【正文】 編號(hào)：HFWY. QR/TY－034 版本： A/0 序號(hào)：合 同名 稱申報(bào)單位申 報(bào) 人合 同雙 方甲方：聯(lián) 系 人聯(lián)系電話乙方：聯(lián) 系 人聯(lián)系電話合同主要條款（事項(xiàng)）：（1） 標(biāo)的（2） 數(shù)量與質(zhì)量要求（3） 價(jià)款酬金（4） 履行期限、地點(diǎn)與方式（5） 違約責(zé)任申報(bào)部門意見相關(guān)部門意見辦公室意見總經(jīng)理意見深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號(hào)HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 檔案管理規(guī)程頁(yè) 碼第1頁(yè) 共3 頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 目的建立和健全公司檔案管理制度，確保檔案的齊備和完整，更好地為公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展、科學(xué)決策和管理工作服務(wù)。 檔案資料的歸檔 行政秘書或部門資料管理員將公司或部門經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的呈文、收文和發(fā)文資料進(jìn)行科學(xué)分類和立卷，擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面和裝訂案卷。 公司檔案資料的借閱A. 借閱人填寫《檔案借閱審批表》。D. 借閱的檔案文件，一般不許摘抄。 檔案資料銷毀時(shí)，原保管人要做好所銷毀檔案資料的登記工作。 工作程序 公章刻制 部門經(jīng)理（主任）提出公章刻制申請(qǐng)報(bào)辦公室。 損壞、遺失處理 公章遺失、損壞后，公章保管人員應(yīng)立即寫出事故經(jīng)過和書面檢查，報(bào)部門經(jīng)理，部門經(jīng)理要立即查清原因，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理處理 辦公室及時(shí)將報(bào)告轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審批，由辦公室備案，須登報(bào)聲明的由辦公室辦理。 辦公室發(fā)出收回廢止公章通知并派專人收回。 工作程序 車輛安排 用車人填寫《用車單》報(bào)部門經(jīng)理（主任）審核。 司機(jī)根據(jù)《車輛使用說明書》制訂保養(yǎng)計(jì)劃，內(nèi)容包括：A. 車輛概況；B. 保養(yǎng)時(shí)間；C. 保養(yǎng)項(xiàng)目；D. 保養(yǎng)費(fèi)用預(yù)算。 司機(jī)須在事故發(fā)生兩天內(nèi)以書面形式向公司詳細(xì)匯報(bào)事故發(fā)生經(jīng)過，經(jīng)交管部門處理后再將處理結(jié)果向公司匯報(bào)。 工作程序 儀容儀表 著裝：A. 上班時(shí)間必須穿工作服（若無工作服須著職業(yè)裝），工作服要整潔，領(lǐng)帶端正，扣齊鈕扣。深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 員工行為規(guī)范頁(yè) 碼第2頁(yè) 共5頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某 舉止要求 在服務(wù)過程中實(shí)行“微笑服務(wù)”，熱情主動(dòng)為顧客服務(wù)。C. 在工作場(chǎng)合與他人同行時(shí)，不得勾肩搭背、嬉戲打鬧。 告別語：再見，晚安，明天見，祝您—路平安，歡迎您下次再來。C. 應(yīng)在不泄露公司機(jī)密的前提下，圓滿答復(fù)顧客的問題，若有困難時(shí)應(yīng)積極查找有關(guān)資料或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后答復(fù)客人，不可不懂裝懂。 對(duì)來訪人員：A. 主動(dòng)說：“您好，請(qǐng)問您找哪一位”或“我可以幫助您嗎？”。 接聽電話 鈴響三聲以內(nèi)必須接聽電話。 適用范圍適用于公司全體員工。 國(guó)慶節(jié)——休假3天。 員工在公司連續(xù)工作滿五年，未滿七年，年休假為7天。 公司每年組織管理人員免費(fèi)體檢一次。B. 養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)行單位代扣代繳形式；C. 養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)用由公司及員工按比例共同承擔(dān)，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家和地方法律、法規(guī)執(zhí)行。 社會(huì)保險(xiǎn)的辦理 深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 保險(xiǎn)辦理規(guī)程頁(yè) 碼第3頁(yè) 共3頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某A. 人事秘書每月1日（遇節(jié)假日順延），根據(jù)上月轉(zhuǎn)正管理人員的情況及離職人員情況，填寫《社會(huì)保險(xiǎn)月報(bào)表》。 適用范圍適用公司全體員工考勤管理工作。 員工應(yīng)按時(shí)上下班，并應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)打卡。七天以內(nèi)的，病假期間工資按本人工資的50%計(jì)發(fā)；七天以上的，病假期間不計(jì)發(fā)工資。