【正文】 采取補救和糾正行動。情況嚴重時，應及時報告總經理。f) 信息溝通過程中，應注意保護個人隱私和公司商業(yè)秘密。g) 若有員工向外部提供公司資料，應解釋公司內部投訴和申訴程序，不得采取懲罰或歧視性措施。 對內信息溝通a) 公司社會責任政策、管理體系運行情況，由行政人事部負責及時傳達到公司各項部門及員工。b) 社會責任管理體系運行中產生的信息資料，應根據政策和程序要求及時傳達到相關部門和人員，并記錄其內容和處理結果。c) 員工的咨詢、質疑和投訴，由員工代表或者行政人事部收集，并負責答復。 對外信息溝通a) 與供應商和分包商的信息溝通由采購部負責，與客戶（買方）的信息溝通由貿易部負責，與當?shù)卣?，工會和其他外部利益相關者的信息溝通由行政人事部負責，管理者代表應提供指導和支持，必要時報高層經理批準。b) 公司任何人收到來自外部的文件、電話、傳真或其他信息資料，應轉交上述責任部門，由他們根據情況處理。c) 當?shù)卣⒐蚱渌獠坷嫦嚓P者提出的檢查、參觀或訪問要求，由行政人事部接待，并報管理者代表協(xié)助。d) 外部利益相關者提出的意見、建議、投訴或質疑，應由責任部門負責調查核實情況，妥善處理，及時回復，并報管理者代表備案。e) 管理者代表定期訪問本地利益相關者團體，征求他們的意見和建議，通報公司實施SA8000標準的進展和效果，提供相關的數(shù)據和資料，包括管理評審和監(jiān)督活動的結果。f) 如果有合同要求，管理者代表應對利益相關者提供合理的資料和取得資料的渠道，以核實公司是否符合SA8000標準的要求。如果合同有進一步的要求，公司應該透過采購合同的條款，要求供應商和分包商提供上述安排和渠道。5. 相關記錄[信息反饋處理單] [投訴/申訴報告] SAR12016. 相關文件無SAP13《文件及記錄控制程序》1. 目的確保社會責任管理體系有效運行，各部門皆能持有最新發(fā)行的控制文件執(zhí)行各項作業(yè)。2. 范圍適用于本公司社會責任管理體系文件、記錄、外來文件的控制。3. 職責:4. 工作程序: 文件審核、核準權限代號文件類別審核核準SAM管理手冊 管理者代表總經理SAP程序文件管理者代表總經理SAS作業(yè)指導書部門經理 管理者代表SAR表 單附隨于SAP或SAS被審核、核準 文件發(fā)行、分發(fā)文件核準后，文件控制員在文件首頁上蓋[受控文件章]并填上制訂部門、文件編號、版次、發(fā)行日期，并將發(fā)行記錄登記于《文件一覽表》。 文件編號、版次之規(guī)定：a) 社會責任管理手冊；b) 程序文件；c) 作業(yè)文件；d) 表格。 文件使用保管維護a) 控制文件持有人負責更新每次文件變更，并將失效文件交給行政人事部，行政人事部須于《文件發(fā)放一覽表》上簽注收回日期。b) 控制文件持有人應將文件存放在安全處所，防止文件遺失及污損。c) 控制文件持有人未經核準，不得擅自復印、涂改文件。d) 控制文件之使用適用于該文件適用范圍。e) 任何作業(yè)必須遵守控制文件之規(guī)定。f) 作廢與參考文件不得作為實施作業(yè)控制之依據。g) 各控制文件持有人依《文件一覽表》鑒別其控制文件之最新版次。 文件變更申請a) 文件變更申請人于《文件更改申請表》上填好資料，附上修訂提議參考資料，由原文件制訂部門提出申請。b) 文件修改的內容用下劃線進行標示。c) 文件變更審核、核準：如未有特別指定，文件變更之審核、核準須由原始審核與核準之部門執(zhí)行。d) 文件作廢、變更及過時之文件應填寫《文件銷毀申請表》經核準后，由行政人事部負責銷毀，避免新舊版本之混用；作廢文件仍有參考價值時可以保存，但應蓋[作廢章]以識別。 記錄的管理：本公司記錄以書面的表式(或表格)形式。a) 從事各種活動的人員要按發(fā)布的《記錄一覽表》中相應表格進行使用。記錄時，字跡清晰、內容完整、數(shù)據要真實，并有日期和簽名等。b) 不得使用易擦去的鉛筆等書寫工具作記錄，需長期保存的記錄必須使用鋼筆、圓珠筆等不易褪色的書寫工具記錄或復印存檔。c) 不得隨意涂改記錄。確需修改時，將需修改的文字圈起或劃去，在旁邊填寫正確內容，更改人應在更改內容旁簽名或蓋章確認。a) 各部門都要指定人員負責管理記錄，記錄分類整理歸檔，并編制目錄，方便查閱。b) 記錄應妥善保管，保持適宜的儲存條件，防止記錄損壞、變質或丟失。c) 各職能部門設置專柜、專架對記錄進行貯存。在貯存期間,各職能部門要做好防損壞、防霉、防火、防蟲鼠等措施。借閱記錄應經記錄保存部門主管同意。借閱記錄應妥善保管，防止損壞和丟失，閱畢及時歸檔。合約要求時，經總經理核準，管理者代表負責交商定的記錄提供給客戶或其代表查閱。a) 各種記錄的保存期限隨實際情況而定，由行政人事部于《質量記錄一覽表》中規(guī)定。b) 超過保存期的各種記錄，由各部門定期匯總，部門主管確認后報備行政人事部，按行政人事部核準意見處理 。5. 相關記錄:《記錄一覽表》 《文件一覽表》 《文件銷毀審批單》 《文件更改審批單》 : 無附件一版次修改號章節(jié)條款修改內容或記錄號修改人（起草人）審核人批準人修改日期實施日期程序文件修改履歷表注1：以上修改履歷表從2009年6月02日起使用。使用者務必及時登記修訂狀態(tài)。