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正文內(nèi)容

某物業(yè)有限責(zé)任公司質(zhì)量管理體系文件(編輯修改稿)

2025-01-20 22:37 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 程序》進行管理服務(wù)。 第 26 頁 共 161 頁 XXXX物業(yè)有限責(zé)任公司 文件編號 頁碼 文件名稱 文件要求 質(zhì)量手冊 QH/, 2727 公司編制質(zhì)量手冊,其內(nèi)容包括: ( 1)公司質(zhì)量管理體系的范圍,包括 GB/T190012021 idt ISO9001: 2021 標準的全部要求; ( 2)質(zhì)量管理體系標準和公司質(zhì)量管理體系要求的所有程序文件; ( 3)對質(zhì)量管理體系所包括的過程順序和相互作用的表述。 本手冊為公司的受控文件,由總經(jīng)理批準頒布執(zhí)行。手冊管理 的所有相關(guān)事宜均由品質(zhì)管理部統(tǒng)一負責(zé),未經(jīng)管理者代表批準,任何人不得將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將手冊交還 品質(zhì)管理部 ,辦理核收登記。 在手冊使用期間,如有修改建議,各部門負責(zé)人應(yīng)匯總意見,及時反饋到品質(zhì)管理部,品質(zhì)管理部應(yīng)根據(jù)需要對手冊的適用性、有效性進行評審,必要時應(yīng)對手冊予以修改,執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 第 27 頁 共 161 頁 XXXX物業(yè)有限責(zé)任公司 文件編號 頁碼 文件名稱 文件控制程序 QP/ 2832 文件控制程序 本程序 規(guī)定了與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件的批準、發(fā)布、更改、管理的職責(zé)和程序,以確保在對質(zhì)量管理體系運行有影響的各個場所都能得到相關(guān)文件的有效版本。 本程序適用于質(zhì)量管理體系文件、工程技術(shù)文件、安全消防文件以及外來文件的控制。 公司總經(jīng)理負責(zé)質(zhì)量手冊的批準發(fā)布; 管理者代表負責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的審核; 品質(zhì)管理部負責(zé)組織質(zhì)量手冊、程序文件的編寫工作;負責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理工作; 各部門負責(zé)本部門適用工作文件的編寫管理和審核工作,報管理者代表批準; 品 質(zhì)管理部 負責(zé)工程技術(shù)文件及安全、消防、監(jiān)控系統(tǒng)資料、圖紙的管理工作; 行政人力資源部負責(zé)內(nèi)部行政性、事務(wù)性及外來文件的管理工作; 行政人力資源部負責(zé)人力資源規(guī)劃及成本、招聘、培訓(xùn)、管理、崗位績效和員工日常管理等管理工作; 行政人力資源部負責(zé)市場調(diào)研、信息資料、項目設(shè)計開發(fā)等資料的管理工作; 服務(wù)中心負責(zé)業(yè)主或物業(yè)使用人檔案及日常工作文件資料的管理工作。 第 28 頁 共 161 頁 文件分為: a、質(zhì)量管理體系文件; b、工程技術(shù)類規(guī)范文件; c、安全、消防、監(jiān)控 系統(tǒng)文件、圖紙; d、外來文件(技術(shù)標準、業(yè)主提供資料、政府部門管理制度等)。 4. 編寫與審批 a、品質(zhì)管理部負責(zé)組織編寫質(zhì)量手冊、程序文件;經(jīng)公司討論后報管理者代表審核,經(jīng)理批準。 b、工作文件、記錄、其他部門級質(zhì)量文件由各部門負責(zé)編寫,負責(zé)人審核,管理者代表批準。 編號 a、文件均需要分類編號,進行標識。 b、文件編號均依照《質(zhì)量管理體系文件編碼規(guī)定》進行。 