【導(dǎo)讀】B.2、為什么要使用ERP？享有盛譽(yù)的《管家婆》中小企業(yè)管理軟件開發(fā)商。的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、辦公等信息化管理系統(tǒng)的電子商務(wù)解決方案，并形成自有的ERP、SCM、CRM、OA基礎(chǔ)平臺(tái)產(chǎn)品。該軟件充分考慮到中國(guó)國(guó)情下的中小企業(yè)規(guī)模小，決了中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的許多現(xiàn)實(shí)問題。5年來，與《管家

　　

【正文】 操作人員 服務(wù)方：實(shí)施顧問 （定期檢查進(jìn)度） 以公司的實(shí)際業(yè)務(wù)為依據(jù)，發(fā) 現(xiàn)問題，解決問題，同時(shí)，對(duì)第一階段的管理運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)和制度不斷完善和修正。 第一階段評(píng)估總結(jié) 一天 客戶方：總經(jīng)理及相關(guān)人員 服務(wù)方：實(shí)施顧問 確認(rèn)第一階段的工作，解決遇到的困難，確認(rèn)管理流程及制度； 第二階段基礎(chǔ)培訓(xùn) 一天 客戶方：具體操作人員 服務(wù)方：實(shí)施顧問 解決在第一階段實(shí)施中遇到的問題，以及培訓(xùn)比較深入的設(shè)置； 第 二 階段管理 培訓(xùn) 一天 客戶方：經(jīng)理級(jí)人員 服務(wù)方：實(shí)施顧問 培訓(xùn)軟件報(bào)表工具的使用，介紹軟件的整體流程； 1報(bào)表的制作實(shí)施 一至兩天 客戶方：經(jīng)理級(jí)人員 （明確需求 ） 制作相關(guān)人員的報(bào)表，完成相關(guān)的權(quán)限設(shè)置 服務(wù)方：實(shí)施人員 1第二階段評(píng)估總結(jié) 一天（ 2 個(gè)月后） 客戶方：經(jīng)理級(jí)人員 服務(wù)方：實(shí)施顧問 溝通實(shí)施進(jìn)度，解決剩余的問題； 1驗(yàn)收工作 一天 客戶方：經(jīng)理級(jí)人員 服務(wù)方：實(shí)施顧問 確認(rèn)原有運(yùn)作方式的與現(xiàn)予系統(tǒng)的一致，正式開始脫離手工； 實(shí)施時(shí)間安排：（草案） 第 2 天：成立實(shí)施工作小組，安排服務(wù)以及實(shí)施培訓(xùn)工人員； 第 4 天：由培訓(xùn)并幫助客戶方銷售助理完成基本資料的整理和錄入工作（及產(chǎn)品的初始化工作）；同時(shí)，由實(shí)施顧問和客戶方實(shí)施人員確定基本信息、 OA 的使用欄目和使用方式，并形成文檔培訓(xùn)銷售及相關(guān)人員參與使用 第 7 天：業(yè)務(wù)助理補(bǔ)充錄入當(dāng)月的已發(fā)生的銷售數(shù)據(jù)，保持銷售數(shù)據(jù)的同步；客戶方的實(shí)施人員學(xué)會(huì)使用“天通系統(tǒng)”以及了解他們的運(yùn)作控制和維護(hù)；全員培訓(xùn)分銷系統(tǒng)、 OA 系統(tǒng)的使用，了解該系統(tǒng)對(duì)于我們的意義，做到初步理解和應(yīng)用； 第 10 天：跟隨業(yè)務(wù)的開展同步運(yùn)作；討論并修改系統(tǒng)設(shè)置，保證系統(tǒng)貼近相關(guān)工作；根據(jù)現(xiàn)有的情況制定分銷系統(tǒng)、 OA 的規(guī)章制度，并將它們?nèi)谌氲焦镜倪\(yùn)作中去； 第 13 天：與銷售助理核對(duì)手工數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，找出數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因，并在以后工作中調(diào) 整和改進(jìn)；進(jìn)一步討論 OA 的使用和和實(shí)施；盡可能讓客戶方的實(shí)施人員了解到系統(tǒng)的精髓，能夠獨(dú)立的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和修訂； 30 天：與手工正式保持準(zhǔn)確，進(jìn)一步完善管理制度，改進(jìn)工作中不足； 2 個(gè)月后：正式開始脫離手工管理，全面采用計(jì)算機(jī)管理；將公司的現(xiàn)行制度與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完善的結(jié)合起來，客戶能夠獨(dú)立維護(hù)和修改系統(tǒng)，建立管理制度對(duì)于系統(tǒng)的計(jì)劃、實(shí)施、反饋、修改、再計(jì)劃的整個(gè)過程，全面保障系統(tǒng)的順暢運(yùn)作； I. J. 