【正文】 決的問題；深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 會(huì)議管理規(guī)程頁 碼第2頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某c) 下一步工作計(jì)劃和完成的時(shí)間。B. 總經(jīng)理落實(shí)、安排工作：a) 落實(shí)上次例會(huì)所安排的工作完成情況；b) 解決部門提出的問題；c) 安排下一步的工作或通報(bào)相關(guān)情況。 辦公例會(huì)根據(jù)公司運(yùn)作需要決定具體召開時(shí)間，一般定為每月兩次，由辦公室負(fù)責(zé)通知召集。 會(huì)議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因事不能參加，可書面或電話委托有關(guān)負(fù)責(zé)人主持召開。 辦公例會(huì)參加人員一般為總經(jīng)理及各部門主要負(fù)責(zé)人，若因會(huì)議需要，可通知相關(guān)部門的主管人員參加。 辦公例會(huì)由辦公室做好記錄，對重大問題的研究討論要形成會(huì)議紀(jì)要，以便貫徹實(shí)施。 專題會(huì)議 專題會(huì)議的主要任務(wù)是匯報(bào)、總結(jié)、交流各部門專項(xiàng)工作及討論解決有關(guān)問題，并由公司布置專項(xiàng)具體工作。 公司各類專題會(huì)議由職能部門不定期組織召開，由組織部門負(fù)責(zé)通知召集。 專題會(huì)議由組織部門經(jīng)理（主任）主持，重要事項(xiàng)可邀請總經(jīng)理參加，做好會(huì)議記錄，重要會(huì)議形成會(huì)議紀(jì)要，并報(bào)辦公室存檔。 專題會(huì)議參加人員由組織會(huì)議的部門確定參會(huì)人員名單，并報(bào)辦公室備案。 各部門工作例會(huì) 各部門工作例會(huì)的任務(wù)是聽取上周的工作匯報(bào)，交流經(jīng)驗(yàn)，處理問題，布置下一周的具體工作。 例會(huì)正常情況下每周一召開，遇節(jié)假日順延，特殊情況可作臨時(shí)調(diào)整。 例會(huì)由本部門經(jīng)理（主任）主持召開，負(fù)責(zé)人因事不能參加，可委托其他人員召集。 各職能部門參加例會(huì)人員為本部門全體人員，各管理處參加人員為管理處負(fù)責(zé)人、主管、班長。深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 會(huì)議管理規(guī)程頁 碼第3頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 工作例會(huì)要作好會(huì)議記錄，以便貫徹實(shí)施。 會(huì)議組織原則 會(huì)議主題（議題）明確。 會(huì)議通知：公司會(huì)議提前一天通知；部門例會(huì)時(shí)間固定，不另行通知。 會(huì)議準(zhǔn)備：包括有關(guān)會(huì)議資料、安排發(fā)言人準(zhǔn)備等。 會(huì)議簽到：準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表》上簽到。 紀(jì)要整理：公司辦公例會(huì)紀(jì)要兩個(gè)工作日內(nèi)整理并發(fā)放至各部門，其它會(huì)議紀(jì)要視情況而定。 會(huì)場紀(jì)律：A. 參會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，因故不能參會(huì)者必須于會(huì)前向召集人請假；B. 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得中途離場，特殊情況應(yīng)向主持人請假；C. 會(huì)議期間手機(jī)、傳呼機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)；D. 非會(huì)議人員不得滯留會(huì)場。 相關(guān)文件和記錄 《會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表》 《會(huì)議記錄》 《會(huì)議記錄（續(xù)頁）》 －024深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表編號：HFWY. QR/TY－022 版本： A/0 序號：會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主 持 人記 錄 人應(yīng)到人數(shù)實(shí)到人數(shù)缺 席序號姓 名簽到時(shí)間序號姓 名簽到時(shí)間時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議記錄編號：HFWY. QR/TY－023 版本： A/0 序號：會(huì) 議 議 題會(huì) 議 時(shí) 間會(huì) 議 地 點(diǎn)會(huì) 議 主 持會(huì) 議 記 錄會(huì) 議 內(nèi) 容深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議記錄編號：HFWY. QR/TY－024 版本：A/0 序號：會(huì) 議 內(nèi) 容（續(xù)上頁）深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第 0 次修改標(biāo)題 公文管理規(guī)程頁 碼第 1 頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 目的規(guī)范公司公文運(yùn)作，理順公文管理流程，確保公文嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用、規(guī)范、科學(xué)，提高工作效率。 