【正文】 中鐵建工集團項目辦公室手冊 42 分類文件目錄表 分類文件目錄表 順序號 案卷號 文件號 文件標(biāo)題 （文件內(nèi)容） 責(zé)任人 歸卷日期 備注 中鐵建工集團項目辦公室手冊 43 檔案調(diào)閱申請單 檔案調(diào)閱申請單 編號： 申請部門 部門負責(zé)人 調(diào)卷人 / 經(jīng)辦人 檔案名稱及代碼 用途 是否設(shè)密及密級 調(diào)閱時間 辦公室 審批 項目經(jīng)理 審批 歸檔記載 管檔人 文書檔案保管期限表 文書檔案保管期限表 順號 條 款 名 稱 保管期限 一 會議文件 （一） 本單位黨政工團 召開的代表大會、工作會議的文件材料 1 通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo) 講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、 簡報等 永久 2 會 議 發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶 長期 3 一般簡報、參考文件、小組記錄、會議服務(wù)的計劃、總結(jié) 短期 （ 二 ） 本單位 行政領(lǐng)導(dǎo) 、黨支部 會議文件材料，如經(jīng)理辦公會，黨政聯(lián)席會議 、黨支部會議 的決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo) 講話 、討論通過的文件 永久 （ 三 ） 本 項目部各部門召開的 專業(yè)會議 長期 （ 四 ） 參加上級機關(guān)會議帶回的文件材料 長期 1 重要的、需要貫徹執(zhí)行的 長期 2 一般的 短期 二 上級機關(guān)和本單位頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、命令、通知、批復(fù)、請示、批復(fù)等文件材料 （一） 上級機關(guān)頒發(fā)的 中鐵建工集團項目辦公室手冊 44 順號 條 款 名 稱 保管期限 1 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的、屬本 項目部 業(yè)務(wù)的、非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本 項目部 業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料 永久 2 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬本 項目部 主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料 長期 3 代上級機關(guān)草擬并被采 用的重要文件最后草稿 長期 4 其他需要執(zhí)行的文件材料 短期 （二） 本單位制發(fā)的 1 項目部印發(fā)的文件， 一般業(yè)務(wù)問題的、在較長時間內(nèi)要查考利用的 長期 2 事務(wù)性有參考價值的 短期 （三） 本 項目部 的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、下屬 分部 的請示與 項目部 的批復(fù) 長期 三 計劃、規(guī)劃文件 （一） 上級機關(guān)編制下達的 項目 計劃、年度計劃、控制數(shù)字 長期 （二） 本 項目部 編制的 年度及季度計劃 長期 四 總結(jié)、報告、調(diào)查研究等文件材料 （一） 本 項目部 的 1 年度以上 工作總結(jié)，調(diào)研工 作中形成的典型、系統(tǒng)的重要文件材料 永久 2 主要職能活動年度以上的總結(jié)、專題總結(jié)，各種普查工作、質(zhì)量體系認證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報告、質(zhì)量手冊 長期 3 一般性的報告、調(diào)研材料、程序文件、質(zhì)量記錄 短期 （二） 下級 分部 報送的工作總結(jié)、一般性的報告和調(diào)研材料 短期 五 統(tǒng)計報表 （一） 本 項目部 編制和匯總的 1 年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計報表和統(tǒng)計材料 永久 2 半年以下的 長期 3 本單位季度以下的 短期 （二） 下級 分部 報送的 短期 六 組織 機構(gòu)、人員編制文件材料 （一） 本單位組織機構(gòu)成立、撤消、合并、更改名稱、組織簡則、工作條例、 人員編制、啟用印信文件材料 永久 （二） 下屬 分部 報批的組織機構(gòu)成立、合并、更改名稱和人員編制文件材料 長期 七 本單位員工的錄用、任免、晉級、調(diào)轉(zhuǎn)、獎懲等文件材料 （一） 錄用、任免、定職、定級、調(diào)資、職稱評聘、調(diào)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料 長期 中鐵建工集團項目辦公室手冊 45 順號 條 款 名 稱 保管期限 （二） 員工（干部、工人）名冊 永久 （三） 組織關(guān)系介紹性存根 短期 （四） 重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績的獎勵文件材料 1 省、部級及以上 的 永久 2 地、市級及以下的 長期 3 本 項目部 管理、批準(zhǔn)的 短期 （五） 對有關(guān)人員的處分材料 1 影響大、問題嚴(yán)重的 永久 2 一般的 長期 八 各種事故形成的文件材料 （一） 有重大經(jīng)濟損失和政治影響的重大、大事故 永久 （二） 重大事故、惡性事故 長期 （三） 大事故 短期 九 項目部 與國內(nèi)外有關(guān)單位、專家、技術(shù)人員來往文書、鑒訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料 （一） 有歷史意義和長遠利用價值的 永久 （二） 重要的 長期 （三） 一般的 短期 十 本單位有 關(guān)房地財產(chǎn)、物資設(shè)備、檔案等交接憑證 長期 十 一 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級領(lǐng)導(dǎo)人在視察、檢查本單位工作中形成的題詞、題字、講話等重要的文字和聲像材料 永久 中鐵建工集團項目辦公室手冊 46 （ 四 ） 總結(jié) 、報告、調(diào)研報告等 1．計劃編制及總結(jié) 項目辦公室應(yīng)根據(jù)項目工程的進展，制定 項目辦公室 每一階段工作計劃，特別是開工初期、關(guān)鍵期和收尾期以及年度和季度計劃安排，協(xié)助 工程管理部門 制定項目的進度計劃，努力實現(xiàn)工作計劃和控制的標(biāo)準(zhǔn)化。 3. 檔案資料的銷毀由專人負責(zé)，一般為辦公室行政秘書和各部門資料管理員。 ，如需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。 第六條 檔案的借閱 1. 員工因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)審批。 。 （ 4）案卷索引表中的檔案號的表示方式如下 X1— X2— X3— X4 其中 X1 為全宗代號， X2 為小類號， X3 為案卷號， X4 為卷次號。先以全宗區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 作。項目部決不能自行銷毀印章 。