系統(tǒng) 培訓(xùn) 1）、項(xiàng)目組培訓(xùn) 任我行公司實(shí)施顧問將負(fù)責(zé)貴公司核心人員的培訓(xùn)，貴公司組織成立實(shí)施小組，成員應(yīng)由專 職人員和兼職人員共同組成，特別是小組負(fù)責(zé)人應(yīng)熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)，具有相關(guān)的決策權(quán)。前提是每個(gè)操作員知道自己應(yīng)該怎樣操作，操作后系統(tǒng)發(fā)生那些變化。 2）、原理培訓(xùn) 這一階段主要是關(guān)于任我行 ERP 分銷分銷管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景和設(shè)計(jì)思路的介紹，讓項(xiàng)目組成員了解任我行 ERP 分銷系統(tǒng)的應(yīng)用背景和設(shè)計(jì)思路，以便在使用這套軟件時(shí)更加得心應(yīng)手。 3）、 業(yè)務(wù)梳理 “管帳”軟件和“管理”軟件最大的區(qū)別就在于是否具有對(duì)業(yè)務(wù)過程的管理，要讓全部涉及該系統(tǒng)的人員在一套數(shù)據(jù)使用，就必須分清楚各業(yè)務(wù)崗位的職責(zé)范圍?！叭挝倚?天地一網(wǎng)通” 是基于網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的、結(jié)合 CRM\SCM\ERP 思想，重點(diǎn)解決流通領(lǐng)域、以解決分銷、銷售為重點(diǎn)的企業(yè)信息系統(tǒng)整體解決方案。 業(yè)務(wù)梳理過程中，我們需要把公司各業(yè)務(wù)部門、門店、辦事處、分公司、供貨商、代理商等看成一個(gè)“廣義的大公司結(jié)合”，只是各操作員的權(quán)限不同而已。結(jié)合“任我行 網(wǎng)絡(luò)化分銷管理系統(tǒng)”強(qiáng)大的權(quán)限管理（管轄范圍、菜單操作權(quán)限、 OA設(shè)置和操作權(quán)限），把門店銷售員、門店經(jīng)理、門店財(cái)務(wù)、門店倉(cāng)庫(kù)、供貨商、代理商的權(quán)限劃分清楚。 管轄范圍： 可以設(shè)置一個(gè)職員的倉(cāng)庫(kù)管轄范圍、商品管轄范圍、客戶管轄范圍、供貨商管轄 范圍、職員管轄范圍、銀行賬戶管轄范圍、費(fèi)用管轄范圍、收入管轄范圍等。把公司總部、分支機(jī)構(gòu)、供貨商、代理商、客戶看成一個(gè)“廣義的大公司”， 通過豐富、但嚴(yán)格的權(quán)限分配，確保各部門、片區(qū)等，只能處理自己管轄范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，而不能處理自己管轄范圍之外的業(yè)務(wù)。比如說，上海的工作人員就只能在上海的管轄范圍內(nèi)（ 倉(cāng)庫(kù)管轄范圍、商品管轄范圍、客戶管轄范圍、供貨商管轄范圍、職員管轄范圍、銀行賬戶管轄范圍、費(fèi)用管轄范圍、收入管轄范圍等）操作，而不能操作廣東的業(yè)務(wù)。 菜單操作權(quán)限： 可以根據(jù)職員的職責(zé)不同，分配對(duì)菜單不同的操作權(quán)限。 比如一個(gè)銷售員，只給他一個(gè)銷售員應(yīng)該具有的權(quán)限，而不能給他庫(kù)管員的權(quán)限。 OA 權(quán)限：可以根據(jù)工作人員權(quán)限范圍設(shè)置權(quán)限。 綜上所述，比如，上海辦事處的銷售員，可以給他分配一個(gè)權(quán)限，讓他只能銷售“上海倉(cāng)庫(kù)的某一類商品，給上?？蛻簟保荒茕N售其他地方的商品，也不能進(jìn)行庫(kù)存等其他業(yè)務(wù)的操作。在 OA 方面，就只能看到他應(yīng)該看到的 OA 項(xiàng)目。 4）、產(chǎn)品培訓(xùn) 使項(xiàng)目組每個(gè)成員對(duì)“任我行 ERP 分銷管理系統(tǒng)”的每個(gè)功能模塊都熟悉，知道如何運(yùn)用。只有在熟悉軟件產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，才更好將企業(yè)管理和 ERP 管理軟件結(jié)合使用。 K. 業(yè) 務(wù)模擬測(cè)試 做好環(huán)境及人員的準(zhǔn)備工作后，在 基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，將必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，組織項(xiàng)目小組進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)模擬，也稱會(huì)議室模擬，并最終驗(yàn)收。