b） 事假年累計(jì)不得超過30天。d） 實(shí)行三班制輪休的員工在與法定節(jié)日連休的假日值班，不支付加班工資，按正常輪休處理。b） 部門經(jīng)理（主任）有下屬員工7天以上事假審核權(quán)，總經(jīng)理有最終審批權(quán)。特殊情況可按公司相關(guān)規(guī)定處理直至解聘；30分鐘以內(nèi)連續(xù)打卡，視為無效打卡。 辦公室主任負(fù)責(zé)公司考勤的復(fù)核與監(jiān)督。C. 人事秘書將審批同意的《社會(huì)保險(xiǎn)月報(bào)表》原件存檔，復(fù)印件加蓋公章，并收取新增人員一張身份證復(fù)印件，一張一寸彩照，在當(dāng)月15日前送交當(dāng)?shù)厣绫＞帧. 醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)用非深戶由公司全額給付，員工個(gè)人無須交納，深戶則由公司和員工各承擔(dān)一部分；C. 醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家和地方法律、法規(guī)執(zhí)行。 相關(guān)文件和記錄 《考勤管理規(guī)程》 《保險(xiǎn)辦理規(guī)程》 深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 保險(xiǎn)辦理規(guī)程頁(yè) 碼第1頁(yè) 共3頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某 目的規(guī)范公司保險(xiǎn)辦理程序，確保公司保險(xiǎn)辦理符合國(guó)家和地方法律法規(guī)，使公司與員工的合法利益得到保障。 年休假當(dāng)年休完，不跨年度。 婚、喪、產(chǎn)、工傷假： 員工在公司工作期間結(jié)婚，持“結(jié)婚證原件及復(fù)印件”可享受婚假3天，婚假?gòu)慕Y(jié)婚證簽發(fā)之日起半年內(nèi)有效。 辦公室負(fù)責(zé)員工福利的日常管理與監(jiān)督。 接聽電話，中途若遇急事需要暫時(shí)中斷與對(duì)方通話時(shí)，應(yīng)先征得對(duì)方同意，并表示感謝；繼續(xù)通話時(shí)，須向?qū)Ψ街虑浮. 如果要找的人不在或不想見時(shí)，應(yīng)禮貌地對(duì)對(duì)方說“對(duì)不起，他現(xiàn)在不在，您能留下卡片或口訊嗎?”。E. 當(dāng)顧客提出的要求超出服務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)禮貌回絕。 道謝語：謝謝，非常感謝。在特殊情況下，應(yīng)向他人示意后，方可越行；在走廊、過道、電梯或活動(dòng)場(chǎng)所與顧客相遇時(shí)，應(yīng)主動(dòng)致意，禮讓顧客先行。挺胸收腹，眼睛平視，嘴巴微閉，面帶笑容，雙臂自然下垂，雙手不叉腰。 頭發(fā)：A. 不梳、不染奇異發(fā)型；B. 頭發(fā)應(yīng)保持干凈、整潔，男士不留長(zhǎng)發(fā)、大鬢角和胡須。事故責(zé)任屬我司的，按購(gòu)買車輛全保核算，免賠額部分由當(dāng)事人承擔(dān)。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，由辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系3個(gè)以上車輛保養(yǎng)服務(wù)商。 辦公室主任依據(jù)以下情況給予審批意見，同意用車的按正常手續(xù)辦理；不同意用車的須向用車人說明：A. 出車時(shí)機(jī)是否恰當(dāng)；B. 有無更經(jīng)濟(jì)、快捷的交通辦法；C. 有無可供使用的車輛。 相關(guān)文件和記錄 《公章使用登記表》 －003 《行政獎(jiǎng)罰規(guī)程》 《公文管理規(guī)程》 《合同管理規(guī)程》 深圳某物業(yè)管理公司公章使用登記表編號(hào)：HFWY. HFWY. QR/BG－003 版本： A/0 序號(hào)： 序號(hào)名 稱印數(shù)驗(yàn)印單位用印部門用印時(shí)間申請(qǐng)人批準(zhǔn)人經(jīng)辦人備 注深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 車輛管理規(guī)程頁(yè) 碼第1頁(yè) 共3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某 目的保證車輛完好、安全，降低使用、維修費(fèi)用。 使用部門提出重新刻制申請(qǐng)，并經(jīng)審批、刻制。 辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系公章的刻制。 適用范圍適用于公司所有公章的管理工作。E. 借閱人應(yīng)定期歸還借閱檔案，借出檔案的期限最長(zhǎng)不得超過一周，如因工作需要，可辦理續(xù)借手續(xù)。C. 辦公室主任審批，重要檔案資料的借閱需經(jīng)公司總經(jīng)理批示，批示同意后，方可辦理深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號(hào)HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 檔案管理規(guī)程頁(yè) 碼第3頁(yè) 共3頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某D. 檔案的借閱手續(xù)。 檔案資料的保管 檔案資料的保管期限A. 政府機(jī)關(guān)和行業(yè)主管部門的批文、公司董事會(huì)的各種決議、公司的各種證件以及公司獲得的各種榮譽(yù)證書應(yīng)永久性保存；B. 各種建筑工程圖紙?jiān)诮ㄖ镆平怀鋈ブ皯?yīng)妥善保管；C. 