【正文】 （2）、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。（3）、上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。工程部（1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。（2）、工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。（3）、工程重大事故報(bào)告。（4）、工程重大投訴訴處理資料。（5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。（6）、小區(qū)維修資料?？蛻舴?wù)（1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。（2）、寫字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。（3）、重大投訴、重大事故處理意見。（4）、用戶資料。（5）、裝修指南。（6）、用戶手冊(cè)。二、檔案編號(hào)：（一）、按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。（二）、按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。（三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。第四條 立卷目錄一、立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷。 公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第3頁共5頁（一）、根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。（二）、在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。（三）、制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； （四）、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 二、編制目錄： （一）、檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》； （二）、每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。 第五條 檔案保管：一、保管期限 （一）、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。（二）、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注（三）、永久保存：；；；；；；；；。（四）、10年保存：、決算書類；；；。（五）、5年保存：；。（六）、1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。（七）、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 二、保管要求（一）、便于查閱。（二）、保證檔案的安全。（三）、防止檔案的損壞。（四）、采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。 三、保管職責(zé)： （一）、財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。（二）、綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。（三）、工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。（四）、各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（五）、各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第4頁共5頁（六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。（七）、檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。（八、）檔案原則上保管原件。 第六條 檔案保密：一、檔案密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通； （一）、絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； （二）、機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案； （三）、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 二、檔案查閱（一）查閱權(quán)限總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 （二）檔案的查閱/借閱/復(fù)制 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。 檔案管理員審核其查（借）閱資格： 權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理； 權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬服務(wù)中心的檔案，由服務(wù)中心總經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。 三、檔案的銷毀 （一）超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)綜合管理部主管審核。 （二）綜合管理部審核無誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。 (三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 （四）、監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。 第七條 庫房管理：一、庫房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào)，入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實(shí)行科學(xué)管理。二、要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第5頁共5頁潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要即使修補(bǔ)。三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度，保持庫內(nèi)清潔，每月全面清掃一次。四、檔案庫要實(shí)行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經(jīng)常檢查是否完好，離開庫房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖，關(guān)閉電源。六、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱，借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位，案卷歸還后，要及時(shí)放回原處，每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況，檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案交接手續(xù)。七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。八、利用檔案資料要注意保守機(jī)密，不得傳播檔案內(nèi)容；要保證案卷的完整與安全，嚴(yán)禁拆卷、折疊、剪裁和涂改；要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：倉庫管理制度第1頁共2頁倉庫管理制度第一節(jié) 管理原則一、倉庫管理制度旨在加強(qiáng)物品管理的控制與保管，確保公司財(cái)產(chǎn)安全和使用效率。二、公司采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作，倉庫管理員負(fù)責(zé)物品驗(yàn)收、入倉、領(lǐng)用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管，公司賬務(wù)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)物品的核算，賬務(wù)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)倉庫管理工作的監(jiān)督。三、應(yīng)樹立全心全意為各部門服務(wù)的思想，做到及時(shí)、主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)，確保供應(yīng)好，周轉(zhuǎn)快，消耗低，費(fèi)用省。四、倉儲(chǔ)工作為抓好物資的入庫驗(yàn)收、保管保養(yǎng)和出庫發(fā)放等三方面的管理。第二節(jié) 出入庫管理一、倉管員在認(rèn)真做好物資進(jìn)倉驗(yàn)收工作的同時(shí)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、品種等情況要如實(shí)反映，做到準(zhǔn)確無誤。