工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程這時(shí)應(yīng)初步制定出來，并在以后實(shí)踐中不斷完善。 1）、系統(tǒng)配置、 成本算法、單據(jù)采用形式（稅率格式、折扣格式、普通格式）、審核機(jī)制、單據(jù)的配置、稅率等項(xiàng)的設(shè)置。 2）、安排數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作 基本信息、建帳期初的數(shù)據(jù)的錄入。盡量與實(shí)際產(chǎn)品相符。 3）、操作員權(quán)限的劃分 模擬實(shí)際情況對(duì)使用者權(quán)限進(jìn)行劃分。 4）、檢查數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 需要錄入的銷售、采購(gòu)等單 據(jù)的準(zhǔn)備。以及在錄入這些數(shù)據(jù)后相應(yīng)的科目的變化結(jié)果。以便驗(yàn)證在進(jìn)行上述設(shè)置后是否能達(dá)到預(yù)期的目的。 5）、系統(tǒng)接口準(zhǔn)備 硬件部分：如本系統(tǒng)與 POS 機(jī)、掃描設(shè)備等的接口。 軟件部分：與其它應(yīng)用軟件系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)接口軟件的準(zhǔn)備。 L. 運(yùn)行后評(píng)估 1）、實(shí)施方案測(cè)試結(jié)果 我們?yōu)橛脩粼O(shè)計(jì)的實(shí)施方案初稿是否滿足用戶的需要。對(duì)實(shí)施方案的遺漏做修改，并進(jìn)行了測(cè)試，完成實(shí)施方案的最后定稿，得到用戶的確認(rèn)。 2）、 質(zhì)量保證體系 通過對(duì)參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識(shí)傳授，編寫完善實(shí)施過程中的各種文檔， 界定質(zhì)量體系中每個(gè)人的 職責(zé)和權(quán)限， 從而建立起質(zhì)量保證體系，確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對(duì)系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。 M. 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行 這一階段可以按平行依次實(shí)施或一步到位，也可以分階段實(shí)施 。即： 是短時(shí)手工管理和系統(tǒng)管理的并行階段。 1）、系統(tǒng)配置 根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)系統(tǒng)配置進(jìn)行設(shè)置。 包括：成本算法、單據(jù)采用形式（稅率格式、折扣格式、普通格式）、審核機(jī)制、單據(jù)的配置、稅率等項(xiàng)的設(shè)置。 2）、操作員權(quán)限 根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)定每位“任我行 ERP 分銷管理系統(tǒng)”使用者的權(quán)限。 3）、期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備 包括基本信息、期初各種數(shù) 據(jù)的錄入。這部分?jǐn)?shù)據(jù)一定要準(zhǔn)確無誤。 4）、最終用戶培訓(xùn) 這個(gè)階段的培訓(xùn)，根據(jù)企業(yè)情況，可以由實(shí)施專家完成，也可以由項(xiàng)目實(shí)施小組成員完成。 N. 運(yùn)行維護(hù) 1）、輔助客戶建立內(nèi)部支持體系 ERP 的運(yùn)行最終是客戶自己的系統(tǒng)，外部的咨詢顧問只是提供階段性的輔助服務(wù)。因此，長(zhǎng)期穩(wěn)定、高效的運(yùn)行系統(tǒng)，客戶必須建立起有效的內(nèi)部支持體系，以便出現(xiàn)問題時(shí)，能在最短的時(shí)間內(nèi)得到解決。任我行公司利用豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，會(huì)輔助客戶建立有效的內(nèi)部支持體系，使問題解決的速度大大提高；而且一定范圍內(nèi)，新進(jìn)最終用戶的培訓(xùn)都可以由客戶內(nèi)部支持 體系來承擔(dān)。 