c、文件分受控文件和非受控文件,所有與質(zhì)量活動有關(guān)的場所應(yīng)使用受控的有效版本文件,所有受控文件的發(fā)放,應(yīng)有編號、登記。非受控文件公 司不負責(zé)更新及收回。 d、文件的格式按照《質(zhì)量管理體系文件編寫導(dǎo)則》編寫。 質(zhì)量管理體系文件按“質(zhì)量手冊文件發(fā)放控制表”名單發(fā)放,由品質(zhì)管理部負責(zé)。 文件的發(fā)放手續(xù)按《文件資料發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定》進行,并記錄在“文件資料發(fā)放登記表”上。 第 29 頁 共 161 頁 品質(zhì)管理部應(yīng)保證與質(zhì)量活動有關(guān)的部門場所均能得到加蓋受控章的相應(yīng)文件的有效版本。 質(zhì)量手冊和程序文件的修改由提出修改意見的部門負責(zé)人提出修改意見和修改草案,填“文件修改 /擬制建議表”,報品質(zhì)管理部審核, 管理者代表批準。修改完畢后,由品質(zhì)管理部發(fā)放到各部門。各部門將修改記錄填寫在“質(zhì)量手冊文件修改一覽表”上,并在手冊文件中相應(yīng)修改。 文件的更改由該文件的使用部門填寫“文件修改 /擬制建議表”,經(jīng)部門主管審查適用性,由原審批部門審批。若需指定其他部門或人員審批時,由原審批部門提供所依據(jù)的背景資料,由管理者代表或其授權(quán)人批準。 文件更改批準后,由歸口管理的資料管理員實施更改并及時傳遞給有關(guān)部門。失效文件及時撤回銷毀或加蓋作廢章,防止誤用。 文件經(jīng)多次或大幅修改 時應(yīng)換版,新版本文件發(fā)布執(zhí)行的同時,原版本文件及時回收作廢或發(fā)作廢通知,換發(fā)新版本。 經(jīng)修改后的文件,在修改文件啟用的同時,予以作廢。 部門文件作廢應(yīng)收集整理,登記造成冊,填制“文件資料作廢處理報告”,經(jīng)部門負責(zé)人批準后進行作廢處理,可以采取用碎紙機碎紙、撕毀、燒毀等方式,在部門負責(zé)人監(jiān)督下實施作廢處理。 文件的換版由相應(yīng)歸口部門品質(zhì)管理部進行管理。 保存價值的作廢文件應(yīng)進行標識并妥善保管,確保防止誤用。 品質(zhì)管理部應(yīng)編寫“質(zhì)量管理體系文件 目錄一覽表”。 第 30 頁 共 161 頁 各部門文件管理員填寫“受控文件清單”,按規(guī)定對文件的使用、更改、換版等進行管理。 文件的借閱由借閱人填寫“文件 /書籍借閱登記表”,經(jīng)審批后辦理。 文件破損嚴重影響使用、不慎遺失,或因工作需要復(fù)印時,應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù),由申請人填寫“受控文件補領(lǐng) /復(fù)印申請表”,按《文件發(fā)放資料領(lǐng)用規(guī)定》辦理。 工程技術(shù)文件由 品質(zhì)管理部 歸口管理,并提供相應(yīng)復(fù)印件交各服務(wù)中心妥善保管使用。 直接引用的外來文件,由行政人力資源部 填寫“外來文件清單”,根據(jù)工作需要發(fā)至有關(guān)部門。(外來文件系指對物業(yè)服務(wù)工作具有指導(dǎo)性、幫助性的政府文件、政策法規(guī)和相關(guān)書籍) 平直管理部對使用保存的外部文件,應(yīng)定期檢查跟蹤文件的有效性并予標識記錄。 、事務(wù)性文件的控制 做為物業(yè)管理部門,有一些文件需公開通知張貼布告的,為此作如下控制: 每份公開文件(如停水通知、收費通知等),均應(yīng)有文號。 有固定張貼、發(fā)布地點的公開文件,由服務(wù)中心資料管理員負責(zé)做好打印、發(fā)放和回收工作,填寫“(收)發(fā)文登記表”和“文件資 料作廢處理報告 ” 。 公開文件的內(nèi)容每更改一次,文號和生效日期就隨之變更,資料管理員有責(zé)任及時將內(nèi)容傳達給住戶和有關(guān)人員。 行政性、事務(wù)性文件應(yīng)有文號、文件名稱、發(fā)文部門和收文部門。