【正文】 管理處公章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理，行政秘書負責公司公章的管理。 適用范圍適用于公司所有公章的管理工作。 檔案資料銷毀時，原保管人要做好所銷毀檔案資料的登記工作。 檔案資料的銷毀由專人負責，一般為辦公室行政秘書和各部門資料管理員。 檔案資料銷毀 公司無查考價值檔案資料的銷毀，由辦公室行政秘書提出，辦公室主任審核后報總經理批準。E. 借閱人應定期歸還借閱檔案，借出檔案的期限最長不得超過一周，如因工作需要，可辦理續(xù)借手續(xù)。D. 借閱的檔案文件，一般不許摘抄。B. 閱讀C. 機密以上文件，只限在檔案室查閱。 檔案借閱的其他要求A. 檔案資料一般不向外單位借閱。C. 辦公室主任審批，重要檔案資料的借閱需經公司總經理批示，批示同意后，方可辦理深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 檔案管理規(guī)程頁 碼第3頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準卜某某D. 檔案的借閱手續(xù)。 公司檔案資料的借閱A. 借閱人填寫《檔案借閱審批表》。 檔案資料借閱 各部門檔案資料的借閱A. 借閱人填寫《檔案借閱審批表》，寫明借閱用途、借閱文件名稱和編號、歸還日期等情況。 檔案保管人員調動工作和辭職時，應在離職前辦理好交接手續(xù)。 檔案資料的保管 檔案資料的保管期限A. 政府機關和行業(yè)主管部門的批文、公司董事會的各種決議、公司的各種證件以及公司獲得的各種榮譽證書應永久性保存；B. 各種建筑工程圖紙在建筑物移交出去之前應妥善保管；C. 各部門要指定專人，妥善保管好本部門的檔案資料；D. 一般的檔案資料應保管3年（質量體系的記錄保存期限按《記錄控制程序》執(zhí)行），3年后視情況而定：a) 無查考價值的，進行銷毀；b) 有查考價值的，重新進行分類、歸檔、保管。 檔案資料的歸檔 行政秘書或部門資料管理員將公司或部門經領導批示的呈文、收文和發(fā)文資料進行科學分類和立卷，擬寫案卷標題、卷內文件排列與編號，填寫卷內目錄、案卷封面和裝訂案卷。 各部門資料管理員負責本部門檔案資料的收集整理。 各部門資料管理員負責本部門檔案資料的整理和存檔管理工作。 職責 辦公室主任負責審批檔案資料的借閱。 相關文件和記錄 《合同審批表》 －034 《公文管理規(guī)程》 《公章管理規(guī)程》 《檔案管理規(guī)程》 深圳某物業(yè)管理公司合同審批表編號：HFWY. QR/TY－034 版本： A/0 序號：合 同名 稱申報單位申 報 人合 同雙 方甲方：聯(lián) 系 人聯(lián)系電話乙方：聯(lián) 系 人聯(lián)系電話合同主要條款（事項）：（1） 標的（2） 數(shù)量與質量要求（3） 價款酬金（4） 履行期限、地點與方式（5） 違約責任申報部門意見相關部門意見辦公室意見總經理意見深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 檔案管理規(guī)程頁 碼第1頁 共3 頁編 制唐某某審 核楊某某批 準卜某某 目的建立和健全公司檔案管理制度，確保檔案的齊備和完整，更好地為公司的經營發(fā)展、科學決策和管理工作服務。B 經辦部門按公司批示意見，會同相關部門和人員進行取證，并和對方進一步商談，將雙方談判結果整理匯總，報公司審批。C 在處理糾紛時，各部門應協(xié)調一致，積極配合，堅持統(tǒng)一行動，一致對外，不互相推諉、指責、埋怨。 合同糾紛處理深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 合同管理規(guī)程頁 碼第 3 頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準卜某某 合同糾紛處理的原則A 堅持以事實為依據(jù)，以合同條款為準則，采用友好協(xié)商方式加以解決。 合同的履行 合同簽訂后，經辦部門應認真負責保證其順利履行。 根據(jù)法律規(guī)定或實際需要應呈報主管機關鑒證或批準、工商行政管理部門鑒證、公證處公證的合同，應在合同簽字后及時辦理相關手續(xù)。 