)備好地圖，在視覺(jué)上加以明白地確認(rèn)。在離開(kāi)公司之前，你可先了解一下大概的位置，其他細(xì)節(jié)再仔細(xì)地慢慢研究。/P p如果地圖上沒(méi)有標(biāo)出目的地的位置，去過(guò)一次后就將其位置標(biāo)在地圖上。此外，要是找到一家咖啡店，如果你認(rèn)為在此地與人會(huì)面十方便，也將其標(biāo)在地圖上，對(duì)方的電話號(hào)碼及屆時(shí)必要的資料等也都全部寫上去，一年之后這張地圖就成為內(nèi)容豐富的第一手資料來(lái)源。細(xì)節(jié)46做每日工作計(jì)劃經(jīng)理人應(yīng)重視每日工作計(jì)劃的擬定發(fā)避免徒勞無(wú)功。許多經(jīng)理人常常以“沒(méi)有時(shí)間”作為不做計(jì)劃的借口。這種借口是難以成立的，因?yàn)樵讲蛔鲇?jì)劃的借口。這種借口是難以成立的，因?yàn)樵讲蛔鲇?jì)劃的人將越無(wú)時(shí)間，更何況花時(shí)間做計(jì)劃無(wú)異于“投資時(shí)間以節(jié)省時(shí)間”，這本來(lái)就是一種明智的舉措。在編制工作計(jì)劃時(shí)，須先確立某一目標(biāo)，經(jīng)理人必須衡量實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所需的總時(shí)間；其次，將這個(gè)總時(shí)間區(qū)分為若干細(xì)小的單位，以便令經(jīng)理人在每一單位時(shí)間只須照顧目標(biāo)的一小部分?！懊咳展ぷ饔?jì)劃表”原則上應(yīng)該在每日開(kāi)始工作前編好，最好是在前一工作日接近終了時(shí)編好。理由有三： 在編制次日工作計(jì)劃前，經(jīng)理人可以便簡(jiǎn)要地檢查一下當(dāng)天的工作情況。如今天哪些事做對(duì)了？哪些事做錯(cuò)了？事情是否在自己掌握下進(jìn)行？如何使明天的工作做得更好？這一番檢杳將有助于編排次日的工作。事先編好工作計(jì)劃可使自己在心理上處于安穩(wěn)的狀態(tài)。/P p假如該工作計(jì)劃是在前一天編妥，則可利用上班途中對(duì)其恰當(dāng)性作進(jìn)一步的戡酌。這樣，當(dāng)自己一走進(jìn)辦公地點(diǎn)即能胸有成竹地著手工作。事先編好的“每日工作計(jì)劃表”可以作為權(quán)衡偶發(fā)事件的依據(jù)。例如工作途中某一事件突然襲擊發(fā)生，這個(gè)時(shí)候經(jīng)理人應(yīng)該先考慮該突發(fā)事件是否比自己預(yù)選擬定的工作更重要。倘若答案是肯定的，那么經(jīng)理人應(yīng)毫不猶豫地去處理這一宗突發(fā)事件。倘若答案是否定的。則經(jīng)理人可設(shè)法拒絕或延遲處理?！懊咳展ぷ饔?jì)劃表”中可設(shè)一欄填寫履行各項(xiàng)工作的優(yōu)先次序。該優(yōu)先次序的編排對(duì)經(jīng)理人能否有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)具有決定性的作用。細(xì)節(jié)47清除“介入的工作”在工作的流程中，造成最多妨礙的是“突然介入”?！巴蝗唤槿搿笔侵赋龊跻饬系墓ぷ鳎?，忽然間有個(gè)電話，突然來(lái)了位客人，突然通知林開(kāi)會(huì)，突然接到檢查的通知，忽然發(fā)生糾紛，以及婚喪喜慶等，除此之外，像上司突然對(duì)你說(shuō)“趕快把這件事調(diào)查出來(lái)”或是“替我去開(kāi)會(huì)”，這些也都屬于突然介入的工作?！巴蝗唤槿搿睂⑹乖疽呀?jīng)預(yù)定、計(jì)劃好的工作，無(wú)法順利推進(jìn)，無(wú)論是誰(shuí)，都有是處在這種一邊需要處理突然介入的事情 ，而一喧以得做自己的工作的情況中?！巴蝗唤槿搿钡奶幚碛腥齻€(gè)有效的方法：l 將突然介入的事納入計(jì)劃，當(dāng)做原來(lái)工作的一部分，每天預(yù)留一到三小時(shí)，以備不測(cè)之需l 采用安全系數(shù)，在制訂計(jì)劃時(shí)，也附帶考慮緩沖時(shí)間。l 隱形的殺手锏。