【文章內(nèi)容簡介】 體系文件和資料的控制，包括有關外來文件。 定 義 質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊（包含程序文件）、工作手冊（包括制度和規(guī)程）及表單記錄。 內(nèi)部文件：指本公司內(nèi)部自行制定的文件。 外來文件：指非本公司自行制定 ,而是由外部提供的文件，如《物業(yè)管理 條例》、《消防法》、《勞動法》等； 非受控場所：本公司質(zhì)量體系運行以外的所有場所 ,如：業(yè)主、認證機構。 技術文件：設計圖紙、使用說明書、技術條件等文件。 4 職 責 4． 1管理部：負責公司內(nèi)部文件的發(fā)行、回收、原件保存及銷毀工作，制定有關控制規(guī)定與辦法；負責外來文件的受控、發(fā)放及回收等管理工作。 4． 2各部門：負責責任范圍內(nèi)的文件和資料的編制及修訂。 5 內(nèi) 容 5． 1文件新訂 制定新文件時，由制定者將新訂文件呈相應審核人和批準人員簽字同意后，將文件交管理部發(fā)行。 5． 2文 件發(fā)行 《文件發(fā)放登記表》，經(jīng)管理者代表審批后進行發(fā)放。 《文件發(fā)放登記表》上簽名領取注有分發(fā)號和加蓋 “受控文件 ”印章的文件。每份文件都有不同的分發(fā)號，便于換版時回收。 ，將全公司的受控文件列入《受控文件清單》。 當文件使用人的文件破損嚴重影響使用時 ,應到文件資料中心辦理更換手續(xù) ,交回破損文件；文件管理員將破損文件銷毀。 文件時 ,由文件使用部門填寫《文件領用申請表》，再由原批準單位批準后，管理部重編新文件的分發(fā)號。 文件發(fā)行實施后須更改的，原則上由制訂部門填寫《文件更改申請單》，說明修訂原因，經(jīng)原批準單位批準后，由管理部按 。 文件進行修訂時 ,對某一頁或某幾頁進行修訂 ,只須更改該頁內(nèi)容和修訂次數(shù) ,其修訂次數(shù)按前一次修訂次數(shù) +1 來計數(shù)。文件通過更換時，頁數(shù)為修訂后不含 “文件封面 ”的實際總頁數(shù)。 更改文件時，使用部門應將更改前文件交管理部或 本部門文件管理人員，由管理部或本部門的文件管理人員對更改前文件進行換頁或手寫修改。當采用手寫方式對文件進行更改時，應將更改前內(nèi)容用 “——”劃去，手寫上新的內(nèi)容，并應在更改處加蓋 “更改 ”印章，然后發(fā)還使用部門或相關人員，對《質(zhì)量手冊》等受控文件的更改，管理部及各部門文件管理人員還應在文件中相應的 “修改記錄 ”欄和 [受控文件清單 ]中的 “修訂狀態(tài) ”欄標明文件更改情況。 經(jīng)審批的《文件更改申請單》與該文件的原件及更改后的文件一起存檔。 公司名稱： 金碧物業(yè)管理有限公司 文件名稱： 質(zhì)量手冊 /公司 質(zhì)量管理體系結構圖 文件編碼： 生效日期： 修訂狀況： B / 1 頁 碼： 第 8 頁 共 47頁 文件更改后，管理部要將文件更改情況列入 [受控文件清單 ]中的 “修訂狀態(tài) ”欄。 5． 4文件的換版與作廢 同一份文件某頁或表單經(jīng)過九次修訂后 ,該頁或表單需再修訂是整份文件以新版發(fā)行，如 :第 1版、第 次修訂。其某一頁經(jīng)過第 9次修訂后，再修訂時整份文件即為第 2版、第 0次修訂。舊版文件回收處理，換發(fā)新版本， “非受控文件 ”和 “參考文件 ”不辦理更改和換版。 換版后的文件發(fā)放按 條程序執(zhí)行。 《文件發(fā)放登記表》收回并記錄，需作資料保留的該版文件，經(jīng)文件原核準人核準后，由文件管理員加蓋 “參考文件 ”印章方可留用，其余該版文件蓋 “作廢文件 ”章或銷毀。 5． 5文件的管理 、審核、核準后，原版文件及其副本由管理部實行統(tǒng)一管理，填寫《受控文件清單》。存軟盤的受控文件均應有備份；軟盤儲存的文件應進行文件狀態(tài)標識。 受控文件發(fā)放后，文件領用人須嚴格管理，不得任意復印、轉借、損壞、涂改文件及內(nèi)容 。 文件持有人應確保文件清晰、易于識別。 ，查核各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 5． 6外部文件控制 直接引用的各類外來文件，由管理者代表核準后方可使用，文件的發(fā)放管理參照 。 5． 7文件編碼規(guī)則 : 質(zhì)量手冊編號為 :QM001 : WI X XX 該條款派生的第幾份文件 與 ISO9001標準對應的條款 作業(yè)指導書代號 : FM X X——XX 代表第幾個表單 該條款派生的第幾份文件 與 ISO9001標準對應的條款 表單代號 : QE XX X 代表第幾個外來文件 代表年月 外來文件代號 6 相關文件 公司名稱： 金碧物業(yè)管理有限公司 文件名稱： 質(zhì)量手冊 /公司質(zhì)量管理體系結構圖 文件編碼： 生效日期： 修訂狀況： B / 1 頁 碼： 第 9 頁 共 47頁 無 7 使用表格 FM42101 文件發(fā)放登記表 FM42102 文件更 改申請表 FM42103 文件領用申請表 FM42104 受控文件清單 第七節(jié) 質(zhì)量記錄控制程序 1 目 的 規(guī)定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制，以提供符合要求 和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。 2 范 圍 適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄，包括外來相關方的記錄。 3 職 責 各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的記錄。 管理部負責匯總、編制企業(yè)記錄控制清單。規(guī)定各項記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制；負責服務質(zhì)量檢驗報告的歸檔和管理。 4 定 義 無 5 程 序 記錄包括：全公司的檢驗記錄、檢驗報告、生產(chǎn)記錄、工作報告、本公司內(nèi)部審核過程記錄及報告等。記錄可以采用文字、照片、光盤、磁帶和磁盤等形式。 記錄的標識和檢索 、編號按《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。文字形式的記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、易于識別和檢索。記錄標識應反映活動的名稱、編號、時間。記錄可以按照活動的時間歸類，也可以按照活動的類別歸類。必要時要對記錄進行編目，以 便檢索。應 標識活動的內(nèi)容和時間。若照片是文字形式記錄的附件應隨同文字記錄一并歸檔。 、磁盤、磁帶等形式的記錄必須將儲存的位置、記錄保管人、記錄名稱填入。必要時進行備份，記錄文件按類型和控制要求進行歸類整理，建