【導(dǎo)讀】室，5000萬(wàn)以下的項(xiàng)目部參考執(zhí)行。辦公室主要由負(fù)責(zé)行政、黨務(wù)、人事、后勤及相關(guān)職能的部門和人員組成?；托畔⒒膶I(yè)軌道?；钚院瓦m應(yīng)性，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和模塊設(shè)置以正常項(xiàng)目為依據(jù)。高效的原則進(jìn)行設(shè)置和日常管理。等）和項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他一般性事務(wù)。歡迎各項(xiàng)目辦公室及時(shí)將使用本手冊(cè)過程中的

　　

【正文】 情及處理情況。 9．需要記載的有價(jià)值的其它大事、要事。 第三條 編寫要求 1. 應(yīng)按時(shí)間順序記載，并標(biāo)明序號(hào)。 2. 一般應(yīng)一事一記。對(duì) 大事、要事的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、因果等力求記清楚，必要的數(shù)據(jù)也要記錄。 3. “大事記”記載要完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，文字要簡(jiǎn)潔，做到大事、要事不漏記。 第四條 工作要求： 1. 項(xiàng)目部各部門要設(shè)專人記載“大事記” ，每月進(jìn)行整理打印，并報(bào)送 項(xiàng)目 辦公室。 2. 辦公室負(fù)責(zé)項(xiàng)目部“大事記”的記載整理工作。 3. 年度“大事記”經(jīng)過整理后，送上級(jí)單位 歸檔。 第三章 會(huì)議管理 第一節(jié) 項(xiàng)目 部主要 會(huì)議 類型 一、 項(xiàng)目部黨政聯(lián)席會(huì)議 項(xiàng)目部黨政聯(lián)席會(huì)議主要討論研究決定項(xiàng)目部 重大事項(xiàng)決策、 干部 及管理人員 任免 調(diào)配、重要 工作安排、大額度資金使用中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 48 等 。 具體研究： 施工生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目施工方案的制定和調(diào)整 。 項(xiàng)目相關(guān)預(yù)算的制定和調(diào)整，決算的審定；項(xiàng)目部 (指揮部、經(jīng)理部 )機(jī)構(gòu)調(diào)整、管理干部的使用、任免、調(diào)離、一般人員的招聘與使用 ； 勞務(wù)隊(duì)伍的選擇、使用、年審、考核、評(píng)價(jià)；勞務(wù)分包工程的數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)的確定；勞務(wù)隊(duì)伍的驗(yàn)工計(jì)價(jià)和末次清算 ； 機(jī)械設(shè)備、大宗材料、周轉(zhuǎn)料、重要儀器和辦公生活用品等的供應(yīng)商的選擇，采購(gòu)、租賃及大宗廢舊物資的處理方案 ； 項(xiàng)目規(guī)章制度、改革措施的制定、修改和廢除；項(xiàng)目作出的獎(jiǎng)懲事項(xiàng)，評(píng)先和評(píng)優(yōu) ； 工資獎(jiǎng)金等涉及員工切身利 益的政策制定和調(diào)整；黨風(fēng)廉政建設(shè)中的重大問題，重大案件涉及黨紀(jì)政紀(jì)的處理；項(xiàng)目出現(xiàn)的責(zé)任事故、突發(fā)事件的處理；項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子的自身建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)班子成員的工作分工；項(xiàng)目參加公司黨代會(huì)、職代會(huì)代表候選人的推薦；工程款、材料款、機(jī)具租賃費(fèi)等對(duì)外費(fèi)用的結(jié)算和支付；內(nèi)部有關(guān)資金的調(diào)配和劃撥 ； 項(xiàng)目辦公費(fèi)、招待費(fèi)、電話費(fèi)及購(gòu)買禮品、紀(jì)念品等制度的制定。 二、 項(xiàng)目部黨支部（總支）會(huì)議 項(xiàng)目黨支部委員會(huì)一般在項(xiàng)目開工前、重要節(jié)點(diǎn)完成前和急、難、險(xiǎn)、重任務(wù)出現(xiàn)前，以及安全、質(zhì)量、文明施工等出現(xiàn)重大問題后即時(shí)召開。會(huì)議 主要研究： 討 論制定項(xiàng)目施工進(jìn)度、安全、質(zhì)量、文明施工、成本管理、民工隊(duì)伍管理等辦法措施；討論研究研究項(xiàng)目黨建標(biāo)準(zhǔn)化、項(xiàng)目文化標(biāo)準(zhǔn)化以及黨風(fēng)廉政建設(shè)等方面的問題；研究培養(yǎng)、發(fā)展新黨員問題，討論研究、協(xié)調(diào)工會(huì)、共青團(tuán)組織方面的問題；討論研究關(guān)心員工的思想政治教中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 49 育和業(yè)余文化生活等方面的問題。 具體內(nèi)容參見《中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目黨建標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊(cè)》。 