2）、電話、傳真、電子郵件服務(wù) 在客戶正式運(yùn)行“任我行 ERP 分銷管理系統(tǒng)”后，若遇到了難以解決的問題，可以直接致電、發(fā)傳真或電子郵件到任我行客戶服務(wù)部，任我行客戶服務(wù)部將給予最詳盡的解答。 3）、 Inter 網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 我們可以通過遠(yuǎn)程登陸的方式登陸客戶的系統(tǒng)了解具體情況，為客戶提供更方便的服務(wù)。 A. 四、在線傳訊和版本信息 ? 在線傳訊 與互聯(lián)網(wǎng)上的 OICQ 軟件相似，可顯示在線人數(shù)、何人在線、在線人的登錄時(shí)間及總共在線時(shí)間，只要操作員登錄本系統(tǒng)，就可以給該操作員發(fā)送信息。 在線傳訊 不中斷別人手上 的 工作 ，給人思考和緩沖 ； 減少電話 噪音； 減少電話的資源占用 ； 若是異地，還 能 節(jié)約 費(fèi)用 。 ? 公司信息 您可根據(jù)自己公司的情況填寫“公司基本信息”欄里上面的大部分信息，但是“往來單位”、“經(jīng)營(yíng)商品”的數(shù)量及開賬日期是系統(tǒng)根據(jù)基本信息中往來單位和商品的錄入自動(dòng)記錄的。 ? 版本信息 版本信息是指目前使用的這套系統(tǒng)的包括版本信息在內(nèi)的一些基本信息。 O. 應(yīng)用效益 “任我行 網(wǎng)絡(luò)化分銷管理系統(tǒng)”的實(shí)施效果主要體現(xiàn)在兩個(gè)大方面： ? 業(yè)務(wù)方面 1) 使用該系統(tǒng)，整個(gè)公司包括營(yíng)業(yè)部、分公司在內(nèi)，都在一套數(shù)據(jù)里面操作， 實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán) 公司物流、資金流、信息流的統(tǒng)一和綜合控制 ，整 個(gè)企業(yè)是一個(gè)緊密聯(lián)系、聯(lián)動(dòng)有序、相互制約、數(shù)據(jù)共享的高度集成的系統(tǒng) ， 徹底解決了 “ 信息孤島 ” 的問題 ，管理流程逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和透明化。 2) 總部可以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和控制 分公司和營(yíng)業(yè)部的業(yè)務(wù)；監(jiān)測(cè)庫(kù)存狀況等， 規(guī)范并細(xì)化倉(cāng)庫(kù)管理，有效控制各類庫(kù)存資源 ；使整個(gè)公司的 流動(dòng)資金占用大幅度減少、各種采購(gòu)、銷售計(jì)劃趨向合理化、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、企業(yè)決策的及時(shí)和準(zhǔn)確 ； 3) 各分公司和營(yíng)業(yè)部與總部的對(duì)帳、與商業(yè)單位的對(duì)帳，都可以在一套數(shù)據(jù)里面，避免多套帳“拉鋸式”地對(duì)帳，大大提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，同 時(shí)又避免出差錯(cuò)； 4) 加大 對(duì)商業(yè)單位 管理 和控制 力度，增加 商業(yè)單位 數(shù)據(jù)獲取渠道，提高對(duì) 商業(yè)單位 的管理，減少死呆賬。對(duì)客戶需求和市場(chǎng)應(yīng)變能力的提高 ； 企業(yè)所有產(chǎn)品實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，減少數(shù)據(jù)冗余，增加信息的準(zhǔn)確化、標(biāo)準(zhǔn)化和集成化。 5) 支持移動(dòng)辦公。領(lǐng)導(dǎo)層可以出差在外，隨時(shí)查詢和操作企業(yè)業(yè)務(wù)狀況。集團(tuán)整個(gè)業(yè)務(wù)可以“牢牢抓住”，管理“游刃有余” ? 辦公信息交流方面 公司以前的信息交流依賴于傳真、電話。使用“任我行 網(wǎng)絡(luò)化分銷管理系統(tǒng)”的 OA 功能，利用公告板和對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的公告板，整個(gè)公司信息交流在快速、高效方面 將得到提高。利用 BBS 論壇，將加強(qiáng)公司整體的交流，克服了辦公時(shí)間不統(tǒng)一帶來的不便。利用資料文檔存放公司的規(guī)章制度、產(chǎn)品資料等，記錄公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)等，將真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的“協(xié)同辦公”。