合同的簽訂 簽訂合同的原則A. 公司所有合同統(tǒng)一由總經理簽字，加蓋公司公章；B. 一般由對方先簽字蓋章后，再呈總經理簽字，蓋章；如對方要求同時簽約，可由辦公室確定時間、地點，作好相關簽約準備；C. 合同原則上要求加蓋騎縫章。如合同標的金額較大，需召集相關部門進行評審。 合同的評審與審批 由起草部門填寫《合同審批表》，交辦公室。D. 標的金額較大的建筑工程合同，應通過議標或招標訂立。B. 凡標的金額較大的非即時結清的經濟交易行為，及其他要明確權利、義務及責任的經濟交易行為，皆應簽訂文書化的合同，以保證其順利履行。 財務部負責合同的監(jiān)督執(zhí)行,憑合同原件收款或付款。 辦公室負責公司合同的評審、管理和歸檔。 適用范圍適用于公司所有合同的管理工作。 辦公室將公文進行存檔。 辦公室主任根據(jù)公文內容簽署具體批辦意見，呈總經理批示。A. 各部門簽收文件，相關人員要做好文件的傳閱及承辦工作，部門資料員將文件及時歸檔；B. 辦公室將文件原件進行存檔。 發(fā)文部門進行文件打印和最后校對。 行政秘書將呈文報總經理處，由總經理簽發(fā)。 行政秘書對呈文的文字、格式、語法等進行初審，交辦公室主任。 公司與沒有隸屬關系的單位之間工作聯(lián)系以函的形式進行，由辦公室進行審核，總經理審批。 公司向集團或行業(yè)主管單位、政府機關呈文A. 以公司名義上報的文件，由辦公室負責草擬或審核，呈總經理簽發(fā)后上報；B. 辦公室負責跟蹤上報文件的處理情況。b) 不同意或修改內容較多的公文，返回呈文部門，重新擬文上報。 辦公室行政秘書負責公司文件的草擬、收發(fā)、辦理、歸檔、打印、用印及文號管理。 各部門經理（主任）負責本部門文件的擬制和審核。 適用范圍適用公司及各部門公文管理工作。 會場紀律：A. 參會人員必須準時到會，因故不能參會者必須于會前向召集人請假；B. 未經批準，不得中途離場，特殊情況應向主持人請假；C. 會議期間手機、傳呼機一律關機或調到振動狀態(tài)；D. 非會議人員不得滯留會場。 會議簽到：準時到會，并在《會議（培訓）簽到表》上簽到。 會議通知：公司會議提前一天通知；部門例會時間固定，不另行通知。深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 會議管理規(guī)程頁 碼第3頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準卜某某 工作例會要作好會議記錄，以便貫徹實施。 例會由本部門經理（主任）主持召開，負責人因事不能參加，可委托其他人員召集。 各部門工作例會 各部門工作例會的任務是聽取上周的工作匯報，交流經驗，處理問題，布置下一周的具體工作。 專題會議由組織部門經理（主任）主持，重要事項可邀請總經理參加，做好會議記錄，重要會議形成會議紀要，并報辦公室存檔。 專題會議 專題會議的主要任務是匯報、總結、交流各部門專項工作及討論解決有關問題，并由公司布置專項具體工作。 辦公例會參加人員一般為總經理及各部門主要負責人，若因會議需要，可通知相關部門的主管人員參加。 辦公例會根據(jù)公司運作需要決定具體召開時間，一般定為每月兩次，由辦公室負責通知召集。 公司辦公例會 辦公例會的主要內容：A. 各部門匯報工作：a) 上階段工作完成情況，以介紹經驗和案例為主；b) 提出需要公司和其他部門協(xié)助解決的問題；深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 會議管理規(guī)程頁 碼第2頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準卜某某c) 下一步工作計劃和完成的時間。 總經理辦公會議參加人員一般為總經理以及辦公室、財務部、品質部等部門經理（主任），若因工作需要，可通知其他相關部門經理（主任）參加。 總經理辦公會議每月根據(jù)需要和工作安排不定期召開。 工作程序 總經理辦公會議 總經理辦公會議的主要任務是討論、決策公司重大問題、事項。 職責 總經理負責主持公司總經理辦公會議、公司辦公例會。深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 會議管理規(guī)程頁 碼第1頁 共3頁編 制唐某某審 核楊某某批 準卜某某 目的規(guī)范公司內部會議管理。 