適用范圍適用公司及各部門公文管理工作。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件審批。 各部門經(jīng)理（主任）負(fù)責(zé)本部門文件的擬制和審核。 辦公室主任負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核。 辦公室行政秘書負(fù)責(zé)公司文件的草擬、收發(fā)、辦理、歸檔、打印、用印及文號管理。 工作程序 上行文的辦理 部門向公司呈文A. 公司辦公室收到各部門上報(bào)的文件以后，行政秘書對文件進(jìn)行簽收并登記，填寫《文件批辦單》交辦公室主任；B. 辦公室主任對文件提出批辦意見：a) 需其他部門會(huì)簽的公文，交相關(guān)部門會(huì)簽。b) 不同意或修改內(nèi)容較多的公文，返回呈文部門，重新擬文上報(bào)。C. 行政秘書將呈文報(bào)總經(jīng)理審批；D. 辦公室主任根據(jù)總經(jīng)理批示辦理；E. 將批文復(fù)印件返回呈文部門和相關(guān)部門，原件存辦公室。 公司向集團(tuán)或行業(yè)主管單位、政府機(jī)關(guān)呈文A. 以公司名義上報(bào)的文件，由辦公室負(fù)責(zé)草擬或?qū)徍?，呈總?jīng)理簽發(fā)后上報(bào)；B. 辦公室負(fù)責(zé)跟蹤上報(bào)文件的處理情況。 平行文的辦理深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第 0 次修改標(biāo)題 公文管理規(guī)程頁 碼第 2 頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 公司內(nèi)各部門之間的工作以《工作聯(lián)系函》的方式進(jìn)行。 公司與沒有隸屬關(guān)系的單位之間工作聯(lián)系以函的形式進(jìn)行，由辦公室進(jìn)行審核，總經(jīng)理審批。 下行文的辦理 由辦公室負(fù)責(zé)或組織相關(guān)部門擬制公文，填寫《文件簽發(fā)單》后，交給行政秘書。 行政秘書對呈文的文字、格式、語法等進(jìn)行初審，交辦公室主任。 辦公室主任審核，根據(jù)實(shí)際情況，簽署具體意見。 行政秘書將呈文報(bào)總經(jīng)理處，由總經(jīng)理簽發(fā)。 行政秘書給出文號，并在《發(fā)文登記表》中登記。 發(fā)文部門進(jìn)行文件打印和最后校對。 辦公室將文件發(fā)送各部門，并登記在《文件簽收登記表》中。A. 各部門簽收文件，相關(guān)人員要做好文件的傳閱及承辦工作，部門資料員將文件及時(shí)歸檔；B. 辦公室將文件原件進(jìn)行存檔。 外來公文辦理 辦公室行政秘書對收到的外來公文進(jìn)行簽收、登記和編號；并填寫《公文批辦單》交辦公室主任。 辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容簽署具體批辦意見，呈總經(jīng)理批示。 辦公室根據(jù)總經(jīng)理的批示交相關(guān)部門傳閱和辦理。 辦公室將公文進(jìn)行存檔。 相關(guān)文件和記錄 《文件簽收登記表》 －025 《文件傳閱辦理登記表》 －026 《文件簽發(fā)單》 －028 《發(fā)文登記表》 －029深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 公文管理規(guī)程頁 碼第 3 頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 《收文登記處理表》 －030 《公文批辦單》 －031 《工作聯(lián)系函》 －032 《送達(dá)回證》 －027 《發(fā)送傳真審批單》 －033 《公章管理規(guī)程》 《檔案管理規(guī)程》 深圳某物業(yè)管理公司文件簽收登記表編號：HFWY. QR/TY－025 版本： A/0 序號：序號來 文單 位文 件 名 稱文 件 簽 收 辦 理備 注部 門簽收人日 期深圳某物業(yè)管理公司文件傳閱辦理登記表編號：HFWY. QR/TY－026 版本： A/0 序號：文件名稱擬文部門傳閱情況傳閱部門傳閱人收文時(shí)間歸還時(shí)間備 注辦理結(jié)果：深圳某物業(yè)管理公司文件傳閱辦理登記表編號：HFWY. QR/TY－026 版本： A/0 序號：文件名稱擬文部門傳閱情況傳閱部門傳閱人收文時(shí)間歸還時(shí)間備 注辦理結(jié)果：恒豐物業(yè)深圳某物業(yè)管理公司送 達(dá) 回 證編號：HFWY. QR/TY－027 版本： A/0 序號：遞送文件名稱附 件 遞 送 單 位送 達(dá) 單 位 遞 送 人收 文（件）人遞 送 時(shí) 間收文（件）時(shí)間恒豐物業(yè)深圳某物業(yè)管理公司送 達(dá) 回 證編號：HFWY. QR/TY－027 版本： A/0 序號：遞送文件名稱附 件遞 送 單 位送 達(dá) 單 位遞 送 人收 文（件）人遞 送 時(shí) 間收文（件）時(shí)間深圳某物業(yè)管理公司文件簽發(fā)單編號：HFWY. QR/TY－028 版本： A/0 序號：標(biāo) 題附 件發(fā)文字號份 數(shù)簽發(fā)人：擬文部門 擬稿人校 對 人部 門負(fù)責(zé)人會(huì) 簽：審 核 人主 題 詞主 送抄 報(bào)抄 送備 注128 / 128深圳某物業(yè)管理公司發(fā)文登記表編號：HFWY. QR/TY－029 版本： A/0 序號：文件編號文 件 名 稱發(fā)文部門擬稿人簽發(fā)人秘級及緊急程度發(fā)文日期歸檔日期備 注深圳某物業(yè)管理公司收文登記處理表編號：HFWY. QR/TY－030 版本： A/0 序號：序號來文部門文 件 名 稱來文字號收文日期辦公室批 辦會(huì) 簽總經(jīng)理批 示批示下發(fā)歸檔日期備 注