三、 階段性 工作會(huì)議 項(xiàng)目經(jīng)理 主持召開，全體管理人員參加，討論項(xiàng)目部重大事項(xiàng)，總結(jié)上一階段工作，布置下一階段工作并進(jìn)行工作動(dòng)員。 四、 聯(lián)合檢查專題會(huì)議 由 項(xiàng)目 經(jīng)理帶隊(duì)，檢查現(xiàn)場(chǎng)、職工食堂、民工生活區(qū)，參加人員為各部室及各隊(duì)伍的負(fù)責(zé)人，檢查完后召開專題會(huì)議，總結(jié)現(xiàn)場(chǎng)在安全、文明施工方面存在的問題，提出整改措施，落實(shí)責(zé)任人，并限期整改。 五、 每日 （周） 工程調(diào)度 （生產(chǎn)） 例會(huì) 每日及每周固定時(shí)間 由 項(xiàng)目部 生產(chǎn)副經(jīng)理主持生產(chǎn)例會(huì)，參加人員為施工、技術(shù)、安全、質(zhì)量、調(diào)度、機(jī)械、各個(gè)隊(duì)伍負(fù)責(zé)人，主要解決施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的安全、質(zhì)量、進(jìn)度等問題。 六、 重要大型會(huì)議 在項(xiàng)目召開的集團(tuán)公司或分 子 公司大型會(huì)議 ， 參照《 集團(tuán)總部大型會(huì)議組織暫行規(guī)定 》，項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)或參與會(huì)議的組織籌備工作。 制定會(huì)議組織方案， 落實(shí) 會(huì)議名稱 ， 時(shí)間 ，地點(diǎn)，會(huì)議主旨和目標(biāo) ，會(huì)議議程， 主持人 ， 出席人員（名單） ， 會(huì)議預(yù)算 ， 食宿計(jì)劃和現(xiàn)場(chǎng)布置， 針對(duì)可能存在的問題制定解決方案。認(rèn)真做好會(huì)議接待、會(huì)務(wù)和總結(jié)工作，確保會(huì)議的順利召開。 第二節(jié) 項(xiàng)目會(huì)議的會(huì)務(wù)組織 一 、會(huì)議籌備 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 50 1． 會(huì)議的召開。 除了正常的工作例會(huì)以外，由項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議都應(yīng)該由 申請(qǐng) 人（部門）向辦公室提出，由辦公室請(qǐng)示項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)后決定是否召開和何時(shí)召開 。緊急會(huì)議按照時(shí)間要求，隨時(shí)上報(bào)隨時(shí)召開。 2． 會(huì)議方案的制定。主要內(nèi)容包括 :會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議 題、出席人員、列席人員、邀請(qǐng)單位、日程安排、參觀活動(dòng)、表彰、材料準(zhǔn)備、宣傳報(bào)道、經(jīng)費(fèi)及其他有關(guān)事項(xiàng)等，并按程序報(bào) 項(xiàng)目 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 3． 會(huì)議籌備組的確定。重要會(huì)議 （上級(jí)單位在項(xiàng)目部召開的會(huì)議）經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可成立會(huì)議籌備組，開展會(huì)議組織工作。擬定 會(huì)務(wù)小組人員名單、分工計(jì)劃和會(huì)議期間領(lǐng)導(dǎo)講話、座談、參觀、表彰等重大活動(dòng)的組織方案。 4． 《會(huì)議通知》的下發(fā)。具體內(nèi)容包括 :會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員、 典型經(jīng)驗(yàn)或發(fā)言材料的要求、有關(guān)部門及 名額分配等。 經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)審核后下發(fā)。 5． 會(huì)議材料的籌備。 以項(xiàng) 目部名義召開的綜合 會(huì)議的所有上述會(huì)議材料由辦公室牽頭組織，會(huì)議材料籌備包括起草并跟蹤做好會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話材料、主持詞及其他材料的準(zhǔn)備工作。 6． 重要會(huì)議要提出每次全體會(huì)議席次圖、主席臺(tái)席次圖 。如有全體合影，需提出第一排席次圖和全體人員席次圖 。如有正式宴請(qǐng)，需準(zhǔn)備餐桌座簽，擬定分桌人員名單 。根據(jù)需要，確定是否安排清真席。 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 51 7． 重要和大型綜合會(huì)議要 編印《會(huì)議手冊(cè)》。《會(huì)議手冊(cè)》的主要內(nèi)容 包括 : （ 1） 會(huì)議日程安排，包括會(huì)議代表自報(bào)到之日起到會(huì)議閉幕止每日上午、下午及晚上的具體安排。 （ 2） 住房安排，包括會(huì)議代表 單位、姓名、職務(wù)、住房號(hào)及電話，是女性代表、少數(shù)民族代表的需注明。 （ 3） 會(huì)議分組名單，包括會(huì)議代表總?cè)藬?shù)，各小組人數(shù)，各小組組成單位及部門名稱，小組成員名單，小組召集人、聯(lián)絡(luò)員、會(huì)場(chǎng)。 （ 4） 會(huì)議籌備組的組成，包括各會(huì)務(wù)小組成員名單、住房號(hào)及電話。 （ 5） 會(huì)議注意事項(xiàng)、作息時(shí)間表等。 8． 會(huì)議紀(jì)念品。 項(xiàng)目?jī)?nèi)部的一般會(huì)議原則上一律不發(fā)紀(jì)念 品。上級(jí)單位在項(xiàng)目 召開的綜合性大型會(huì)議可以安排會(huì)議紀(jì)念品。紀(jì)念品由辦公室 提出方案后報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目 主要領(lǐng)導(dǎo)審定。 二 、會(huì)務(wù)工作 (一 )會(huì)前工作 1． 重要會(huì)議由 項(xiàng)目部主管 領(lǐng)導(dǎo)會(huì)前召集會(huì)務(wù)工作協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)務(wù)籌備 成員和有關(guān)人員參加，通報(bào)各自情況，協(xié)商解決有關(guān)問題，提出工作安排意見。 2． 安排、布置會(huì)場(chǎng)。擺放桌簽、飲用水、 鮮花和綠色植物， 懸掛會(huì)標(biāo)、測(cè)試音響設(shè)備，查看領(lǐng)導(dǎo)休息室準(zhǔn)備情況。 (二 )報(bào)到工作 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 52 l． 會(huì)議報(bào)到。 重要會(huì)議要 做好簽到記錄 。向每位與會(huì)人員 發(fā)送《會(huì)議手冊(cè)》、會(huì)場(chǎng)席次圖及有關(guān)會(huì)議文件和會(huì)議材料 。發(fā)放代表證、工作證等證件 。發(fā)放餐票 。安排會(huì)議代表領(lǐng)取房間鑰匙和進(jìn)住房間 。隨時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)到人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢 。答復(fù)會(huì)議代表咨詢。 2． 報(bào)到結(jié)束后，匯總有關(guān)情況報(bào)告會(huì)務(wù)籌備組組長(zhǎng)， 要特別注意代表變更情況和因故不能及時(shí)報(bào)到代表的情況。 3． 如果會(huì)議安排接送站， 要根據(jù)情況安排專人和車輛到機(jī)場(chǎng)和火車站接送代表。 (三 )會(huì)議期間工作 1． 與出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)隨行人員保持聯(lián)系，及時(shí)迎送領(lǐng)導(dǎo)。 2． 每次全體會(huì)議之前，都要認(rèn)真檢查會(huì)場(chǎng)情況，包括會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)、代表座簽和音響等，妥善安排領(lǐng)導(dǎo)隨員、工作人員及記者席位。 3． 安排好會(huì)議期間的代表就餐。 (四 )會(huì)后工作 l． 會(huì)務(wù)組 在會(huì)議結(jié)束后負(fù)責(zé)收齊與會(huì)議有關(guān)的各種文件材料 ， 各種錄音、攝影、錄像等全套資料，登記存檔。 2． 會(huì)議結(jié)束兩天內(nèi)，會(huì)務(wù)組 必須 撰寫會(huì)議通訊、信息并經(jīng) 項(xiàng)目部 主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后 上 報(bào) 和外對(duì)報(bào)送 第三節(jié) 會(huì)議的相關(guān)表格 一、會(huì)議 簽到表 二、 會(huì)議記錄 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 53 簽到表 會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表 會(huì)議議題 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 主 持 人 記 錄 人 應(yīng)到人數(shù) 實(shí)到人數(shù) 缺 席 序號(hào) 姓 名 部門 序號(hào) 姓 名 部門 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 54 會(huì)議記錄 中鐵建工集團(tuán) XX 項(xiàng)目部 會(huì)議 第 次 會(huì)議記錄 日期： 年 月 日 時(shí) 開始 結(jié)束 地點(diǎn)： 主持人： 記錄人： 會(huì)議主要內(nèi)容 出席 （共 人） 列席 （共 人） 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 55 缺席 （共 人） 附件 原始記錄 頁(yè) 整理 記 錄 頁(yè) 會(huì)議文件 件 注：記錄用紙以 A4 紙橫寫 第 頁(yè)共 頁(yè) 五 、 辦事 （ 一 ）接待 1. 