及時了解市場行情，就某些材料價格的上浮、下浮與供應商協(xié)商，作相應的調整。 審查定點供應商所送材料的送貨單和發(fā)票。 對供應商供應的材料質量、價格進行檢查、監(jiān)督。 采購員崗位職責 采購員在辦公室主任的領導下開展工作，并對辦公室主任負責。 負責員工工作牌的制作。 負責標識制作成本的計費和費用分攤。 負責公司辦公環(huán)境的監(jiān)管工作。 美工崗位職責 美工在辦公室主任的領導下開展工作，并對辦公室主任負責。 負責車輛的使用、清潔、保養(yǎng)。 遵守交通規(guī)則。深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 辦公室崗位設置及職責頁 碼第4頁 共4頁編制何某某審核楊某某批準卜某某 司機崗位職責 司機在辦公室主任的領導下開展工作，并對辦公室主任負責。 負責工作餐的統(tǒng)計及聯(lián)系。 負責電話總機話務、交換機保養(yǎng)，長途電話管理及傳真的收發(fā)。 負責來賓的服務。 前臺接待員崗位職責 前臺接待員在辦公室主任的領導下開展工作，并對辦公室主任負責。 掌握員工思想動態(tài)，收集整理合理化建議。 負責勞動用工年審、招（調）干、暫住證辦理。 負責公司考勤的監(jiān)督、匯總。 負責人事招聘。 人事秘書崗位職責 人事秘書在辦公室主任的領導下開展工作，并對辦公室主任負責。 負責公司車輛的出車統(tǒng)計。 負責會議的準備、記錄，會議紀要的整理。 負責公司文件的擬稿、打印、文面設計、校對、送審、編號、下發(fā)、簽收、歸檔及其它部門文件的辦理。 行政秘書崗位職責 行政秘書在辦公室主任的領導下開展工作，并對辦公室主任負責。 負責本部門的費用控制和審核。 分析、掌握公司人力資源狀況，定期制定公司人力發(fā)展規(guī)劃方案，并實施監(jiān)督。 分析、掌握員工思想動態(tài)，為公司決策提供依據(jù)。 協(xié)調公司各部門之間關系以及公司與政府主管部門之間的聯(lián)絡溝通。 貫徹公司會議精神、決議和指令。 辦公室主任崗位職責 辦公室主任在公司總經理的領導下，主持辦公室的全面工作，并對總經理負責。 設計、制作公司的各種標識。 組織、策劃公司有關活動，創(chuàng)建良好的企業(yè)文化。 組織實施公司新員工的入職培訓。 公司辦公環(huán)境的管理。 負責公司各類保險的辦理和理賠工作。 負責核定各部門人員編制。深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 辦公室工作手冊目錄頁 碼第1頁 共4頁編制何某某審核楊某某批準卜某某序號 文件編號 文件名稱 頁數(shù)01 辦公室崗位設置及職責…………………………………0402 ……………………………………………0303 （培訓）簽到表……………………………………0104 …………………………………………………0105 （續(xù)頁）………………………………………0106 ……………………………………………0307 …………………………………………0108 ……………………………………0109 …………………………………………………0110 ………………………………………………0111 ………………………………………………0112 …………………………………………0113 ………………………………………………0114 ………………………………………………0115 …………………………………………0116 ……………………………………………0317 ………………………………………………0118 ……………………………………………0319 …………………………………………0120 …………………………………………0121 ……………………………………………0222 …………………………………………0123 ……………………………………………0324 ……………………………………………………01深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標題 辦公室工作手冊目錄頁 碼第2頁 共4頁編制何某某審核楊某某批準卜某某序號 文件編號 文件名稱 頁數(shù)25 …………………………………