管理人員要認真負責(zé)管理好印章，嚴(yán)禁在空白紙張和表格上加蓋公章，嚴(yán)格審中鐵建工集團項目辦公室手冊 32 核用印內(nèi)容，對不符合用印手續(xù)的印件，印章管理人員有權(quán)拒絕辦理，并堅持請求審批。 ，須有部室主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，用印人與監(jiān)印人同時簽字后，方可使用。公章管理人員更換時，必須 辦理書面交接 手續(xù) ，并及時上報集團公司 或二級單位 辦公室 備案 。印章使用單位（部門）要明確印章保管人，并由保管人到辦公室登記領(lǐng)取。 第二條 印章的刻制與 啟用 制發(fā)。 中鐵建工集團 XX 項目部辦公室 2020 年 Ⅹ 月 Ⅹ 日印發(fā) 中鐵建工集團項目辦公室手冊 23 式樣 5 中鐵建工集團有限公司ＸＸＸ項目部ＸＸＸ會議紀(jì)要 （ 3） 中鐵建工集團有限公司 XXX項目部辦公室 二Ｏ 一 一 Ⅹ 月 Ⅹ 日 研 究 ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 問題 ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 出席： ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ 中鐵建工集團項目辦公室手冊 24 ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ 主題詞 ： ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 分送： ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩ 。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 19 附件： 1. ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 2. ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 二Ｏ一 一 年 Ⅹ 月 Ⅹ 日 （附件只發(fā)主送單位） 主題詞 ： ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 抄送： ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。其中，銷毀絕密公文 (含密碼電報 )應(yīng)當(dāng)進行登記。 第三十 二 條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字 跡材料必須符合存檔要求。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 16 第 二十九 條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第 二十七 條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉，緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。收到下級單位上報的需要辦理的公文，審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范。通過傳真機發(fā)送時應(yīng)取得收方人員的收到確認 ,做好傳發(fā)記錄 ,以備核查。公文用印前，要全面檢查公文印制質(zhì)量。如必須改動，須經(jīng)簽發(fā)人同意。 第 十八 條 公文送 項目 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進行審核。 九、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 六、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“ (一 )”，第三層為“ 1.”，第四層為“ (1)”。 四、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。 第 十五 條 草擬 公文應(yīng)當(dāng)做到： 一、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。凡是不行文可解決的問題，堅決不行文；凡能通 盤解決的，就不零星行文；能不轉(zhuǎn)發(fā)的就不轉(zhuǎn)發(fā)；確需執(zhí)行的，應(yīng)結(jié)合實際，提出貫徹意見，一 般不應(yīng)照抄照轉(zhuǎn)?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。如附件頁數(shù)較多不能與主件一并裝訂，則應(yīng)在單獨裝訂的附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號，與主件一起發(fā)送。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。 三、發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱； 四、發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號，聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。 一、秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”及保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份 數(shù)序號。 第五 條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密安全。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 9 1． 2 收文流程 署名項目部的信件，傳真到項目部的公文 辦公室公文管理人員進行審核、填寫 收文登記，并填寫批辦單 ，提出擬辦意見 項目部領(lǐng)導(dǎo)和部 門收到的主送項目部的公文 項目部領(lǐng)導(dǎo)和部門負責(zé)人開會帶回的公文 項目部 職能部門閱辦 送項目部領(lǐng)導(dǎo) 批示 部門辦理完畢，公文返回辦公室 公文管理人員整理 、歸檔 移交 上級 公司檔案部門 歸檔范圍內(nèi)的公文確定保管期限 不具備歸檔價值的， 經(jīng)辦公室主任 批準(zhǔn)后 集中 銷毀 催辦 中鐵建工集團項目辦公室手冊 10 2． 管理辦法 項目部公文管理辦法 第一章 總 則 第一條 為使中鐵建工集團各項目部（以下簡稱項目部）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特根據(jù)《中鐵建工集團有限公司公文處理辦法》制定本辦法。 7． 負責(zé)項目部資料管理、分發(fā)、復(fù)印等工作。 3． 負責(zé)會議的組織 服務(wù) 工作。 11． 組織規(guī)范勞動合同和勞務(wù)用工管理工作，協(xié)調(diào)解決勞資糾紛。 7． 負責(zé)項目部后勤保障工作。 3． 負責(zé)對內(nèi)、對外的接待、聯(lián)絡(luò)工作。 12． 負責(zé)項目部部門總體 工作 計劃安排、程序監(jiān)督和考核工作， 積極參與 相關(guān)問題的 調(diào)研 工作 ，參與項目部管理方面的