二、嚴(yán)格執(zhí)行放料須有領(lǐng)料憑證，檢查審核憑證手續(xù)是否齊全準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)憑證有不妥之處，倉管員應(yīng)拒發(fā)材料。三、對(duì)各類物資要求做到合理堆放、牢固堆放、定量堆放、整齊堆放、方便堆放。堅(jiān)持先進(jìn)先出，切實(shí)做到快收快發(fā)。四、各種物資材料的轉(zhuǎn)讓、外售和贈(zèng)送，一律須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三節(jié) 保管與盤點(diǎn)一、庫存物品要分類貼上標(biāo)簽，碼放整齊，應(yīng)力求整齊、集中、分類，并置標(biāo)示牌，保持庫房?jī)?nèi)通道暢通無阻。庫房?jī)?nèi)要經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。二、倉庫內(nèi)嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入，離庫前須關(guān)好門窗、電源，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。三、倉管員應(yīng)每月對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤存表，發(fā)現(xiàn)庫存與實(shí)物不符的情況應(yīng)及時(shí)匯報(bào)部門負(fù)責(zé)人落實(shí)處理。四、年終應(yīng)全面盤點(diǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)呈報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門，限期辦理盤點(diǎn)工作。五、財(cái)務(wù)部門應(yīng)依“盤存表”編制“盤點(diǎn)盈虧報(bào)告表”一式三聯(lián)，送項(xiàng)目管理部門填列差異原因的說明及對(duì)策后，送回財(cái)務(wù)部門匯總轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理簽核。第四節(jié) 保管責(zé)任財(cái)、物料管理人員、保管人有下列情況者，應(yīng)承擔(dān)處理和賠償責(zé)任：公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：倉庫管理制度第2頁共2頁一、對(duì)所保管的財(cái)物有盜賣、掉換或化公為私等營(yíng)私舞弊者；二、對(duì)所保管的財(cái)物未經(jīng)報(bào)準(zhǔn)而擅自移轉(zhuǎn)、撥借或損壞不報(bào)告者；三、未盡保管責(zé)任或由于過失致使財(cái)物遭受被竊、損失或盤虧者。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0210文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：客戶投訴管理制度第1頁共1頁客戶投訴管理制度一、做到‘五清楚、一報(bào)告’的處理原則（一）、聽清楚：在接待用戶投訴時(shí)，應(yīng)耐心聽用戶講完，聽清楚用戶投訴的內(nèi)容，不得打斷用戶說話，更不能急于說話。（二）、問清楚：待用戶講完后，要進(jìn)一步問清楚有關(guān)情況。切記與用戶正面辯駁，應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)用戶敘述清楚實(shí)際情況。（三）、跟清楚：受理用戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復(fù)用戶為止。對(duì)不能解決的投訴，應(yīng)委婉向用戶講清楚，并確定下次回復(fù)的時(shí)間。（四）、復(fù)清楚：對(duì)用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后，應(yīng)及時(shí)把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)用戶，以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。（五）、記清楚：處理用戶投訴后，應(yīng)把投訴的事項(xiàng)、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于用戶意見受理表內(nèi)，由用戶加蓋意見后收回存檔。（六）、報(bào)告：重大投訴，必須馬上報(bào)各部門主管或公司領(lǐng)導(dǎo)。二、投訴處理辦法：（一）、當(dāng)接到一般性投訴時(shí)，將情況記錄在用戶意見受理表后，向有關(guān)職能部門反映，并立即將情況回復(fù)用戶。（二）、遇到重大投訴，超出部門處理權(quán)限，須將投訴事項(xiàng)移交部門主管處理，向投訴用戶解釋原因，并確定回復(fù)時(shí)間。（三）、對(duì)用戶的書面投訴，要在公司收文登記簿上登記后呈公司領(lǐng)導(dǎo)，處理完畢后以書面回復(fù)用戶。（四）、每月對(duì)投訴進(jìn)行一次匯總，記錄在用戶意見受理表上，并根據(jù)用戶投訴情況，進(jìn)行用戶回訪。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0211文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：消防工作制度第1頁共2頁消防工作制度第一節(jié) 管理原則為加強(qiáng)消防管理，確保小區(qū)用戶生命財(cái)產(chǎn)安全，根據(jù)中華人民共和國(guó)消防法，制定本制度。根據(jù)中華人民共和國(guó)消防法的規(guī)定，結(jié)合小區(qū)實(shí)際情況，成立消防安全委員會(huì)，總經(jīng)理擔(dān)任防火總負(fù)責(zé)人，各部門負(fù)責(zé)人為防火責(zé)任人，工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)消防設(shè)施維護(hù)管理，以秩序維護(hù)部為主體建立義務(wù)消防隊(duì)。第二節(jié) 管理職責(zé)一、小區(qū)防火總負(fù)責(zé)人的職責(zé)（一）、消防安全機(jī)構(gòu)，貫徹執(zhí)行消防法則。（二）、各項(xiàng)消防工作規(guī)章制度。（三）、組織、布置、檢查、總結(jié)消防工作，并定期向當(dāng)?shù)毓?、消防監(jiān)督機(jī)關(guān)報(bào)告消防工作情況。（四）、防火安全檢查，整改火險(xiǎn)隱患。（五）、對(duì)員工進(jìn)行消防宣傳教育。（六）、組織、領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)消防隊(duì)開展消防工作。（七）、組織對(duì)消防設(shè)施器材的管理。（八）、組織制訂緊急狀態(tài)下的疏散方案。（九）、組織撲救初期火災(zāi)和指導(dǎo)安全疏散。（十）、調(diào)查火警事故，協(xié)助公安消防監(jiān)督機(jī)關(guān)調(diào)查火災(zāi)原因。二、各部門防火責(zé)任人職責(zé)（一）、當(dāng)好管理公司防火負(fù)責(zé)人的參謀，配合防火總負(fù)責(zé)人貫徹、執(zhí)行消防法則。（二）、根據(jù)消防總負(fù)責(zé)人指示，組織消防演練。（三）、建立防火檔案。（四）、在消防總負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，開展消防宣傳，檢查并督促整改火災(zāi)隱患。（五）、負(fù)責(zé)消防工作巡查。（六）、督促落實(shí)各項(xiàng)消防規(guī)章制度。三、各班組防火責(zé)任人職責(zé)（一）、各班組防火責(zé)任人逐級(jí)向上一級(jí)負(fù)責(zé)，做到“誰主管，誰負(fù)責(zé)”，對(duì)消防器材、消防設(shè)備設(shè)施實(shí)行層層承包管理。（二）、組織員工定期進(jìn)行消防知識(shí)學(xué)習(xí)和消防業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）、每日檢查自己管轄區(qū)域的消防設(shè)施、設(shè)備。（四）、每日檢查器材位置、編號(hào)、數(shù)量是否相符，有無過期、損壞及丟失，及時(shí)做好記錄并報(bào)告護(hù)衛(wèi)部。（五）、要求員工做好滅火器材清潔，保持外表干凈美觀，擺放整齊。（六）、員工學(xué)習(xí)使用一般滅火器材及火警處理的操作技能，做到“一滅火，二搶救，三疏散，四保護(hù)”。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS—WY—0211文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容： 消防制度第2頁共2頁（七）、檢查走火通道是否暢通，消防設(shè)施是否被堵塞或占用，及時(shí)處理或報(bào)護(hù)衛(wèi)部。（八）、配合護(hù)衛(wèi)部做好各項(xiàng)防火工作。四、負(fù)責(zé)消防設(shè)施維護(hù)管理的工程技術(shù)員職責(zé)（一）、確保消防供水系統(tǒng)、消防栓等設(shè)備完備。（二）、確?；馂?zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)完備。（三）、保證煙感和溫感探測(cè)器、水噴淋噴頭、防火門、防煙門、防火卷閘、防排煙設(shè)施、消防水槍和水帶、疏散標(biāo)志和指示燈等消防設(shè)施完備。（