【正文】 公文在企業(yè)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的公務文書，是依法經營和進行企業(yè)公務活動的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理 (立卷 )、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。 第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。 第五 條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密安全。 第六條 項目 部 公文工作的管理單位為各分、子公司，項目 部 作為集團公文流傳體系的基層單位，接受上級公文處理工作的領導和檢查。 第七條 項目部辦公室應當配備專 兼 職人員負責公文處理工作。 第二章 公文 種類及格式 第 八 條 項目部 公文格式一般分為 四 類（附件式樣以行政公文格式為例）： 一、文件式公文：樣式見公文格式式樣 1(平行文和下行文 )、式樣 2(上行文） ，一般用于處理重大事務； 二、信函式公文 :樣式見公文格式式樣 3（ 項目 函）、 式樣 4(項目部門函） ，信函式公文用于處理日常事務的平行文或下行文 ； 三、會議紀要 :樣式見公文格式式樣 5，適用于記載、傳達會議情況和議定事項； 中鐵建工集團項目辦公室手冊 11 四、普通傳真電報 :樣式見公文格式式樣 6，適用于處理緊急公務； 第 九 條 公文一般由秘密等級、 保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和 受控標識等部分組成。 一、秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”及保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份 數序號。 密級由項目部根據有關規(guī)定和項目的實際自己確定，一旦確定密級，就必須按照相關規(guī)定執(zhí)行。 二、緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 三、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱； 四、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號，聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位發(fā)文字號。 五、上行文應當在首頁發(fā)文字號的同一行右端注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 六、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公 文種類，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。電報也應當有標題。 七、主送單位指公文的主要受理單位， 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，都 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 九、公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。如附件頁數較多不能與主件一并裝訂，則應在單獨裝訂的附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號，與主件一起發(fā)送。 十、文件式公文、信函式公文及普通傳真電報，都應當加蓋印章，且印章應與發(fā)文機關標識（即文頭）所示的單位名稱一致。聯(lián)合上報的公文 由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當加蓋中鐵建工集團項目辦公室手冊 12 印章。 十一、成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準；印發(fā)時間，以文件印制的日期為準。電報以發(fā)出日期為準。 十二、公文如有附注 (需要說明的其他事項，如：上行文“請示”文種須注明的聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話 )，應當加括號標注。 十三、公文應當標注主題詞；標引順序應當先標類別詞，再標類屬詞，尾詞標文種，最多不超過 5 個詞。 第 三 章 行文規(guī)則 第 十 條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送方 式，但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項?！耙庖姟庇糜谏闲形?，應按請示性公文的程序和要求辦理；用于下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行；用于平行文，所提意見供對方參考。 第 十一 條 除上級單位負責人直接交辦的事項外不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見” 和“報告”。 第 十二 條 行文應 當確有必要，注重效用。凡是不行文可解決的問題，堅決不行文；凡能通 盤解決的，就不零星行文；能不轉發(fā)的就不轉發(fā)；確需執(zhí)行的，應結合實際，提出貫徹意見，一 般不應照抄照轉。領導同志在會議上的講話，一般不以正式文件印發(fā) ,可以“情況通報”（見公文格式式樣 6）印發(fā)。 第 四 章 發(fā)文辦理 第 十三 條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、會簽、審核、簽發(fā)、復核、編號、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。 第 十四 條 項目部 公文的形式及適用內容劃分如下： 一、《中鐵建工集團 XXX 項目部 文件》（文件式公文） 中鐵建工集團項目辦公室手冊 13 集團公司、分 子 公司 和其他上級機關行文； 、企業(yè)、社會團體及黨群組織聯(lián)合行文； 項目部工程進度規(guī)劃 、重要年度計劃； 部門 變動、人員調整、獎懲事項； 二、《中鐵建工集團 XXX 項目部 》（信函式公文） ，商洽、答復問題； 工程 單位布置具體工作 ,下達、調整單項任務計劃； 工程 單位的請示事項； 工程 單位通報情況 ,批評錯誤 ,表彰獎勵先進； 三 、《 中鐵建工集團 XXX 項目部 XX 部 》（部門信函式公文） 項目 下屬單位的部門聯(lián)系工作，詢問和答復問題，布置、指導業(yè)務工作，通報情況； 、詢問和答復問題。 第 十五 條 草擬 公文應當做到： 一、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。 二、情況確實，觀點明確，開門見山，表述準確 ， 結構嚴謹，條理清楚，文字精煉，字詞規(guī)范，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。 三、公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。 四、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。 五、人名、地名、時間、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、 月、日。 