公司文件第 31 頁 共 161 頁 的發(fā)放要有總經(jīng)理批準,部門文件要有部門負責(zé)人批準,并填寫“(收)發(fā)文登記表”,所收(發(fā))文件,要求建立目錄。 品質(zhì)管理部保存所有質(zhì)量表格式樣 1 份,各部門文件管理員保存所需使用的質(zhì)量表格式樣 1 份,并填寫“質(zhì)量記錄一覽表”。 對用電腦保存的質(zhì)量管理體系文件,采用 密碼保護,限定查閱及使用范圍,由有權(quán)使用人員操作。 本程序所述的文件,除指記載于書面的文件外,亦指存放于計算機、軟盤、光盤等電子媒體的文字和資料。必要時,使用部門可制定相應(yīng)規(guī)定來實施管理。 《質(zhì)量管理體系文件編碼規(guī)定》 《質(zhì)量管理體系文件編寫導(dǎo)則》 《文件資料發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定》 文件修改 /擬制建議表 外來文件清單 受控文件清單 文件 /書籍借閱登記表 文件資料作廢處理報告 受控文件補領(lǐng) /復(fù)印申請表 (收)發(fā)文登 記表 質(zhì)量管理體系文件目錄一覽表 質(zhì)量記錄一覽表 第 32 頁 共 161 頁 XXXX物業(yè)有限責(zé)任公司 文件編號 頁碼 文件名稱 記錄控制程序 QP/ 3335 記錄控制程序 本程序規(guī)定了記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、應(yīng)用的職責(zé)和程序,以證明物業(yè)管理和服務(wù)符合規(guī)定的要求,確保質(zhì)量管理體系的有效運行,并為實現(xiàn)可追溯性、采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。 本程序適用于本公司與質(zhì)量有關(guān)的質(zhì)量活動記錄的控制。 品質(zhì)管理部是記錄歸口管理部門,負責(zé)質(zhì)量 管理體系運行記錄的控制。 各部門負責(zé)與本部門質(zhì)量活動有關(guān)的記錄的控制。 : 質(zhì)量管理體系運行見證記錄。 技術(shù)或管理工作記錄。 管理和服務(wù)檢驗(評價)記錄。 、收集、編目 從事與質(zhì)量活動有關(guān)的工作人員均有責(zé)任對相關(guān)質(zhì)量活動進行認真記錄、詳細填寫,各部門資料管理員對本部門的記錄進行收集、存檔管理。 各部門使用的記錄應(yīng)有相對固定的格式及內(nèi)容要求,填寫字跡清晰完整,填寫欄目要完善準確。如有變動,需經(jīng)管理者代表批 準。 第 33 頁 共 161 頁 各部門使用的記錄表格須進行標識、編寫,具體按《質(zhì)量管理體系文件資料編碼規(guī)定》進行。 各部門應(yīng)編制本部門的“質(zhì)量記錄一覽表”并報品質(zhì)管理部備案。品質(zhì)管理部負責(zé)對公司的“質(zhì)量記錄一覽表”的調(diào)整、更改。 、貯存、銷毀 記錄的歸檔、貯存由各部門(服務(wù)中心)資料管理員負責(zé)。 歸檔的記錄應(yīng)有明顯、清楚的標識,以便追溯查閱。記錄的存放應(yīng)達到防火、防盜、防潮、防蛀等檔案貯存基本要求。 記錄的保存期限 a、工程技術(shù)資料按國家規(guī)定的存放期限保存; b、 公司級質(zhì)量管理體系文件的記錄存放 2 年; c、部門級(服務(wù)中心)記錄存放 1 年; d、與業(yè)主或物業(yè)使用人簽訂的協(xié)議資料、與后期管理有關(guān)的基礎(chǔ)資料 (如水電表底數(shù)記錄、業(yè)主簽領(lǐng)鑰匙記錄等 )長期保存; e、重要合同協(xié)議履行完成后存放 5 年; f、一般性合同或協(xié)議履行完成后存放 3 年。 超過保存期限需作廢處理的記錄,資料管理員應(yīng)收集整理,登記造冊,填寫“文件資料作廢處理報告”,經(jīng)部門負責(zé)人批準后并在部門負責(zé)人的監(jiān)督下采用燒毀、撕毀或用碎紙機銷毀等方式實施處理。到作廢期未及時處理或有保存價值的記錄應(yīng)加蓋“作廢”印章 并妥善放置于加以標識的文件柜或卷宗內(nèi)。 