各部門要指定專人，妥善保管好本部門的檔案資料；D. 一般的檔案資料應(yīng)保管3年（質(zhì)量體系的記錄保存期限按《記錄控制程序》執(zhí)行），3年后視情況而定：a) 無查考價(jià)值的，進(jìn)行銷毀；b) 有查考價(jià)值的，重新進(jìn)行分類、歸檔、保管。 職責(zé) 辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案資料的借閱。 合同糾紛處理深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 合同管理規(guī)程頁(yè) 碼第 3 頁(yè) 共3頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 合同糾紛處理的原則A 堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，以合同條款為準(zhǔn)則，采用友好協(xié)商方式加以解決。如合同標(biāo)的金額較大，需召集相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督執(zhí)行,憑合同原件收款或付款。 辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容簽署具體批辦意見，呈總經(jīng)理批示。 行政秘書對(duì)呈文的文字、格式、語法等進(jìn)行初審，交辦公室主任。 辦公室行政秘書負(fù)責(zé)公司文件的草擬、收發(fā)、辦理、歸檔、打印、用印及文號(hào)管理。 會(huì)議簽到：準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表》上簽到。 各部門工作例會(huì) 各部門工作例會(huì)的任務(wù)是聽取上周的工作匯報(bào)，交流經(jīng)驗(yàn)，處理問題，布置下一周的具體工作。 辦公例會(huì)根據(jù)公司運(yùn)作需要決定具體召開時(shí)間，一般定為每月兩次，由辦公室負(fù)責(zé)通知召集。 工作程序 總經(jīng)理辦公會(huì)議 總經(jīng)理辦公會(huì)議的主要任務(wù)是討論、決策公司重大問題、事項(xiàng)。 審查定點(diǎn)供應(yīng)商所送材料的送貨單和發(fā)票。 負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)制作成本的計(jì)費(fèi)和費(fèi)用分?jǐn)偂?遵守交通規(guī)則。 負(fù)責(zé)來賓的服務(wù)。 負(fù)責(zé)公司考勤的監(jiān)督、匯總。 負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備、記錄，會(huì)議紀(jì)要的整理。 分析、掌握公司人力資源狀況，定期制定公司人力發(fā)展規(guī)劃方案，并實(shí)施監(jiān)督。 辦公室主任崗位職責(zé) 辦公室主任在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，主持辦公室的全面工作，并對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。 公司辦公環(huán)境的管理。 公司的合同、檔案、文件管理和保密工作。 統(tǒng)籌、管理公司的車輛、信息及其他行政事務(wù)。 負(fù)責(zé)公司公文的處理，規(guī)范公司行文格式。 負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。 完成辦公室主任交辦的其他事項(xiàng)。 負(fù)責(zé)公司各類保險(xiǎn)的投保及理賠工作。 負(fù)責(zé)會(huì)議室、辦公室的衛(wèi)生及秩序管理。 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 完成辦公室主任安排的其他工作。 完成辦公室主任安排的其它工作。 總經(jīng)理因事不能主持，可書面或口頭委托辦公室主任主持召開。 辦公例會(huì)由辦公室做好記錄，對(duì)重大問題的研究討論要形成會(huì)議紀(jì)要，以便貫徹實(shí)施。 各職能部門參加例會(huì)人員為本部門全體人員，各管理處參加人員為管理處負(fù)責(zé)人、主管、班長(zhǎng)。 相關(guān)文件和記錄 《會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表》 《會(huì)議記錄》 《會(huì)議記錄（續(xù)頁(yè)）》 －024深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表編號(hào)：HFWY. QR/TY－022 版本： A/0 序號(hào)：會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主 持 人記 錄 人應(yīng)到人數(shù)實(shí)到人數(shù)缺 席序號(hào)姓 名簽到時(shí)間序號(hào)姓 名簽到時(shí)間時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分時(shí) 分深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議記錄編號(hào)：HFWY. QR/TY－023 版本： A/0 序號(hào)：會(huì) 議 議 題會(huì) 議 時(shí) 間會(huì) 議 地 點(diǎn)會(huì) 議 主 持會(huì) 議 記 錄會(huì) 議 內(nèi) 容深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議記錄編號(hào)：HFWY. QR/TY－024 版本：A/0 序號(hào)