六、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“ (一 )”，第三層為“ 1.”，第四層為“ (1)”。 七、應當使用國家法定計量單位。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 14 八、文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。 九、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 第 十六 條 公文擬出送辦公室審核前，主辦部門負責人應認真審核、修改、簽字。審核的重點是：是否需要行文，行 文目的是否表述明白，處理意見是否適當可行，是否符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)及 集團公司現行制度 ，涉及其他部門職權范圍內的問題是否協(xié)商一致。 第 十七 條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見并會簽后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)商，仍不能取得一致時，主辦 部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請項目部 領導協(xié)調或裁定。 第 十八 條 公文送 項目 領導簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否 妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 第 十九 條 上行文由 項目 主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；下行文或平行文，由單位主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。經簽發(fā)后的文稿，他人不得擅自改動。如必須改動，須經簽發(fā)人同意。 第 二十 條 重 要公文發(fā)出后，主辦部門應當及時了解、掌握辦理、執(zhí)行情況，并向項目 領導反饋。 第 二十一 條 公文正式印制前， 辦公室工作人員 在編文號登記的同時應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經 復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。公文用印前，要全面檢查公文印制質量。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 15 第 二十二 條 校對由擬稿人負責，擬稿人外出時應委托代辦人，認真校對，確認無誤并簽字后方可付印。 第 二十三 條 公司普通傳真電報用于處理緊急公務。辦理基本程序為：擬稿 — 核稿 — 簽發(fā) — 編號、登記、用印 — 傳真發(fā)送 — 存檔 ,與發(fā)文辦理程序基本相同。通過傳真機發(fā)送時應取得收方人員的收到確認 ,做好傳發(fā)記錄 ,以備核查。當收方傳真機處于自動接收狀態(tài)時 ,必須通過其它話路取得收方確認 ,以免誤事。 第 五 章 收文辦理 第 二十四 條 收文辦理指對收到公 文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、立卷、歸檔等程序。 第 二十五 條 收到上級或本系統(tǒng)以外單位的來文，辦公室應當進行審核，審核的重點是：是否應由本單位辦理。收到下級單位上報的需要辦理的公文，審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 第 二十六 條 經審核，對符合本辦法規(guī)定和可受理的公文，辦公室應當及時提出擬辦意見送 項目 領導批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當 明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定或不應由本單位辦理的公文，經辦公室負責人批準后，可以退回來文單位并說明理由。 第 二十七 條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉，緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本 部門 職權范圍或者不宜由本 部門 辦理的，應當附注理由并及時退回 辦公室 。需要傳閱的公文，一般不得在部門、個人之間直接橫傳。 第 二十八 條 辦理收到公文中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可 以報請 項目 領導協(xié)調或裁定。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 16 第 二十九 條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第 三十 條 送 項目 領導批示或者交有關部門辦理的公文， 辦公室工作人員 要負責催辦。 第 六 章 公文歸檔 第 三十一 條 公文辦理完畢后，應當根據 《總公司檔案管理辦法》、《總公司文書檔案管理規(guī)則》， 和 集團公司、項目部 辦公室檔案管理辦法 規(guī)定 ，及時整理 (立卷 )、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。 第三十 二 條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字 跡材料必須符合存檔要求。 第 七 章 公文管理 第 三十 三 條 公文由專職人員統(tǒng)一收發(fā)登記、審核、用印、歸檔。 第 三十 四 條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室主任 批準，可以銷毀。 第 三十 五 條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文 (含密碼電報 )應當進行登記。 第 三十 六 條 項目 撤銷時，需要歸檔的公文整理 (立卷 )后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。 第 八 章 附 則 第 三十七 條 行政法規(guī)、 規(guī)章和人事任免方面的公文，依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規(guī)定處理。 第 三十八 條 公文處理中涉及電子公文的形成、歸檔時，應執(zhí)行電子公文的有關管理規(guī)定。 第 三十九 條 本辦法由集團 公司 辦公室（黨委辦公室）負責解釋。 中鐵建工集團項目辦公室手冊 17 3．附件 式樣 1 式樣 2 式樣 3 式樣 4 式樣 5 式樣 6 文件簽發(fā)單 發(fā)文登記表 收文登記表 公文批辦單 中鐵建工集團項目辦公室手冊 18 式樣 1 000001 機密★ 5 年 特 急 中鐵建工集團 有限公司 XXX 項目部文件 中鐵建工 Ⅹ ⅩⅩ 〔 2020〕Ⅹ號 關 于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的 通知 ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 、ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ 、 ⅩⅩⅩⅩ : ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