記錄的管理按《文件控制程序》執(zhí)行。 有需要查閱記錄時,由文件查閱人填寫“文件 /書籍借閱登記表”,經(jīng)該記錄管第 34 頁 共 161 頁 理部門負責(zé)人批準后辦理。 記錄需復(fù)制時,由申請人填寫“受控文件補領(lǐng) /復(fù)印申請表”,按《文件資料發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定》辦理。正常工作需要用到的記錄,可直接復(fù)印,填寫“打字、復(fù)印記錄表”。 記錄的作廢由部門經(jīng)理批準,資料管理員及時從有關(guān)使用場所撤出所有未用的空白記錄或采用其它方式防止誤用。 已經(jīng)填寫、歸檔的記錄作廢由部門主管批準,資料管理員完善“文件資料作廢處理報告”的手續(xù)后,燒毀、撕毀或用碎紙機銷毀等方式處理。 《文件控制程序》 《質(zhì)量管理體系文件編碼規(guī)定》 《文件資料發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定》 文件 /書籍借閱登記表 受控文件補領(lǐng) /復(fù)印申請表 質(zhì)量管理體系文件目錄一覽表 質(zhì)量記錄一覽表 打字、復(fù)印記錄表 文件資料作廢處理報告 第 35 頁 共 161 頁 XXXX物業(yè)有限責(zé)任公司 文件編號 頁碼 文件名稱 管理職責(zé) QH/ 3636 章節(jié)號 文件編號 文件名稱 備注 QH/ 管理承諾 QH/ 以業(yè)主為關(guān)注焦點 QH/ 質(zhì)量方針 QP/ 管理體系策劃控制程序 QH/ 職責(zé)、權(quán)限和溝通 QP/ 管理評審控制程序 第 36 頁 共 161 頁 XXXX物業(yè)有限責(zé)任公司 文件編號 頁碼 文件名稱 管理職責(zé) — 管理承諾 QH/; 3737 公司經(jīng)理通過以下的活動對其建立和改進質(zhì)量管 理體系的承諾提供證據(jù): 向公司各層次傳達滿足業(yè)主或物業(yè)使用人和相關(guān)法律、法規(guī)要求的重要性。 ,清楚了解讓業(yè)主或物業(yè)使用人滿意是最基本的要求; ; 、內(nèi)部刊物或會議等各種方式使全體員工都能樹立質(zhì)量意識,都能認識到滿足業(yè)主或物業(yè)使用人的要求和法律法規(guī)的要求對公司的重要性,并能持續(xù)的加深員工的服務(wù)質(zhì)量意識,使他們積極參與提高質(zhì)量有關(guān)的活動。 總經(jīng)理負責(zé)制定和批準公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量 目標,參見《質(zhì)量方針》和《管理體系策劃控制程序》。 經(jīng)理按計劃的時間間隔主持管理評審,執(zhí)行《管理評審控制程序》。 經(jīng)理應(yīng)確保公司質(zhì)量管理體系運作能獲得必要的資源,執(zhí)行《資源管理》的規(guī)定。 第 37 頁 共 161 頁 XXXX物業(yè)有限責(zé)任公司 文件編號 頁碼 文件名稱 管理職責(zé) — 以業(yè)主為關(guān)注焦點 QH/; 3838 公司的成功取決于理解并滿足業(yè)主、物業(yè)使用人及其他相關(guān)方當(dāng)前和未來的需求和期望,并爭取超越這些需求和期望??偨?jīng)理應(yīng)以實現(xiàn)業(yè)主或物業(yè)使用人滿意為目標,為 此應(yīng)做到: 確定業(yè)主或物業(yè)使用人的需求和期望。通過市場調(diào)研、預(yù)測,或與業(yè)主或物業(yè)使用人的直接接觸來實現(xiàn),執(zhí)行《與業(yè)主有關(guān)的過程控制程序》。 將業(yè)主或物業(yè)使用人的需求和期望轉(zhuǎn)化為對公司的要求。這些要求包括服務(wù)要求、過程要求和質(zhì)量管理體系要求等,只有完全滿足這些需求和期望時,業(yè)主才能滿意。 確保已轉(zhuǎn)化的要求得到滿足: ; 、法律法規(guī)及
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