如果照前述的方法來(lái)行動(dòng)，卻仍然趕不上計(jì)劃時(shí)度時(shí)，就得加班了，便在計(jì)劃階段，不可以一昧地依賴加班，而應(yīng)該將它當(dāng)做是“最后的殺手锏”，非到不得已，絕不輕易使用。細(xì)節(jié)48做好工作間聯(lián)系/P p為了讓工作的流程順暢，做好前置作業(yè)和后續(xù)工作的聯(lián)系，是不可欠缺的條件，公司的工作，幾乎沒(méi)有一件是完全獨(dú)立的，經(jīng)理人的工作，是前置作業(yè)和后置工作兩方面的結(jié)合，若非如此，工作的流程就不會(huì)順暢了。如果已經(jīng)知道自己的工作處于何種位置，接下來(lái)就應(yīng)該用心地接觸一下前置作業(yè)和后續(xù)工作，平時(shí)必須在信息交換等事情上努力，以密切聯(lián)系。l 巧妙地與前置作業(yè)聯(lián)系的方法明白前置作業(yè)的方針、想法大致了解他們的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容對(duì)于新的動(dòng)向，尤其是會(huì)對(duì)自己的工作產(chǎn)生影響的信息，必須掌握。將自己希望的事項(xiàng)、要求、特殊事項(xiàng)等傳達(dá)給對(duì)方以上任何一點(diǎn)，都是相當(dāng)重要的。l 對(duì)后續(xù)工作采取的方法/P p事先通知對(duì)方，讓對(duì)方知道自己部門的方針、想法等。把握住對(duì)方接受的態(tài)度和準(zhǔn)備情況充分地接納對(duì)方的意見(jiàn)以及要求，反映在工作上詳細(xì)說(shuō)明業(yè)務(wù)的流程以及內(nèi)容，今后便能獲得對(duì)方及下屬的理解與幫助不管自己的部門進(jìn)行得如何順利，但若在后續(xù)工作上發(fā)生糾紛，困難，也會(huì)導(dǎo)致前功盡棄，以前置作業(yè)的立場(chǎng)，它必須提供充分的信息給后續(xù)作業(yè)，讓它有萬(wàn)全的接受準(zhǔn)備，能夠繼續(xù)順利地將工作開(kāi)展下去，這種努力是經(jīng)理人必須做到的。細(xì)節(jié)49巧妙節(jié)省生活時(shí)間l 看電視、雜志應(yīng)在心中早就設(shè)定“這兒是有趣的”“只看這兒”的想法，決不從頭看到尾，浪費(fèi)時(shí)間，假設(shè)看一個(gè)鐘頭泊電視，可常常轉(zhuǎn)臺(tái)，將各家電視臺(tái)最有趣的節(jié)目看守，就能夠成為一個(gè)相當(dāng)好的開(kāi)發(fā)時(shí)間法，雜志或漫畫，也只看想讀的部份，即使是自掏腰包的書，也是同樣的情況，看書時(shí)，采用速讀法，不要存有一字一句完全讀到的念頭。/P pl 打電話除了電話訪問(wèn)等較為需要的場(chǎng)合外，絕不要把時(shí)間浪費(fèi)在日常的聯(lián)絡(luò)上，其實(shí)有大約80%的電話，可在30秒~1分鐘內(nèi)結(jié)束的.。 參加會(huì)議重要的議題結(jié)束后，接下來(lái)也沒(méi)有什么有趣或重要的議題時(shí),提早離開(kāi)。花在吃飯上的時(shí)間/P p正式的餐會(huì)場(chǎng)合，當(dāng)然會(huì)花上較多的時(shí)，但是，平時(shí)則應(yīng)以時(shí)間觀念為第一優(yōu)先。排隊(duì)等餐，實(shí)在是一件很浪費(fèi)時(shí)間的事。所以，無(wú)論哪家店的食物再難以下咽，只要不用等，就可進(jìn)去用餐。 看電影不會(huì)事先安排好看電影的時(shí)間，剛好有空，就買張票進(jìn)電影院去。即使己經(jīng)上映一半，或者只剩下最后的30分鐘，也不介意。只要能看到片段，就教人滿足了，至于沒(méi)有看到的部分。如果靠著想像力能猜出量，經(jīng)理人就不會(huì)再逗留在電影院里。等電影上映后，才發(fā)現(xiàn)那是一部自己不愛(ài)看的片子，這時(shí)候，應(yīng)毫不猶豫地走出電影院。讀書方面某些成套的書，不管第幾冊(cè)，都可以隨時(shí)抽出來(lái)讀。在圖書館借的也好。在書店買的也好，如果沒(méi)有第一冊(cè)，就從有的開(kāi)始借、開(kāi)始買。若是不影響全書的連貫理解程度，就繼續(xù)看下去。