流程 接到接待通知 向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 根據(jù)來賓級(jí)別、來訪目的 制訂接待方案 交項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審核 批準(zhǔn)后通知有關(guān)部門做好相關(guān)準(zhǔn)備 安排來賓 食、住、行、會(huì) 安排返程票務(wù)、送站事宜 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 56 2. 辦法 項(xiàng)目 部接待管理辦法 第一條 接待工作原則 接待工作要堅(jiān)持熱情、周到、適度的原則。 辦公室為接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的接待工作。對(duì)內(nèi)接待包括公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)參觀、視察，公司各機(jī)關(guān)各處室負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo) 檢查、 指導(dǎo)工作；對(duì)外接待包括接待甲方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)院、 咨詢單位、 當(dāng)?shù)卣?、媒體或合作單位的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員到項(xiàng)目部參觀、工作 ；其他單位參觀考察人員。 第二條 接待工作要求 對(duì)聯(lián)系來訪的信件、來電等事宜應(yīng)做好詳細(xì)記錄， 及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù)來賓目的和要求，制定接待方案（附件 ）， 責(zé)任落實(shí)到人，呈分管領(lǐng)導(dǎo)審批后盡快實(shí)施。 接待方案一般應(yīng)包括如下內(nèi)容： （ 1）來賓基本信息，具體包括：來賓姓名、單位、職務(wù)、性別、人數(shù)、聯(lián)系方式、來訪事宜等。 （ 2）來訪安排，具體包括：來訪目的、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、陪同領(lǐng)導(dǎo)、參與人員、相關(guān)材料等。 追蹤服務(wù)、信息報(bào)送、接待總結(jié)，如需要報(bào)集團(tuán)辦公室 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 57 （ 3）服務(wù)安排，具體包括：接送站安排、住宿時(shí)間和地點(diǎn)、用餐時(shí)間和地點(diǎn)、陪餐人員、照相、攝像、用車、著裝及禮品安排等。 視來賓的級(jí)別與來訪目的，除向來賓提供“接待方案”（附件 ）外，附加簡(jiǎn)要的工程概況、工程進(jìn)度及項(xiàng)目宣傳手冊(cè)。 對(duì)于重要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) （包括業(yè)主、地方政府、股份公司及集團(tuán)公司等）來項(xiàng)目檢查指導(dǎo)工作，除了安排好常規(guī)的接待安排外，必須 根據(jù)不同的對(duì)象準(zhǔn)備好相應(yīng)的匯報(bào)材料。 要樹立賓客至 上，為來賓服務(wù)的思想。 接待人員著裝應(yīng)整潔大方，服務(wù)要主動(dòng)、熱情、禮貌、遵守紀(jì)律，使客人感到熱情、周到；回答問題認(rèn)真負(fù)責(zé)，介紹情況實(shí)事求是，注意保守企業(yè)秘密；應(yīng)尊重客人的民族習(xí)慣和宗教信仰， 按照一般的接待禮儀和當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣安排接待。 提高接待工作效率，主動(dòng)協(xié)助來賓辦理各項(xiàng)事務(wù)，提前迎接客人、安排好起居生活、商議活動(dòng)日程、安排領(lǐng)導(dǎo)同客人見面、組織好客人活動(dòng)、 安排宴請(qǐng)，根據(jù)需要準(zhǔn)備紀(jì)念品。安排好來賓返程事宜、協(xié)助客人結(jié)算、征求客人對(duì)接待工作的意見。提醒客人帶好自己的物品、送客人到車站 (機(jī)場(chǎng) )、通知來賓單位客人返程日期和車船、飛機(jī)班次。 第三條 接待標(biāo)準(zhǔn)。 項(xiàng)目部根據(jù)接待對(duì)象的情況劃分合適的標(biāo)準(zhǔn)。 凡業(yè)主、甲方及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到項(xiàng)目部視察，由項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)陪同。 外地參觀學(xué)習(xí)團(tuán)體，由項(xiàng)目部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面看望 。 一般性業(yè)務(wù)聯(lián)系，陪客與來賓職務(wù)大體相等即可 。 嚴(yán)格控制陪餐人員人數(shù)。 對(duì)外招待堅(jiān)持“小額、必須、和諧”的就餐原則。 中鐵建工集團(tuán)項(xiàng)目辦公室手冊(cè) 58 3. 附件 供領(lǐng)導(dǎo)審批接待方案 外部來賓接待 方案 接待禮儀安排知識(shí) 供領(lǐng)導(dǎo)審批接待方案 XXXX 項(xiàng)目部接待方案 來訪