真有必要時(shí)，才把第一冊(cè)、第二冊(cè)借或買回來(lái)。像這樣，如果能夠打破固定觀念，就可以提高時(shí)間效率，時(shí)間的密度自然也就能夠增大了。/P p第六章高效會(huì)議細(xì)節(jié)細(xì)節(jié)50必須設(shè)定會(huì)議的目標(biāo) 決定召開(kāi)會(huì)議之后的第一項(xiàng)最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會(huì)議目標(biāo)。良好的會(huì)議目標(biāo)應(yīng)符合四頂要求： 會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明用書面方式寫下會(huì)議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處： 有是于目標(biāo)的內(nèi)涵澄清。 書面目標(biāo)較不容易被遺忘。/P p當(dāng)目標(biāo)種類繁多時(shí)，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際 所謂切合實(shí)際，即指具有實(shí)現(xiàn)的可能。但是“會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際”這句話，并不意味會(huì)議目標(biāo)應(yīng)該是容易實(shí)現(xiàn)的。會(huì)議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實(shí)現(xiàn)的可能會(huì)議目標(biāo)必須具體而且可以衡量含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難充作行動(dòng)的指南。某公司主管因?yàn)楦械皆搯挝划a(chǎn)品不良率過(guò)高，而決定開(kāi)會(huì)研討降低產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會(huì)議目標(biāo)定為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，則該目標(biāo)肯定難以充作與會(huì)者提供意見(jiàn)的指南，但若他將會(huì)議目標(biāo)改訂為“探討如何在10月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至3%”，則具體可實(shí)現(xiàn)。會(huì)議目標(biāo)所表明的必須是“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”。/P p“應(yīng)做什么”是以會(huì)議主持人為本位，而“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主持人為本位的目標(biāo)，遠(yuǎn)不如以果為本位的目標(biāo)那樣具人實(shí)效。細(xì)節(jié)51選擇最合適的人參加會(huì)議會(huì)議目標(biāo)設(shè)定之后，緊接著便決定與會(huì)的人選，主持人原則上只應(yīng)考慮邀請(qǐng)下列兩類人士與會(huì)：對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在好處的人能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則，邀請(qǐng)他們參加，以免遺漏。需要特別留意的是，與會(huì)者人數(shù)不宜太多，一般所在公認(rèn)的較理想的與會(huì)地人數(shù)，是5~7人。要把每一位參加會(huì)議的人都看做資源，資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。/P p下面是經(jīng)理人在確定每一個(gè)與會(huì)人時(shí)，要對(duì)其提出下列疑問(wèn)：這個(gè)人與會(huì)議將要做出的決定有關(guān)嗎？這個(gè)人是否具備會(huì)議將要討論問(wèn)題方面的專業(yè)知識(shí)？這個(gè)人將會(huì)執(zhí)行會(huì)議的決定嗎？這個(gè)人以前有過(guò)這方面的經(jīng)驗(yàn)嗎？以上標(biāo)準(zhǔn)是限制參加者所持的根據(jù)，當(dāng)然，也要依會(huì)議的性質(zhì)而定，有時(shí)，之所以請(qǐng)某些人參加會(huì)議，理由僅是“還是請(qǐng)他出席好辦事”“如果不加上他，好象以為看不起他”等等。其實(shí)，對(duì)這些人不說(shuō)，只要好好解釋說(shuō)明一下，并通知人會(huì)議的結(jié)果就行了。細(xì)節(jié)52會(huì)議時(shí)間以不超過(guò)一個(gè)半小時(shí)為限經(jīng)理人在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是自己的時(shí)間，這樣能使自己準(zhǔn)備充分以及方便自己的作息時(shí)間，這種做法并不表示你是一位以我為中心的人，因?yàn)槟慵热皇菚?huì)議成敗的關(guān)鍵性人物，在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，自然應(yīng)以適合自己的時(shí)間為優(yōu)先考慮。當(dāng)然，你也應(yīng)該考慮方便與會(huì)者出席的時(shí)間，以及為壞蛋會(huì)者所喜愛(ài)的時(shí)間，倘若與會(huì)者對(duì)會(huì)議時(shí)間有所不滿，則會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢(shì)必遭受到不利的影響。/P p一場(chǎng)會(huì)議以不超大型過(guò)一個(gè)半小時(shí)為限，因?yàn)橐话闳四鼙３肿⒁饬械臅r(shí)間，最長(zhǎng)不大概不超過(guò)一個(gè)半小時(shí)，但若會(huì)議中所探討的極其嚴(yán)肅的或是極其困難的主題，則一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間性不超過(guò)一個(gè)小時(shí)為宜，一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間若超過(guò)一個(gè)半小時(shí)，則中途應(yīng)騰出時(shí)間作休息之用，假如你不能堅(jiān)守原定時(shí)間主持會(huì)議，則寧可另?yè)駮r(shí)間開(kāi)會(huì)，也不應(yīng)輕易找人代為主持，重要的會(huì)議，更特別要遵守這個(gè)原則。細(xì)節(jié)53不要忽視會(huì)議議程的擬定顧名思義，議程即是會(huì)議的程序表，議程所蓋的除了足以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的各種的議案這外，還包括與會(huì)者姓名，會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議地點(diǎn)等項(xiàng)目。經(jīng)理人在編排議程的時(shí)候，最好能遵守以下兩個(gè)原則：l 按照議案的輕重緩急編排處理的先的次序l 每個(gè)議神經(jīng)過(guò)敏預(yù)估所需處理時(shí)間并標(biāo)示出來(lái)/P p假如能這樣做，則經(jīng)理人可讓某些人只參與他們有關(guān)的特定議案的討論。細(xì)節(jié)54赴會(huì)時(shí)選擇最有利的位置會(huì)議室的座位應(yīng)審慎選擇，下列細(xì)節(jié)，可供你參考采用：l 切忌選擇令人忽視你的存在的位置l 假如會(huì)議桌是長(zhǎng)方形的，最好坐在主持人的面對(duì)主持人的位置，或主持人的左右兩邊，以便增加你跟主持人溝通的機(jī)會(huì)l 倘若會(huì)議桌是帶有雙翼的長(zhǎng)主形桌子，而主持人坐在長(zhǎng)方形一邊的中央，則人應(yīng)選擇雙翼末端的位置，因?yàn)樵谶@樣的位置你可以通過(guò)桌面與主持人交談，而不必通過(guò)其他與會(huì)者的頭部與主持人交談//P pl 倘若會(huì)議桌是方形的或圓形的，則你應(yīng)坐在面對(duì)主持人